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Zeiterfassung im Home Office

Worauf der Arbeitgeber achten muss

Mgr. Jakub Oliva, LL.M., MSc.
Veröffentlicht:Aktualisiert:

Die Zeiterfassung im Home Office ist eine Pflicht des Arbeitgebers auch dann, wenn der Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeitet oder sich die Arbeitszeit selbst einteilt – nach tschechischem Recht. Es genügt nicht, die Anmeldung im Chat oder Arbeitsergebnisse zu beobachten; die Erfassung muss die tatsächlich geleistete Arbeitszeit abbilden und zugleich die Privatsphäre des Arbeitnehmers respektieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was zu erfassen ist, wie Home Office rechtlich einzurichten ist und wo die zulässige Kontrolle des Arbeitnehmers endet.

Auf dem Bild sehen wir einen Anwalt bei einer Beratung zur Zeiterfassung im Home Office.

Zusammenfassung

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen – das heißt, Beginn und Ende der geleisteten Schicht aufzuzeichnen – auch wenn der Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeitet; die Pflicht gilt für alle Arbeitnehmer ohne Ausnahme.
Unterscheiden Sie zwischen Arbeitszeiterfassung und Anwesenheitserfassung – die Arbeitszeiterfassung ist die gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnung tatsächlich geleisteter Stunden; die Anwesenheitserfassung (Präsenz am Arbeitsplatz) ist nicht verpflichtend, kann aber Teil der Arbeitszeiterfassung sein.
Die Überwachung von Arbeitnehmern ist nicht unbegrenzt – ohne schriftliche Zustimmung dürfen keine versteckten Kameras installiert, keine Tastatureingaben verfolgt und der Bildschirm nicht dauerhaft aufgezeichnet werden; ein Verstoß führt zu hohen Bußgeldern von Inspektion und ÚOOÚ.
Bei Selbsteinteilung (der Arbeitnehmer teilt sich die Zeit selbst ein) achten Sie auf Überstunden und Arbeitshindernisse – die rechtlichen Folgen unterscheiden sich vom Standard-Home-Office und erfordern eine sorgfältige Regelung in der Vereinbarung.

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Warum die Zeiterfassung eine gesetzliche Pflicht ist, keine Option

Viele Arbeitgeber glauben immer noch, die Zeiterfassung sei eher eine administrative Angelegenheit oder es genüge im Home Office, die Arbeitsergebnisse zu kontrollieren. Das ist ein falscher Ansatz. § 96 des tschechischen Arbeitsgesetzbuches (Gesetz Nr. 262/2006 Slg., im Folgenden „Arbeitsgesetzbuch“) legt in § 96 ausdrücklich fest, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, für jeden Arbeitnehmer gesondert eine Arbeitszeiterfassung zu führen, unabhängig davon, wo er arbeitet.

Die letztliche Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Erfassung liegt beim Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer kann dem Arbeitgeber Mitwirkung leisten (etwa indem er Kommen und Gehen selbst notiert), doch die gesetzliche Pflicht zur Führung der Erfassung verbleibt beim Arbeitgeber.

Die Arbeitsinspektoren wissen das, und Kontrollen im Bereich der Arbeitszeiterfassung gehören zu den häufigsten. Mängel oder Abweichungen der Erfassung von der Realität sind einer der Hauptgründe für Bußgelder. Für die Verletzung der Pflicht zur Führung der Arbeitszeiterfassung droht dem Arbeitgeber ein Bußgeld von bis zu 2.000.000 CZK (ca. 82.300 EUR). Wenn Sie interne Regeln für die Zeiterfassung und Kontrollmechanismen festlegen, kann eine rechtliche Prüfung im Rahmen des Arbeitsrechts helfen.

Der Unterschied zwischen Arbeitszeiterfassung und Anwesenheitserfassung – verwechseln Sie das nicht

In der Praxis begegnen wir immer wieder Unternehmen, die zwei Begriffe verwechseln: die Arbeitszeiterfassung und die Anwesenheitserfassung. Das ist keine bloße terminologische Nuance – der Unterschied hat rechtliche Folgen.

Was ist die Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung ist die Aufzeichnung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit – also die Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitsschicht, von Überstunden, Nachtarbeit und Arbeitsbereitschaft. Dies sind gesetzlich vorgeschriebene Daten.

Im Home Office bedeutet das: aufzuzeichnen, wann der Arbeitnehmer tatsächlich zu arbeiten begonnen hat und wann er aufgehört hat, unabhängig davon, ob er sich die Arbeitszeit selbst einteilt oder der Arbeitgeber sie festlegt.

Was ist die Anwesenheitserfassung

Die Anwesenheitserfassung ist die Aufzeichnung der Präsenz am Arbeitsplatz – also wann der Arbeitnehmer im Büro erschienen ist, wann er gegangen ist, welche Pausen er hatte usw. Rechtlich ist dies nicht verpflichtend, wird aber üblicherweise geführt.

Im Home Office umfasst die Anwesenheitserfassung auch Informationen zur Erreichbarkeit (Präsenz in Online-Kanälen, Anmeldung im System, Beantwortung von E-Mails), sofern dies dem Arbeitnehmer vorgeschrieben wird.

