Responsabilidad del trabajador por daños

Condiciones básicas de la responsabilidad del trabajador por daños

Muchos empleadores creen que, cuando un trabajador «se comporta de forma inexcusable» o rompe algo, pueden descontarle sin más cualquier importe de su salario. Sin embargo, la realidad es más compleja. Para establecer normas y procedimientos internos a la hora de reclamar una indemnización, en la práctica resulta útil apoyarse en el asesoramiento en materia de Derecho laboral. § 250 del Código de Trabajo checo (Ley n.º 262/2006 Sb., en su redacción vigente, en adelante «Código de Trabajo») delimita con claridad cuándo y en qué condiciones responde el trabajador.

Para que el empleador pueda exigir una indemnización al trabajador, deben cumplirse simultáneamente todas las siguientes condiciones, en la medida que establece la ley.

Existencia de un daño real en el empleador

No basta con que algo se haya estropeado. Por daño se entiende el perjuicio patrimonial cuantificable en dinero sufrido precisamente por el empleador. Se trata de una disminución del patrimonio (daño real) o de un lucro cesante, es decir, la ventaja económica que el empleador habría obtenido de no haberse producido el daño.

En la práctica: si un trabajador daña un vehículo de la empresa, se trata de un daño real evidente (coste de la reparación). Si un trabajador trabaja más despacio y se «pierde» tiempo, eso en sí mismo no es un daño directamente reclamable.

Sin embargo, si el trabajador, por ese retraso, incumple culposamente su obligación, lo que provoca un incumplimiento del plazo de entrega frente a un cliente y la consiguiente penalización contractual frente a un tercero, entonces sí se trata de un daño concreto y cuantificable (daño real, o incluso lucro cesante), que el empleador puede reclamar.

Es fundamental que el empleador acredite el daño de forma concreta: por ejemplo, mediante facturas de reparación, un dictamen pericial, registros contables del patrimonio perdido o contratos. De estos documentos debe desprenderse qué importes tuvo que pagar la empresa a terceros a causa del error del trabajador.

Incumplimiento de una obligación legal en el cumplimiento de tareas laborales o en relación directa con él

El trabajador debe incumplir alguna obligación legal derivada de la normativa, del contrato de trabajo, del reglamento interno o de las instrucciones de los superiores. El incumplimiento debe producirse en el cumplimiento de tareas laborales o en relación directa con él.

Si el trabajador actúa de forma descuidada, hace caso omiso de las instrucciones o prepara el trabajo de manera insuficiente, incumple su obligación. En cambio, si no hay incumplimiento de una obligación laboral, no existe responsabilidad por daños, aunque suceda algo desagradable. Por ejemplo, si un trabajador enferma repentinamente de camino al trabajo y debe volver a casa, no se trata de un incumplimiento de obligación. 

Relación de causalidad entre el incumplimiento de la obligación y la aparición del daño

Entre el incumplimiento de la obligación y la aparición del daño debe existir una relación causal directa. El empleador debe demostrar que fue precisamente ese incumplimiento el que provocó directamente el daño. Por ejemplo, si un conductor ignora la instrucción de conducir con seguridad y causa un accidente, la relación es evidente.

La situación se complica cuando en el daño intervienen varios factores, por ejemplo, un equipo averiado, una mala comunicación por parte de la dirección o errores de otro trabajador. En tal caso, la responsabilidad se reparte proporcionalmente. En las disputas sobre quién responde del daño y en qué medida, suele plantearse también la estrategia procesal y la práctica de la prueba, cuestiones que entran en el ámbito de los litigios mercantiles y judiciales. El trabajador solo indemniza su parte del daño.

Culpa del trabajador

El trabajador debe ser culpable del daño, ya sea por dolo o por negligencia. Esto significa que, si el daño se produjo por algo de lo que el trabajador no es responsable (por ejemplo, circunstancias objetivas, un error del empleador o fuerza mayor), el trabajador no responde por él.

