Einheitliche monatliche Arbeitgebermeldung in der Praxis

Was die JMHZ für Ihr Unternehmen und Ihre Lohnsoftware bedeutet

Die einheitliche monatliche Meldung (JMHZ) ist nicht nur ein weiteres Formular, das sich die staatlichen Behörden ausgedacht haben. Es handelt sich um eine grundlegende Änderung in der Art und Weise, wie Unternehmen mit der öffentlichen Verwaltung kommunizieren und wie sie die Daten ihrer Mitarbeiter verwalten.

Bis Anfang April 2026 hat Ihr Unternehmen wahrscheinlich Dutzende von einzelnen Meldungen an verschiedene Institutionen übermittelt – beispielsweise Rentenversicherungsausweise an die CSSZ, Einkommensdaten an die Finanzverwaltung, Sozialversicherungsmeldungen, Informationen über Mitarbeiter mit Behinderungen an das Arbeitsamt und vieles mehr. Jede Meldung hatte ein anderes Formular, ein anderes Format, andere Fristen und oft wiederholten sich dieselben Informationen in den Daten.

Ab April 2026 wird alles in einer einzigen elektronischen Meldung zentralisiert, die monatlich bis zum 20. des Folgemonats eingereicht werden muss. Da der Arbeitgeber die Verantwortung für die Richtigkeit der Abgaben und der arbeitsrechtlichen Daten trägt, kann es nützlich sein, die Einrichtung interner Prozesse im Bereich des Arbeitsrechts laufend zu konsultieren.

Die Meldung besteht aus drei grundlegenden Teilen: einem zusammenfassenden Teil mit den Basisdaten des Unternehmens und Finanzdaten, einem Versicherungsteil mit den Abgaben zur Sozial- und Krankenversicherung und einem individualisierten Teil mit Informationen zu jedem einzelnen Mitarbeiter – Eintritt, Austritt, Krankmeldung, Elternzeit und Ähnliches.

Dieses System bedeutet, dass Ihre Lohnsoftware nicht nur in der Lage sein muss, Löhne zu berechnen und zu versteuern, sondern die Daten auch in einem genau definierten XML-Format zu exportieren, damit das ePortal der CSSZ sie empfangen und verarbeiten kann.

Hier zeigt sich die erste kritische Stelle: Viele der von Unternehmen genutzten Lohnsoftware-Lösungen waren ursprünglich nicht auf die JMHZ vorbereitet. Einige ältere Versionen, kommerzielle Lösungen kleinerer Anbieter oder maßgeschneiderte Eigenentwicklungen – all diese Systeme benötigen ein Upgrade, eine Anpassung oder ein völlig neues Modul.

Wenn Ihre Software nicht bereit ist, haben Sie im Wesentlichen mehrere Möglichkeiten: in ihre Modernisierung zu investieren, eine neue zu kaufen oder die Daten vorübergehend manuell zu exportieren und in einer Tabellenkalkulation zu bearbeiten. Keine dieser Optionen ist ideal, und genau deshalb werden in diesen Wochen mehr Probleme gelöst, als die Arbeitgeber erwartet haben. Die praktischen Auswirkungen auf die Personalagenda (einschließlich Zeiterfassung und Homeoffice-Regelungen) fasst auch der folgende Text zum Thema Arbeitszeiterfassung im Homeoffice zusammen.

Welche technischen und datenbezogenen Anforderungen die JMHZ an die Lohnsoftware stellt

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre bestehende Software mit der JMHZ kompatibel sein sollte, besteht der erste Schritt darin, herauszufinden, was das tatsächlich bedeutet. Die JMHZ ist kein einfacher Tabellenexport – es handelt sich um ein strukturiertes Datenformat mit präzisen Regeln, die auf Vorschriften und methodischen Richtlinien der staatlichen Verwaltung basieren. Die Software, die die Meldung generiert, muss eine Vielzahl von technischen und inhaltlichen Anforderungen erfüllen.

Das Wichtigste ist, dass die Meldung ausschließlich im XML-Format über den Dienst „Einreichung durch Hochladen von Daten aus dem Buchhaltungssystem" im ePortal der CSSZ übermittelt wird. Das bedeutet, dass Ihre Software über eine Funktion verfügen muss, mit der Sie Daten in XML-Dateien exportieren können, die Sie anschließend im ePortal hochladen.

