Wchodzą Państwo w duże zamówienie razem z inną firmą

Konsorcjum powstaje z chwilą podpisania umowy, a nie wpisu do rejestru

Jeżeli kilka osób zobowiąże się umową do zrzeszenia się jako wspólnicy dla wspólnego celu działalności lub sprawy, powstaje spółka (§ 2716 czeskiej ustawy Kodeks cywilny (ustawa nr 89/2012 Sb., dalej „KC”)). Konsorcjum to praktyczna nazwa właśnie takiej spółki. Do jej powstania nie potrzeba niczego więcej: żadnego wpisu, żadnej własnej nazwy, żadnego wkładu. Jeżeli podpiszą Państwo z drugą firmą dokument, z którego wynika, że wspólnie ubiegają się Państwo o zamówienie i wspólnie je zrealizują, konsorcjum istnieje od tej chwili, niezależnie od tego, czy tak je Państwo nazywają.

Z tego samego wynika również, czym konsorcjum nie jest. Nie powstaje osoba prawna, konsorcjum nie ma własnego majątku ani organu statutowego i nie może zostać pozwane jako całość. Sąd Najwyższy Republiki Czeskiej (Nejvyšší soud) ujmuje to tak, że umowa spółki nie prowadzi do założenia osoby prawnej, lecz jedynie do powstania stosunków zobowiązaniowych między wspólnikami. Zamawiający pozywa więc konkretne firmy, a nie „konsorcjum”. Dla Państwa oznacza to, że każdy spór o karę zamawiający poprowadzi przeciwko jednej lub obu firmom z imienia.

Ta niepozorność jest właśnie powodem, dla którego ustawa zapewnia drugiej stronie silną ochronę. Ani istnienie konsorcjum, ani treść Państwa umowy nie są nigdzie publikowane, więc zamawiający nie ma jak ustalić, kto wewnątrz za co odpowiada. Ustawa posługuje się zatem najprostszą regułą: za długi ze wspólnej działalności zobowiązani są wszyscy. Co dokładnie stanowi taki dług, określa przede wszystkim umowa, którą podpiszą Państwo z zamawiającym.

W praktyce konsorcja pojawiają się w trzech sytuacjach, a każda prowadzi do innego podziału ryzyka. Konsorcjum kapacytetowe powstaje, gdy sami nie są Państwo w stanie udźwignąć wolumenu zamówienia; obie firmy są zastępowalne, a spór toczy się o pieniądze. Konsorcjum kwalifikacyjne uzupełnia brakujące referencje lub obrót, a wypadnięcie partnera, który wniósł kwalifikację, może podważyć jej spełnienie lub prowadzić do niedopuszczalnej zmiany wykonawcy. Konsorcjum technologiczne łączy firmy, z których każda potrafi wykonać inną część dzieła, a wypadnięcia partnera nie nadrobią Państwo własnymi siłami.

Solidarność: dlaczego wewnętrzny podział prac nie interesuje zamawiającego

Za długi wynikające ze wspólnej działalności wspólnicy są zobowiązani wobec osób trzecich solidarnie (§ 2736 KC). W praktyce oznacza to, że zamawiający może żądać całego świadczenia lub dowolnej jego części od któregokolwiek z Państwa, a wezwana firma musi świadczyć bez względu na wewnętrzny udział. Rozliczenie z partnerem to dopiero drugi krok, a jego wynik zamawiającego nie interesuje.

Najostrzejsza postać tej reguły ujawniła się w sporze o rekultywację starego obciążenia ekologicznego. Dwie firmy utworzyły konsorcjum w związku z zamówieniem publicznym na usunięcie beczek z odpadami niebezpiecznymi. Prace w ogóle nie ruszyły, jedna z firm partnerskich została skazana karnie za związane z tym działania, a państwo zażądało kar umownych przekraczających 30 000 000 CZK (ok. 1,2 mln EUR). Domagało się ich od obu firm, w tym od tej, która w wykonaniu dzieła praktycznie nie uczestniczyła i o działalności przestępczej nie wiedziała.