Hier liegt das Problem: Die Anwesenheitserfassung ist keine Arbeitszeiterfassung. Führt ein Unternehmen also nur eine Anwesenheitserfassung (z. B. wann sich der Arbeitnehmer in einem Online-Kanal anmeldet), erfasst aber nicht die tatsächlich geleisteten Stunden, verstößt es gegen das Gesetz. Die Inspektion wird dies als unzureichende Arbeitszeiterfassung einstufen. Die praktischen Auswirkungen von Kontrollen und typische Fehler bei der Gestaltung von Fernarbeitsregimen fasst auch der Artikel Externe Auftragnehmer versus Arbeitnehmer: Wie man Vertragsbeziehungen richtig gestaltet und Steuerrisiken der verdeckten Beschäftigung ausschließt zusammen.

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Praktisches Beispiel

Eine im Home Office tätige Arbeitnehmerin meldet sich um 9:00 Uhr im Firmenchat an. Um 10:30 Uhr meldet sie sich ab, um eine private Angelegenheit zu erledigen – sie holt ihr Kind aus dem Kindergarten ab. Sie kehrt um 12:30 Uhr zurück. Erneut meldet sie sich von 13:00 bis 13:30 Uhr zur Mittagspause ab. Danach arbeitet sie weiter und meldet sich um 17:00 Uhr ab.

Erfasst das Unternehmen nur An- und Abmeldung im Chat, wird eine Arbeitszeit von 9:00 bis 17:00 Uhr erfasst, also 8 Stunden. Tatsächlich gearbeitet hat sie jedoch nur: (10:30–9:00) + (12:30–10:30) + (17:00–13:30) = 1,5 Std. + 2 Std. + 3,5 Std. = 7 Stunden.

Der Unterschied ist nicht geringfügig – er kann sich auf die Berechnung von Krankengeldleistungen, Urlaub oder Überstunden auswirken. Kommt es wegen der Arbeitszeiterfassung zu einem Streit über Ansprüche des Arbeitnehmers (z. B. Überstunden oder Ausgleichszahlungen), ist es angebracht, Vorgehen und Beweisstrategie im Rahmen von Handels- und Gerichtsstreitigkeiten zu klären.

Gesetzlicher Rahmen: § 317 und § 96 des Arbeitsgesetzbuches

Seit 2023 unterliegt die Fernarbeit konkreten Regeln in § 317 des Arbeitsgesetzbuches (§ 317 Arbeitsgesetzbuch). Ein wichtiger Teil betrifft gerade, wie die Arbeitszeit organisiert und erfasst wird.

Verpflichtende schriftliche Vereinbarung

Kehren wir zunächst zur grundlegenden Rechtstatsache zurück: Home Office kann nur auf Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden. Eine mündliche Vereinbarung genügt nicht. Zu den Risiken im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses (einschließlich Situationen, in denen strittig ist, wie die Fernarbeit tatsächlich ausgeübt wurde) siehe auch Wie man das Arbeitsverhältnis in der Probezeit ohne Risiko eines Gerichtsstreits beendet. Die Vereinbarung muss mindestens enthalten:

  • den Ort (oder die Orte) der Arbeitsausübung,

  • die Art der Kommunikation zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber,

  • den Umfang der aus der Ferne geleisteten Arbeit,

  • die Bedingungen der Arbeitszeiteinteilung,

  • die Art der Kostenerstattung,

  • die Zeit, für die die Vereinbarung geschlossen wird.

Es ist überraschend, wie viele Unternehmen noch immer mit vereinbarten, aber nicht schriftlich festgehaltenen Home-Office-Absprachen arbeiten. Die Inspektion wird das stets bemängeln.

Zwei Regime der Arbeitszeiteinteilung

Das Gesetz unterscheidet zwei Szenarien:

Erstens: Der Arbeitgeber teilt die Arbeitszeit selbst ein (z. B. muss der Arbeitnehmer von 9:00 bis 17:00 Uhr erreichbar sein, arbeitet aus dem Home Office, doch seine Arbeitszeiten sind festgelegt). In diesem Fall gelten die Standardregeln – Überstunden werden vergütet, Arbeitshindernisse nach den entsprechenden Codes werden ersetzt usw.

Die Arbeitszeiterfassung ist in diesem Regime einfach: Beginn und Ende des Arbeitstages gemäß Plan erfassen sowie alle Abweichungen (Überstunden, Arbeitshindernisse) festhalten.

Zweites Regime: Der Arbeitnehmer teilt sich die Arbeitszeit selbst ein (§ 317 Abs. 4 des Arbeitsgesetzbuches). Dies wird oft für Mütter im Mutterschaftsurlaub oder Personen, die eine pflegebedürftige Person betreuen, vereinbart. In diesem Regime entscheidet der Arbeitnehmer selbst, wann er im Laufe der Woche oder des Monats die gewählten Stunden ableistet, sofern er den vereinbarten wöchentlichen oder monatlichen Umfang erfüllt.

Hier wird es komplizierter: In diesem Regime werden keine Überstunden vergütet, es stehen keine Ausgleichszahlungen für bestimmte Arbeitshindernisse zu, und eine Reihe von Standardausgleichen findet keine Anwendung. Die Arbeitszeiterfassung bleibt jedoch ebenso verpflichtend.

