Jak wybrać kancelarię adwokacką w Republice Czeskiej

Specjalista czy generalista

Dla firmy to pytanie jest źle postawione. Średnia spółka produkcyjna lub handlowa nie rozwiązuje jednego problemu prawnego, lecz dziesiątki równoległych: umowy z dostawcami, reklamacje, prawo pracy, podatki, czasem spór, a raz na kilka lat transakcję. Prawdziwy wybór nie brzmi „specjalista czy generalista”, lecz jeden koordynujący partner z prawdziwymi specjalistami za plecami albo pięciu nieskoordynowanych dostawców.

Rozproszone wsparcie ma konkretną cenę: adwokat od umów nie wie, co dyrektor finansowy uzgodnił z doradcą podatkowym, i nikt nie widzi, że nowa umowa z agencją pracy koliduje z układem zbiorowym. Błędy powstają na styku.

Sygnałem ostrzegawczym nie jest kancelaria obejmująca wiele dziedzin, lecz jeden adwokat, który twierdzi, że sam poradzi sobie ze wszystkimi. Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS pracują w zespole liczącym ponad sześćdziesięciu prawników, doradców podatkowych i księgowych. Klient komunikuje się z jednym partnerem, który w zależności od sprawy angażuje kolegę od prawa pracy, podatków lub sporów.

Jak rozpoznać dobrego adwokata

Dla kadry zarządzającej decydujące są inne cechy niż dla osoby fizycznej z jednorazowym problemem.

Udokumentowane doświadczenie w konkretnej dziedzinie

Zapytajcie Państwo o zanonimizowane przykłady z Waszej branży: produkcja, montaż, budownictwo, łańcuchy podwykonawców, zatrudnienie agencyjne, reklamacje wadliwych części, windykacja należności. Kancelaria, która zajmuje się tymi sprawami, opisze typowy przebieg sprawy i typowe błędy klientów; kancelaria, która się nimi nie zajmuje, mówi ogólnie o jakości.

Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS świadczą usługi prawne dla dużych spółek. W portfelu mamy ponad 150 spółek akcyjnych (akciová společnost, a.s.) i 750 spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (společnost s ručením omezeným, s.r.o.).

Komunikacja w języku angielskim

Jeśli macie Państwo zagranicznego właściciela lub odbiorcę, potrzebujecie kancelarii, która przygotuje dokumentację umowną i raportowanie dla kadry zarządzającej nieczytającej po czesku. Znaczna część średnich firm produkcyjnych i montażowych w Republice Czeskiej ma niemieckiego lub austriackiego właściciela. Komunikację ze spółką matką prowadzimy po angielsku, a dzięki partnerom z sieci ETL Global w Niemczech zapewnimy ją także po niemiecku.

Dostępność fizyczna i czasowa

Dla firmy dostępność to kwestia uzgodnionych zasad. Do umowy ramowej należy termin reakcji na zwykłe zapytanie, tryb dla spraw pilnych oraz nazwisko drugiego prawnika, który przejmie sprawę w czasie urlopu lub po odejściu pierwszego.

Drugim elementem dostępności są technologie. Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS pracują z wewnętrznym systemem asystentów AI Jarvis 2.0, który skraca pierwsze przejście przez obszerną dokumentację i ujednolica wyniki pracy w różnych zespołach; ostateczny wniosek zawsze kontroluje adwokat. Jak system działa i jak chronimy poufne dane klientów, opisujemy w artykule AI stosujemy jako standard. Kancelaria ma własny zespół programistów i cztery oddziały: w Pradze, Hradcu Králové, Ostrawie i Ołomuńcu.

Przejrzyste wynagrodzenie i jasne warunki

Firma ma do wyboru trzy podstawowe modele. Ryczałt obejmuje uzgodniony zakres bieżących spraw za stałą kwotę miesięczną; umowa musi określać, co się w nim mieści, a co jest rozliczane osobno. Stawka godzinowa ze wstępnym szacunkiem sprawdza się przy sprawach jednorazowych. Limit budżetowy na sprawę łączy oba podejścia: kancelaria rozlicza się według czasu, ale bez Państwa zgody nie przekroczy zatwierdzonej kwoty.

