Biura nieruchomości a AML

Dlaczego ustawa AML dotyczy właśnie Państwa?

Obowiązki dotyczą każdego, kto posiada uprawnienie do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie „pośrednictwa w obrocie nieruchomościami” zgodnie z czeską ustawą o pośrednictwie w obrocie nieruchomościami. Nie wystarczy być jedynie handlowcem obracającym nieruchomościami – muszą Państwo posiadać właśnie tę działalność regulowaną. Jeśli jej Państwo nie mają, a mimo to pośredniczą w obrocie nieruchomościami, naruszają Państwo prawo podwójnie.

Kancelaria adwokacka ARROWS zajmuje się problematyką AML dla klientów z branży nieruchomości codziennie. Mamy za sobą dziesiątki wdrożeń wewnętrznych systemów kontroli i wiemy, gdzie kryją się największe ryzyka. Potrzebują Państwo pomocy prawnej? Prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz.

Czym jest identyfikacja klienta i kiedy muszą ją Państwo przeprowadzić?

Identyfikacja klienta to pierwszy krok, w którym ustalają i weryfikują Państwo tożsamość osoby na podstawie dokumentu tożsamości. W praktyce oznacza to, że sporządzają Państwo kopię dowodu osobistego lub paszportu i porównują zdjęcie z osobą, która przed Państwem stoi.

Kontrola klienta idzie głębiej – ustalają Państwo pochodzenie pieniędzy i majątku oraz sprawdzają, czy transakcja nie nosi znamion podejrzanej transakcji. Ta różnica jest kluczowa, a mylenie tych pojęć należy do najczęstszych błędów.

Identyfikację muszą Państwo przeprowadzić zawsze, gdy wartość transakcji przekracza 1 000 EUR. W przypadku transakcji na rynku nieruchomości oznacza to praktycznie zawsze, ponieważ nawet najtańsza nieruchomość przekracza tę kwotę. Obowiązek dotyczy obu stron – zarówno sprzedającego, jak i kupującego.

Jakich dokumentów muszą Państwo wymagać od klienta?

Lista dokumentów nie jest w ustawie wprost wymieniona, ale praktyka i wytyczne czeskiego Urzędu Analiz Finansowych (Finanční analytický úřad, FAÚ) są dość precyzyjne. Muszą Państwo uzyskać:

• Ważny dokument tożsamości – dowód osobisty, paszport, karta pobytu cudzoziemca

• Dokument potwierdzający źródło majątku – wypis z czeskiego katastru nieruchomości (katastr nemovitostí), tytuł nabycia (umowa sprzedaży, umowa darowizny, postanowienie spadkowe)

• Dokument potwierdzający źródło środków finansowych – umowa kredytu, zaświadczenie o dochodach, zeznania podatkowe, umowa darowizny, uchwała o wypłacie udziału w zysku​

W przypadku osób prawnych potrzebują Państwo ponadto odpisu z czeskiego rejestru handlowego (obchodní rejstřík) oraz dokumentu potwierdzającego, kto jest uprawniony do działania w imieniu spółki. W przypadku funduszy powierniczych (svěřenský fond) chodzi o dokumenty z rejestru funduszy powierniczych (svěřenský rejstřík).

Kancelaria adwokacka ARROWS przygotowuje dla biur nieruchomości kompletne listy wymaganych dokumentów w zależności od rodzaju transakcji i struktury klienta. Aby natychmiast rozwiązać Państwa sytuację, prosimy o wiadomość na adres konsultacja@arws.cz.

Nowy obowiązek od lutego 2025: zgłoszenie osoby kontaktowej

Od 1 lutego 2025 każde biuro nieruchomości musi zgłosić FAÚ osobę kontaktową oraz godziny kontaktowe, w których urząd może się z nią skontaktować. Ten obowiązek informacyjny dotyczy wszystkich instytucji obowiązanych i ma konkretne wymogi formalne.

Termin na wykonanie: Nowi pośrednicy mają 30 dni od dnia, w którym stali się instytucją obowiązaną. Dotychczasowi pośrednicy musieli wypełnić ten obowiązek najpóźniej do 3 marca 2025.