Alte Methoden wie das Drucken als PDF und das manuelle Ausfüllen eines Webformulars oder das Einfügen einer Tabelle in Excel funktionieren hier nicht. Das ePortal akzeptiert diese Formate nicht und die Meldung wird nicht eingereicht. Wenn sich aufgrund des Formats und des Inhalts der Exporte auch die Frage nach vertraglichen Garantien und der Haftung des Anbieters stellt, ist es ratsam, sich auf rechtliche Unterstützung im Bereich Verträge und Verhandlungen zu stützen.

Die zweite kritische Ebene ist die Struktur und der Inhalt der Daten. Die JMHZ muss eine Reihe von Pflichtfeldern enthalten, die genau definierte Formate und Umfänge haben. Dazu gehören beispielsweise die Identifikationsnummer des Mitarbeiters, seine Geburtsnummer oder ID, der Monat, für den die Meldung eingereicht wird, die Höhe des Einkommens, der einbehaltenen Steuern, der Versicherungsbeiträge, der geltend gemachten Rabatte, der Ergebnisse des jährlichen Lohnsteuerjahresausgleichs und Ähnliches.

Wenn die Software Daten exportiert, die in einem dieser Felder einen Fehler enthalten – beispielsweise ein falsches Datumsformat, ein unzulässiges Zeichen oder ein fehlender Pflichtwert –, lehnt das ePortal die Meldung ab und gibt eine Fehlerliste zurück. Die spezifischen Auswirkungen der Änderungen auf Vereinbarungen über Arbeitsleistungen (DPP) und die damit verbundenen Abgaben analysiert auch der aktuelle Artikel Vereinbarungen über Arbeitsleistungen im Jahr 2026: Wie man Limits richtig setzt, unerwartete Steuerabgaben und Sanktionen nach den Änderungen des Arbeitsgesetzbuches vermeidet.

Die dritte Ebene ist die Verknüpfung mit dem Mitarbeiterregister. Jeder in der Meldung enthaltene Mitarbeiter muss im System der CSSZ registriert sein und über korrekt ausgefüllte Stammdaten verfügen. Wenn die Software Daten für einen Mitarbeiter exportiert, der nicht im Register eingetragen ist oder bei dem die Identifikationsnummer fehlt, wird die Meldung nicht verarbeitet. Das bedeutet, dass die Software Zugriff auf die Daten des Mitarbeiterregisters haben und in der Lage sein muss, mit dem ePortal der CSSZ zu kommunizieren oder zumindest zu überprüfen, ob die Identifikationsnummern der Mitarbeiter in der Meldung gültig sind.

Die vierte Ebene ist die Verwaltung mehrerer Änderungen und Korrekturen im Laufe des Monats. In der Praxis kommt es vor, dass Sie im Laufe des Monats feststellen, dass Sie den Lohn für jemanden falsch berechnet haben, dass ein Mitarbeiter krankgeschrieben wurde oder dass sich die Versicherungssätze geändert haben. Die Software muss es ermöglichen, Korrekturen vorzunehmen und aktualisierte Meldungen zu senden, ohne die Integrität der Daten im System zu gefährden.

Typische Datenfehler und ihre Auswirkungen auf die Meldung

Wenn wir uns die realen Meldungen ansehen, die seit dem 1. April 2026 bei der CSSZ eingehen, treten am häufigsten spezifische Fehler auf, die zur Ablehnung oder zu einer Aufforderung der CSSZ zur Korrektur führen. Es ist wichtig zu wissen, worum es sich handelt, damit Ihre Software und Ihre Kommunikation mit dem Anbieter in die richtige Richtung gelenkt werden.

Der häufigste Fehler sind nicht ausgefüllte Pflichtfelder. Die Meldung enthält Dutzende von Feldern, von denen viele obligatorisch sind – sie müssen immer ausgefüllt werden. Dazu gehören die Identifikationsnummer des Mitarbeiters, seine Geburtsnummer oder ID, der Monat, für den die Meldung eingereicht wird, die Höhe des Einkommens, die Höhe der Versicherungsbeiträge und viele andere. Wenn eines dieser Felder leer bleibt, lehnt das ePortal die Meldung ab und gibt eine Fehlermeldung zurück.