Do oferty poproście także o sposób raportowania: miesięczne zestawienie wykonanej pracy, przegląd spraw w toku i ostrzeżenie, gdy wykorzystanie zbliża się do limitu. Jeżeli wynagrodzenie nie zostało uzgodnione, stosuje się czeskie rozporządzenie w sprawie wynagrodzeń adwokatów, tzw. taryfę adwokacką; dla współpracy z firmą to zasada rezerwowa, a nie model biznesowy. Jak ustalić ryczałt, omawiamy w artykule o wyborze kancelarii do współpracy ryczałtowej.

Inteligencja emocjonalna i umiejętność słuchania

W praktyce firmowej oznacza to słuchanie biznesu, a nie tylko pytania prawnego. Dobry adwokat zapyta, co chcecie Państwo osiągnąć biznesowo, jaki wpływ ma sprawa na cash flow i działalność operacyjną oraz jakie ryzyko jesteście gotowi podjąć. Dopiero potem zaproponuje rozwiązanie. Kadra zarządzająca nie potrzebuje dziesięciu stron ostrożnych zastrzeżeń, lecz rekomendacji i jej uzasadnienia.

Pierwsza konsultacja

Dla firmy pierwsze spotkanie jest obustronnym audytem: Wy sprawdzacie kancelarię, a kancelaria musi zrozumieć Wasz biznes.

Co przygotować

Strukturę grupy i powiązania właścicielskie, przegląd toczących się sporów i istotnych umów, informację o dotychczasowym wsparciu prawnym oraz szacunkowy roczny wolumen spraw. Pomocna będzie też lista trzech spraw, które w ostatnim roku kosztowały Was najwięcej czasu lub pieniędzy. W kancelarii adwokackiej ARROWS dzięki własnym systemom wczytamy jednak strukturę Państwa grupy z wyprzedzeniem i łatwiej zrozumiemy Państwa potrzeby.

Pytania, które warto zadać

• Kto będzie naszym głównym kontaktem i kto go zastąpi?

• Ile czasu zajmie kancelarii poznanie naszych umów, warunków handlowych i praktyki kadrowej?

• Jaki jest termin reakcji na zwykłe zapytanie i jaki tryb obowiązuje w sprawach pilnych?

• Jak wygląda miesięczne zestawienie i skąd dowiemy się, że zbliżamy się do budżetu?

• Czy pracujecie dla któregoś z naszych konkurentów, dostawców lub odbiorców?

• Jaki macie limit ubezpieczenia i jak pokrywa on wartość naszych typowych umów?

Jak rozpoznać, że to nie jest właściwy wybór

• Oferta opiera się na stawce godzinowej bez szacunku zakresu i bez zasad raportowania.

• Kancelaria nie potrafi powiedzieć, kto będzie prowadził sprawę i kto ją przejmie w razie nieobecności.

• Na pytanie o konflikt interesów odpowiada ogólnikowo zamiast przeprowadzić konkretną weryfikację.

• Obiecuje wynik sporu lub transakcji, czego w prawie nie da się zagwarantować.

Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS na pierwszym spotkaniu otwarcie powiedzą, czy są właściwym wyborem dla Państwa spraw. Jeśli nie, zarekomendujemy inne rozwiązanie.

Elementy zagraniczne

Sprawy firmowe mają element transgraniczny częściej, niż się wydaje: umowa dostawy podlegająca prawu niemieckiemu, należność od polskiego odbiorcy, pracownicy delegowani na Słowację czy umowy koncernowe ze spółką matką.