Sąd Najwyższy Republiki Czeskiej stwierdził, że wskutek naruszenia obowiązku powstał po stronie wspólniczek wspólny dług z tytułu uzgodnionej kary umownej i że na podstawie § 2736 są zobowiązane do jego spełnienia solidarnie; ocenę sądu odwoławczego w tym punkcie uznał za prawidłową (wyrok Sądu Najwyższego Republiki Czeskiej sygn. akt 23 Cdo 1051/2025 z dnia 5 stycznia 2026 r., dostępny na rozhodnuti.nsoud.cz). Solidarność nie musi więc kończyć się na zobowiązaniu głównym i może objąć także sankcje za jego naruszenie.

Do wyroku trzeba dodać jedną rzecz, aby nie powstało nieporozumienie. Sąd Najwyższy uchylił wyrok sądu odwoławczego w części dotyczącej obowiązku pasywnej partnerki i przekazał sprawę w tym zakresie sądowi odwoławczemu do ponownego rozpoznania, jednak z innego powodu, mianowicie ze względu na sposób oceny miarkowania kary. Na wniosek o solidarności nie ma to wpływu, ma natomiast wpływ na wysokość kwoty, którą pasywna partnerka ostatecznie zapłaci.

Istotny jest też wniosek co do tego, skąd wynika zakres solidarności. Sąd odrzucił wykładnię, zgodnie z którą same zasady udzielania zamówień publicznych modyfikowałyby stosunki zewnętrzne konsorcjum. Rzeczywista treść i zakres obowiązków solidarnych ustala się w drodze wykładni umów realizacyjnych. Innymi słowy, o tym, za co będą Państwo odpowiadać, decyduje treść umowy o dzieło z zamawiającym, a nie zgłoszenie do przetargu — i właśnie dlatego prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS analizują ją, zanim zostanie podpisana oferta.

Co partner może podpisać w Państwa imieniu bez Państwa wiedzy

Partner zobowiązuje Państwa wobec zamawiającego wtedy, gdy ma do tego Państwa umocowanie, a przy wspólnej ofercie mogą mu je Państwo udzielić, nie zdając sobie z tego w pełni sprawy, na przykład ogólnym pełnomocnictwem do kontaktów z instytucją zamawiającą. Ustawa traktuje go we wspólnej sprawie jako zleceniobiorcę wszystkich wspólników, a odmiennego ustalenia wewnętrznego nie można podnieść wobec osoby trzeciej działającej w dobrej wierze (§ 2737 KC). Samo zlecenie nie obejmuje jednak przedstawicielstwa, co podkreślił Naczelny Sąd Administracyjny Republiki Czeskiej (Nejvyšší správní soud) (postanowienie sygn. akt 10 Afs 66/2023 z dnia 29 listopada 2023 r.).

W praktyce jest to groźniejsze niż sama solidarność, ponieważ dzieje się na bieżąco i niezauważenie. Szeroko sformułowane pełnomocnictwo obejmie podpisany protokół z narady kontrolnej, przyjętą zmianę terminu, uznanie wady czy porozumienie o przesunięciu harmonogramu, a każda taka czynność partnera obciąża Państwa. Dowiadują się Państwo o tym zwykle dopiero wtedy, gdy zamawiający naliczy karę opartą na dokumencie, którego nigdy Państwo nie widzieli, i pozostaje już tylko sprawdzać, czy partner nie przekroczył swojego umocowania.

Obrona zaczyna się zatem od zakresu umocowania, a nie od wewnętrznego zakazu. Ograniczenie zapisane wyłącznie w umowie spółki nie wiąże zamawiającego działającego w dobrej wierze. Pełnomocnictwo partnera trzeba określić precyzyjnie, czyli co może robić sam, a co tylko razem z Państwem, typowo na zasadzie dwóch podpisów, i tę samą regułę przenieść do umowy z zamawiającym albo zawiadomić go o niej pisemnie od samego początku. Jeżeli partner przekroczy wówczas określone umocowanie, zobowiąże Państwa tylko wtedy, gdy bez zbędnej zwłoki zatwierdzą Państwo jego działanie (§ 440 KC).