Praktisch: Was bedeutet das für die Erfassung

Arbeiten Sie mit Arbeitnehmern im ersten Regime (feste Zeiten), genügt eine Standarderfassung: Anmeldung morgens, Abmeldung abends, Eintragung von Arbeitshindernissen (Krankheit, Urlaub, Schulung).

Arbeiten Sie mit Arbeitnehmern im zweiten Regime (Selbsteinteilung), müssen Sie eine detailliertere Aufzeichnung führen: An jedem Arbeitstag notiert der Arbeitnehmer, zu welchen konkreten Stunden er gearbeitet hat, damit klar ist, dass er die sogenannte „flexible Arbeitszeit“ tatsächlich abgeleistet und nicht willkürlich verkürzt hat. Ohne eine solche Aufzeichnung haben Sie keinen Nachweis, dass die Person ihrer Pflicht nachgekommen ist, die festgelegte Anzahl an Wochenstunden zu arbeiten.

Die Anwälte der Anwaltskanzlei ARROWS stoßen gerade bei Kontrollen oder Streitigkeiten auf diese Fallstricke – und oft merken Unternehmen erst zu spät, dass ihre Erfassung nicht beweiskräftig ist.

Häufigste Fragen zur gesetzlichen Gestaltung des Home Office

1. Muss die Home-Office-Vereinbarung in elektronischer Form vorliegen, oder genügt Papierform?

Die Vereinbarung muss schriftlich sein. Die elektronische Form ist zulässig und genügt, wenn sie dem Arbeitnehmer per E-Mail zugesandt wird. Liegt die Vereinbarung nur in gedruckter Form unterschrieben vor, sollten beide Exemplare (Arbeitgeber und Arbeitnehmer) existieren.

2. Kann ich dem Arbeitnehmer Home Office einseitig anordnen?

Nein, im Regelfall nicht. Home Office kann nur in absolut außergewöhnlichen Situationen angeordnet werden, wenn dies eine Maßnahme einer Behörde vorschreibt (z. B. bei einer Pandemie oder Naturkatastrophe). In normalen Situationen müssen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer über Home Office einigen.

3. Worin unterscheidet sich das vereinbarte „flexible Home Office“ von der legalen Selbsteinteilung nach § 317?

Ein flexibles Home Office, bei dem sich der Arbeitnehmer nur „absprich“ und keine konkret festgelegten Zeiten arbeitet, dies aber später nicht so gehandhabt wird, stellt keine legale Selbsteinteilung nach § 317 dar. Um Rechtssicherheit zu haben, müssen die Bedingungen klar in der Vereinbarung stehen: wöchentlicher oder monatlicher Umfang, Ort, Art der Erfassung.
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Technische Aspekte der Erfassung: Was funktioniert, was nicht

Heute gibt es eine Reihe von Lösungen – von handschriftlichen Tabellen über Excel bis hin zu ausgefeilten Zeiterfassungssystemen. Welche Lösungen sind rechtlich in Ordnung?

Handschriftliche Erfassung und Excel

Handschriftliche Einträge in ein Notizbuch oder eine Excel-Tabelle erfüllen technisch die gesetzliche Anforderung („Aufzeichnung“), sind jedoch aus mehreren Gründen rechtlich nicht sicher:

  • Es lässt sich nicht nachweisen, wann der Eintrag vorgenommen wurde. Der Arbeitnehmer kann Schichten nachträglich „nachtragen“.

  • Bei einem Konflikt (z. B. behauptet der Arbeitnehmer, er habe Überstunden geleistet und wolle diese vergütet bekommen) bestehen Sie weder vor Gericht noch vor dem Inspektor. Eine handschriftliche Aufzeichnung gilt als wenig glaubwürdiger Beweis.

  • Bei einer Kontrolle durch einen Inspektor oder Gerichtssachverständigen werden die Angaben leicht angezweifelt.

Nutzen Sie bereits Excel, sollten mindestens beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – die monatliche Zusammenfassung als Bestätigung der Richtigkeit unterschreiben.

Online-Anwesenheitssysteme

Moderne Anwesenheitssysteme (wie GIRITON, SYSDO, iTA usw.) sind rechtlich wesentlich sicherer. Sie bieten:

  • Automatische Sicherung und Protokolle – ein nachträglicher Eingriff in die Aufzeichnungen ohne Spur ist nicht möglich.

  • Mobile An- und Abmeldung – der Arbeitnehmer erfasst die Zeiten direkt vom Mobiltelefon aus, was die Glaubwürdigkeit erhöht.

  • GPS-Standort – kann Teil der Aufzeichnung sein (sofern dies in der Home-Office-Vereinbarung geregelt und verhältnismäßig ist).

  • Analysen und Berichte – sowohl für den Arbeitgeber selbst als auch für den Inspektor ist daraus ersichtlich, wie viele Stunden der Arbeitnehmer gearbeitet hat.

Die Arbeitsinspektionen akzeptieren solche Systeme – ihre Ergebnisse gelten als glaubwürdige Beweise.