Kancelaria adwokacka ARROWS jest częścią międzynarodowej sieci ETL Global i koordynuje usługi prawne, podatkowe i księgowe w ponad 70 krajach; najściślej współpracujemy z Niemcami, Polską, Hiszpanią, Francją, Węgrami i Słowacją. W projektach międzynarodowych w ciągu 48 godzin przygotujemy szacunek kosztów i warunki współpracy dla maksymalnie 20 jurysdykcji. Państwo komunikują się z jednym partnerem w ARROWS, a koordynację zagranicznych kolegów zapewniamy my.

Wielkość kancelarii i dobór specjalistów

Wielkość ma znaczenie tam, gdzie potrzebujecie Państwo zasobów na transakcję lub duży spór oraz specjalizacji, których jedna osoba mieć nie może. Duża międzynarodowa kancelaria ma zasoby, ale często także konflikty interesów i cenę, która przy bieżących sprawach średniej firmy się nie opłaca. Samodzielny adwokat jest tańszy, ale stanowi pojedynczy punkt awarii.

Do decyzji należy też pytanie, czy zatrudnić własnego prawnika firmowego i jak podzielić pracę między niego a kancelarię zewnętrzną; zajmujemy się tym w artykule o prawniku in-house i outsourcingu usług prawnych. Kancelaria adwokacka ARROWS jest wystarczająco duża na złożone transakcje i spory, a zarazem wystarczająco niezależna, by działać szybko i bez zbędnych konfliktów interesów.

Ubezpieczenie i odpowiedzialność zawodowa

Adwokat odpowiada wobec klienta za szkodę wyrządzoną w związku z wykonywaniem zawodu; w przypadku spółki adwokackiej odpowiada wobec klienta spółka. Ustawa nakłada więc obowiązkowe ubezpieczenie, a dla spółki adwokackiej z ograniczoną odpowiedzialnością określa minimalną sumę gwarancyjną w wysokości 50 mln CZK (ok. 2,1 mln EUR) za każdego wspólnika. W przypadku samodzielnych adwokatów minimum określa przepis korporacyjny Czeskiej Izby Adwokackiej (Česká advokátní komora).

Ustawowe minimum to tylko dolna granica. Dla dyrektora finansowego ubezpieczenie kancelarii jest narzędziem transferu ryzyka: jeśli adwokat popełni błąd, szkodę pokrywa ubezpieczyciel, ale tylko do uzgodnionego limitu. Dlatego porównajcie limit z wartością Waszych typowych umów i sporów, a nie z ceną usług prawnych.

Kancelaria adwokacka ARROWS posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności zawodowej z limitem 350 000 000 CZK (ok. 14,4 mln EUR), czyli siedmiokrotnością ustawowego minimum dla spółki adwokackiej. Limit obejmuje także transakcje i spory o wartości setek milionów koron czeskich. Dokument potwierdzający ubezpieczenie przedstawiamy na żądanie, a częścią umowy ramowej może być też zobowiązanie do nieobniżania limitu w okresie współpracy.

Jak poruszać się w świecie usług prawnych

Doradztwo prawne a zastępstwo procesowe

Sprawy firmowe dzielą się na bieżące doradztwo (umowy, pytania z działu operacyjnego i kadr), zastępstwo przed sądami i organami administracji oraz projekty z własnym budżetem, typowo transakcje lub restrukturyzacje grupy. Każda część wymaga innego modelu wynagrodzenia: ryczałt na bieżące sprawy, budżet na spór, cena stała na projekt.

Przygotowanie dokumentów

Największą oszczędnością w firmowych sprawach prawnych jest standaryzacja. Kancelaria, która przygotuje Państwu wzorcową dokumentację (warunki handlowe, ramowe umowy sprzedaży, umowy z dostawcami, umowy o pracę, wewnętrzne regulaminy) i utrzymuje ją w aktualności, zmniejsza liczbę spraw rozwiązywanych indywidualnie. Po zmianie przepisów to kancelaria powinna przyjść z propozycją zmian, a nie Państwo z pytaniem.

