Auktionshäuser

AML und Auktionshäuser: Warum Sie auch außerhalb des Finanzsektors Verpflichteter sind

Die Regeln zur Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung (AML/CFT) wurden nicht für den Kunstmarkt geschaffen, sondern in erster Linie für Banken und Finanzinstitute. Grundlage sind die internationalen Standards der Financial Action Task Force (FATF), die 40 Empfehlungen herausgegeben hat, die unter anderem die Pflicht regeln, den eigenen Kunden zu kennen (KYC), eine Sorgfaltsprüfung des Kunden durchzuführen (Customer Due Diligence, CDD) und die wirtschaftlichen Eigentümer von Gesellschaften und anderen Strukturen zu ermitteln. Diese Standards übernehmen die Staaten schrittweise in ihre Rechtsvorschriften, und die Europäische Union setzt sie in AML-Richtlinien und nunmehr auch in unmittelbar anwendbaren Verordnungen um.

Die Tschechische Republik setzt die FATF-Empfehlungen vor allem durch das Gesetz Nr. 253/2008 Slg. über bestimmte Maßnahmen gegen die Legalisierung von Erträgen aus Straftaten und die Terrorismusfinanzierung um, das als AML-Gesetz bezeichnet wird. Dieses Gesetz legt genau den Kreis der sogenannten Verpflichteten fest, zu denen längst nicht mehr nur Banken gehören, sondern auch Immobilienmakler, Steuerberater, Anbieter von Kryptowerte-Dienstleistungen, Händler mit hochwertigen Gütern und eben auch Kunsthändler und Auktionshäuser.

Der Grund ist einfach: Der Kunstmarkt gilt aus Sicht der FATF wie auch der nationalen Behörden als Hochrisikobereich, da er rasche Verschiebungen hoher Werte ermöglicht, oft mit internationalem Bezug und bei relativ geringer Transparenz.

In der Praxis bedeutet dies: Betreiben Sie ein Auktionshaus oder handeln Sie mit Kunstwerken, Antiquitäten oder Sammlerstücken in Werten, die das AML-Gesetz als relevant ansieht, gelangen Sie in das Regime eines Verpflichteten. In dieser Rolle müssen Sie eine Reihe von Pflichten erfüllen – von der Identifizierung der Kunden über die Risikobewertung einzelner Geschäfte bis hin zur Meldung verdächtiger Geschäfte an das Finanzanalyseamt (Finanční analytický úřad, FAÚ). Arbeiten Sie neben klassischen Zahlungen auch mit virtuellen Vermögenswerten, kann es hilfreich sein, auf Erfahrungen mit der Compliance-Einrichtung für das Krypto-Umfeld zurückzugreifen, die wir im Beitrag Warum ARROWS die erste Wahl für Krypto-Projekte ist: Volle Compliance und sichere Navigation durch ein noch unbeständiges regulatorisches Umfeld zusammenfassen.

Es handelt sich also nicht um eine „Zusatzagenda“, sondern um einen Rechtsrahmen, dessen Nichteinhaltung zu Geldbußen in Millionenhöhe, zu Reputationsschäden des Auktionshauses und im Extremfall sogar zur strafrechtlichen Verantwortlichkeit bestimmter Personen führen kann.

Wann ein Auktionshaus Verpflichteter nach dem AML-Gesetz wird

Das AML-Gesetz definiert den Verpflichteten zum einen allgemein, zum anderen über besondere Kategorien, zu denen Kunsthändler, Auktionshäuser, Galerien und Antiquitätenhändler gehören. Allgemein gilt, dass AML-Pflichten typischerweise Subjekte treffen, die mit fremden Geldmitteln umgehen oder an Transaktionen in bar oder in virtuellen Vermögenswerten von mindestens 10 000 EUR beteiligt sind, sowie Vermittler beim Verkauf hochwertiger Gegenstände wie Gold, Schmuck oder Kunstwerke.

Organisiert ein Auktionshaus also die Versteigerung eines Gemäldes, dessen Ausruf- und voraussichtlicher Zuschlagspreis vernünftigerweise in dieser Höhe oder darüber zu erwarten ist, sollte es sich auf das volle AML-Regime einstellen.

Das Gesetz arbeitet zugleich mit den Begriffen Geschäft und Geschäftsbeziehung: Ein Geschäft ist jede Handlung des Verpflichteten mit einer anderen Person, die auf die Verfügung über deren Vermögen oder die Erbringung einer Dienstleistung gerichtet ist; eine Geschäftsbeziehung sind vertragliche (und neu auch bestimmte gesetzlich begründete) Beziehungen, deren Zweck die wiederholte Verfügung über das Vermögen des Kunden oder die wiederholte Erbringung von Dienstleistungen ist. In der Praxis entscheiden sich strittige Situationen oft daran, wie Vertragsbedingungen und Verantwortlichkeiten der Parteien ausgestaltet sind; etwaige Konflikte fallen dann in den Bereich der Handels- und Gerichtsstreitigkeiten.

Das Auktionshaus tritt im typischen Szenario als Vermittler zwischen dem Verkäufer (Einlieferer) und dem Käufer (Bieter) auf; aus AML-Sicht handelt es sich um zwei eigenständige Kunden, also zwei eigenständige Gegenparteien, gegenüber denen die Identifizierungs- und Prüfpflichten gelten. Diese Dualität wird in der Praxis häufig unterschätzt, vor allem wenn der Verkäufer ein langjähriger Kunde des Auktionshauses ist und die Beziehungen als „partnerschaftlich“ wahrgenommen werden; das AML-Gesetz kennt jedoch keinerlei solche Nachsicht.