Drugą warstwą jest obowiązek informacyjny wewnątrz konsorcjum. Do umowy należy wpisać zobowiązanie partnera do przekazywania Państwu kopii każdego dokumentu wymienionego z zamawiającym w uzgodnionym terminie, wraz z sankcją za naruszenie. Bez tego nie mają Państwo nawet szansy dowiedzieć się, co zostało podpisane w Państwa imieniu, i grozi, że sami zaczną Państwo postępować według dokumentu, z którym się nie zgadzają. Kopie dokumentów są zarazem pierwszym dowodem dla późniejszego regresu.

Co musi zawierać umowa spółki, żeby rzeczywiście chroniła

Pierwszym blokiem jest podział prac i odpowiedzialności w proporcji odpowiadającej rzeczywistości. Trzeba określić, kto wykonuje którą część, kto ponosi jej koszty i w jakiej proporcji dzielą się Państwo zyskiem i stratą. Ta proporcja jest zarazem kluczem do późniejszego regresu, więc jeśli jest ustawiona inaczej niż faktyczny podział pracy, sami wywołują Państwo spór.

Drugim blokiem jest zarządzanie zamówieniem. Należy określić, kto jest wspólnikiem wiodącym, co może robić sam, a co tylko za zgodą drugiego, jak podejmuje się decyzje w razie braku porozumienia i kto komunikuje się z zamawiającym. Bez mechanizmu decyzyjnego konsorcjum zablokuje się przy pierwszej komplikacji, a opóźnienie obciąży obu. Sprawdza się wyznaczenie jednej osoby z uprawnieniami decyzyjnymi w sprawach operacyjnych i zastrzeżenie wspólnego decydowania tylko dla wymienionych przypadków, typowo dla zmian ceny, terminu i zakresu dzieła.

Trzecim blokiem jest wewnętrzne rozliczenie kar, i to stanowi sedno całego dokumentu. Umowa musi stanowić, że karę dochodzoną przez zamawiającego ponosi w pełnym zakresie ten, kto naruszenie spowodował, i to także wtedy, gdy została wyegzekwowana od drugiego partnera. Do tego należy termin zapłaty i odsetki za zwłokę, aby rozliczenie nie było jedynie deklaracją.

Czwartym blokiem jest wyjście ze współpracy. Należy opisać, co się stanie, gdy partner stanie się niewypłacalny, utraci licencję, przestanie wykonywać umowę lub odstąpi od współpracy. Trzeba uzgodnić przejęcie jego części prac, dostęp do jego dokumentacji i do dzieła w toku oraz sposób rozliczenia tego, co już zostało zapłacone. Jak w takiej sytuacji postępować wobec zamawiającego, omawia tekst o karach umownych w zamówieniach publicznych i roszczeniach lidera konsorcjum.

To, który z tych czterech bloków jest krytyczny przy Państwa zamówieniu, zależy od tego, czy wchodzą Państwo do konsorcjum ze względu na moce przerobowe, kwalifikacje czy technologię. Dlatego zakres umowy spółki prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS oceniają w odniesieniu do konkretnego zamówienia, warunków zamówienia oraz tego, jak silny jest partner, z którym Państwo do niego przystępują.

Jak zabezpieczyć regres, gdy partner zawiedzie

Wewnętrzne rozliczenie na papierze ma wartość tylko wtedy, gdy jest z czego je zaspokoić. Firma, która zawaliła zamówienie, jest w chwili, gdy dochodzą Państwo od niej regresu, zwykle właśnie tą, która nie ma pieniędzy. Zabezpieczenie ustala się więc przy podpisaniu umowy, a nie po szkodzie, a jego wysokość warto wyprowadzić z najwyższej kary, jaka może wyniknąć z zamówienia.

W praktyce sprawdzają się trzy instrumenty, różniące się siłą i łatwością wynegocjowania. Najsilniejsza jest gwarancja bankowa partnera w wysokości odpowiadającej jego udziałowi w zamówieniu lub jego maksymalnej możliwej karze. Rozwiązaniem pośrednim jest kaucja zatrzymywana ze wspólnych płatności i zwalniana po ukończeniu jego części. Najsłabsze, ale najłatwiejsze do uzyskania jest poręczenie spółki dominującej partnera lub jego wspólników.