GPS und biometrische Merkmale

Viele Unternehmen glauben, GPS-Tracking oder Gesichtsscans seien ein natürlicher Bestandteil der Erfassung. Das ist nicht der Fall. Der GPS-Standort kann in der Home-Office-Vereinbarung geregelt werden, aber nur, wenn dies zweckmäßig und nicht zu invasiv ist. Zum Beispiel: Bei einem Arbeitnehmer, der kleine Pakete zu Kunden bringt, ist eine GPS-Überwachung gerechtfertigt. Bei einer Arbeitnehmerin, die aus dem Homeoffice programmiert, ist dies unnötig und unverhältnismäßig.

Bei Verwendung von GPS achten Sie auf die DSGVO – Sie müssen zur Verarbeitung von Standortdaten berechtigt sein (d. h. es muss in der Vereinbarung stehen und verhältnismäßig sein), und der Arbeitnehmer muss darüber informiert werden, dass er überwacht wird.

Häufigste Fragen zu technischen Erfassungslösungen

1. Welches Anwesenheitssystem soll ich für das Home Office wählen?

Es sollte Folgendes ermöglichen: digitale Erfassung (Web und mobile App), keine nachträgliche Änderung ohne Spur, Datenexport in einem gängigen Format (CSV, Excel) sowie Auswertung nach Projekten oder Mitarbeitern. Der Preis ist nicht das Wichtigste – Sicherheit und Transparenz schon.

2. Kann ich vom Arbeitnehmer verlangen, dass die Kamera den ganzen Arbeitstag über eingeschaltet ist?

Nein. Ohne besonderen Grund ist dies eine Verletzung des Rechts auf Privatsphäre und ein Verstoß gegen die DSGVO. Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Achtung seines Privatlebens auch während der Arbeitszeit zu Hause. Kameras sind nur in Einzelfällen zulässig (z. B. wenn er mit sehr wertvollen Waren arbeitet) und stets mit schriftlicher Zustimmung.

3. Gibt es einen verpflichtenden Mindeststandard für die Erfassung, oder kann ich ein beliebiges Format wählen?

Die gesetzliche Pflicht betrifft nur den Inhalt (Beginn, Ende, Überstunden, Nachtarbeit usw.), die Form ist frei – solange sie beweiskräftig ist. Das Arbeitsgesetzbuch schreibt kein konkretes System vor, aber die Inspektoren wissen, was nachweisbar ist und was nicht.
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Überwachung von Arbeitnehmern im Home Office: Rechtliche Grenzen

Das ist ein Kapitel, in dem es eine enorme Menge an rechtlichen Fallstricken gibt. Viele Arbeitgeber glauben, dass sie einen Arbeitnehmer, der von zu Hause aus arbeitet, jeder beliebigen Überwachung unterziehen können – und das ist ein Irrtum, der Millionen an Bußgeldern kosten kann.

Was Sie ohne Probleme tun können

Die Kontrolle der Arbeitsergebnisse ist ein Grundrecht des Arbeitgebers. Sie können Berichte, Status, Ergebnisse der ausgeführten Aufgabe verlangen. Das ist keine Überwachung der Person, sondern eine Kontrolle der Arbeitserfüllung.

Die Überprüfung, ob der Arbeitnehmer in den vereinbarten Stunden arbeitet – Sie können einfach prüfen (z. B. über einen Vorgesetzten), ob der Arbeitnehmer in der vereinbarten Zeit erreichbar ist.

Die Überwachung der Systemanmeldung ist möglich, wenn der Arbeitnehmer zu den vereinbarten Zeiten im Firmenchat oder E-Mail-System angemeldet sein muss. Aber nur An-/Abmeldung, nicht einzelne Aktivitäten.

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Was Gesetzesverstöße sind

Versteckte Kameras im Home Office – unabhängig vom Grund. Die Wohnung ist durch das Recht auf Unverletzlichkeit der Wohnung gemäß der Charta der Grundrechte und Grundfreiheiten geschützt. Möchten Sie den Arbeitsschutz (Sicherheit und Gesundheitsschutz) überprüfen, können Sie regelmäßige Berichte des Arbeitnehmers oder ein Foto des Arbeitsplatzes vereinbaren, aber das Betreten der Wohnung oder die Installation versteckter Kameras stellt eine schwerwiegende Rechtsverletzung dar.

Dauerhaftes Bildschirmaufzeichnen, die Überwachung von Maus und Tastatur ist eine invasive Überwachung, die das Recht auf Privatsphäre verletzt. Ohne schwerwiegenden Grund und ohne Zustimmung ist dies rechtswidrig. Es drohen hohe Bußgelder vom Amt für den Schutz personenbezogener Daten (ÚOOÚ) (bis zu 4 % des weltweiten Umsatzes) und von der Arbeitsinspektion (bis zu 1.000.000 CZK, ca. 41.200 EUR).

Ununterbrochene Audio- oder Videoaufzeichnung – ohne Zustimmung aller Beteiligten ist dies ein Verstoß gegen das Gesetz über den Schutz personenbezogener Daten und kann strafbar sein.

Die Kontrolle des Inhalts von E-Mails und privaten Nachrichten dürfen Inspektoren ohne schwerwiegenden Grund nicht durchführen, wohl aber können sie die Häufigkeit empfangener und gesendeter E-Mails beobachten.

Unsere Spezialisten für Sie

Mgr. Jakub Oliva, LL.M., MSc.