Die Software muss daher über eine integrierte Validierung verfügen, die überprüft, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, noch bevor die Meldung überhaupt exportiert wird. Die zweite Gruppe von Fehlern sind unzulässige oder falsch ausgefüllte Felder. Die Meldung enthält auch einige Felder, die nur in bestimmten Fällen auszufüllen sind oder die fest definierte Werte haben.

Wenn die Software etwas einträgt, das dort überhaupt nicht stehen sollte, oder wenn sie einen Wert einträgt, der nicht in der Liste der zulässigen Werte (Katalog) enthalten ist, wird die Meldung abgelehnt. Ein Beispiel ist das Feld für die Art der Krankmeldung – wenn die Software dort einen Wert angibt, der im System der CSSZ nicht definiert ist, weist die Meldung einen Fehler auf.

Die dritte Gruppe sind falsche Kombinationen von Identifikationsnummern. Jede Meldung muss die korrekten Kombinationen aus der ID des Unternehmens und seiner Identifikationsnummer im CSSZ-System (Beschäftigungs-ID) bzw. den Identifikationsnummern der Lohnbuchhaltungsstellen enthalten. Wenn die Software eine Meldung mit einer ID exportiert, die nicht mit der Beschäftigungs-ID oder der Registrierung der Lohnbuchhaltungsstelle übereinstimmt, wird die Meldung fehlerhaft verarbeitet oder überhaupt nicht angenommen.

Die vierte Gruppe sind Formatierungsfehler und Zeichenkodierung. Das XML-Format erfordert eine präzise Kodierung und die Verwendung zulässiger Zeichen. Wenn die Software Daten exportiert, die Sonderzeichen (wie tschechische Diakritika) enthalten und diese nicht korrekt kodiert sind, wird das XML ungültig und das ePortal akzeptiert es nicht.

Wenn einer dieser Fehler auftritt, wird die CSSZ Sie in der Regel zunächst benachrichtigen und Ihnen Zeit zur Korrektur geben. Wenn die Fehler jedoch andauern oder zu zahlreich sind, drohen Sanktionen – die CSSZ kann ein Bußgeld verhängen, die Wirksamkeit der Meldung bestreiten (was bedeutet, dass Ihre Versicherungsbeiträge nicht anerkannt werden) oder Ihnen weitere Einreichungen unmöglich machen. In extremen Fällen kann die Angelegenheit bis zu einem Verwaltungsverfahren oder Strafzahlungen führen.

Schlüsselpunkte in der Kommunikation mit dem Lohnsoftware-Anbieter

Wenn Sie bereits eine Lohnsoftware nutzen und mit deren Anbieter über die Bereitschaft für die JMHZ kommunizieren müssen, ist es wichtig zu wissen, wonach Sie fragen müssen und wie Sie präzise Antworten erhalten. Viele Anbieter sind nämlich nicht an so verbindliche und rechtlich bindende Antworten gewöhnt, wie Sie sie jetzt benötigen.

Klarer Plan und Zeitplan für die Betriebsbereitschaft

Der erste Schritt besteht darin, den Anbieter nach seinem Plan für die JMHZ zu fragen und wann das System bereit sein wird. Er sollte Ihnen ein konkretes Datum nennen, an dem die Funktionalität zur Verfügung steht. Idealerweise sollte dies vor Mai sein, damit Sie Zeit zum Testen haben.
Wenn der Anbieter vage antwortet („es wird bald fertig sein", „wir arbeiten daran", „wir diskutieren darüber"), ist das ein Warnsignal. Bitten Sie ihn um eine schriftliche Antwort. Wenn Sie einen konkreten Termin per E-Mail oder in einer aktualisierten Preisliste erhalten, haben Sie dies dokumentiert und können sich später darauf berufen, falls er nicht eingehalten wird.

Detaillierte Beschreibung der Funktionalität

Der zweite Schritt ist die Frage, was genau die Software tun wird. Der Anbieter sollte beschreiben können, dass die Software XML im exakt von der CSSZ definierten Format exportiert und die Daten bereits vor dem Export validiert.