Wichtig ist, dass ein Auktionshaus nicht nur bei physischen Auktionen in das AML-Regime gelangt, sondern auch bei Online-Auktionen, Private Sales oder bei der Vermittlung von Verkäufen außerhalb des Auktionssaals, sofern diese die Definition eines Geschäfts oder einer Geschäftsbeziehung und die Wertgrenzen erfüllen.

Moderne Auktionshäuser, die hybride Auktionen unter Beteiligung ausländischer Kunden veranstalten, kombinieren daher in der Regel das AML-Recht mehrerer Rechtsordnungen und müssen die Anforderungen des tschechischen AML-Gesetzes mit den Erwartungen ausländischer Banken und Aufsichtsbehörden in Einklang bringen. Diese grenzüberschreitenden Aspekte sind häufig Quelle praktischer Probleme; werden sie unterschätzt, kann dies zur Sperrung von Zahlungen auf Fremdwährungskonten, zur Ablehnung einer Zahlung durch die Bank oder zu Anfragen ausländischer Zentralstellen für Finanztransaktionsuntersuchungen führen. Ähnliche „Stopps“ seitens der Bank treten in der Praxis auch bei Kreditbeziehungen auf; deren Lösung erörtern wir im Beitrag Streitigkeiten um Unternehmenskredite: Wann Sie sich gegen das Vorgehen der Bank bei der Fälligstellung eines Kredits wehren können.

Neue europäische AML-Vorschriften und ihre Auswirkungen auf Auktionshäuser

Im Bereich des AML-Rechts findet derzeit eine bedeutende Regulierung auf Ebene der Europäischen Union statt, oft als „AML-Paket“ bezeichnet. Dazu gehören insbesondere die AMLR-Verordnung, die die Pflichten der Verpflichteten EU-weit unmittelbar harmonisieren soll, und die AMLA-Verordnung über die neu entstehende europäische AML-Aufsichtsbehörde sowie die neue AMLD-Richtlinie, die die Regelung in den den Mitgliedstaaten überlassenen Bereichen ergänzt. Mit Blick auf die neuen europäischen Anforderungen empfiehlt es sich, auch den Umgang mit personenbezogenen Daten im Rahmen von KYC und internen Prozessen laufend zu überprüfen; hierzu kann auch rechtliche Unterstützung im Bereich DSGVO dienen.

Diese Vorschriften treten schrittweise in den Jahren 2025 bis 2027 in Kraft, wobei einige Elemente, etwa die Einbeziehung der Anbieter von Kryptowerte-Dienstleistungen (CASP), bereits in das tschechische AML-Gesetz übernommen wurden.

Für Auktionshäuser ist wichtig, dass der europäische Regulierungsrahmen immer stärker auf einen risikobasierten Ansatz, die konsequente Identifizierung des wirtschaftlichen Eigentümers, den Umgang mit politisch exponierten Personen und Sanktionslisten sowie auf die Transparenz komplexer Eigentumsstrukturen setzt. Auch wenn sich das AML-Paket nicht ausschließlich auf den Kunstmarkt richtet, steigt dadurch objektiv der Druck auf Subjekte, die Verschiebungen hoher Werte ermöglichen, einschließlich der Auktionshäuser.

Für die Leitung von Auktionshäusern ist es daher vernünftig, in hochwertige interne Prozesse und eine rechtliche Einrichtung zu investieren, noch bevor die neuen Vorschriften konsequent durchgesetzt werden – präventive Anpassungen sind stets günstiger als die spätere Verteidigung gegen Geldbußen oder Transaktionssperren.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS verfolgen in diesem Bereich nicht nur die tschechische Gesetzgebung, sondern auch die Vorbereitung und Anwendung europäischer Vorschriften, einschließlich der AMLR und der MiCA-Verordnung für Kryptowerte. Bei Mandanten aus dem Kreis der Auktionshäuser befassen sie sich daher nicht nur mit der formalen Einhaltung der geltenden Fassung des AML-Gesetzes, sondern richten auch Prozesse ein, die im künftigen einheitlichen europäischen Regime Bestand haben – insbesondere bei Subjekten mit grenzüberschreitender Kundschaft und im Ausland geführten Konten.

Barzahlungen im Auktionshaus: Grenzen, Verbote und praktische Fallstricke

Bei Käufen im Auktionshaus versteht man unter „Barzahlung“ umgangssprachlich oft, dass der Käufer den Kauf aus eigenen Mitteln ohne Kredit finanziert – typischerweise ohne Hypothek. Rechtlich ist es jedoch entscheidend, die Herkunft der Mittel von der Zahlungsform zu unterscheiden: Eine Barzahlung erfolgt mit Banknoten und Münzen bzw. anderen Instrumenten, die das Gesetz als Bargeld ansieht, während eine unbare Zahlung per Überweisung über ein Bankkonto oder einen anderen unbaren Kanal erfolgt.

In der Auktionspraxis ist es daher wichtig, sich nicht auf die „umgangssprachliche“ Bezeichnung zu verlassen und intern stets zu klären, ob es sich um eine physische Übergabe von Bargeld oder um eine unbare Überweisung handelt.

Barzahlungen zwischen Unternehmern in der Tschechischen Republik unterliegen dem gesonderten tschechischen Gesetz Nr. 254/2004 Slg. über die Beschränkung von Barzahlungen (im Folgenden „Barzahlungsgesetz“), das den Höchstbetrag einer einzelnen Barzahlung festlegt und zugleich Ausnahmen und die Folgen von Verstößen regelt. An dieses Gesetz sind sowohl Zahler als auch Empfänger gebunden, also auch Auktionshäuser, sofern sie Barzahlungen über dem festgelegten Grenzwert annehmen oder leisten.