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DSGVO und Arbeitsgesetzbuch: Doppeltes Risiko

Hier liegt ein ernster Haken: Ein Gesetzesverstoß beim Monitoring kann Sie Bußgelder von zwei Behörden gleichzeitig kosten:

  • Das Amt für den Schutz personenbezogener Daten (ÚOOÚ) wegen Verstoßes gegen den Grundsatz der Datenminimierung – Bußgeld bis zu 20.000.000 EUR oder 4 % des Umsatzes.

  • Wegen Verletzung des Rechts auf Privatsphäre nach § 316 des Arbeitsgesetzbuches – Bußgeld bis zu 1.000.000 CZK (ca. 41.200 EUR).

Ein Beispiel ist der Fall, dass ein Arbeitgeber das Programm Time Doctor verwendet, das alle paar Sekunden den Bildschirm aufnimmt und überwacht, wie viel Zeit der Arbeitnehmer in sozialen Netzwerken verbringt. Ohne ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers und ohne schwerwiegenden Grund ist dies sehr riskant. Wird dies aufgedeckt, drohen eine Reihe von Problemen.

Die Anwälte der Anwaltskanzlei ARROWS erleben, dass Unternehmen sich der Schwere ihres Umgangs mit dem Monitoring erst später bewusst werden – und dann ist es zu spät.

Häufigste Fragen zur Mitarbeiterüberwachung

1. Kann ich ein Programm verwenden, das überwacht, ob der Arbeitnehmer arbeitet oder nur ratlos dasitzt?

Wenn Sie dafür die Zustimmung des Arbeitnehmers haben und es nur dazu verwenden, zu prüfen, ob er angemeldet ist und etwas auf dem Arbeitskonto tut, ist das in Ordnung. Macht das Programm jedoch Bildschirmaufnahmen oder überwacht die Maus, ist das invasiv und ohne Grund rechtswidrig.

2. Ich verwende keine Kameras – genügt es, wenn der Arbeitnehmer selbst festhält, wann er begonnen und wann er aufgehört hat?

Ja, das genügt. Das ist genau der richtige Weg – Vertrauen in den Arbeitnehmer und Kontrolle der Ergebnisse, nicht der Person.

3. Kann ich vom Arbeitnehmer einen Videobeweis verlangen, dass er sich während des Arbeitstages zu Hause befindet?

Sicher nicht ohne Zustimmung und ohne schwerwiegenden Grund. Die Wohnung ist genau das, was das Gesetz schützen will. Bei Verdacht auf Betrug klären Sie dies über den Vorgesetzten oder die Personalabteilung, nicht über eine Überwachungskamera.
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Überstunden und Arbeitshindernisse im Home Office: Wo Rechte verloren gehen

Hier liegt einer der größten Fallstricke. Das rechtliche Regime für Überstunden und Arbeitshindernisse unterscheidet sich danach, wie das Home Office vereinbart ist.

Wenn der Arbeitnehmer sich die Arbeitszeit selbst einteilt

Bei der Selbsteinteilung (Regime nach § 317 Abs. 4) hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Vergütung von Überstunden noch auf Freizeitausgleich für geleistete Überstunden. Der Grund ist klar: Er verfügt über ein hohes Maß an Flexibilität, sodass er, wenn er seinen Arbeitsumfang ausweiten muss, die Einteilung selbst anpassen kann.

Dasselbe gilt für Essens- und Erholungspausen – in diesem Regime ist der Arbeitnehmer selbst dafür verantwortlich, Pausen zu nehmen, wenn er sie braucht. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, sie ihm zu einer bestimmten Zeit zu gewähren.

Arbeitshindernisse (Krankheit, Urlaub, Schulung) werden nach dem vereinbarten „fiktiven Zeitplan“ behandelt. Das ist ein Orientierungsplan, den der Arbeitgeber zum Zweck der Berechnung von Ausgleichszahlungen erstellt. Erkrankt der Arbeitnehmer, erhält er nicht unter allen Umständen eine Lohnfortzahlung, sondern nur auf Grundlage dieses fiktiven Zeitplans.

Wenn der Arbeitgeber die Arbeitszeit selbst einteilt

Legt umgekehrt der Arbeitgeber die Arbeitszeit selbst fest (der Arbeitnehmer arbeitet z. B. von 9:00 bis 17:00 Uhr aus dem Home Office), gelten die Standardregeln. Überstunden müssen vergütet werden, Arbeitshindernisse werden gemäß Gesetz ausgeglichen usw.

Praktische Warnungen

Hier kommt ein enormes Streitpotenzial ins Spiel. Viele Arbeitgeber vereinbaren „Selbsteinteilung“ und drängen dann den Arbeitnehmer, zu bestimmten Stunden zu arbeiten, oder sagen ihm, Überstunden würden nicht vergütet, obwohl sie ihm faktisch die Zeit vorgeben. Das ist eine Verzerrung des Systems, und Inspektoren durchschauen das sofort.

In der umgekehrten Situation: Der Arbeitnehmer erinnert sich, dass er selbstbestimmt planen sollte, behauptet dann aber insgeheim, er habe faktisch feste Zeiten gehabt, und fordert rückwirkend die Bezahlung von Überstunden (bis zu 3 Jahre zurück). Ohne eine klare, schriftliche Vereinbarung und detaillierte Erfassung endet das vor Gericht.

