Der Abnehmer reklamiert erst nach Fälligkeit der Rechnung

Warum es auf die Fälligkeit der Rechnung weniger ankommt, als es scheint

Lieferanten argumentieren oft, die Reklamation sei erst nach Fälligkeit eingegangen und deshalb verspätet. Das Gesetz knüpft die Frist zur Mängelanzeige jedoch nicht an die Fälligkeit der Rechnung, sondern an den Zeitpunkt, zu dem der Abnehmer den Mangel feststellen konnte. Eine Rechnung mit vierzehntägiger Fälligkeit und ein Mangel, der sich erst nach einem Monat Betrieb zeigt, hängen zeitlich nicht zusammen. Eine nach Fälligkeit erhobene Reklamation kann daher völlig rechtzeitig sein, und umgekehrt kann eine vor Fälligkeit erhobene Reklamation verspätet sein, wenn der Abnehmer den Mangel bei der Übernahme gesehen und geschwiegen hat.

Die in diesem Artikel beschriebenen Regeln beruhen auf der Regelung des Kaufvertrags, also auf der typischen Warenlieferung. Beim Werkvertrag finden auf die Rechte des Bestellers aus mangelhafter Leistung die Bestimmungen über den Kaufvertrag entsprechende Anwendung (§ 2615 des tschechischen Bürgerlichen Gesetzbuches (Gesetz Nr. 89/2012 Slg., im Folgenden „BGB-CZ“)), sodass die Grundsätze auch für die Auftragsfertigung oder die Lieferung mit Montage gelten. Bei anderen Vertragstypen und bei Verträgen mit eigener Mängelregelung ist von deren konkretem Wortlaut auszugehen.

Zeigt der Käufer den Mangel nicht ohne unnötigen Aufschub an, nachdem er ihn bei rechtzeitiger Untersuchung und hinreichender Sorgfalt feststellen konnte, erkennt ihm das Gericht das Recht aus mangelhafter Leistung nicht zu; bei einem verborgenen Mangel gilt dasselbe, spätestens jedoch binnen zwei Jahren nach Übergabe der Sache (§ 2112 BGB-CZ). Diese Einrede müssen aber Sie als Verkäufer erheben, und sie steht Ihnen nicht zu, wenn der Mangel Folge eines Umstands war, von dem Sie bei der Lieferung wussten oder wissen mussten.

Für die Praxis ergeben sich daraus zwei Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie eine Reklamation als verspätet zurückweisen. Erstens, wann der Abnehmer den Mangel bei ordnungsgemäßer Untersuchung feststellen konnte. Zweitens, ob Sie selbst nicht von ihm wussten. Ist der Mangel auf den ersten Blick erkennbar und hat der Abnehmer bis zur Mahnung geschwiegen, ist die Einrede der Verspätung stark. Handelt es sich um einen Mangel, der sich erst im Gebrauch zeigt, ist sie schwach.

Die Fälligkeit selbst entscheidet dagegen über etwas anderes, nämlich über den Verzug. Mit ihrem Ablauf ist der Abnehmer mit dem Teil des Preises in Verzug, den er nicht einbehalten darf. Eine nach Fälligkeit erhobene Reklamation hebt den Verzug also nicht rückwirkend auf, sie kann lediglich unter den unten beschriebenen Voraussetzungen die Einbehaltung eines angemessenen Teils rechtfertigen. Wer die Zahlung ohne Berechtigung oder in unangemessenem Umfang einbehält, trägt die Verzugsfolgen ebenso wie ein Abnehmer, der gar nicht reklamiert.

Wie viel der Abnehmer einbehalten darf

Die zentrale Regel ist kurz: Bis zur Beseitigung des Mangels muss der Käufer den Teil des Kaufpreises nicht zahlen, der schätzungsweise angemessen seinem Recht auf Preisminderung entspricht (§ 2108 BGB-CZ). Das Gesetz erlaubt also nicht, die gesamte Rechnung einzubehalten, sondern nur den Teil, der der Preisminderung entspräche, wenn der Mangel nicht beseitigt würde. Die Regel schützt beide Seiten: Der Abnehmer muss nicht für etwas zahlen, was er nicht in Ordnung erhalten hat, und der Lieferant verliert nicht den gesamten Preis wegen eines Mangels, der nur einen kleinen Teil der Lieferung betrifft.

