Czy zlecili Państwo sprawdzenie umowy?

Dlaczego przegląd umowy to nie to samo co jej przeczytanie

Przegląd umowy handlowej ma sens tylko wtedy, gdy zadaje inne pytanie niż to, na które odpowiada zwykła lektura. Lektura mówi, co umowa nakazuje stronom robić w normalnych okolicznościach — kto co dostarczy, kiedy i za ile. Przegląd pyta, co się stanie, gdy normalne okoliczności nie wystąpią: kontrahent nie zapłaci, opóźni dostawę, naruszy poufność, zbankrutuje, sprzeda firmę albo strony po prostu nie zgodzą się co do wykładni jednego zdania.

Firmy, które zlecają jedynie przeczytanie umów, często podpisują dokumenty wyglądające profesjonalnie, ponieważ zawierają wszystkie typowe części — preambułę, definicje, warunki płatności, rozwiązanie. To wrażenie kompletności jest jednak mylące: typowe części umowy regulują normalne funkcjonowanie relacji, a nie jej załamanie, a to właśnie załamanie jest celem przeglądu. Brakuje w nich natomiast odpowiedzi na osiem pytań, które stają się istotne dopiero w chwili konfliktu, gdy na ich uzupełnienie w umowie jest już za późno. Konkretny przykład takiej luki, ochronę przed wzrostem cen surowców, omawia tekst o klauzulach inflacyjnych w umowach o dzieło.

Właśnie dlatego przegląd przeprowadza się według stałej listy punktów ryzyka, a nie według ogólnego wrażenia z treści. Prawnik dokonujący przeglądu systematycznie analizuje osiem obszarów opisanych w tym tekście i przy każdym z nich sprawdza, czy umowa reguluje dane ryzyko, czy też milczy i polega na ogólnej regulacji ustawowej — która często działa inaczej, niż strony by się spodziewały. To systematyczne podejście ma również praktyczną zaletę: pozwala porównać jakość różnych umów w całym portfelu firmy według tej samej miary, zamiast oceniać każdą umowę w oderwaniu, według tego, jak subiektywnie się prezentuje.

Sankcje za naruszenie obowiązku i ograniczenie odpowiedzialności

Jeżeli strony na wypadek naruszenia umówionego obowiązku zastrzegą karę umowną w określonej wysokości lub sposób ustalenia jej wysokości, wierzyciel może żądać kary umownej bez względu na to, czy naruszenie zabezpieczonego obowiązku wyrządziło mu szkodę (§ 2048 ust. 1 czeskiej ustawy Kodeks cywilny (ustawa nr 89/2012 Sb., dalej „OZ”)). Przepis ten jest dla wierzyciela kluczowy: bez zastrzeżonej kary musi on przed sądem wykazać powstanie i wysokość szkody, co jest bardziej czasochłonne i wymagające dowodowo niż dochodzenie z góry uzgodnionej kwoty.

Ustawowa reguła domyślna jest jednak odwrotna do tego, co się często zakłada: jeżeli zastrzeżono karę umowną, wierzycielowi nie przysługuje odszkodowanie za szkodę wynikłą z tego samego naruszenia obowiązku (§ 2050 OZ). Jest to reguła dyspozytywna, więc strony mogą uzgodnić, że kara umowna nie wyłącza roszczenia odszkodowawczego albo że naprawia się także szkodę przewyższającą karę — bez takiego postanowienia wierzyciel traci jednak możliwość dochodzenia pełnego odszkodowania obok kary.

Równie ważne jest sprawdzenie, czy zapłata kary zastępuje także obowiązek spełnienia samego świadczenia, ponieważ ustawa wyraźnie stanowi, że zapłata kary umownej nie zwalnia dłużnika z tego obowiązku, chyba że strony uzgodnią inaczej. Firmy często mylą tę zależność i zakładają, że zapłacenie kary automatycznie zwalnia kontrahenta z jego dalszych obowiązków, co ustawa wyraźnie wyklucza.