Drugą warstwą jest ubezpieczenie. Proszę zażądać dokumentu potwierdzającego ochronę z tytułu odpowiedzialności za szkodę i sprawdzić limit oraz wyłączenia, zwłaszcza dotyczące kar umownych, które często są wyłączone z ochrony ubezpieczeniowej, dlatego trzeba przeczytać konkretne ogólne warunki ubezpieczenia. Ochrona potwierdzona certyfikatem ubezpieczyciela jest informacją, oświadczenie partnera — nie.

Trzecią warstwą jest bieżąca kontrola. Proszę zastrzec sobie prawo wglądu w dokumentację części partnera, udziału w jego naradach kontrolnych i otrzymywania informacji o jego sytuacji płatniczej. Pogarszającą się moralność płatniczą wobec jego własnych dostawców rozpoznają Państwo wcześniej niż z rejestru. Jak wygląda kontrolowane dochodzenie roszczenia, pokazuje tekst o sądowym dochodzeniu roszczeń od firm dostawczych.

W zamówieniach publicznych instytucja zamawiająca ma w ręku wyraźne uprawnienie. Może żądać, aby wykonawcy składający wspólną ofertę wykazali, jak będzie podzielona odpowiedzialność za wykonanie, i może wymagać, aby odpowiedzialność ponosili wszyscy solidarnie (§ 103 czeskiej ustawy o zamówieniach publicznych (ustawa nr 134/2016 Sb., dalej „ZZVZ”)). Jeżeli wymaga solidarności, nie mogą jej Państwo jednostronnie wyłączyć w ofercie i rozsądnie jest przyjąć to za punkt wyjścia.

Pola do negocjacji nie należy więc szukać w pytaniu, czy solidarność będzie, lecz w tym, czego dokładnie dotyczy — i trzeba go szukać w porę. Dopóki nie upłynie termin składania ofert, można zaproponować instytucji zamawiającej zmianę warunków umowy: ograniczenie kar limitem, powiązanie ich z częścią dzieła, w której doszło do naruszenia, albo możliwość zastąpienia nienależycie wykonującego partnera bez rozwiązania całej umowy. Zmiany dokonuje jednak instytucja zamawiająca, i to wobec wszystkich wykonawców jednakowo. Po złożeniu oferty możliwość negocjacji zależy od rodzaju postępowania o udzielenie zamówienia.

U zamawiających prywatnych pole manewru jest większe i warto z niego skorzystać. Można tam wynegocjować także odpowiedzialność podzieloną według części dzieła, jeżeli są one technicznie rozdzielne i mogą zostać odebrane samodzielnie. Warunkiem jest, aby podział był jednoznaczny, a zamawiający miał przy każdej części jasnego partnera, do którego zwróci się w razie wady lub zwłoki.

Instytucja zamawiająca z trudem ustąpi natomiast tam, gdzie straciłaby pewność ukończenia dzieła. Jeżeli wymaga, aby w razie odstąpienia jednego partnera pozostały przejął jego część, nie ma sensu tego odrzucać. Sens ma wycenienie tego i odzwierciedlenie w wewnętrznym rozliczeniu: koszty przejęcia cudzej części dzieła należą do pozycji, których dochodzą Państwo od odchodzącego partnera, i muszą być w umowie spółki wyraźnie wymienione.

W zamówieniu publicznym mechanizm przejęcia musi wytrzymać konfrontację także z ustawą, nie tylko z partnerem. Zastąpienie wykonawcy innym wykonawcą stanowi istotną zmianę zobowiązania z umowy, chyba że instytucja zamawiająca jednoznacznie zastrzegła je z góry w dokumentacji zamówienia (§ 222 ZZVZ). To, czy odejście jednego ze wspólników jest taką zmianą i jak z nim postąpić, ocenia się zatem według warunków zamówienia i umowy realizacyjnej, a nie według porozumienia wewnętrznego.