Es geht um eine Schätzung, nicht um eine exakte Berechnung, und um Angemessenheit. Ein geringfügiger Mangel an einer von zwanzig gelieferten Positionen berechtigt nicht zur Einbehaltung des gesamten Preises. Ebenso berechtigt ein kosmetischer Mangel, der die Nutzung nicht einschränkt, nicht zur Einbehaltung eines Betrags, der dem Wert der gesamten Position nahekommt. Er berechtigt zur Einbehaltung des Betrags, den eine Preisminderung für einen solchen Mangel vernünftigerweise ausmachen würde. Behält der Abnehmer mehr ein, ist er mit der Differenz in Verzug, und zwar ab der ursprünglichen Fälligkeit. Bei Verhandlungen über die Zahlung ist es daher nützlich, eine eigene Schätzung der angemessenen Preisminderung zu haben.

Aus derselben Regelung folgt auch, dass das Recht zur Einbehaltung nicht dauerhaft ist. Es gilt bis zur Beseitigung des Mangels. Bei einem Mangel, der eine unwesentliche Vertragsverletzung darstellt, hat der Käufer das Recht auf Mängelbeseitigung oder auf angemessene Preisminderung, und solange er die Preisminderung nicht geltend macht oder nicht zurücktritt, kann der Verkäufer den Mangel nach seiner Wahl durch Reparatur oder Lieferung einer neuen Sache beseitigen (§ 2107 BGB-CZ). Sobald Sie den Mangel ordnungsgemäß beseitigt haben, entfällt der Grund für die Einbehaltung nach dieser Regel; andere Ansprüche, die der Abnehmer bereits wirksam geltend gemacht hat, bleiben davon unberührt.

Bei der Bestimmung der angemessenen Preisminderung werden insbesondere Art und Umfang des Mangels, seine Auswirkung auf Wert und Verwendbarkeit der Lieferung und je nach den Umständen auch die Kosten der Mängelbeseitigung berücksichtigt – deshalb berechnen die Anwälte der Anwaltskanzlei ARROWS diesen Betrag mit dem Mandanten noch vor dem ersten Kontakt mit dem Abnehmer, damit der Lieferant weiß, mit welchem Betrag er vernünftigerweise verhandeln kann.

Aufrechnung der Reklamation gegen die Rechnung

Der zweite Weg, den Abnehmer wählen, ist die Aufrechnung. Sie beziffern ihren Anspruch aus Preisminderung oder Schadensersatz und teilen mit, dass sie ihn gegen Ihre Rechnung aufrechnen. Anders als die Einbehaltung, die vorübergehend ist, soll die Aufrechnung zum Erlöschen beider Forderungen in dem Umfang führen, in dem sie sich decken, sodass ihre Wirksamkeit darüber entscheidet, ob Sie den einbehaltenen Betrag überhaupt noch erhalten. Das Gesetz bestimmt hierzu, dass eine unsichere oder unbestimmte Forderung nicht aufrechenbar ist (§ 1987 BGB-CZ).

Der Große Senat des Obersten Gerichts der Tschechischen Republik (Nejvyšší soud) hat erläutert, was dieser Begriff bedeutet, und sein Ergebnis ist für Lieferanten weniger günstig, als gewöhnlich angegeben wird. Er kam zu dem Schluss, dass unsicher oder unbestimmt in der Regel eine Forderung ist, die dem Grunde oder der Höhe nach streitig ist und deren Geltendmachung durch Aufrechnung statt eines eindeutigen Erlöschens beider Forderungen einen Streit auslöst, und dass eine solche Aufrechnung in der Regel relativ nichtig ist (Urteil des Großen Senats des Obersten Gerichts, Az. 31 Cdo 684/2020 vom 9.9.2020, abrufbar unter rozhodnuti.nsoud.cz).

Aus demselben Urteil ergeben sich jedoch zwei Vorbehalte, auf die es in der Praxis mehr ankommt als auf den Leitsatz selbst. Eine Forderung kann nicht allein deshalb als unsicher gelten, weil die Gegenseite sie nicht anerkennt; es muss sich um eine objektive Unsicherheit handeln, ob sie entstanden ist, aus welchem Grund oder in welcher Höhe. Und entstehen beide Forderungen aus demselben Rechtsverhältnis, etwa aus demselben Kaufvertrag, entspricht es in der Regel einer gerechten Ordnung, dass sie gegenseitig aufrechenbar sind.