Przegląd zawsze sprawdza więc nie tylko wysokość kary, ale również to, czy umowa wyraźnie reguluje jej stosunek do odszkodowania. Nadmiernie wysokie roszczenie z tytułu kary umownej może ponadto sąd na wniosek dłużnika obniżyć; wielka izba Sądu Najwyższego Republiki Czeskiej (Nejvyšší soud) doprecyzowała, że sąd nie bada przy tym abstrakcyjnej nadmierności samego postanowienia, lecz nadmierność konkretnego roszczenia w świetle okoliczności, w jakich doszło do naruszenia obowiązku (wyrok Sądu Najwyższego Republiki Czeskiej sygn. 31 Cdo 2273/2022 z dnia 11 stycznia 2023, dostępny na rozhodnuti.nsoud.cz). Wysoka kara nie stanowi więc przede wszystkim ryzyka nieważności całej klauzuli, lecz ryzyko, że sąd w konkretnym sporze odpowiednio ją obniży.

Umowy często zawierają także klauzulę ograniczającą odpowiedzialność jednej strony za szkodę do określonej kwoty, zazwyczaj do wysokości ceny świadczenia. Taka klauzula jest co do zasady ważna, ma jednak ustawową granicę, którą przegląd musi uwzględniać. Nie bierze się pod uwagę postanowienia, które z góry wyłącza lub ogranicza obowiązek naprawienia szkody wyrządzonej człowiekowi na jego prawach przyrodzonych albo wyrządzonej umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa, ani postanowienia, które z góry wyłącza lub ogranicza prawo strony słabszej do naprawienia jakiejkolwiek szkody (§ 2898 OZ).

Ograniczenie odpowiedzialności może zatem skutecznie obejmować szeroki zakres sytuacji, nie można się na nie jednak powołać w przypadku szkody wyrządzonej umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa, szkody na prawach przyrodzonych człowieka ani wobec strony słabszej, a tego prawa nie można się też skutecznie zrzec. Przegląd powinien zweryfikować, czy klauzula ograniczająca respektuje tę granicę — sformułowanie wyłączające odpowiedzialność bez takiego wyjątku w tym zakresie zgodnie z ustawą nie zostanie zastosowane, nawet jeśli obie strony je podpisały.

W praktyce zaleca się formułowanie klauzuli ograniczającej z wyraźnym wyjątkiem dla winy umyślnej i rażącego niedbalstwa, aby pozostała ona stosowalna w całym zakresie zamierzonym przez strony, zamiast zmuszać sąd do jej późniejszej korekty.

Siła wyższa i forma komunikacji między stronami

Jeżeli umowa nie zawiera własnej regulacji siły wyższej, stosuje się regułę ustawową: sprawca szkody zwalnia się z obowiązku odszkodowania, jeżeli wykaże, że w wykonaniu obowiązku umownego czasowo lub trwale przeszkodziła mu nadzwyczajna, nieprzewidywalna i nieprzezwyciężalna przeszkoda powstała niezależnie od jego woli; przeszkoda, którą sprawca był zgodnie z umową zobowiązany przezwyciężyć, nie zwalnia go jednak z obowiązku odszkodowania (§ 2913 ust. 2 OZ).

Umowna regulacja siły wyższej nie musi być koniecznie łagodniejsza niż ten standard ustawowy — pozwala przede wszystkim go skonkretyzować i rozdzielić ryzyka między strony stosownie do danej branży. Przegląd sprawdza, czy umowa definiuje konkretne zdarzenia uznawane za siłę wyższą, jaką procedurę strony muszą zachować w razie ich wystąpienia, zazwyczaj pisemne zawiadomienie bez zbędnej zwłoki, oraz jakie są skutki prawne — zawieszenie świadczenia, przedłużenie terminów albo prawo odstąpienia od umowy, jeżeli przeszkoda trwa dłużej niż uzgodniony okres. Jak sformułować klauzulę, aby obejmowała także urzędowy zakaz wywozu lub przywozu, opisuje tekst o zakazie wykonania umowy przez państwo.

Treść umowy można zmienić w drodze porozumienia stron; jeżeli formy tej wymaga jedynie porozumienie stron, treść umowy można zmienić także w innej formie, chyba że porozumienie stron wyraźnie to wyklucza (§ 564 OZ). Przegląd sprawdza zatem dwie rzeczy: czy umowa nie tylko wymaga formy pisemnej dla swoich zmian, ale jednocześnie wyraźnie wyklucza inną formę, oraz czy definiuje, co uważa się za formę pisemną — zazwyczaj e-mail z określonych adresów albo wyłącznie postać papierowa z podpisem.