Błędy, które wychodzą na jaw dopiero przy pierwszej karze

Najczęstszym błędem jest umowa spółki przejęta ze wzoru bez powiązania z konkretnym zamówieniem. Taki dokument zwykle reguluje udziały w zysku, a milczy o tym, kto ponosi karę od zamawiającego, jak rozlicza się opóźnienie i co się stanie po odejściu partnera. A właśnie te trzy kwestie przesądzają o wyniku.

Drugim błędem jest liczenie na to, że zamawiający będzie dochodził kary od tego, kto ją spowodował. Zamawiający naturalnie kieruje się do tego, kto ma pieniądze, i ma do tego prawo. Proszę zakładać, że to Państwo zapłacą, i odpowiednio ustawić zabezpieczenie. Jak bronić się przed roszczeniem, które już zostało zgłoszone, omawia tekst o obronie przed dużym pozwem o odszkodowanie.

Trzecim błędem jest wspólny rachunek bez zasad dysponowania nim. Leżą na nim pieniądze z zamówienia, a partner w tarapatach przeznaczy je na swoje inne zobowiązania. Prawo dysponowania powinno więc wymagać dwóch podpisów, a wypłaty powyżej określonej kwoty — zgody obu stron, w przeciwnym razie zabezpieczenie, które z trudem Państwo wynegocjowali, rozpłynie się, zanim będzie potrzebne.

Czwartym błędem jest spóźniona reakcja na to, że partner nie nadąża. Im dłużej sprawa jest rozwiązywana polubownie, tym mniej czasu zostaje na przejęcie jego części i tym wyższa kara, która spadnie na obu. Kiedy jeszcze warto partnera wspierać, a kiedy już przejąć jego prace, prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS oceniają przy konkretnym zamówieniu według stanu dzieła i brzmienia obu umów.

Gdzie współpraca w konsorcjum zawodzi

Podsumowanie

Artykuł pokazał, że w konsorcjum nie chodzi tylko o to, jak podzielą się Państwo pracami, lecz przede wszystkim o to, że za długi ze wspólnej działalności odpowiadają Państwo wobec zamawiającego obaj solidarnie. Solidarność wynika z ustawy, może objąć także kary za naruszenie, którego dopuścił się partner, i nie można jej wobec zamawiającego ograniczyć porozumieniem wewnętrznym; co dokładnie stanowi wspólny dług, określa umowa z zamawiającym.

Dla zarządu firmy wynikają z tego dwie liczby, które trzeba znać przed podpisaniem. Pierwszą jest najwyższa kara, jaka może wyniknąć z zamówienia, bo właśnie ją mogą Państwo zapłacić w całości. Drugą jest wartość zabezpieczenia, które realnie mają Państwo od partnera. Jeżeli druga liczba jest znacznie niższa od pierwszej, nie wchodzą Państwo do konsorcjum, lecz udzielają partnerowi kredytu.

Zwłoka działa tu jednokierunkowo. Dopóki dopiero ubiegają się Państwo o zamówienie, partner ma powód ustąpić, a do warunków zamówienia można jeszcze zgłaszać uwagi; gdy zamówienie zostało wygrane i ruszyło, nie mają Państwo argumentów nacisku, a zasad wewnętrznych już się nie wynegocjuje. Konsorcja, które zakończyły się dobrze, miały rozliczenie kar, zakres pełnomocnictw i zabezpieczenia podpisane przed złożeniem oferty. Jakość samej umowy spółki dobrze uzupełni także weryfikacja umowy handlowej z zamawiającym — właśnie temu poświęcony jest tekst zatytułowany Co powinna obejmować weryfikacja umowy handlowej.

Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS przygotują i zweryfikują umowę spółki oraz pełnomocnictwa, sprawdzą partnera i jego ochronę ubezpieczeniową, przygotują materiały do negocjowania warunków z instytucją zamawiającą i będą Państwa reprezentować przy dochodzeniu regresu oraz w dalszym sporze. Prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz lub zapoznanie się z naszą usługą umowy i negocjacje.