Aquí la carga de la prueba recae sobre el empleador: es él quien debe demostrar la culpa. El trabajador no tiene que demostrar que no fue culpable del daño; por el contrario, el empleador debe aportar pruebas suficientes (testigos, correos electrónicos, registros, actas de inspección, etc.).

Las únicas excepciones en las que se presume la culpa (se da por supuesta) y el trabajador debe «defenderse» son el déficit en valores confiados (efectivo, mercancía destinada a la venta) y la pérdida de herramientas o medios de protección confiados.

Esto se aplica cuando existe un acuerdo escrito válido de responsabilidad para la protección de los valores confiados al trabajador para su liquidación (el denominado acuerdo de responsabilidad material) o un recibo escrito de entrega del objeto. En estos casos, el trabajador solo puede quedar exento de responsabilidad si demuestra que el daño no fue por su culpa.

Cuáles son los límites de la indemnización según el tipo de incumplimiento

El Código de Trabajo distingue de forma muy rigurosa según cuál fuera la naturaleza del incumplimiento. Los abogados del despacho ARROWS, en sus reuniones con la dirección de las empresas, comprueban a menudo que las compañías no son conscientes de esta distinción, y luego se sorprenden de que «no pueden descontar el daño en su totalidad», porque la ley calcula de otro modo.

Daño causado por negligencia: límite de 4,5 veces el salario medio mensual

Si el trabajador causa el daño por negligencia (es decir, sin intención, pero incumpliendo una obligación legal, actuando con descuido, negligencia, o infringiendo una instrucción, etc.), el empleador puede exigir una indemnización de hasta un máximo de 4,5 veces el salario medio mensual del trabajador.

¿Cómo se calcula el salario medio mensual? A efectos de la indemnización, se toma como referencia el salario medio mensual obtenido por el trabajador en el período de referencia anterior al incumplimiento de la obligación que causó el daño. El período de referencia suele ser el trimestre natural anterior.

Si los ingresos del trabajador son irregulares (con comisiones, primas), se tienen en cuenta todos los componentes del salario o sueldo.

Ejemplo práctico: Un trabajador con un salario medio mensual bruto de 30 000 CZK (aprox. 1 230 EUR) olvida apagar una máquina, que se sobrecalienta y daña un equipo por valor de 200 000 CZK (aprox. 8 200 EUR). El empleador puede exigirle al trabajador como máximo 30 000 CZK × 4,5 = 135 000 CZK (aprox. 5 600 EUR). El resto (65 000 CZK, aprox. 2 700 EUR) debe cubrirlo el empleador con sus propios recursos, con un seguro, o no puede reclamarlo.

Esta es una información muy importante: el límite suele sorprender a los directivos, que esperaban una indemnización íntegra. La situación es completamente distinta si el trabajador causa varios daños sucesivamente. En ese caso, el límite se calcula por separado para cada daño. Si el trabajador causa dos daños por negligencia, el empleador tiene derecho a exigir en total hasta 9 veces su salario medio mensual (4,5 + 4,5). Esto también genera un margen considerable para el cobro.

Daño doloso, bajo los efectos del alcohol o de sustancias estupefacientes: sin límite

Si el trabajador causó el daño de forma dolosa (a sabiendas y con la intención de causar el daño, o al menos siendo consciente de que el daño podía producirse y siéndole indiferente), bajo los efectos del alcohol (si se hallaba en un estado en el que no podía cumplir debidamente sus obligaciones) o bajo los efectos de sustancias estupefacientes (sustancias psicotrópicas u otras sustancias adictivas), entonces el límite de 4,5 veces el salario medio mensual no se aplica.

El empleador puede exigir la indemnización íntegra de todo el daño. Además, si el trabajador actuó de forma dolosa, el empleador puede exigir también la indemnización del lucro cesante, es decir, no solo el coste de la reparación o de la compra, sino también las ganancias que la empresa objetivamente deje de obtener a causa de ese daño.

Ejemplo práctico: Un trabajador destruye intencionadamente un contrato valioso con un cliente que debía archivar. Por ello, la empresa pierde un encargo cuyo valor real para la empresa es de 500 000 CZK (aprox. 20 600 EUR). El empleador puede exigirle al trabajador la indemnización íntegra del lucro cesante, siempre que pueda acreditar objetivamente su existencia e importe.