Jeżeli uzgodniona forma nie zostanie zachowana, na nieważność można się powołać jedynie do chwili, w której zaczęto świadczyć zgodnie z tak zmienioną umową (§ 582 ust. 2 tej samej ustawy) — to kolejny powód, dla którego poleganie na swobodnej komunikacji się nie opłaca.

Bez jasnego określenia osób uprawnionych i akceptowanej formy komunikacji powstają spory o to, czy w ogóle doszło do skutecznej zmiany. Przegląd powinien przy każdej umowie zweryfikować, kto w imieniu każdej ze stron jest uprawniony do zmiany umowy i czy jest to ta sama osoba, która w praktyce komunikuje się z drugą stroną w sprawie bieżącego świadczenia. Częsta jest bowiem rozbieżność między osobą, która umowę podpisała, a osobą, która faktycznie na co dzień komunikuje się z kontrahentem — i to właśnie ta druga osoba bywa tą, której e-mail może zostać później uznany za nieważną zmianę umowy.

Przelew umowy i termin przedawnienia

Jeżeli nie wyklucza tego charakter umowy, każda ze stron może przenieść swoje prawa i obowiązki z umowy lub jej części na osobę trzecią, jeżeli strona, wobec której następuje przeniesienie, wyrazi na to zgodę i jeżeli świadczenie nie zostało jeszcze spełnione (§ 1895 ust. 1 OZ). Ustawowym stanem domyślnym jest więc zawsze zgoda drugiej strony jako warunek przeniesienia całej umowy — co dla wielu firm jest korzystne, ale nie zawsze wystarczające.

Od przeniesienia umowy jako całości należy odróżnić przelew pojedynczej wierzytelności, którą wierzyciel co do zasady może przenieść także bez zgody dłużnika, oraz przejęcie długu, do którego zawsze potrzebna jest zgoda wierzyciela. Przegląd nie ogranicza się zatem do tego, czy umowa wymaga zgody na przeniesienie umowy jako całości, ale bada również, czy klient chce te trzy odmienne reguły w umowie zaostrzyć lub uprościć, w zależności od tego, które ryzyko jest dla danej relacji istotne.

Przegląd powinien sprawdzić, czy umowa wyraźnie reguluje także sytuację, w której strona umowy formalnie się nie zmienia, ale zmienia się jej właściciel. Ustawowa regulacja przeniesienia umowy nie obejmuje bowiem sprzedaży udziałów w spółce będącej stroną umowy — kontrahent pozostaje wówczas formalnie ten sam, choć kontroluje go nowa osoba, na przykład bezpośredni konkurent.

Jeżeli firma chce zachować kontrolę nad tym, z kim faktycznie prowadzi interesy, potrzebuje odrębnej klauzuli o zmianie struktury właścicielskiej (change of control), której sama ustawa nie zapewnia. Podobnie motywowane zabezpieczenie przed ryzykiem drugiej strony, tyle że dotyczące wypłacalności zamiast struktury właścicielskiej, opisuje tekst o poręczeniu krzyżowym.

Ustawowy termin przedawnienia wynosi trzy lata i zaczyna biec od dnia, w którym prawo mogło zostać dochodzone po raz pierwszy, czyli gdy wierzyciel dowiedział się o istotnych okolicznościach albo powinien był i mógł się o nich dowiedzieć — a nie automatycznie od dnia podpisania umowy (§ 629 ust. 1 OZ). Obok niego obowiązuje jednak także obiektywny dziesięcioletni termin liczony od chwili wymagalności prawa, bez względu na to, kiedy wierzyciel się o nim dowiedział.

Strony mogą uzgodnić krótszy lub dłuższy termin przedawnienia, nie krótszy jednak niż rok i nie dłuższy niż piętnaście lat; jeżeli krótszy lub dłuższy termin uzgodniono na niekorzyść strony słabszej, postanowienia nie bierze się pod uwagę (§ 630 tej samej ustawy).

To właśnie ta dziesięcioletnia granica obiektywna jest powodem, dla którego w długoterminowych umowach ramowych opłaca się wydłużyć termin przedawnienia nawet do piętnastu lat — w przeciwnym razie roszczenie z tytułu wadliwego świadczenia z początku współpracy może wygasnąć, nawet jeśli wierzyciel dowiedział się o wadzie później, ale wciąż w ciągu trzech lat od jej wykrycia. Od terminu przedawnienia należy ponadto odróżnić szczególne terminy na zgłoszenie wady, które pełnią odmienną funkcję: w przypadku sprzedaży ustawa przewiduje dla wady ukrytej najpóźniej dwuletni termin na jej zgłoszenie od wydania rzeczy, a podobna reguła obowiązuje w umowie o dzieło.