Ein Verstoß gegen diese Regeln kann zur Verhängung einer Sanktion sowohl gegenüber der Person führen, die die Zahlung geleistet hat, als auch gegenüber der Person, die sie angenommen hat; bei juristischen Personen können die Geldbußen Millionen Kronen erreichen. Die Annahme von Bargeld über dem gesetzlichen Grenzwert ist somit kein „Risiko des Käufers“, sondern ein unmittelbares Risiko auch für das Auktionshaus.

Neben dem Grenzwert für die Höhe einer Barzahlung ist auch wichtig, dass das Barzahlungsgesetz verbietet, die Regeln zu umgehen, etwa indem eine wirtschaftlich zusammenhängende Transaktion formal in mehrere kleinere Zahlungen aufgeteilt oder mehrere Personen eingesetzt werden.

Nimmt ein Auktionshaus mehrere Barzahlungen an, die von verschiedenen Personen geleistet werden, in Wirklichkeit aber Leistungen desselben Käufers für denselben Gegenstand darstellen, kann ein solches Vorgehen als Gesetzesumgehung gewertet werden – nicht nur im Sinne des Barzahlungsgesetzes, sondern auch aus AML-Sicht, wo eine solche Aufteilung typischerweise die Merkmale eines verdächtigen Geschäfts erfüllt.

Zusammenhang zwischen Bargeld und AML-Pflichten

Das AML-Gesetz behandelt Bargeschäfte ausdrücklich als einen der Risikofaktoren, und zwar sowohl im Hinblick auf die Entstehung der Pflicht zur Identifizierung des Kunden als auch bei der Beurteilung, ob ein konkretes Geschäft verdächtig ist. Der Verpflichtete muss die Identifizierung des Kunden spätestens dann vornehmen, wenn feststeht, dass der Wert des Geschäfts den gesetzlichen Grenzwert überschreiten wird, und die Sorgfaltsprüfung des Kunden (vertiefte Prüfung) typischerweise vor Durchführung eines Geschäfts mit einem Wert von mindestens 15 000 EUR bzw. bei Bargeschäften über 10 000 EUR.

Bei Auktionshäusern bedeutet die Kombination aus hohem Wert eines Kunstwerks und Barzahlung daher praktisch immer, dass das Geschäft ohne Identifizierung und Sorgfaltsprüfung des Kunden nicht durchgeführt werden kann, ohne gegen das AML-Gesetz zu verstoßen.

Besondere Aufmerksamkeit ist geboten, wenn der Kunde auf Barzahlung besteht und sich zugleich weigert, Informationen über die Herkunft der Mittel, den wirtschaftlichen Eigentümer oder den Zweck der Transaktion zu geben. Das AML-Gesetz zählt ein solches Verhalten ausdrücklich zu den Anzeichen eines verdächtigen Geschäfts und verpflichtet den Verpflichteten, ein solches Geschäft abzulehnen und es dem Finanzanalyseamt zu melden.

Die Leitung eines Auktionshauses sollte sich daher bewusst sein, dass das Bemühen, einem „guten Kunden entgegenzukommen“, der seinen Hintergrund nicht offenlegen will, zu weit gravierenderen Folgen führen kann als zum Verlust eines Geschäfts – einschließlich der Pflicht, das eigene Vorgehen gegenüber dem FAÚ zu erläutern und sich gegen einen drohenden Bußgeldbescheid zu verteidigen.

Bei Barzahlungen ist es zudem gängige Praxis, eine anwaltliche, notarielle oder Bankverwahrung (Treuhandkonto) zu nutzen, insbesondere bei höherwertigen Transaktionen – ein Standard, wie er etwa aus Immobiliengeschäften bekannt ist. Diese Praxis bedeutet für sich genommen nicht, dass die AML-Pflicht des Auktionshauses entfällt – dieses ist weiterhin verpflichtet, seine Kunden nach dem AML-Gesetz zu identifizieren und zu prüfen, während der Anwalt oder die Bank, die die Verwahrung übernehmen, ihre eigenen AML-Pflichten im Rahmen ihres Berufs erfüllen.

Richtet ein Auktionshaus den Prozess jedoch so ein, dass es Kunden direkt die Verwahrung bei einem bestimmten Anwalt oder Finanzinstitut empfiehlt, sollten die AML-Verfahren beider Stellen aufeinander abgestimmt werden, damit weder Doppelungen noch Lücken entstehen, die bei einer Prüfung als unzureichende Sorgfalt erscheinen würden.

Typische Fehler von Auktionshäusern bei Barzahlungen

In der Praxis sehen wir mehrere wiederkehrende Fehler, die vor allem die Kombination aus Barzahlungen und AML-Pflichten betreffen. Einer davon ist die Annahme einer Barzahlung über dem gesetzlichen Grenzwert in der Annahme, die Buchhaltung werde sie anschließend auf mehrere Belege „aufteilen“ oder ein Teil der Zahlung werde formal einer anderen Person zugeschrieben, etwa einem Familienangehörigen des Käufers.

Ein solches Vorgehen kann als bewusste Umgehung des Barzahlungsgesetzes gewertet werden und wird sich neben der Sanktion nach diesem Gesetz auch sehr negativ auf die Bewertung des AML-Systems des Auktionshauses bei einer etwaigen Prüfung auswirken.

Ein weiterer Fehler liegt vor, wenn das Auktionshaus Barzahlungen als „VIP-Service“ für die besten Kunden betrachtet und bereit ist, bei ihnen die Anforderungen an Identifizierung und Sorgfaltsprüfung zu lockern, etwa keinen Nachweis der Mittelherkunft oder der Berechtigung, für eine andere Person zu handeln, zu verlangen. Das AML-Gesetz kennt jedoch keinen solchen „VIP-Kunden“-Status und setzt im Gegenteil bei sehr vermögenden Personen und Personen mit erheblichem politischem oder öffentlichem Einfluss erhöhte Vorsicht voraus.