Ahora bien, atención: la embriaguez o el influjo de sustancias estupefacientes deben quedar demostrados. Si surgen dudas sobre si el trabajador se hallaba realmente «bajo los efectos» en el sentido jurídicamente relevante, es aconsejable consultar el asunto con los abogados del despacho ARROWS. El tribunal exigirá pruebas claras y objetivas (por ejemplo, un certificado médico, pruebas de detección, etc.).

Casos especiales: responsabilidad sin límites

El Código de Trabajo prevé situaciones en las que la protección general del trabajador (límite de 4,5 veces el salario) resulta injusta para el empleador. Se trata de los casos en los que el trabajador asumió el control directo sobre un patrimonio o un dinero concretos. En estos regímenes rige la denominada presunción de culpa: se presume automáticamente que el trabajador es responsable del daño, salvo que él mismo demuestre lo contrario. 

Déficit en valores confiados (efectivo, efectos timbrados, mercancía, existencias: objetos que el trabajador debe liquidar)

Si se celebró con el trabajador un acuerdo escrito válido de responsabilidad para la protección de los valores confiados al trabajador para su liquidación (el denominado acuerdo de responsabilidad material), el trabajador responde del déficit producido en su totalidad, sin la limitación de 4,5 veces el salario medio mensual. Aquí se presume la culpa: el empleador solo debe demostrar la existencia del acuerdo válido y la aparición del déficit.

El trabajador solo puede quedar exento de responsabilidad si él mismo demuestra que el déficit no se produjo por su culpa. Puede tratarse, por ejemplo, de un robo cometido por un tercero que el trabajador no pudo impedir pese a haber puesto todo su empeño, o de un fallo del empleador en las medidas de seguridad.

Pérdida de objetos confiados (herramientas, medios de protección, equipos especiales)

Si al trabajador se le confió, mediante recibo escrito, algún objeto (por ejemplo, una sierra profesional, un ordenador portátil, un teléfono móvil) y ese objeto se pierde, el trabajador responde de la pérdida. Se trata también de una responsabilidad con presunción de culpa.

Importante: los objetos cuyo valor supere los 50 000 CZK (aprox. 2 100 EUR) solo pueden confiarse al trabajador mediante un acuerdo escrito de responsabilidad por la pérdida de objetos confiados. En los demás casos basta con un recibo escrito de entrega. El trabajador puede quedar exento de responsabilidad si demuestra que la pérdida no fue por su culpa.

Obligaciones procesales del empleador: qué debe hacer

Muchos empleadores creen que basta con «llamar al trabajador y decirle cuánto va a pagar». Ocurre justo lo contrario. El Código de Trabajo delimita con precisión cómo debe proceder el empleador; de lo contrario, corre el riesgo de no obtener la indemnización ni siquiera en un proceso judicial.

Comunicación del importe del daño: por regla general, en el plazo de 1 mes

El empleador está obligado a comunicar por escrito al trabajador el importe de la indemnización reclamada, por regla general en el plazo de 1 mes desde el día en que tuvo conocimiento de que se había producido el daño y de quién es responsable de él. Este plazo es el denominado plazo «de orden»: su incumplimiento no supone automáticamente la extinción del derecho, pero es aconsejable respetarlo para que la comunicación sea clara y quede debidamente documentada, y para evitar la prescripción del derecho.

La comunicación debe ser concreta y estar debidamente acreditada. Debe incluir una descripción concreta de lo sucedido (con indicación de fecha, lugar y personas), la cuantificación de los costes producidos (con anexos como facturas, recibos, presupuestos, dictámenes periciales), la referencia al fundamento jurídico y la cuantificación del importe de la indemnización reclamada, con su justificación.

Si falta la comunicación o esta es imprecisa, el trabajador puede sentirse sorprendido de forma injustificada y, en caso de conflicto, será difícil convencer al tribunal de que la reclamación del empleador está justificada.