Die Anwälte der Anwaltskanzlei ARROWS sehen solche Streitigkeiten regelmäßig – und betonen, dass eine klare Vereinbarung und eine detaillierte Arbeitszeiterfassung diese Situationen vollständig lösen.

Häufigste Fragen zu Überstunden und Arbeitshindernissen

1. Eine Arbeitnehmerin im Regime „Selbsteinteilung“ behauptet plötzlich, sie hätte von 9:00 bis 17:00 Uhr arbeiten müssen. Wie unterscheidet sich das von dem, was wir schriftlich festgehalten haben?

Haben Sie die Selbsteinteilung schriftlich vereinbart, behauptet die Arbeitnehmerin nun aber, sie habe faktisch feste Zeiten gehabt, müssen Sie prüfen, was in der Vereinbarung steht. Ist der Nachweis aus der Vereinbarung eindeutig, gewinnt er. Ist die Vereinbarung vage, wird es schwierig. Für die Zukunft gilt: Die Vereinbarung muss überaus konkret sein.

2. Ein Arbeitnehmer arbeitet selbsteingeteilt, fordert aber die Bezahlung von Überstunden, weil er im Monat über den Rahmen hinaus gearbeitet hat. Ist das berechtigt?

Bei Selbsteinteilung besteht kein Anspruch auf Überstunden. Der Arbeitnehmer hätte die Arbeitszeit anders einteilen können. Besteht jedoch der Verdacht einer Gesetzesumgehung (d. h. Sie geben ihm faktisch die Zeit vor und tun nur so, als wäre dies nicht der Fall), wird das ein Problem.

3. Kann ich im Home-Office-Regime nachts arbeiten?

Ja, aber mit besonderen Regeln. Der Arbeitgeber muss vor der Einteilung und danach jährlich ärztliche Untersuchungen sicherstellen. Möchten Sie die Nachtarbeit angemessen einschränken, kann dies in der Vereinbarung geregelt werden, doch der Arbeitgeber kann die Nachtarbeit nicht vollständig verbieten.
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Mögliche Probleme

Wie ARROWS hilft (beratung@arws.cz)

Fehlende oder unzureichende Arbeitszeiterfassung, die von der Inspektion angezweifelt wird. Es droht ein Bußgeld von bis zu 2.000.000 CZK.

Die Anwälte von ARROWS helfen Unternehmen, ein korrektes System der Arbeitszeiterfassung einzurichten und zu dokumentieren, das auch vor einem Inspektor besteht. Wir sorgen dafür, dass alle Aufzeichnungen beweiskräftig sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Streitigkeiten mit Arbeitnehmern über unbezahlte Überstunden. Der Arbeitnehmer erinnert sich „anders“ und fordert rückwirkend Zahlung für bis zu 3 Jahre.

ARROWS hilft, eine klare schriftliche Home-Office-Vereinbarung mit detaillierter Beschreibung des Arbeitszeitregimes zu erstellen. Wir vertreten das Unternehmen in etwaigen Streitigkeiten und verteidigen die Erfassung gegen Behauptungen des Arbeitnehmers.

Verletzung des Rechts des Arbeitnehmers auf Privatsphäre durch überzogenes Monitoring. Hohe Bußgelder vom ÚOOÚ (bis zu 4 % des Umsatzes) und von der Inspektion (bis zu 1.000.000 CZK).

Die Anwälte von ARROWS prüfen Ihr Monitoring-System, bewerten dessen Übereinstimmung mit der DSGVO und dem Arbeitsgesetzbuch und helfen, das Monitoring so einzurichten, dass es rechtssicher und notwendig ist.

Fehler bei der Erstattung von Home-Office-Kosten – der Arbeitgeber zahlt sie nicht oder berechnet sie fehlerhaft. Der Arbeitnehmer kann dies einfordern, und Inspektoren werden es kontrollieren.

ARROWS erklärt die Regeln für Kostenerstattungen (Pauschale vs. nachgewiesene Kosten), hilft, die Art der Erstattung vertraglich zu regeln, und sorgt dafür, dass das Unternehmen keinem Gesetzesverstoß ausgesetzt ist.

Fehlende Genehmigung des häuslichen Arbeitsplatzes hinsichtlich Arbeitsschutz. Ein Arbeitsunfall unter schlechten Bedingungen = Haftung des Arbeitgebers.

Die Anwaltskanzlei ARROWS hilft bei der Risikoanalyse des häuslichen Arbeitsplatzes, der Vorbereitung von Schulungen für Arbeitnehmer und der Dokumentation von Maßnahmen zur Gewährleistung von Sicherheit und Gesundheitsschutz.

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Verpflichtende Kostenerstattung: Was Sie sich nicht erlauben dürfen zu übersehen

Seit 2023 gilt für das Home Office eine konkrete Pflicht: Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer die Kosten erstatten, die ihm bei der Ausübung der Fernarbeit entstanden sind – sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart ist.

Pauschale Erstattung

Ab dem 1.1.2026 beträgt die pauschale Kostenerstattung 4,70 CZK (ca. 20 EUR) für jede angefangene Stunde Fernarbeit (gemäß der Verordnung des Ministeriums für Arbeit und Soziales Nr. 572/2025 Slg.).