Macht ein Auktionshaus für einen „guten Kunden“ eine Ausnahme von den internen AML-Verfahren, wird ein solcher Fall typischerweise zur schwächsten Stelle des gesamten Systems, auf die sich die Kontrollbehörden konzentrieren.

Ein dritter typischer Fehler ist die unzureichende Dokumentation von Bartransaktionen, und zwar sowohl in der Buchhaltung als auch in den AML-Aufzeichnungen. Das AML-Gesetz verlangt, dass der Verpflichtete die bei Identifizierung und Sorgfaltsprüfung des Kunden gewonnenen Daten und Unterlagen zehn Jahre ab Durchführung des Geschäfts aufbewahrt, und legt zugleich Wert auf die sogenannte nachträgliche Rekonstruierbarkeit, also die Fähigkeit, nach längerer Zeit nachzuweisen, was konkret festgestellt wurde, welche Erwägungen der Verpflichtete angestellt hat und warum er zu dem Schluss gelangt ist, dass das Geschäft nicht verdächtig war.

Erfasst ein Auktionshaus nur minimale Angaben und erstellt es keine qualitativ hochwertigen AML-Aufzeichnungen, wird es seine Sorgfalt kaum verteidigen können, auch wenn sich die Mitarbeiter zum Zeitpunkt des Geschäfts subjektiv um ein umsichtiges Vorgehen bemüht haben.

Identifizierung und Sorgfaltsprüfung des Kunden im Auktionshaus

Umgangssprachlich wird als Kunde eines Auktionshauses manchmal nur angesehen, wer eine Provision zahlt oder regelmäßig handelt, bzw. mit wem das Auktionshaus eine langfristige Beziehung unterhält. Das AML-Gesetz verwendet den Begriff Kunde jedoch in einem präziseren Sinn und verknüpft ihn mit den Begriffen Geschäft und Geschäftsbeziehung, also mit jeder Person, mit der das Auktionshaus so handelt, dass es über deren Vermögen verfügt oder ihr im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit Dienstleistungen erbringt.

Im typischen Auktionsszenario sind somit mindestens zwei Personen Kunden – der Verkäufer (Eigentümer des versteigerten Werks) und der Käufer (Ersteigerer), wobei für beide die AML-Pflichten gelten.

Komplizierter wird es, wenn das Auktionshaus mit einer Person verhandelt, die angibt, für einen anderen zu handeln – etwa ein professioneller Händler bietet für seinen Kunden, ein Familienangehöriger tritt für eine Gesellschaft auf oder ein Anwalt handelt aufgrund einer Vollmacht. In solchen Fällen ist Kunde im Sinne des AML nicht nur die Person, die gegenüber dem Auktionshaus faktisch auftritt, sondern auch die Person, für die sie handelt, und bei juristischen Personen zusätzlich deren wirtschaftlicher Eigentümer.

Diese mehrstufige Identifizierung ist für die Praxis der Auktionshäuser aufwendiger, aber unvermeidlich, wenn sie den gesetzlichen Anforderungen genügen und zugleich das Risiko vermeiden wollen, zum Instrument für die Verschleierung der Identität der tatsächlichen Käufer zu werden.

Grundlegende Identifizierung des Kunden (KYC)

Das AML-Gesetz bestimmt, dass der Verpflichtete die Identifizierung des Kunden spätestens in dem Zeitpunkt vornehmen muss, in dem feststeht, dass der Wert des Geschäfts den gesetzlichen Grenzwert übersteigen wird, und darüber hinaus stets, wenn es sich um ein verdächtiges Geschäft handelt oder eine Geschäftsbeziehung begründet wird. Bei Auktionshäusern ist dieser Zeitpunkt in der Regel mit der Registrierung des Bieters vor der Auktion, der Übernahme des Werks vom Verkäufer zur Auktion oder mit dem Abschluss eines Vertrags über eine langfristige Zusammenarbeit verbunden, etwa bei Kunden, die regelmäßig auf mehreren Auktionen kaufen.

Die Identifizierung einer natürlichen Person besteht üblicherweise in der Überprüfung der Identität anhand eines Ausweisdokuments (Personalausweis, Reisepass), der Erfassung der vorgeschriebenen Identifikationsdaten und gegebenenfalls der Anfertigung einer Kopie des Dokuments, soweit das AML-Gesetz dies zulässt.

Bei juristischen Personen umfasst die Identifizierung die Überprüfung der Existenz des Kunden, in der Regel durch einen Auszug aus dem Handelsregister (obchodní rejstřík) oder einem anderen öffentlichen Register, die Identifizierung der Person, die für die juristische Person handelt, und anschließend die Ermittlung und Überprüfung ihres wirtschaftlichen Eigentümers. Der wirtschaftliche Eigentümer (UBO) ist die Person, die faktisch maßgeblichen Einfluss auf die Leitung oder das Eigentum der juristischen Person hat; die AML-Standards wie auch das tschechische AML-Gesetz legen Wert darauf, dass die Verpflichteten diese Person kennen und prüfen, ob es sich etwa um eine politisch exponierte Person oder eine Person auf einer Sanktionsliste handelt.

In der Praxis der Auktionshäuser genügt es daher nicht, sich damit zufriedenzugeben, dass der Käufer eine „seriöse, im Handelsregister eingetragene Firma“ ist; man muss eine Ebene tiefer gehen.