Zudem muss sie in der Lage sein, Meldungen für mehrere Lohnbuchhaltungsstellen separat zu generieren (falls Sie diese haben), Korrekturen und Aktualisierungen von Meldungen zu verarbeiten und alle Daten zu unterstützen, die Sie melden müssen (Eintritt, Austritt, Krankheit, Urlaubsnutzung etc.). Fordern Sie detaillierte Unterlagen an – idealerweise ein Handbuch oder eine Spezifikation dessen, was die Software kann und was nicht.

Test- und Betriebsbedingungen

Der dritte Schritt ist die Planung, wie Sie die Funktionalität testen werden. Sie sollten mit dem Anbieter vereinbaren, dass im Laufe des März und April 2026 der Export auf dem Testserver der CSSZ oder in einer Sandbox getestet werden konnte.

Zudem sollten Sie in der Lage sein, fiktive oder reale Meldungen zu exportieren und zu überprüfen, ob das ePortal diese fehlerfrei akzeptiert. Viele Anbieter bieten eine Testphase an – nutzen Sie diese. Wenn die Software während des Tests versagt, ist Zeit für Nachbesserungen, nicht für Panik während des Live-Betriebs im Mai.

Support und SLA

Der vierte Punkt ist die Sicherstellung, dass der Anbieter in der kritischen Phase Support leistet. Idealerweise sollten Sie einen Kontakt zum technischen Support haben, der Ihnen im April und Mai zur Verfügung steht, mit einer angemessen kurzen Reaktionszeit (z. B. innerhalb eines Arbeitstages).
Wenn der Anbieter ein kleines Unternehmen oder ein Freiberufler ist, ist es besonders wichtig sicherzustellen, dass er erreichbar ist. Wenn er Ihnen mitteilt, dass er nur über das Web erreichbar ist oder nur freitags antwortet, ist das kein gutes Zeichen.

Update-Verpflichtung und Zusatzfunktionen

Der fünfte Punkt ist die Klärung, was passiert, wenn die staatliche Verwaltung weitere Richtlinien herausgibt oder das Format ändert. Das Ministerium für Arbeit und Soziales (MPSV) und die CSSZ haben bereits mehrfach methodische Schreiben herausgegeben, die Details zur JMHZ präzisieren. Wenn der Anbieter eine neue Software oder ein Update herausgibt, sollte er dieses kostenlos (oder zumindest zu einem angemessenen Preis) zur Verfügung stellen, sofern es sich um Änderungen handelt, die durch staatliche Regulierung bedingt sind. Stellen Sie sicher, dass dies vereinbart ist.

Haftung und Überprüfungsmöglichkeiten

Der sechste Punkt ist die Sicherstellung, dass Sie die Möglichkeit haben, Ihr Geld zurückzuerhalten oder Dienstleistungen anderweitig einzukaufen, falls die Software nicht funktioniert. Dies wird häufig im Kaufvertrag geregelt.
Das allgemeine Recht (Gesetz Nr. 89/2012 Slg., Bürgerliches Gesetzbuch) gibt Ihnen bestimmte Rechte bei Produktmängeln, aber es ist besser, dies explizit im Kauf- oder Lizenzvertrag zu vereinbaren. Die Anwälte der Kanzlei ARROWS können Ihnen bei der Überprüfung des Vertrags mit dem Anbieter helfen und sicherstellen, dass Ihre Rechte ausreichend geschützt sind – beratung@arws.cz.

Praktische Schritte in der Kommunikation mit dem Anbieter – Checkliste

Um Ihnen bei der Strukturierung Ihrer Kommunikation mit dem Anbieter zu helfen, finden Sie hier eine praktische Checkliste für den Verlauf des April 2026:

• Bis Ende März 2026: Sie sollten Ihren Lohnsoftware-Anbieter kontaktiert und nach der Bereitschaft für die JMHZ gefragt haben. Fordern Sie konkrete Informationen zu Terminen, Funktionalität und Testmöglichkeiten an. Bestellen Sie das Update, falls es nicht im bestehenden Paket enthalten ist, oder sichern Sie sich eine Demo der neuen Software, falls Sie über einen Neukauf entscheiden.