Zgłoszenia dokonuje się za pośrednictwem systemu formularzy MoneyWeb na portalu formulare.fau.gov.cz, po zalogowaniu przez skrzynkę danych (datová schránka). Formularz zawiera:

• Oznaczenie instytucji obowiązanej (wczytywane z rejestru ARES)

• Imię i nazwisko osoby kontaktowej, telefon, e-mail

• Godziny kontaktowe dla urzędu

Niewykonanie tego obowiązku może zostać ukarane grzywną w wysokości do 10 000 000 CZK (ok. 411 500 EUR).

Jak długo muszą Państwo przechowywać dane?

Dane identyfikacyjne oraz całą dokumentację związaną z transakcją należy przechowywać przez 10 lat od przeprowadzenia transakcji lub od zakończenia stosunków gospodarczych. Dotyczy to również transakcji, do których ostatecznie nie doszło.

Przechowywanie musi być zapewnione tak, aby do dokumentów nie miała dostępu żadna osoba nieuprawniona. Może mieć formę papierową lub elektroniczną na trwałym nośniku danych. W formie elektronicznej muszą Państwo zapewnić ochronę przed nieuprawnionym dostępem, zmianą lub zniszczeniem.

Kancelaria adwokacka ARROWS przygotowuje dla klientów bezpieczne systemy archiwizacji dokumentacji zgodnie z ustawą AML i RODO. Zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią – konsultacja@arws.cz.

Kiedy muszą Państwo zgłosić podejrzaną transakcję?

Obowiązek zgłoszenia podejrzanej transakcji jest jednym z najważniejszych obowiązków. Zgłoszenie składa się do Urzędu Analiz Finansowych (FAÚ) bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 5 dni kalendarzowych od dnia powzięcia podejrzenia.

Podejrzana transakcja może przybierać różne formy:

• Klient chce sprzedać nieruchomość znacznie poniżej ceny rynkowej

• Cena pozostaje w oczywistej dysproporcji do sytuacji majątkowej klienta

• Środki pochodzą z państwa o niewystarczającej regulacji AML

• Klient przeprowadza złożone lub nietypowo duże transakcje bez uzasadnienia ekonomicznego​

Zgłoszenie musi zawierać dane identyfikacyjne wszystkich uczestników, istotne okoliczności transakcji oraz wszelkie inne istotne informacje. Mają Państwo obowiązek zgłosić podejrzenie nawet wtedy, gdy zakończą Państwo transakcję – niewykonanie tego obowiązku jest karane grzywną do 10 mln CZK​

Szkolenia pracowników: obowiązek, o którym wiele firm zapomina

Pośrednicy w obrocie nieruchomościami muszą zapewnić przeszkolenie pracowników i współpracowników co najmniej raz na 12 miesięcy kalendarzowych. Szkolenie dotyczy wszystkich, którzy w ramach swojej działalności mogą zetknąć się z podejrzanymi transakcjami.

Treść szkolenia musi obejmować:

• Typologie i znamiona podejrzanych transakcji

• Wymogi ustalone przez instytucję obowiązaną w zakresie przeprowadzania identyfikacji i kontroli

• Procedury zgłaszania podejrzanej transakcji

• Wymogi dotyczące wewnętrznych systemów kontroli​

Obowiązek ten jest często pomijany, a jego niewykonanie może zostać ukarane grzywną sięgającą nawet milionów koron czeskich. Szkolenie musi zostać przeprowadzone przed skierowaniem pracownika na dane stanowisko, a następnie regularnie powtarzane.

Kancelaria adwokacka ARROWS organizuje dla biur nieruchomości specjalistyczne szkolenia wraz z certyfikatami. W naszym portfolio znajduje się ponad 150 spółek akcyjnych, 250 s.r.o. (spółek z ograniczoną odpowiedzialnością prawa czeskiego) oraz 50 gmin i województw. Stawiamy na szybkość i wysoką jakość. Informacje o szkoleniach można uzyskać pod adresem konsultacja@arws.cz.

Jak wysokie kary realnie grożą?