Die moderne AML-Praxis lässt zudem die Fernidentifizierung zu, etwa über eine Bank-ID, eine qualifizierte elektronische Signatur oder einen Videoanruf, sofern die technischen und rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Für Auktionshäuser, die Kundschaft im Ausland betreuen und Online-Auktionen veranstalten, ist der Einsatz dieser Instrumente oft unerlässlich, da die physische Anwesenheit des Kunden im Auktionssaal realistisch nicht möglich ist.

Die Einrichtung der Fernidentifizierung ist jedoch rechtlich wie technisch sensibel, und es empfiehlt sich, sie mit Fachleuten abzustimmen, damit der Prozess den Anforderungen des AML-Gesetzes und der DSGVO entspricht.

Sorgfaltsprüfung des Kunden (CDD) und Ermittlung der Mittelherkunft

Die Identifizierung des Kunden ist der erste Schritt, reicht aber allein nicht aus – das AML-Gesetz sieht auch die Pflicht zur Sorgfaltsprüfung des Kunden vor, die detaillierter ist und feststellen soll, ob ein konkretes Geschäft kein erhöhtes Risiko der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung darstellt. Die Sorgfaltsprüfung umfasst insbesondere die Ermittlung von Zweck und angestrebter Art des Geschäfts oder der Geschäftsbeziehung, die Ermittlung der Eigentums- und Kontrollstruktur des Kunden, die Identifizierung und Überprüfung des wirtschaftlichen Eigentümers, die Überprüfung der Herkunft der Geldmittel oder sonstigen Vermögenswerte, die Gegenstand des Geschäfts sind, sowie die laufende Überwachung der Geschäftsbeziehung.

Bei Auktionshäusern erfolgt die Sorgfaltsprüfung typischerweise bei Geschäften mit einem Wert von mindestens 15 000 EUR, bei Bargeschäften über 10 000 EUR, bei politisch exponierten Personen (PEP) und bei Kunden aus Rechtsordnungen, die als Hochrisikoländer gelten. In der Praxis kann dies bedeuten, dass das Auktionshaus vom Käufer den Nachweis verlangt, aus welcher Quelle er die Mittel für den Kauf eines außergewöhnlich teuren Werks hat, etwa durch eine Einkommensbestätigung, einen Kontoauszug, einen Beleg über den Verkauf eines anderen bedeutenden Gegenstands oder einen Kreditvertrag.

Vom Verkäufer kann das Auktionshaus Unterlagen verlangen, die belegen, wie er das Werk erworben hat, etwa einen früheren Kaufvertrag, eine Bestätigung über den Erwerb durch Erbschaft oder Schenkung oder den Nachweis der Familiengeschichte des betreffenden Werks.

Zur Sorgfaltsprüfung gehört auch die Prüfung, ob der Kunde oder sein wirtschaftlicher Eigentümer eine politisch exponierte Person ist, ob er auf Sanktionslisten geführt wird und ob er in negativen Medienberichten auftaucht. Bei PEP gelten in der Regel verstärkte Sorgfaltspflichten (Enhanced Due Diligence), die eine detailliertere Prüfung der Vermögensherkunft, die Genehmigung des Geschäfts durch die höhere Führungsebene und eine engmaschigere Überwachung der Geschäftsbeziehung umfassen können.

Für ein Auktionshaus ist es daher wichtig, über Instrumente und interne Verfahren zu verfügen, die es ermöglichen, diese Informationen effizient zu beschaffen und auszuwerten und zugleich die Datenschutzregeln einzuhalten.

Dokumentation und Aufbewahrung von Daten

Einer der am häufigsten unterschätzten Bereiche ist die Dokumentation und Aufbewahrung der Daten über Identifizierung und Sorgfaltsprüfung des Kunden. Das AML-Gesetz verlangt, dass der Verpflichtete die bei Identifizierung und Sorgfaltsprüfung gewonnenen Daten, Unterlagen über durchgeführte Geschäfte und interne Aufzeichnungen über die Risikobewertung zehn Jahre ab Durchführung des Geschäfts oder ab Beendigung der Geschäftsbeziehung aufbewahrt. Ziel ist, dass das Finanzanalyseamt oder eine andere Aufsichtsbehörde auch mit zeitlichem Abstand rekonstruieren kann, wie der Verpflichtete vorgegangen ist, welche Informationen ihm vorlagen und ob die gezogenen Schlüsse der angemessenen fachlichen Sorgfalt entsprachen.

Für Auktionshäuser bedeutet dies, dass es nicht genügt, grundlegende Identifikationsdaten und Rechnungen „vorliegen zu haben“ – vielmehr muss systematisch eine AML-Akte zu den einzelnen Fällen oder Kunden geführt werden, in der Kopien der Dokumente, Registerauszüge, interne AML-Formulare, Aufzeichnungen über durchgeführte Abgleiche mit Sanktionslisten und PEP-Datenbanken sowie interne Vermerke darüber abgelegt sind, warum eine Transaktion als weniger oder stärker risikobehaftet eingestuft wurde.

Für die Verteidigung vor dem FAÚ ist oft entscheidend, ob das Auktionshaus nicht nur belegen kann, dass es bestimmte Schritte unternommen hat, sondern auch, wie es dabei abgewogen hat – also ob schriftliche Erwägungen oder Aufzeichnungen der verantwortlichen Person existieren.

Eine unzureichende Dokumentation kann dabei zu dem Schluss führen, dass das AML-System des Auktionshauses nur formal besteht, auch wenn sich die Mitarbeiter subjektiv um ein umsichtiges Vorgehen bemüht haben. Deshalb legen die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS bei der Überprüfung von AML-Systemen Wert nicht nur auf den Text der internen Grundsätze, sondern auch darauf, wie konkrete Formulare, Vorlagen für interne Aufzeichnungen und IT-Tools gestaltet sind, damit die Mitarbeiter des Auktionshauses nicht überlastet werden, zugleich aber eine reale Chance haben, das Richtige zu tun und darüber einen belastbaren Nachweis zu besitzen.