Negociación con el trabajador y, en su caso, con la organización sindical

El empleador debe negociar el importe del daño con el trabajador. No se trata solo de «comunicárselo», sino de negociarlo realmente: dar al trabajador la oportunidad de manifestarse al respecto y de presentar sus pruebas (por ejemplo, que el incumplimiento no fue culpa suya, o que su culpa fue menor, etc.). Es aconsejable dejar constancia por escrito de esta negociación.

Si el daño supera el importe de 1 000 CZK (aprox. 40 EUR), el empleador también está obligado a negociarlo con la organización sindical (si existe en la empresa). 

Acuerdo escrito de indemnización del daño

El Código de Trabajo prevé preferentemente que el trabajador y el empleador celebren un acuerdo escrito de indemnización del daño. En el acuerdo deben figurar la cuantificación del importe del daño, el reconocimiento por parte del trabajador de la obligación de indemnizar el daño, y la forma y los plazos de pago (de una sola vez o en plazos).

Si el trabajador no firma el acuerdo, el empleador aún puede reclamar la indemnización por vía judicial. No obstante, el proceso judicial resulta costoso en tiempo y dinero. Los abogados del despacho ARROWS suelen ayudar en la negociación de este tipo de acuerdos, de modo que ambas partes lleguen a un acuerdo razonable y eviten un largo litigio judicial.

Retenciones salariales: normas especiales

Los empleadores suelen preguntar: «¿Puedo simplemente descontarlo del salario?». La respuesta es: solo con el consentimiento escrito del trabajador. Si ambas partes acuerdan que el importe se amortizará mediante retenciones salariales, se aplican normas estrictas.

Acuerdo escrito de retenciones salariales

Debe existir un acuerdo escrito concreto de retenciones salariales, en el que el trabajador consienta las retenciones y conozca con exactitud de qué importe se trata y con qué frecuencia. Este acuerdo debe ser distinto del acuerdo de indemnización del daño, o bien formar parte de un acuerdo de indemnización del daño que establezca expresamente las retenciones salariales. Un acuerdo verbal impreciso no es suficiente y no resulta exigible.

Importes inembargables del salario

El empleador no puede retener tanto que al trabajador no le quede el denominado importe inembargable (establecido por el Decreto Gubernamental n.º 595/2006 Sb., sobre los importes inembargables para el año 2026, que se actualiza periódicamente). Por encima de ese importe, las retenciones están limitadas.

Dicho de forma simplificada: al trabajador siempre debe quedarle un importe determinado, necesario para los gastos vitales básicos y el sustento de la familia. Esto pretende garantizar que el trabajador no quede en riesgo de subsistencia.

Las retenciones no son un crédito preferente

Las retenciones para la indemnización del daño en favor del empleador no constituyen el denominado crédito preferente. Esto significa que, si el trabajador tiene también otras deudas (por ejemplo, pensión de alimentos, impuestos, seguridad social y sanitaria, embargos), las retenciones para la indemnización del daño a favor del empleador se practican solo después de satisfacer esos créditos preferentes, y están limitadas por las normas sobre concurrencia de embargos/retenciones.

Reducción de la indemnización por motivos dignos de especial consideración

Si el trabajador gana poco y la retención le perjudicaría considerablemente, el Código de Trabajo otorga al tribunal la posibilidad de reducir el importe de la indemnización por motivos dignos de especial consideración. Se trata, por lo general, de la situación social del trabajador, la antigüedad en la empresa, etc. Esta reducción no es automática, pero un abogado puede hacerla valer en el proceso judicial.

Situación especial: déficit en valores confiados

Uno de los casos más frecuentes en la práctica es la denominada «responsabilidad material» de los trabajadores que manejan efectivo, mercancía u otros objetos de valor que son objeto de circulación o rotación. Aquí las reglas de la responsabilidad cambian drásticamente.

¿Qué son los valores confiados?

Los valores confiados son objetos que el empleador confía al trabajador para su liquidación. Se trata de efectivo (dinero en caja), efectos timbrados (cheques, vales de comida, entradas, sellos postales), mercancía destinada a la venta, existencias de material y otros objetos que son objeto de circulación o rotación en el empleador y con los que el trabajador puede disponer personalmente durante todo el tiempo en que le fueron confiados. 