Das bedeutet: Hat ein Arbeitnehmer, der 20 Stunden pro Woche im Home Office arbeitet, erhält er monatlich: 20 Stunden × 4 Wochen × 4,70 CZK = 376 CZK (ca. 20 EUR). Wenig? Ja. Aber das ist das gesetzliche Minimum, sofern nichts anderes vereinbart ist.

Nachgewiesene Kosten

Wird mit dem Arbeitgeber keine Pauschale vereinbart, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Erstattung nachgewiesener Kosten.

  • Strom, Heizung, Wasser – also Kosten des Haushaltsbetriebs, die der Arbeit zurechenbar sind.

  • Internet – sofern es für die Arbeit notwendig ist.

  • Abnutzung eigener Ausrüstung – zum Beispiel eines Laptops oder Telefons, wenn der Arbeitnehmer diese für die Arbeit nutzt.

Wichtiges Detail: Es muss ausdrücklich vereinbart werden, dass keine Erstattung erfolgt

Ein problematisches Szenario: Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren, dass sich der Arbeitnehmer die Kosten für das Home Office „nicht erstatten lässt“. Das ist zulässig, muss aber ausdrücklich in einer von beiden Seiten unterzeichneten schriftlichen Vereinbarung festgehalten werden.

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Praktische Warnung

Viele Arbeitgeber glauben, die Abrede „ohne Anspruch auf Erstattung“ sei ein üblicher Bestandteil des Vertragsverhältnisses. Doch Inspektoren sehen das anders. Behauptet der Arbeitnehmer später, er habe von der Vereinbarung nichts gewusst oder unter Druck unterschrieben, drohen ihm rückwirkende Erstattungen – bis zu 3 Jahre.

Die Anwälte von ARROWS achten darauf, ob eine solche Vereinbarung ausreichend klar formuliert ist und ob der Arbeitnehmer ihr stets eindeutig zugestimmt hat.

Häufigste Fragen zur Kostenerstattung

1. Kann ich mit dem Arbeitnehmer vereinbaren, dass er sich die Kosten für das Home Office nicht erstatten lässt, weil er sich bereits ein Homeoffice eingerichtet hat?

Technisch ja – aber nur, wenn dies ausdrücklich und klar in einer schriftlichen Vereinbarung geregelt ist. Der Arbeitnehmer darf später nicht behaupten, davon nichts gewusst zu haben. Ohne eine solche Vereinbarung sind Sie verpflichtet, mindestens die Pauschale zu zahlen.

2. Welche Ausgaben kann ich als Arbeitgeber steuerlich absetzen, wenn ich dem Arbeitnehmer eine Erstattung zahle?

Das ist eine steuerliche Frage, die über den arbeitsrechtlichen Rahmen hinausgeht – sie hängt von der konkreten Situation und der Auslegung der Finanzbehörden ab. Wir raten Ihnen, dies mit einem Steuerberater zu besprechen.

3. Ein Arbeitnehmer behauptet, das Home Office koste ihn 1000 CZK (ca. 40 EUR) monatlich. Wo liegt die gesetzliche Grenze?

Rechtlich gibt es keine Obergrenze – kann der Arbeitnehmer dies nachweisen (Rechnungen, Berechnungen), sollte er es erhalten. Doch Inspektoren oder Gericht werden prüfen, ob die Berechnung angemessen ist.
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Verwaltung und Archivierung der Arbeitszeiterfassung

Achten Sie auf einen weiteren Aspekt: Die Arbeitszeiterfassung muss archiviert und mindestens 30 Jahre aufbewahrt werden. Das ist eine lange Zeit und begründet eine Pflicht gegenüber den Daten.

Beachten Sie auch: Die Arbeitszeiterfassung ist ein personenbezogenes Datum nach der DSGVO. Das bedeutet, Sie müssen sie schützen, den Zugriff kontrollieren, und der Arbeitnehmer muss das Recht haben, sie einzusehen.

Der Arbeitnehmer hat das Recht, einen Auszug aus der Arbeitszeiterfassung zu verlangen, und Ihr System muss ihm dies ermöglichen – ohne unnötige Verzögerung und ohne zusätzliche Gebühren.

Abschließende Zusammenfassung

Die Arbeitszeiterfassung im Home Office ist keine unnötige administrative Last – sie ist eine gesetzliche Pflicht, die beide Seiten schützt und deren Verletzung Millionen an Bußgeldern, Streitigkeiten und Verzögerungen kostet.

Die häufigsten Fehler, die wir beobachten:

  • Begriffsverwirrung – das Unternehmen glaubt, dass es mit der Anwesenheitserfassung (Anmeldung im Chat) auch die Arbeitszeiterfassung führt. Das ist nicht dasselbe.

  • Fehlende Vereinbarung – der Arbeitgeber vereinbart Homeoffice mündlich und bemerkt dann nicht, dass sie rechtlich nicht existiert.

  • Übermäßiges Monitoring – der Versuch, Arbeitnehmer zu kontrollieren, führt zu einem Verstoß gegen die DSGVO und das Recht auf Privatsphäre.

  • Unklare Überstunden und Arbeitshindernisse – wenn nicht klar ist, ob der Arbeitnehmer sich seine Zeit selbst einteilt, entstehen Streitigkeiten.