Käufe über Proxy-Personen, Vermittler und „Bidding Agents“

Auf dem Kunstmarkt und in Auktionshäusern ist es gängige Praxis, dass bei der Versteigerung nicht der tatsächliche Endkäufer auftritt, sondern ein Vermittler – eine Proxy-Person. Dies kann ein professioneller Kunsthändler, ein Galerist, ein Sammlerberater, ein Anwalt, ein Familienangehöriger oder ein Mitarbeiter sein, der auf Rechnung seines Arbeitgebers bietet.

Dieses Modell hat eine legitime wirtschaftliche Begründung, stellt aus AML-Sicht jedoch ein erhöhtes Risiko dar, da es missbraucht werden kann, um die Identität des tatsächlichen Käufers zu verschleiern oder die Rückverfolgung der Geldherkunft zu unterbrechen.

Das AML-Gesetz berücksichtigt diese Situation, indem der Verpflichtete nicht nur die Person identifizieren muss, die für den Kunden handelt, sondern auch den Kunden selbst und dessen wirtschaftlichen Eigentümer. Lässt ein Auktionshaus also eine Person zur Auktion zu, die erklärt, „für einen Kunden“ zu handeln, muss es nicht nur über deren Identifikationsdaten verfügen, sondern auch über die Daten des vertretenen Kunden, eine ausreichende Überprüfung der Vertretungsbefugnis und Informationen über den wirtschaftlichen Eigentümer, sofern der Kunde eine juristische Person oder eine andere Struktur ist.

Die Vernachlässigung dieser Pflicht ist einer der typischen Verstöße, die von den Kontrollbehörden sanktioniert werden, da sie unmittelbar die Transparenz der Transaktion beeinträchtigt.

Proxy-Personen gelten auch in den internationalen FATF-Standards als risikobehaftet; diese betonen, dass Verpflichtete verhindern müssen, dass komplexe oder intransparente Strukturen zur Verschleierung wirtschaftlicher Eigentümer und zur Erschwerung der Nachverfolgbarkeit von Finanzströmen genutzt werden.

Akzeptiert ein Auktionshaus ein Modell, bei dem die gesamte Kommunikation nur mit der Proxy-Person läuft und die Identität des tatsächlichen Käufers unbekannt oder unzureichend überprüft bleibt, wird es objektiv zu einem attraktiven Instrument für Personen, die Erträge aus Straftaten legalisieren wollen. Deshalb ist es notwendig, mit Proxy-Personen systematisch und nicht ad hoc zu arbeiten.

Vertretung des Kunden und Überprüfung der Vertretungsbefugnis

Der erste Schritt besteht darin zu prüfen, ob die als Vertreter auftretende Person tatsächlich berechtigt ist, für den Kunden zu handeln. In der Praxis bedeutet dies typischerweise, eine Vollmacht, einen Geschäftsbesorgungsvertrag oder ein anderes Dokument anzufordern, aus dem hervorgeht, in welchem Umfang und zu welchem Zweck der Vertreter berechtigt ist, für den Kunden die Bieterkarte zu heben.

Bei Anwälten, Notaren oder den satzungsmäßigen Organen juristischer Personen kann sich die Befugnis unmittelbar aus dem Gesetz oder einem öffentlichen Register ergeben; aber auch dann ist es ratsam zu prüfen, ob die konkrete Person im jeweiligen Umfang handlungsbefugt ist (etwa ob kein Interessenkonflikt besteht, ob die Vertretungsbefugnis nicht beschränkt wurde usw.).

Aus AML-Sicht geht es nicht nur um das formale Vorliegen einer Vollmacht, sondern auch um deren Inhalt – das Auktionshaus sollte verstehen, ob die Proxy-Person auf Rechnung eines bestimmten Kunden oder „allgemein“ handelt, ob sie nur ein einmaliges Mandat für eine konkrete Auktion oder eine dauerhafte Beauftragung hat und in welchem finanziellen Rahmen sie handeln darf.

Diese Informationen sind nicht nur für die AML-Aufzeichnungen wichtig, sondern auch für die Beilegung etwaiger Streitigkeiten, etwa wenn der Kunde die Abnahme des ersteigerten Werks mit der Begründung verweigert, der Vertreter habe sein Mandat überschritten, oder behauptet, von der Auktion gar nichts gewusst zu haben. Die Bedeutung einer guten Dokumentation zeigt sich vor allem dann, wenn sich solche Streitigkeiten mit AML-Fragen überschneiden – etwa wenn das FAÚ untersucht, wer der tatsächliche Käufer war und woher die Mittel stammten.

Ermittlung des wirtschaftlichen Eigentümers (UBO) und der Struktur

Handelt die Proxy-Person für eine juristische Person, einen Treuhandfonds (svěřenský fond) oder eine andere Struktur, muss das Auktionshaus nach dem AML-Gesetz den wirtschaftlichen Eigentümer dieser Struktur ermitteln und angemessene Informationen über ihn einholen. Im tschechischen Umfeld bedeutet dies üblicherweise, mit dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer (evidence skutečných majitelů), dem Handelsregister und weiteren verfügbaren Quellen zu arbeiten; ein bloß formaler Eintrag im Register der wirtschaftlichen Eigentümer muss jedoch nicht immer ausreichen.