• Anfang April 2026: Wenn Sie Zugang zum Testserver der CSSZ haben, beginnen Sie mit dem Testen des Exports. Wenn dieser nicht verfügbar ist, bitten Sie den Anbieter um eine Simulation – also darum, Ihnen eine Muster-XML-Datei zu generieren, die Sie manuell validieren können. Überprüfen Sie, ob der Export in Ordnung ist und ob diese Meldungen akzeptiert werden.

• Zweite Hälfte des April 2026: Einreichung der ersten Meldungen für den Monat März. Verfolgen Sie aufmerksam, was das ePortal zurückgibt. Wenn die Meldung fehlerfrei angenommen wird, ist das ein gutes Zeichen. Wenn Fehlermeldungen zurückgegeben werden, analysieren Sie diese sofort und informieren Sie den Anbieter. Bitten Sie ihn, die Software zu korrigieren und erneut zu testen.

• Ende April 2026: Im letzten Moment sollten Sie wissen, ob die Software für den regulären Betrieb im Mai bereit ist (oder nicht). Wenn alles in Ordnung ist, können Sie sich entspannen. Wenn Sie unsicher sind, ist es noch nicht zu spät, eine neue Software zu kaufen oder außerordentlichen Support mit Ihrem Anbieter zu vereinbaren.

Neue Register und Mitarbeiter-IDs – was das für Ihre Software bedeutet

Neben dem eigentlichen JMHZ-Export brachte die Gesetzesänderung auch die Einführung neuer Register und Identifikationsnummern mit sich. Das bedeutet, dass Ihre Software nun auch mit neuen Datenfeldern und Systemen arbeiten muss, mit denen sie zuvor nichts zu tun hatte. Konkret wird nun jedem Mitarbeiter im System der CSSZ eine eindeutige Identifikationsnummer zugewiesen, die für alle Meldungen, Registrierungen und die Kommunikation verwendet wird.

Ihre Software muss also in der Lage sein, mit dieser ID zu arbeiten – sie kann diese bereits aus dem Mitarbeiterregister geladen haben oder muss in der Lage sein, sie anzufordern oder zu importieren. Wenn die Software diese ID in der Vergangenheit nicht nutzen konnte, muss sie es jetzt tun.

Die zweite Ebene besteht darin, dass die JMHZ neue Datenkategorien einführt, die Sie zuvor nicht melden mussten oder anders gemeldet haben. Dazu gehören beispielsweise detaillierte Daten zur Arbeits- und gesundheitlichen Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters, Daten zu einbehaltenen Steuern, Daten zur Inanspruchnahme von Sozialleistungen oder Daten zu durchgeführten Korrekturen von Abgaben aus den Vorjahren. Die Software muss in der Lage sein, all diese Daten zu verwalten und in die Meldung zu exportieren.

Die dritte Ebene ist: Wenn Sie mehrere Lohnbuchhaltungsstellen haben, sendet jede von ihnen die Meldung separat. Wenn Ihre Software zuvor mit einer zentralen Datenbank aller Mitarbeiter gearbeitet hat, muss sie nun in der Lage sein, die Daten logisch nach den einzelnen Lohnbuchhaltungsstellen zu trennen und in separaten Dateien zu exportieren. Wenn Ihre Software nicht über all diese Funktionen verfügt oder diese fehlerhaft sind, führt dies zu Fehlern beim JMHZ-Export. Genau aus diesem Grund ist es so wichtig, sie vor dem Live-Betrieb zu testen.

Zeitplan und Vorbereitungszeit – was nicht rechtzeitig fertig wird, wird zum Problem

Seit dem Start der JMHZ am 1. April 2026 läuft ein sehr spezifischer Zeitplan, den Unternehmen im Auge behalten müssen. Wenn Sie etwas nicht verstehen oder es nicht nach Plan läuft, kommt es zu Verzögerungen, die Sie monatelang verfolgen werden. Der Zeitraum vom 1. März bis zum 31. März 2026 war dafür vorgesehen, dass Arbeitgeber das Mitarbeiterregister bei der CSSZ überprüfen, neue IDs ergänzen und sich auf das neue System vorbereiten.