Für Ihre Situation bedeutet das, dass das Gericht den Anspruch auf Preisminderung wegen Mängeln der Lieferung, die Sie in Rechnung stellen, in der Regel nicht als nicht aufrechenbar ansehen wird. Das Gericht hob im verhandelten Rechtsstreit eine Entscheidung auf, die eine Gegenforderung aus demselben Vertrag nur deshalb als unsicher bezeichnet hatte, weil ihr Nachweis aufwendig sein werde. Die Verteidigung des Lieferanten darf daher nicht darauf beruhen, dass die Aufrechnung automatisch unwirksam ist, sondern darauf, dass der bezifferte Anspruch dem tatsächlichen Mangel nicht entspricht.

Zugleich gilt, dass Sie sich auf die relative Nichtigkeit selbst berufen müssen, sonst wird sie nicht berücksichtigt. Maßgeblich ist dabei der Stand in dem Zeitpunkt, in dem Ihnen die Aufrechnungserklärung zugegangen ist; eine spätere Klärung des Anspruchs ändert daran nichts, der Abnehmer kann die Aufrechnung jedoch erneut vornehmen. Das Gericht berücksichtigt zudem, in welcher Phase des Verfahrens die Aufrechnung auftaucht: Eine zu Beginn des Rechtsstreits erhobene Einwendung hat eher Bestand als eine, die erst an dessen Ende kommt.

Wann Einbehaltung oder Aufrechnung keinen Bestand haben

Die erste Situation ist die Einbehaltung eines unangemessenen Betrags. Behält der Abnehmer die gesamte Rechnung wegen eines Mangels ein, der einem Bruchteil des Preises entspricht, ist er mit der Differenz in Verzug. Hier ist Ihr Argument am stärksten, weil das Gesetz ausdrücklich von dem Teil des Preises spricht, der der Preisminderung angemessen entspricht. Es genügt, den Wert der betroffenen Position mit der gesamten Rechnung zu vergleichen, und die Unangemessenheit ist meist ohne Sachverständigengutachten offensichtlich.

Die zweite Situation ist die Aufrechnung eines Anspruchs aus einem anderen Verhältnis. Rechnet der Abnehmer gegen die Rechnung für die Lieferung beispielsweise eine Vertragsstrafe aus einem anderen Auftrag oder einen Schadensersatz auf, den er selbst ohne Unterlagen beziffert hat, greift das Argument nicht, das der Große Senat Gegenforderungen aus demselben Vertrag zugebilligt hat. Ein anderer Vertrag allein macht die Aufrechnung nicht unwirksam; entscheidend ist, ob eine solche Forderung dem Grunde oder der Höhe nach objektiv streitig ist. Wenn ja, hat die Aufrechnung keinen Bestand, sofern Sie sich auf ihre Nichtigkeit berufen.

Die dritte Situation ist die verspätete Mängelanzeige. Konnte der Abnehmer den Mangel bei der Untersuchung feststellen und hat er ihn erst nach Monaten angezeigt, können Sie einwenden, dass der Mangel nicht rechtzeitig angezeigt wurde, und das Gericht erkennt ihm dann das Recht aus mangelhafter Leistung nicht zu. Hat die Einrede Erfolg, hat der Abnehmer nichts, was er einbehalten oder aufrechnen könnte. Erheben Sie sie gleich in der ersten Antwort auf die Reklamation, nicht erst in der Klage, damit ersichtlich ist, dass Sie sie nicht übersehen haben.

Die vierte Situation ist ein Mangel, den Sie bereits beseitigt haben. Die Einbehaltung gilt nur bis zur Beseitigung des Mangels; sobald Sie also die Reparatur nachweisen, muss der Abnehmer den einbehaltenen Teil nachzahlen, sofern er zwischenzeitlich nicht wirksam eine Preisminderung geltend gemacht hat oder vom Vertrag zurückgetreten ist. Ob in Ihrer Sache das Argument der Angemessenheit, der Verspätung oder des beseitigten Mangels überwiegt, hängt davon ab, was genau in Ihren Lieferscheinen und Ihrer Korrespondenz steht – deshalb gehen die Anwälte der Anwaltskanzlei ARROWS die Akte vor der Beitreibung durch, nicht erst nach der Klage.

Wie Sie vorgehen, wenn der Abnehmer nicht gezahlt hat

Fordern Sie zunächst eine schriftliche Bezifferung dessen an, was der Abnehmer einbehält oder aufrechnet, samt Begründung. Ohne Bezifferung lässt sich die Angemessenheit nicht beurteilen, und Abnehmer haben sie oft nicht, weil sie „bis zur Klärung“ einbehalten. Schon die Bitte um Bezifferung ist häufig der erste Schritt, nach dem Verhandlungen beginnen. Weisen Sie den Abnehmer zugleich darauf hin, dass Sie den Teil der Rechnung, der die angemessene Preisminderung übersteigt, als fällig betrachten und ihn beitreiben werden.