Die AML-Standards empfehlen, dass der Verpflichtete die Informationen über den wirtschaftlichen Eigentümer aus mehreren Quellen überprüft, insbesondere wenn Anzeichen dafür bestehen, dass die registrierten Daten nicht aktuell sein könnten oder die Struktur zweckgerichtet eingerichtet wurde.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Fälle, in denen hinter dem Kauf eines teuren Kunstwerks eine komplexe internationale Struktur steht, etwa eine Kette von Gesellschaften in verschiedenen Rechtsordnungen, ein Trust oder eine Stiftung mit Sitz in einem Land mit eingeschränkter Transparenz. In solchen Situationen ist es wichtig, dass das Auktionshaus nicht dem Druck nachgibt, „das Geschäft schnell abzuschließen“, sondern beurteilt, ob die Struktur in einem dem Risiko der Transaktion entsprechenden Umfang transparent ist, und gegebenenfalls zusätzliche Unterlagen anfordert.

Lässt sich die Identität des wirtschaftlichen Eigentümers auch nach diesen Schritten nicht zuverlässig feststellen, kann dies ein Indikator für ein verdächtiges Geschäft sein, das im Hinblick auf eine Meldung an das FAÚ zu erwägen ist.

Prüfung von PEP und Sanktionslisten bei Käufen über Proxy-Personen

Proxy-Personen können auch eingesetzt werden, um zu verschleiern, dass der tatsächliche Käufer eine politisch exponierte Person (PEP) oder eine Person ist, gegen die internationale Sanktionen verhängt wurden. Das AML-Gesetz verpflichtet die Verpflichteten zu prüfen, ob der Kunde oder sein wirtschaftlicher Eigentümer eine PEP ist, und in diesen Fällen besondere Verfahren zur Risikobewertung anzuwenden, einschließlich einer verschärften Genehmigung von Transaktionen.

Zugleich ist zu prüfen, ob der Kunde, sein wirtschaftlicher Eigentümer oder der gehandelte Gegenstand mit Sanktionsregimen in Verbindung stehen, die die Tschechische Republik auf Grundlage des EU-Rechts oder internationaler Verpflichtungen umsetzt.

Weigert sich eine Proxy-Person, die Identität des Kunden offenzulegen, oder ist offensichtlich, dass sie verbergen will, dass der Kunde eine öffentlich bekannte Persönlichkeit oder PEP ist, ist dies ein starkes Signal für ein erhöhtes Risiko. Das Auktionshaus sollte in einer solchen Situation sehr umsichtig vorgehen, abwägen, ob die Fortsetzung der Verhandlungen seinem Risikoappetit entspricht, und, wenn die erforderlichen Informationen nicht zu erlangen sind, das Geschäft ablehnen und es gegebenenfalls dem FAÚ melden.

Es empfiehlt sich, derart sensible Fälle auch rechtlich prüfen zu lassen, da die Entscheidung, ein Geschäft zu beenden oder zu melden, sowohl rechtliche als auch erhebliche reputationsbezogene Folgen haben kann.

System interner AML-Grundsätze im Auktionshaus

Das AML-Gesetz verpflichtet jeden Verpflichteten, ein System interner Grundsätze auszuarbeiten, das beschreibt, wie er seine Pflichten in den Bereichen Identifizierung und Sorgfaltsprüfung des Kunden, Risikobewertung, Meldung verdächtiger Geschäfte und Datenaufbewahrung erfüllt. Bei Auktionshäusern stellen wir häufig fest, dass dieses Dokument aus einer anderen Branche übernommen wurde, etwa aus dem Bankensektor, oder dass es sich um eine allgemeine Vorlage handelt, die die Besonderheiten des Kunstmarkts nicht berücksichtigt.

Die Aufsichtsbehörden erwarten jedoch, dass die internen Grundsätze tatsächlich „maßgeschneidert“ auf das konkrete Geschäft sind und der Größe, der Art und dem Risikoprofil des Auktionshauses entsprechen.

Bei Auktionshäusern ist beispielsweise zu berücksichtigen, dass sie physische wie Online-Auktionen durchführen, dass sich ihre Kundschaft aus natürlichen Personen, juristischen Personen, internationalen Sammlern und Investmentfonds zusammensetzt, dass sie Kommissionsverkäufe, private Verkäufe und öffentliche Auktionen veranstalten und dass sie mit Gegenständen handeln, bei denen ein höheres Risiko von Fälschung, Diebstahl oder ihrer Nutzung als Instrument der Geldwäsche zu erwarten ist.

Die internen Grundsätze müssen diese Situationen erfassen, verantwortliche Personen und Genehmigungsprozesse festlegen sowie die konkreten Schritte definieren, die Mitarbeiter in bestimmten Szenarien zu unternehmen haben.

Das Fehlen eines hochwertigen Systems interner Grundsätze oder dessen faktische Nichteinhaltung stellt für sich genommen eine eigenständige Ordnungswidrigkeit dar, für die erhebliche Geldbußen verhängt werden können. Die Kontrollbehörden prüfen bei einer Kontrolle in der Regel nicht nur den Text der internen Vorschrift, sondern vergleichen ihn mit der tatsächlichen Praxis – etwa ob die Mitarbeiter geschult sind, ob sie verstehen, was sie zu tun haben, und ob die AML-Aufzeichnungen tatsächlich im Einklang mit den internen Verfahren geführt werden.

Ein Auktionshaus braucht daher nicht nur ein formal korrektes Dokument, sondern vor allem ein funktionierendes System, das im täglichen Betrieb tatsächlich anwendbar ist.

Kontaktperson für das FAÚ und Verantwortung der Leitung

Das AML-Gesetz verpflichtet die Verpflichteten, eine Kontaktperson für das Finanzanalyseamt zu benennen, die die Kommunikation mit dieser Behörde sicherstellt, insbesondere die Erstattung von Verdachtsmeldungen und die Beantwortung von Anfragen des FAÚ. Diese Person muss dem FAÚ innerhalb der gesetzlichen Frist gemeldet werden und während der Geschäftszeiten des Verpflichteten sowie zu den Zeiten, in denen Geschäfte abgewickelt werden, erreichbar sein, damit auf entstehende Verdachtssituationen flexibel reagiert werden kann.