Das bedeutet, dass Sie sich genau jetzt (Mitte April) in der letzten Phase dieser Vorbereitung befinden sollten. Wenn Sie diese verpasst haben, sollten Sie sie bis Ende April nachholen, solange es noch nicht zu spät ist. Ab dem 1. April 2026 sind Arbeitgeber verpflichtet, monatliche Meldungen zu übermitteln. Das bedeutet, dass die erste Meldung, die im Rahmen des Live-Betriebs eingereicht wird, die Meldung für den Monat März ist, die im April eingereicht wird.

Wenn Sie die Software bereit haben und die Meldung fehlerfrei ist, ist alles in Ordnung. Wenn Fehler auftreten, wird die CSSZ Ihnen diese mitteilen und Sie haben Zeit, sie zu korrigieren. Ab dem 1. Mai 2026 müssen Arbeitgeber die Meldung für den Monat April bis zum 20. Mai einreichen (also die „Standardfrist": vom 1. bis zum 20. Tag des Folgemonats). Dies ist bereits der reguläre Betrieb – hier gibt es keine Verzögerungen oder Erklärungen mehr. Wenn Sie die Meldung nicht einreichen, drohen Sanktionen.

Vom 1. Januar bis zum 31. März 2026 waren Arbeitgeber nicht verpflichtet, die monatlichen einheitlichen Meldungen (JMHZ) zu den regulären Terminen einzureichen. Dies ist Teil der Übergangsregelung. Für die Monate Januar bis März 2026 müssen Arbeitgeber die monatlichen Meldungen im Zeitraum von April bis Juni 2026 nachreichen, sofern sie in diesen Monaten Mitarbeiter beschäftigt haben.

Das bedeutet, dass das Unternehmen im Mai sowohl die Meldung für April (standardmäßig) als auch eventuell für einen der Monate Januar bis März (falls diese noch nicht nachgereicht wurden) einreichen wird, was etwas komplexer ist. Der Kerngedanke ist: Die Vorbereitungszeit ist genau jetzt am kürzesten. Die Monate Mai und Juni sind bereits der Live-Betrieb. Wenn etwas nicht bereit ist, wird dies jahrelange Auswirkungen haben.

Sicherheitsaspekte und Datenschutz

Die JMHZ arbeitet mit sensiblen personenbezogenen Daten der Mitarbeiter – ihren Geburtsnummern, Einkommen, Steuerdaten, Gesundheitsinformationen (Krankmeldung, Mutterschutz). Wenn die Software die Meldung exportiert, sollte sichergestellt sein, dass diese Daten sicher geschützt sind.

Konkret bedeutet dies, dass die Kommunikation zwischen Ihrer Software und dem ePortal der CSSZ verschlüsselt sein sollte (SSL/TLS). Zudem sollte die Anmeldung im ePortal durch ein starkes Passwort oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt sein.

Exportierte XML-Dateien sollten nicht an ungesicherten Orten (z. B. auf unverschlüsselten USB-Sticks) archiviert werden.

Wenn Ihre Software dies nicht kann oder Sie sich nicht sicher sind, ob die Daten ausreichend geschützt sind, sollten Sie auch die Sicherheitsaspekte mit dem Anbieter besprechen. Es handelt sich nicht nur um ein IT-Problem – es ist auch ein rechtliches Problem. Die europäische Gesetzgebung (DSGVO-Verordnung) legt fest, dass der Anbieter bzw. Betreiber der Software angemessene Sicherheitsmaßnahmen wählen muss.

Sollte es aufgrund unzureichender Sicherheit der Software zu einem Datenmissbrauch kommen, könnte das Unternehmen, das die Software bereitgestellt hat, haftbar gemacht werden. Dies ist ein weiteres Argument dafür, klar mit dem Anbieter zu kommunizieren und klar definierte Sicherheitsanforderungen zu stellen.