Elemento clave: el acuerdo escrito de responsabilidad para la protección de valores (la denominada responsabilidad material)

Para que el trabajador responda de un déficit en valores confiados, debe haberse celebrado con él un acuerdo escrito válido de responsabilidad para la protección de los valores confiados al trabajador para su liquidación (el denominado acuerdo de responsabilidad material). Sin este acuerdo, el trabajador está protegido por las normas generales de la responsabilidad general por daños (límite de 4,5 veces el salario, obligación de demostrar la culpa, etc.).

Con el acuerdo, la situación cambia en sentido contrario: el empleador solo debe demostrar la existencia del acuerdo válido y la aparición del déficit; el resto depende del trabajador.

La culpa se presume: el trabajador responde automáticamente, salvo que él mismo demuestre que el déficit no se produjo por su culpa (por ejemplo, que fue un robo cometido por un tercero que el trabajador no pudo impedir pese a haber puesto todo su empeño, o que hubo un fallo del empleador en las medidas de seguridad). 

Responde por el importe íntegro del déficit sin límite: no se aplica ninguna limitación de 4,5 veces el salario medio mensual. El déficit se calcula por la diferencia entre el registro contable y el estado físico real de los valores confiados.

Ejemplo práctico: Una dependienta de una tienda tiene un acuerdo escrito válido de responsabilidad sobre el efectivo de la caja. Al final del turno se comprueba que faltan 10 000 CZK (aprox. 410 EUR) en la caja. Sin el acuerdo, la dependienta respondería como máximo hasta 4,5 veces su salario (y el empleador tendría que demostrar su culpa). Con el acuerdo, está obligada a abonar los 10 000 CZK íntegros, a menos que demuestre que no fue culpable del déficit.

Exención de responsabilidad: qué debe demostrar el trabajador

El trabajador queda exento del déficit si logra demostrar que este se produjo sin su culpa (por ejemplo, que fue un robo cometido por un tercero que el trabajador no pudo prever ni impedir pese al debido cumplimiento de sus obligaciones y al respeto de todas las medidas de seguridad). Asimismo, si el empleador no le proporcionó condiciones de trabajo adecuadas (por ejemplo, seguridad insuficiente del local, una caja fuerte averiada, un número excesivo de personas con acceso a los valores, etc.).

O bien si el déficit fue causado por una catástrofe natural (incendio, inundación, aunque también en este caso se valoraría si el trabajador cumplió debidamente sus obligaciones).

En este punto, los abogados del despacho ARROWS suelen ayudar a trabajadores que se sienten acusados injustamente. Si el trabajador no está seguro de si existe el acuerdo o de cómo le afecta, debería aclarar su posición con un especialista.

Seguro de responsabilidad del trabajador: protección práctica

Muchos empleadores no son conscientes de que existe un seguro de responsabilidad del trabajador por daños (popularmente conocido a veces como «seguro contra torpezas»). Se trata de un seguro que cubre parte o la totalidad del importe de la indemnización que el trabajador cause por negligencia a su empleador.

Qué incluye el seguro:

Por lo general, cubre los daños causados por un trabajo defectuoso realizado por negligencia, los daños en vehículos que el trabajador conduce en el cumplimiento de sus tareas laborales, y los daños en el patrimonio del empleador causados por negligencia.

En algunos casos, también la pérdida de objetos o herramientas confiados, si así se pacta expresamente y queda cubierto en la póliza.

Cuándo compensa el seguro:

Si el trabajador causa un daño cubierto por el seguro, el empleador ejerce la reclamación frente al trabajador, quien a continuación solicita a su aseguradora el pago de la indemnización. La aseguradora abona entonces el daño (hasta el límite pactado, tras deducir la franquicia acordada).

El trabajador no queda tan personalmente en riesgo de subsistencia por unas retenciones elevadas, y el empleador dispone al menos de una cobertura parcial del riesgo, sin tener que reclamar el daño en su totalidad directamente al trabajador.