  • Es werden keine Auslagen erstattet – der Arbeitgeber vergisst die Pauschale oder die nachgewiesenen Kosten.

  • Verlust von Beweisen – eine manuell geführte Erfassung geht verloren oder wird angezweifelt.

Die Anwälte der Anwaltskanzlei ARROWS helfen Ihnen, ein rechtssicheres System einzurichten – von der Erstellung einer korrekten Homeoffice-Vereinbarung über die Wahl geeigneter Erfassungssoftware bis hin zur Verteidigung bei einer Inspektionskontrolle oder einem Streit mit dem Arbeitnehmer. Wenn Sie sicher sein möchten, dass Sie auf der richtigen Seite des Gesetzes stehen, und keine Fehler riskieren möchten, wenden Sie sich an uns.

Kontaktieren Sie die Anwaltskanzlei ARROWS unter beratung@arws.cz und lassen Sie die Arbeitszeiterfassung fachkundig einrichten.

Häufig gestellte Fragen zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice

1. Ich weiß, dass der Arbeitnehmer arbeitet, weil ich weiß, wann er seine Arbeit erledigt. Muss ich dann keine Arbeitszeiterfassung führen?

Nicht korrekt. Das tschechische Arbeitsgesetzbuch (Gesetz Nr. 262/2006 Slg., im Folgenden „ZP“) verlangt ausdrücklich, dass Sie eine Arbeitszeiterfassung führen. Die Tatsache, dass Sie "wissen", dass er arbeitet, ist kein Beweis. Bei einer Inspektionskontrolle oder einem Streit benötigen Sie eine schriftliche Aufzeichnung. Ohne sie droht ein Bußgeld von bis zu 2 000 000 CZK (ca. 82.300 EUR).

2. Kann ich vom Arbeitnehmer verlangen, dass er selbst eine Arbeitszeiterfassung führt, die ich dann übernehme?

Teilweise ja – der Arbeitnehmer kann Ihnen dabei behilflich sein (z. B. indem er Kommen und Gehen selbst notiert). Die endgültige Verantwortung für die Führung und Richtigkeit der Erfassung liegt jedoch bei Ihnen. Wenn Sie nur abschreiben, was der Arbeitnehmer Ihnen mitteilt, und dies nicht der Realität entspricht, haften Sie dafür.

3. Wie oft muss ich überprüfen, ob die Erfassung der Realität entspricht?

Mindestens einmal monatlich sollten Sie überprüfen, ob die Angaben in der Erfassung schlüssig sind und den Tatsachen entsprechen. Bei Arbeitnehmern, die ihre Zeit selbst einteilen, ist es wichtig zu prüfen, ob die vereinbarte Stundenzahl tatsächlich geleistet wurde. Bei Arbeitnehmern mit festen Arbeitszeiten genügt eine orientierende Kontrolle auf Auffälligkeiten (z. B. täglich 0 Stunden).

4. Unsere Mitarbeiter sind über die ganze Welt verteilt – ist die Arbeitszeiterfassung dieselbe wie in der Tschechischen Republik?

Für Arbeitnehmer, die in der Tschechischen Republik arbeiten, gilt die tschechische Gesetzgebung (§ 96 ZP), unabhängig davon, von wo aus sie tatsächlich arbeiten. Für Arbeitnehmer im Ausland gilt die Gesetzgebung des jeweiligen Landes. Das macht die Sache komplizierter und erfordert eine fachkundige Herangehensweise. Die Anwälte von ARROWS unterstützen Unternehmen mit internationalen Teams – weitere Informationen finden Sie über ARROWS International.

5. Der Arbeitnehmer ist verschwunden und meldet sich nicht mehr an – wie soll ich für ihn die Arbeitszeiterfassung führen?

Sobald er nicht mehr erscheint und nicht kommuniziert, laufen seine Arbeitsstunden nicht mehr. Sie sollten dies dokumentieren und versuchen, den Arbeitnehmer zu kontaktieren. Handelt es sich um ein Arbeitshindernis (z. B. gesundheitliche Gründe), muss der Arbeitnehmer dieses melden und nachweisen. Handelt es sich um eine bloße unentschuldigte Abwesenheit, liegt eine Verletzung der Arbeitsdisziplin vor.

6. Wie lange muss ich die Arbeitszeiterfassung aufbewahren?

Mindestens 30 Jahre. Das ist ein sehr langer Zeitraum und erfordert eine digitale Archivierung (Papierarchive sind unpraktisch). Es ist daher wichtig, Backups zu pflegen und sicherzustellen, dass die Erfassung auch nach Jahrzehnten noch lesbar ist.

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Mgr. Jakub Oliva, LL.M., MSc.

Rechtsanwalt, Partner

Mgr. Jakub Oliva, LL.M., MSc., ist leitender Rechtsanwalt der Niederlassung von ARROWS in Olmütz und ein anerkannter Experte für Arbeitsrecht. Dank seiner engen Spezialisierung verfügt er über umfangreiche Erfahrungen bei der Lösung komplexer arbeitsrechtlicher Situationen und ist für seine Mandanten ein zuverlässiger Partner beim Schutz ihrer Interessen.