Der zweite Schritt ist die Abtrennung des unstreitigen Teils der Rechnung. Den Teil, der die Einbehaltung offensichtlich übersteigt, treiben Sie gesondert und sofort bei. Sie müssen nicht warten, bis die Reklamation geklärt ist, denn mit diesem Teil ist der Abnehmer unabhängig vom Ausgang des Streits über den Mangel in Verzug. Das Vorgehen bei der Beitreibung behandelt der Text über die Forderungsbeitreibung von A bis Z.

Der dritte Schritt ist die Entscheidung über den Mangel selbst. Ist der Mangel tatsächlich vorhanden und seine Beseitigung günstiger als ein Rechtsstreit, beseitigen Sie ihn und beenden Sie damit die Einbehaltung. Bestreiten Sie den Mangel, sichern Sie Beweise über den Zustand der Lieferung bei der Übergabe, denn um sie wird sich der Streit drehen. Bei technischen Mängeln sollten Sie rechtzeitig eine unabhängige Begutachtung erwägen, solange die streitige Ware noch im ursprünglichen Zustand verfügbar ist.

Der vierte Schritt ist die Überwachung der Bonität des Abnehmers. Das Einbehalten von Zahlungen unter dem Vorwand von Reklamationen ist bei einem Teil der Abnehmer ein Signal für Zahlungsschwierigkeiten, besonders wenn Reklamationen wiederholt und stets erst nach einer Mahnung kommen. Gerät der Abnehmer in die Insolvenz, richtet sich die Aufrechnung nach besonderen Regeln, die der Text über die Aufrechnung von Forderungen in der Insolvenz behandelt.

Fehler, die Lieferanten Geld kosten

Der häufigste Fehler ist die Zurückweisung einer Reklamation als verspätet, nur weil sie nach Fälligkeit eingegangen ist. War der Mangel bei der Untersuchung nicht feststellbar, hat dieses Argument keinen Bestand, und der Lieferant verliert Zeit und Glaubwürdigkeit vor Gericht. Entscheidend ist der Zeitpunkt, zu dem der Abnehmer den Mangel feststellen konnte, und dieser muss belegt, nicht nur behauptet werden.

Der zweite Fehler ist das Vertrauen darauf, dass jede Aufrechnung eines streitigen Anspruchs unwirksam ist. Nach der Entscheidung des Großen Senats gilt das bei Gegenforderungen aus demselben Vertrag nicht. Die Verteidigung muss auf Höhe und Begründetheit des Anspruchs zielen, nicht auf seine formale fehlende Aufrechenbarkeit. Ein Lieferant, der sich nur auf § 1987 BGB-CZ verlässt, stellt vor Gericht fest, dass sein Hauptargument bei einer Gegenforderung aus demselben Vertrag in der Regel keinen Bestand hat.

Der dritte Fehler ist das Abwarten mit der Beitreibung der gesamten Rechnung, bis die Reklamation geklärt ist. Der unstreitige Teil bleibt dadurch unnötig liegen, und mit jedem Monat wächst das Risiko, dass der Abnehmer in Schwierigkeiten gerät. Ihn abzutrennen und gesondert beizutreiben ist schneller und günstiger und zeigt dem Abnehmer zugleich, dass die Einbehaltung des gesamten Preises nicht zum Ziel führt.

Der vierte Fehler ist die fehlende Dokumentation des Zustands der Lieferung bei der Übergabe. Ohne Lieferschein mit Zustandsbeschreibung, Fotos oder Übernahmeprotokoll wird der Streit über den Mangel zu einem Streit Aussage gegen Aussage. Wie der Verkäufer eine Reklamation in einer gewöhnlichen Verbrauchersituation führt, zeigt der Text über das Reklamationsverfahren aus Sicht des Verkäufers; im Geschäftsverkehr hat eine gute Dokumentation noch größere praktische Bedeutung, weil über sie in einem etwaigen Rechtsstreit Beweis erhoben wird.

Wie belastbar die Dokumentation für einen konkreten Streit sein muss, hängt vom Wert der Lieferung und von der Art des Mangels ab – deshalb helfen die Anwälte der Anwaltskanzlei ARROWS, sie bereits in den Lieferbedingungen festzulegen. Gut gestaltete Bedingungen bestimmen, wer die Lieferung wann untersucht, wie ihr Zustand festgehalten wird und in welcher Form Mängel angezeigt werden, sodass über die Feststellung des Mangels und deren Zeitpunkt später kein Streit entsteht.