Kunden, Unternehmer und HR-Verantwortliche – was Sie wissen sollten

Wenn Sie in der HR-Abteilung, in der Finanzabteilung arbeiten oder für die Kommunikation mit Anbietern verantwortlich sind, sollten Sie jetzt Folgendes wissen:

Erstens – die Vorbereitung auf die JMHZ läuft jetzt. Das ist nichts, was Sie auf später verschieben können. Am wichtigsten ist es, jetzt (im April) mit Ihrem Lohnsoftware-Anbieter zu kommunizieren, herauszufinden, wie bereit er ist, und damit zu rechnen, dass Sie eventuell eine neue Software, zusätzliche Funktionen oder externen IT-Support kaufen müssen.

Zweitens – die Verantwortung trägt das Unternehmen, nicht der Anbieter. Wenn die Meldung Fehler enthält, wird die CSSZ Sie auffordern, diese zu korrigieren, und gegebenenfalls ein Bußgeld verhängen. Der Softwareanbieter teilt diese Verantwortung nicht (es sei denn, Sie vereinbaren dies explizit im Kaufvertrag). Nutzen Sie dies nicht als Ausrede – investieren Sie lieber Zeit darin, dass die Software korrekt funktioniert.

Drittens – das Testen ist kostenlos und unerlässlich. Wenn Sie Zugang zu den Testservern der CSSZ haben, nutzen Sie diese. Wenn nicht, fordern Sie zumindest Musterexporte an und überprüfen Sie deren Richtigkeit. Dieses Testen kann Sie vor einer Krise bewahren.

Viertens – im April 2026 ist keine Zeit mehr für große Änderungen. Wenn Sie jetzt eine neue Software kaufen oder große Änderungen vornehmen, haben Sie vielleicht noch Wochen zum Testen. Wenn Sie es auf Mai verschieben, wird es zu spät sein.

Die Anwälte der Kanzlei ARROWS können Ihnen bei der Verhandlung des Lieferantenvertrags, der Formulierung von Softwareanforderungen, der Risikoanalyse und, falls etwas schiefgeht, auch bei der rechtlichen Lösung von Streitigkeiten mit dem Anbieter helfen – beratung@arws.cz.

Fazit

Die einheitliche monatliche Meldung der Arbeitgeber ist die historisch größte Vereinfachung der tschechischen Verwaltung – statt Dutzender Formulare nur noch eines. Das bedeutet aber auch, dass dieses eine Formular absolut fehlerfrei sein muss. Wenn Sie bei einer Meldung etwas falsch machen, ist das schlimmer, als wenn Sie zuvor zehn verschiedene Formulare hatten und eines davon einen Fehler aufwies.

Genau jetzt, in der zweiten Hälfte des April 2026, befinden Sie sich mitten in einer kritischen Phase. Unternehmen, die vorbereitet sind, beginnen mit dem Versand ihrer ersten Meldungen, und alles läuft reibungslos. Unternehmen, die nicht vorbereitet sind, erleben Chaos – ihre Software kann nicht exportieren, das ePortal gibt Fehler zurück und sie wissen nicht, was sie tun sollen.

Ihre Kommunikation mit dem Lohnsoftware-Anbieter ist in diesem Moment der wichtigste Faktor. Wenn Sie sich im Klaren darüber sind, was Sie von ihm wollen, wenn Sie dies im Kaufvertrag vereinbart haben, wenn Sie Tests durchgeführt haben und die Probleme kennen, dann haben Sie die Voraussetzungen für den Erfolg geschaffen. Wenn Sie unsicher sind, ist jetzt die Zeit, Fragen zu stellen und die Angelegenheit mit Experten zu lösen.

Die Anwälte der Kanzlei ARROWS befassen sich in der Praxis mit dieser Problematik – sie helfen Unternehmen bei der Abstimmung mit Softwareanbietern, bei der Risikoanalyse, bei der rechtlichen Verteidigung im Falle eines Systemausfalls und in der Übergangsphase auch bei der Kommunikation mit der CSSZ. Wenn Sie sich unsicher sind, wie Sie vorgehen sollen, oder wenn Sie bereits Probleme mit Ihrer Software haben, wenden Sie sich an uns – beratung@arws.cz. Gemeinsam können wir ein Audit Ihres Vorbereitungsstands durchführen und einen Plan erstellen, wie Sie die vor Ihnen liegenden kritischen Monate sicher überstehen.