Bez terminowego zgłoszenia wady sąd nie uwzględni roszczenia z tytułu wadliwego świadczenia, jeżeli druga strona podniesie taki zarzut — bez względu na to, czy samo roszczenie jest już przedawnione, czy nie. W przypadku jednorazowych transakcji z krótkim okresem ryzyka krótszy termin przedawnienia może natomiast ułatwić zamknięcie całej sprawy.

Zakończenie współpracy i rozstrzyganie sporów

Umowa powinna jasno określać, na jakich warunkach każda ze stron może zakończyć współpracę, jaki okres wypowiedzenia musi zachować i co dzieje się ze świadczeniem w toku, niezrealizowanymi płatnościami czy zwrotem dokumentów i materiałów. Szczególnie sporna bywa kwestia kwoty zatrzymanej i jej zwolnienia po zakończeniu współpracy; jak ją rozwiązać, pokazuje tekst o kwotach zatrzymanych w umowach o dzieło. Bez tych postanowień koniec współpracy podlega ogólnym regułom, które dla konkretnego typu umowy mogą nie odpowiadać oczekiwaniom żadnej ze stron.

Przegląd powinien również sprawdzić, czy obowiązki poufności i inne postanowienia dodatkowe obowiązują także po rozwiązaniu umowy. To, czy tak jest, może wynikać z wyraźnej klauzuli, ale także z wykładni konkretnego postanowienia i jego celu, ewentualnie z ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa niezależnej od samej umowy — ochrona nie kończy się więc automatycznie zawsze wraz z umową, ale bez wyraźnej regulacji pozostaje niepewna i zależy od wykładni.

Właściwym rozwiązaniem jest klauzula, która wyraźnie wymienia postanowienia obowiązujące po rozwiązaniu umowy — zazwyczaj poufność, ograniczenie odpowiedzialności, zapis na sąd polubowny i termin przedawnienia — oraz określa, jak długo obowiązek ten trwa po zakończeniu współpracy, tak aby nie musiał o tym rozstrzygać dopiero sąd w drodze wykładni.

Ostatni punkt przeglądu dotyczy tego, gdzie i w jaki sposób będzie rozstrzygany ewentualny spór. Umowa powinna wskazywać miejscowo i rzeczowo właściwy sąd albo alternatywnie zawierać zapis na sąd polubowny, a w relacjach transgranicznych także prawo właściwe.

Bez takiego postanowienia właściwość sądu i prawo właściwe podlegają ogólnym regułom kolizyjnym, które mogą prowadzić do sądu w innym państwie, niż strony oczekiwały, albo do zastosowania prawa, którego żadna ze stron nie planowała. Nawet umowa z kontrahentem z siedzibą w Republice Czeskiej kryje przy tym własne pułapki w zakresie wykonalności, które łatwo przeoczyć właśnie dlatego, że jest to pozornie najprostszy przypadek — temu poświęcony jest artykuł Zawierają Państwo umowę z czeską firmą? Osiem kwestii, które przesądzą, czy zdołają Państwo ją wyegzekwować.

Błędy, które w umowach handlowych powtarzają się najczęściej

Najczęstszym błędem jest umowa zawierająca karę umowną, przy czym strony nie zdają sobie sprawy, że tym samym bez dalszych działań utraciły samodzielne roszczenie odszkodowawcze z tytułu tego samego naruszenia. Ustawowa reguła domyślna stanowi bowiem, że zastrzeżenie kary umownej wyłącza roszczenie odszkodowawcze z zabezpieczonego obowiązku, chyba że strony uzgodnią inaczej. W umowie należy zatem wyraźnie wskazać, czy kara umowna zastępuje roszczenie odszkodowawcze w pełnej wysokości, czy też oba roszczenia mogą istnieć obok siebie jednocześnie.

Drugim błędem jest klauzula ograniczająca, która wyłącza odpowiedzialność bez wyjątku dla winy umyślnej i rażącego niedbalstwa. Takiej klauzuli w tym zakresie zgodnie z ustawą nie bierze się pod uwagę, bez względu na to, co strony sądziły, że podpisują, a poleganie na niej tworzy fałszywe poczucie ochrony. To ustalenie bywa dla klientów największym zaskoczeniem przeglądu, ponieważ klauzulę ograniczającą zwykle uważają za niezawodne zabezpieczenie, na którym można bez zastrzeżeń polegać.