Es también una buena señal para el trabajador: ve que el empleador reconoce los riesgos y que el trabajador no se queda «sin paracaídas».

Caso especial: pérdida de herramientas y medios de protección confiados

De forma similar a los valores confiados, también aquí existen normas especiales de responsabilidad. Cuando el empleador confía al trabajador herramientas, medios de protección laboral (por ejemplo, equipo de construcción, elementos de protección personal, etc.) u otros objetos para el cumplimiento de tareas laborales mediante recibo escrito de entrega, y estos objetos luego se pierden, el trabajador responde de su pérdida.

Particularidad: si el precio del objeto confiado supera los 50 000 CZK (aprox. 2 100 EUR), debe celebrarse un acuerdo escrito de responsabilidad por la pérdida de objetos confiados. Sin este acuerdo, no puede exigirse al trabajador la indemnización íntegra por la pérdida de un objeto cuyo precio supere los 50 000 CZK. En los demás casos (precio hasta 50 000 CZK) basta con un recibo escrito de entrega.

El trabajador responde en su totalidad, sin límite (es decir, no se aplica la limitación de 4,5 veces el salario medio). Aquí también se presume la culpa. Solo queda exento si demuestra que la pérdida no se produjo por su culpa (por ejemplo, un robo que no pudo impedir pese al debido cumplimiento de sus obligaciones).

Resumen final

La responsabilidad del trabajador por daños es un ámbito que, a primera vista, puede parecer sencillo, pero que en la práctica contiene numerosas dificultades jurídicas y detalles procedimentales. Su conocimiento y su cumplimiento pueden proteger eficazmente al empleador o, por el contrario, exponerlo al riesgo de un litigio judicial, una pérdida económica o la sospecha de vulnerar los derechos del trabajador.

Puntos clave para el empleador:

• Acreditación de los cuatro presupuestos: el empleador debe demostrar con claridad la existencia del daño, el incumplimiento de la obligación, la relación de causalidad y la culpa. Sin cumplir estos cuatro elementos, la reclamación no es válida (salvo en los casos especiales de culpa presunta).

• Respeto de los límites de la indemnización: en el daño causado por negligencia, la indemnización está limitada a 4,5 veces el salario medio mensual. La conducta dolosa, la embriaguez o el influjo de drogas dan lugar a la indemnización íntegra. Si el empleador ignora este límite, no podrá hacer valer la indemnización íntegra en el proceso judicial.

• Cumplimiento del procedimiento: la comunicación escrita del importe del daño, la negociación con el trabajador y, en su caso, con la organización sindical, el acuerdo escrito de indemnización del daño y el acuerdo escrito de retenciones salariales son pasos fundamentales. Los errores de procedimiento pueden invalidar incluso una reclamación por lo demás legítima.

• Considerar un seguro: en las empresas donde el riesgo de daños es mayor, tiene sentido informar a los trabajadores de la posibilidad de contratar un seguro de responsabilidad del trabajador por daños. Esto ahorra litigios y dinero innecesarios a ambas partes.

• Actuación oportuna: no posponga la resolución del daño «para más adelante». Los plazos de prescripción corren, y al cabo de tres a diez (o quince) años la reclamación prescribe y deja de ser exigible.

Para el trabajador, este período también es importante: debe ser consciente de que solo responde del daño que causó por su culpa y, en caso de negligencia, hasta el límite establecido por la ley. Debería procurarse un seguro de responsabilidad del trabajador (si el empleador no lo ha contratado o no contribuye a él), para protegerse frente a retenciones elevadas y dificultades económicas.

Si el empleador o el trabajador no está seguro de cómo actuar en una situación concreta, o de si la reclamación es legítima o cómo se hace valer, es muy aconsejable consultar el asunto con los abogados del despacho ARROWS. Los abogados de ARROWS se ocupan de estas cuestiones a diario y saben cómo evitar errores y defender eficazmente sus intereses. Contacte con nosotros en consultas@arws.cz y le aclararemos la situación.