Obrona i spory

W przypadku firm najczęściej chodzi o spory z dostaw, windykację należności, reklamacje i spory pracownicze. Dobra kancelaria przed wszczęciem sporu przedstawi szacunek kosztów, prawdopodobieństwa sukcesu i czasu trwania postępowania i porówna je z wartością roszczenia.

Jak uniknąć konfliktu interesów

Adwokat musi odmówić świadczenia usług prawnych, jeżeli w tej samej lub powiązanej sprawie świadczył już usługi komuś o sprzecznych interesach albo jeżeli informacje o innym kliencie mogłyby bezpodstawnie uprzywilejować Państwa przeciwnika.

W środowisku firmowym konflikt interesów kryje się w grupach kapitałowych i relacjach z dostawcami: kancelaria pracuje dla Państwa spółki matki i spółki zależnej, dla Państwa i Waszego głównego dostawcy albo dla dwóch konkurentów na tym samym rynku. Przed przyjęciem każdej nowej sprawy kancelaria przeprowadza weryfikację konfliktu interesów i dlatego pyta o nazwy stron przeciwnych i spółek w grupie.

Ryzyka przy wyborze kancelarii adwokackiej

Poniższa tabela podsumowuje ryzyka złego wyboru i sposób, w jaki profesjonalna kancelaria im zapobiega:

Jak sprawdzić referencje i doświadczenie adwokata

Rankingi i wyróżnienia

Miejsce w rankingach takich jak Právnická firma roku (Kancelaria Prawna Roku), Chambers and Partners czy Legal 500 jest sygnałem jakości, choć jego brak nie oznacza czegoś przeciwnego. Kancelaria adwokacka ARROWS od 2016 roku jest regularnie nagradzana w konkursie Právnická firma roku i wymieniana w rankingu Legal 500.

Osobiste referencje i recenzje

Najlepszą referencją dla firmy jest inna firma z podobnej branży i o podobnej wielkości. Referencje naszych klientów, wśród nich spółek produkcyjnych i technologicznych oraz banków, publikujemy na stronie internetowej wraz z nazwiskami osób, które ich udzieliły.

Referencje na żądanie

Jeżeli wybieracie Państwo kancelarię w postępowaniu przetargowym, dajcie wszystkim oferentom to samo zadanie: opis spraw, szacunkowy wolumen, oczekiwany model wynagrodzenia i wymagania dotyczące raportowania. Zasadne jest poproszenie o zanonimizowane przykłady podobnych spraw i o kontakt do obecnego klienta.

Sytuacje szczególne i pilne potrzeby

W firmie nie mogą czekać trzy rodzaje sytuacji: terminy procesowe (zabezpieczenie wniesione przez konkurenta), działania organów (kontrola czeskiej inspekcji pracy (inspektorát práce), policja w firmie) oraz kryzysy operacyjne (niewypłacalność kluczowego odbiorcy, cyberatak). Już przy wyborze pytajcie, jaki tryb kancelaria ma na takie sytuacje i do kogo dzwonić poza godzinami pracy.

Kancelaria adwokacka ARROWS ma dla klientów ryczałtowych uzgodniony tryb spraw pilnych z wyznaczonym kontaktem. Pilna praca poza godzinami pracy może być rozliczana według wyższej stawki; również to powinno być z góry zapisane w umowie.

Podsumowanie

Wybór kancelarii adwokackiej to dla firmy decyzja o dostawcy na kilka lat. Decydują doświadczenie z danym typem spraw, umiejętność koordynowania prawa, podatków i księgowości z jednego miejsca, uzgodnione zasady współpracy oraz ubezpieczenie odpowiadające wartości Państwa umów i sporów.

Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS pracują w zespole liczącym ponad sześćdziesięciu prawników, doradców podatkowych i księgowych, są ubezpieczeni na 350 000 000 CZK, koordynują sprawy zagraniczne w sieci ETL Global i korzystają z własnych narzędzi AI pod kontrolą adwokata. Jeśli wybieracie Państwo nowego partnera prawnego, przygotujemy ofertę zgodnie z Waszym zapytaniem.