Der fünfte Fehler, der in der Praxis bei wiederkehrenden Lieferungen auftritt, ist die stillschweigende Duldung. Der Lieferant nimmt mehrfach wortlos hin, dass der Abnehmer wegen einer geringfügigen Reklamation die gesamte Rechnung einbehält. Für sich genommen begründet das keine Vereinbarung über eine andere Fälligkeit, doch die zwischen den Parteien eingeführte Praxis wird bei der Auslegung ihres Vertrags berücksichtigt, und der Abnehmer wird sich im Streit darauf berufen. Es empfiehlt sich daher, jeder unangemessenen Einbehaltung sofort schriftlich zu widersprechen.

Was Sie prüfen sollten, bevor Sie mit der Beitreibung beginnen

• Mängelanzeige: Wann hat der Abnehmer den Mangel angezeigt und wann konnte er ihn bei ordnungsgemäßer Untersuchung feststellen?

• Ihre Kenntnis vom Mangel: Wussten Sie bei der Lieferung selbst von dem Mangel, wodurch Sie die Einrede der Verspätung verlieren würden?

• Höhe des einbehaltenen Betrags: Entspricht der einbehaltene Teil angemessen der Preisminderung, oder behält der Abnehmer die gesamte Rechnung ein?

• Herkunft der Gegenforderung: Entsteht der aufgerechnete Anspruch aus demselben Vertrag oder aus einem anderen Verhältnis?

• Zeitpunkt der Aufrechnung: Wann ist Ihnen die Aufrechnungserklärung zugegangen und wie war in diesem Moment der Stand des Anspruchs?

• Mängelbeseitigung: Haben Sie den Mangel beseitigt und können Sie das belegen, sodass der Grund für die Einbehaltung entfallen ist?

• Unstreitiger Teil der Rechnung: Welcher Teil der Rechnung übersteigt die Einbehaltung offensichtlich und kann sofort beigetrieben werden?

• Bonität des Abnehmers: Deutet das Einbehalten von Zahlungen auf Zahlungsschwierigkeiten hin, die ein schnelleres Vorgehen erfordern?

Abschließende Zusammenfassung

Der Artikel hat gezeigt, dass eine nach Fälligkeit der Rechnung erhobene Reklamation den Abnehmer nicht berechtigt, gar nicht zu zahlen. Das Gesetz erlaubt ihm, nur den Teil des Preises einzubehalten, der der Preisminderung angemessen entspricht, und nur bis zur Beseitigung des Mangels. Die Aufrechnung eines Anspruchs aus dem Mangel ist möglich, und entsteht er aus demselben Vertrag, wird ihn das Gericht in der Regel nicht als nicht aufrechenbar ansehen. Die Verteidigung des Lieferanten dreht sich daher vor allem um die Angemessenheit und die Rechtzeitigkeit der Reklamation.

Für die Unternehmensleitung sind zwei Zahlen und ein Datum wesentlich. Die erste Zahl ist die angemessene Preisminderung für den reklamierten Mangel, denn nur so viel darf der Abnehmer einbehalten. Die zweite ist die Differenz zwischen der Rechnung und dieser Preisminderung, denn mit ihr ist der Abnehmer in Verzug. Das Datum ist der Zeitpunkt, zu dem der Abnehmer den Mangel feststellen konnte, denn von ihm aus wird die Rechtzeitigkeit der Reklamation beurteilt.

Aufschub zahlt sich hier nicht aus. Der unstreitige Teil der Rechnung liegt unnötig brach, und mit jedem Monat wächst das Risiko, dass der Abnehmer in Schwierigkeiten gerät. Lieferanten, die ihr Geld erhalten haben, trennten den unstreitigen Teil ab und trieben ihn sofort bei, während über den Mangel noch verhandelt wurde. Den Streit über den Mangel selbst führten sie dann mit weniger Druck, weil der größte Teil des Preises bereits bezahlt war.

Die Anwälte der Anwaltskanzlei ARROWS beurteilen die Rechtzeitigkeit der Reklamation und die Angemessenheit des einbehaltenen Betrags, bewerten die Wirksamkeit der Aufrechnung, bereiten die Zahlungsaufforderung sowie die Klage auf den unstreitigen Teil vor, gestalten Ihre Liefer- und Reklamationsbedingungen und vertreten Sie im Gerichtsverfahren über den Mangel. Schreiben Sie uns an beratung@arws.cz oder sehen Sie sich unsere Leistung Handels- und Gerichtsstreitigkeiten an.