FAÚ nakłada kary rzędu milionów koron czeskich. W 2025 roku nałożono już karę w wysokości 2,4 mln CZK (ok. 98 800 EUR) na mniejsze biuro nieruchomości za naruszenie kilku obowiązków AML. Górna granica kar została w drodze nowelizacji ustawy podwyższona do 10 000 000 CZK.

Urząd kontroluje:

• Czy wdrożyli Państwo wewnętrzne systemy kontroli

• Czy prawidłowo przeprowadzają Państwo identyfikację i kontrolę

• Czy przechowują Państwo dokumentację przez cały ustawowo określony okres

• Czy zgłaszają Państwo podejrzane transakcje w terminie

• Czy wyznaczyli Państwo osobę kontaktową i wypełnili obowiązek informacyjny​

Kary nie są teoretyczne – FAÚ aktywnie kontroluje i nakłada sankcje. Rzetelne biura nie mogą sobie pozwolić na lekceważenie tych obowiązków.

Transakcje międzynarodowe i zwiększona ostrożność

Jeżeli klientem lub beneficjentem rzeczywistym jest osoba z państwa, które w niewystarczającym stopniu stosuje środki przeciwdziałania legalizacji dochodów pochodzących z przestępstwa, muszą Państwo zastosować wzmożone środki kontroli. Podobnie w przypadku transakcji, w których pojawiają się środki z niejasnych źródeł.

W praktyce zajmujemy się wieloma sprawami z elementem międzynarodowym. Dzięki budowanej od dziesięciu lat sieci ARROWS International praktycznie codziennie zajmujemy się sprawami, w których po jednej stronie stoi czeskie biuro nieruchomości, a po drugiej kupujący z państw spoza UE. Świadczymy usługi prawne poza Republiką Czeską i potrafimy połączyć klientów ze sprawdzonymi partnerami za granicą.

Jeśli prowadzą Państwo transakcję z elementem międzynarodowym, prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz. Nasi prawnicy są gotowi Państwu pomóc.

Dlaczego powierzyć sprawy AML kancelarii adwokackiej ARROWS

Problematyka AML jest w praktyce znacznie bardziej złożona, niż się na pierwszy rzut oka wydaje. Wszystkie kroki, które wyglądają na proste, kryją w rzeczywistości wyjątki, szczegóły proceduralne, powiązania z innymi przepisami i ryzyka, których laik często nie dostrzega. Kancelaria adwokacka ARROWS zajmuje się tymi sprawami codziennie, dzięki czemu potrafi znacznie skrócić klientowi czas i zminimalizować ryzyko błędów.

Poszczególne obowiązki wzajemnie się przenikają i wymagają systemowego rozwiązania. Od wyznaczenia osoby kontaktowej, przez identyfikację i kontrolę klientów, aż po zgłaszanie podejrzanych transakcji i archiwizację – każdy krok musi zostać wykonany precyzyjnie. ARROWS jest ubezpieczona od odpowiedzialności za szkody do kwoty 350 000 000 CZK (ok. 14,4 mln EUR), co oznacza dla klienta maksymalne bezpieczeństwo.

Na co dzień jesteśmy partnerami prawników korporacyjnych przy rozwiązywaniu spraw specjalistycznych. W naszym portfolio znajduje się ponad 150 spółek akcyjnych, 250 s.r.o. oraz 50 gmin i województw. Potrafimy łączyć klientów ze sobą, jeśli mają ciekawe możliwości inwestycyjne lub biznesowe. Również my chętnie wysłuchamy interesujących pomysłów biznesowych. Jeśli nie chcą Państwo ryzykować błędów, szkód ani kar, mogą Państwo bezpiecznie powierzyć całą sprawę ARROWS – wystarczy skontaktować się z kancelarią pod adresem konsultacja@arws.cz.

Nie chcą Państwo rozwiązywać tego problemu samodzielnie? Kancelarii adwokackiej ARROWS zaufało ponad 2000 klientów, a nasza kancelaria została wyróżniona tytułem Kancelarii Prawnej Roku 2024. Zapraszamy do zapoznania się TUTAJ z naszymi referencjami – z przyjemnością pomożemy Państwu w rozwiązaniu Państwa problemu. Zapytanie jest bezpłatne.