Trzecim błędem jest brak klauzuli o zmianie struktury właścicielskiej w długoterminowych umowach z kluczowymi partnerami. Firma dowiaduje się, że jej kontrahenta przejął konkurent, dopiero wtedy, gdy jest już za późno na jakiekolwiek działania, ponieważ ustawowa regulacja przeniesienia umowy nie obejmuje tej sytuacji. Ryzyko jest tym większe, im bardziej wrażliwe informacje lub know-how firma powierza kontrahentowi w ramach współpracy.

Czwartym błędem jest umowa bez wydłużonego terminu przedawnienia w długoterminowych relacjach ramowych, w których obiektywny dziesięcioletni termin może zakończyć roszczenie z tytułu wadliwego świadczenia z początku współpracy, zanim firma w ogóle zdąży dochodzić szkody. Piątym błędem, który przegląd ujawnia niemal równie często jak cztery pierwsze, jest umowa bez jasno wskazanej osoby uprawnionej do prowadzenia w imieniu kontrahenta rozmów o zmianach, co prowadzi do sporów o ważność każdego późniejszego porozumienia.

Kiedy przegląd umowy handlowej opłaca się najbardziej

Podsumowanie

Artykuł pokazał, że przegląd umowy handlowej ma sens tylko wtedy, gdy zadaje inne pytanie niż zwykła lektura: nie co umowa nakazuje w normalnych okolicznościach, lecz kto ponosi ryzyko, gdy wystąpi osiem konkretnych sytuacji opisanych w tym tekście. Umowa, która wygląda na kompletną, ponieważ zawiera wszystkie typowe części, może mimo to milczeć o tym, co się stanie w razie sporu, niewypłacalności kontrahenta lub zmiany jego struktury właścicielskiej.

Dla zarządu firmy kluczowe jest wprowadzenie przeglądu jako standardowego kroku przed podpisaniem każdej istotniejszej umowy handlowej, a nie tylko w przypadku umów, które same budzą wątpliwości. To właśnie umowy, które na pierwszy rzut oka wyglądają poprawnie, najpewniej zawierają luki, ponieważ ich akceptowalne wrażenie zniechęca do głębszej kontroli. Natomiast umowa, która już na pierwszy rzut oka budzi wątpliwości, zwykle przechodzi dokładniejszą kontrolę właśnie dlatego, że nikogo nie usypia fałszywym poczuciem bezpieczeństwa.

Wprowadzenie przeglądu jako standardowego kroku, a nie wyjątkowego środka dla podejrzanych umów, jest więc jedynym sposobem, by wykrywać luki systematycznie, a nie przypadkowo. Koszt jednego przeglądu stanowi przy tym ułamek tego, ile kosztuje spór prowadzony bez jasno ustalonych reguł. Odkładanie przeglądu się nie opłaca, ponieważ wszystkie osiem opisanych ryzyk w pełni ujawnia się dopiero w chwili konfliktu, gdy na uzupełnienie czegokolwiek w umowie jest już za późno.

Firmy, które wprowadziły przegląd jako standardowy proces, rozwiązują spory szybciej i z jaśniejszą pozycją negocjacyjną; firmy, które polegały na wrażeniu z profesjonalnie wyglądającego dokumentu, odkrywają luki dopiero w sądzie. Różnica między obiema grupami firm nie ujawnia się przy tym od razu, lecz dopiero po latach, gdy jedna grupa rozstrzyga spór według jasno spisanych reguł, a druga według tego, co sąd wywiedzie z milczenia umowy. Kto zrozumie tę różnicę w porę, zyskuje przewagę, której w chwili sporu nie da się już niczym nadrobić.

Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS sprawdzają umowy handlowe według tej ośmiopunktowej listy, poprawiają sporne klauzule i przygotowują wzory umów do wielokrotnego użytku w Państwa firmie. Wyniki przeglądu otrzymają Państwo zawsze w przejrzystej formie, którą można od razu wykorzystać w negocjacjach z kontrahentem. Prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz lub o zapoznanie się z naszą usługą umowy i negocjacje.