Die Nichterfüllung dieser Pflicht oder die verspätete Meldung der Kontaktperson kann zu hohen Sanktionen führen, die bis in den Millionenbereich an Kronen reichen können.

Zugleich gilt, dass die Verantwortung für die Einhaltung der AML-Pflichten nicht nur bei der Kontaktperson liegt, sondern auch bei den satzungsmäßigen Organen und weiteren leitenden Personen des Auktionshauses. Bei einem Versagen des Systems kann die persönliche Verantwortlichkeit dieser Personen geprüft werden, einschließlich ordnungswidrigkeitsrechtlicher oder in Extremfällen sogar strafrechtlicher Verantwortlichkeit, insbesondere bei bewusster Missachtung der Pflichten oder aktiver Beteiligung an der Legalisierung von Erträgen aus Straftaten.

Daher liegt es im Interesse der Leitung des Auktionshauses sicherzustellen, dass die Kontaktperson über tatsächliche Befugnisse, Zugang zu Informationen und Unterstützung verfügt und keine formale „Galionsfigur“ ohne realen Einfluss ist.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS können sowohl bei der Auswahl und Ausgestaltung der Rolle der Kontaktperson als auch bei deren laufender Unterstützung helfen, etwa in Form eines externen AML-Beraters oder durch Schulungen und methodische Begleitung. Dies ist vor allem für kleinere und mittlere Auktionshäuser vorteilhaft, die keine Kapazität für eine eigene robuste Compliance-Abteilung haben, aber dennoch dieselben AML-Anforderungen erfüllen müssen wie die großen Marktteilnehmer.

Schulung, Praxis und Compliance-Kultur

Selbst die besten internen Grundsätze funktionieren in der Praxis nicht, wenn die Mitarbeiter des Auktionshauses nicht wissen, welche Pflichten sie haben und wie sie diese konkret erfüllen. Die AML-Vorschriften legen daher Wert auf die Schulung und laufende Weiterbildung der Mitarbeiter, die mit Kunden in Kontakt kommen, Transaktionen beurteilen, Kunden identifizieren und das Risiko von Geschäften bewerten.

Im Auktionshaus umfasst dies typischerweise sowohl Mitarbeiter an vorderster Front (Empfang, Bieterregistrierung, Spezialisten für die Annahme von Werken zur Auktion) als auch Mitarbeiter im Backoffice (Buchhaltung, Rechtsabteilung, Leitung).

Neben formalen Schulungen ist auch die Compliance-Kultur entscheidend, also wie die Leitung des Auktionshauses die Bedeutung der AML-Regeln kommuniziert und wie sie reagiert, wenn ein Mitarbeiter auf ein verdächtiges Geschäft hinweist. Wird den Mitarbeitern zu verstehen gegeben, AML sei eine „Geschäftsbremse“ und sie sollten „die Kundenbeziehungen nicht“ durch zu viele Fragen „belasten“, führt dies früher oder später zu Pflichtverletzungen und zu echten Problemen.

Umgekehrt sind klare Unterstützung durch die Leitung, internes Melden von Verdachtsfällen und der Schutz von Mitarbeitern, die auf eine problematische Transaktion hinweisen, Voraussetzung für ein funktionierendes AML-System.

Die Anwaltskanzlei ARROWS kombiniert in der Praxis häufig die Erstellung interner Grundsätze mit praktischen Schulungen anhand konkreter Fallbeispiele aus dem Kunstmarkt, damit die Mitarbeiter von Auktionshäusern sehen, wie AML-Prinzipien in realen Situationen angewendet werden. So wird AML weniger zu einer „abstrakten Regulierung“ und mehr zu einem Instrument des Risikomanagements, das das Auktionshaus und seine Kunden vor realen Folgen schützt – von der Sperrung einer Transaktion durch die Bank bis hin zu einem negativen Medienskandal.

Fazit

Die AML-Regeln für Barkäufe und Käufe über Proxy-Personen bilden für Auktionshäuser einen komplexen, aber unvermeidlichen Rahmen, in dem sie sich heute bewegen müssen, wenn sie langfristig bestehen und mit Banken, Kunden und Aufsichtsbehörden zusammenarbeiten wollen. In der Praxis geht es nicht nur um die Erfüllung formaler Pflichten, sondern um die Einrichtung von Prozessen, die es ermöglichen, risikobehaftete Transaktionen rechtzeitig zu erkennen, sie verteidigen zu können und zugleich legitime Geschäftsmöglichkeiten nicht unnötig zu blockieren.

Die Nichteinhaltung der Regeln bedeutet dabei nicht nur Geldbußen – sie kann zur Sperrung von Zahlungen, zur Beendigung der Geschäftsbeziehung durch die Bank, zu Reputationsschäden und in Extremfällen sogar zu strafrechtlichen Konsequenzen führen.

Für Eigentümer und Management von Auktionshäusern ist es daher vernünftig, AML als Teil des strategischen Risikomanagements zu begreifen und nicht als „notwendiges Übel“, das man auf später verschieben oder allein auf einzelne Mitarbeiter ohne klare Unterstützung der Leitung „auslagern“ kann. Gut ausgestaltete interne Grundsätze, ein funktionierendes System der Identifizierung und Sorgfaltsprüfung von Kunden, ein durchdachter Umgang mit Barzahlungen und Käufen über Proxy-Personen sowie eine gute Dokumentation sind Schlüsselelemente, die die Position des Auktionshauses im Falle einer Prüfung oder eines Streits maßgeblich beeinflussen.