Internationale Entsendung von Arbeitnehmern

Was die internationale Entsendung von Arbeitnehmern genau bedeutet

Der Begriff „Entsendung von Arbeitnehmern“ wird in der Praxis weit und oft ungenau verwendet. Aus Sicht des europäischen Rechts handelt es sich um eine Situation, in der ein in einem Mitgliedstaat ansässiger Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer vorübergehend in einen anderen Mitgliedstaat entsendet, damit er dort in seinem Namen Dienstleistungen erbringt.

Die Richtlinie 96/71/EG und ihre Novelle 2018/957 verlangen, dass den so entsandten Arbeitnehmern im Aufnahmestaat ein Mindestniveau an Arbeitsbedingungen gewährleistet wird, insbesondere in Bezug auf Entlohnung, Arbeitszeit, Ruhezeiten, Urlaub und Arbeitssicherheit.

Im tschechischen Recht ist diese Regelung vor allem im tschechischen Arbeitsgesetzbuch (Gesetz Nr. 262/2006 Slg., im Folgenden „ZP“) und im tschechischen Beschäftigungsgesetz (Gesetz Nr. 435/2004 Slg., im Folgenden „ZoZ“) umgesetzt, sie überschneidet sich jedoch zugleich mit den Steuergesetzen und den Vorschriften über die soziale Sicherheit.

Die tschechische Praxis zeigt, dass Arbeitgeber häufig mehrere unterschiedliche Situationen miteinander vermischen: die klassische Dienstreise, die langfristige Entsendung für ein Projekt, die vorübergehende Überlassung innerhalb eines Konzerns und die internationale Arbeitnehmerüberlassung. Jedes dieser Modelle hat andere Folgen für Steuern und Beiträge.

So ist etwa eine kurze Geschäftsreise zu einer Konferenz im Ausland in der Regel keine „Entsendung“ im Sinne der Richtlinie und begründet keine Meldepflichten im Aufnahmestaat. Mehrere Monate Arbeit auf einer Baustelle für einen örtlichen Kunden sind dagegen typischerweise bereits eine Entsendung.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS bestehen daher stets auf einer gründlichen Erfassung des tatsächlichen Geschäftsmodells sowie des Weisungs-, Rechnungs- und Verantwortungsflusses, da die rechtliche Einordnung der Situation oft nicht dem entspricht, wie der Arbeitgeber sie selbst bezeichnet.

Ein wichtiges Element ist auch die Vorübergehendheit der Entsendung. Die EU-Koordinierungsverordnungen gehen davon aus, dass eine Entsendung im Regime des Formulars A1 höchstens 24 Monate dauert, und der Arbeitnehmer darf nicht entsandt werden, um einen anderen Arbeitnehmer zu ersetzen.

Arbeitsrechtlich findet nach 12 bzw. 18 Monaten einer langfristigen Entsendung ein deutlich breiterer Umfang arbeitsrechtlicher Vorschriften des Aufnahmestaats Anwendung, was die Lohnkosten und die Ansprüche des Arbeitnehmers grundlegend beeinflussen kann. Für das Unternehmen macht es daher praktisch wie finanziell einen Unterschied, ob es eine kurzfristige Projektentsendung plant oder eine längerfristige Präsenz im betreffenden Land, die bereits auf eine dauerhafte Geschäftstätigkeit und die Gründung einer örtlichen Niederlassung hinausläuft.

Aus steuerrechtlicher Sicht ist die Definition der Entsendung jedoch weniger wichtig als die Frage, wo, wie lange und für wen die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird. Das tschechische Einkommensteuergesetz (Gesetz Nr. 586/1992 Slg., im Folgenden „ZDP“) und die Doppelbesteuerungsabkommen arbeiten mit dem Begriff „im Gebiet des anderen Staates ausgeübte unselbständige Tätigkeit“ sowie mit den Begriffen der steuerlichen Ansässigkeit und der Betriebsstätte. Für die Beurteilung der Auswirkungen auf die Ansässigkeit, die Betriebsstätte und die richtige Gestaltung der Lohnbesteuerung im grenzüberschreitenden Kontext empfiehlt es sich, auf das Steuerrecht zu setzen.

Der Preis für eine falsche Einordnung kann hoch sein. Behandelt der Arbeitgeber eine langfristige grenzüberschreitende Tätigkeit als gewöhnliche Dienstreisen und richtet Steuern und Abgaben entsprechend ein, drohen ihm später Steuernachforderungen, Strafzuschläge und Zinsen in beiden Staaten, gegebenenfalls auch strafrechtliche Risiken für die Organmitglieder.

Entsendung vs. Dienstreise vs. Arbeitnehmerüberlassung

Für das Risikomanagement ist es entscheidend, drei Grundregime zu unterscheiden. Das erste ist die klassische Dienstreise, bei der der Arbeitnehmer kurzfristig außerhalb seines regelmäßigen Arbeitsorts im Rahmen desselben Arbeitsverhältnisses und unter der Weisungsbefugnis desselben Arbeitgebers tätig ist.

Nach tschechischen Vorschriften erhält er Reisekostenerstattungen, Verpflegungspauschalen und gegebenenfalls Taschengeld, die steuerliche Ansässigkeit und die Zugehörigkeit zur Sozial- und Krankenversicherung ändern sich jedoch in der Regel nicht. Aus Sicht der internationalen Besteuerung sind solche kurzen Reisen oft durch die Ausnahme für Aufenthalte bis zu 183 Tagen im Jahr gedeckt, sofern zugleich die Bedingungen hinsichtlich der Ansässigkeit des Arbeitgebers und der Nichtzurechenbarkeit des Lohns zu einer Betriebsstätte im Aufnahmeland erfüllt sind. Stellt sich nachträglich heraus, dass die Besteuerung oder die Erfassung der Aufenthalte nicht korrekt war, kann das im Artikel Berichtigte Steuererklärung: Wie man bei Entdeckung eines Buchhaltungsfehlers vorgeht und das Risiko hoher Sanktionen beseitigt beschriebene Vorgehen helfen.

Das zweite Regime ist die Entsendung im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen. Der Arbeitnehmer bleibt in der Regel beim tschechischen Arbeitgeber angestellt, übt die Arbeit jedoch in einem anderen Staat aus, meist für einen Kunden oder eine Niederlassung seines Arbeitgebers. Hier kommen bereits das europäische Entsenderecht, die Pflicht zur Einhaltung der Mindestarbeitsbedingungen des Aufnahmestaats und die Pflicht zur Beschaffung des Formulars A1 ins Spiel, damit der Arbeitnehmer im tschechischen System der sozialen Sicherheit verbleibt.

Steuerlich ist zu prüfen, ob der Lohn in der Tschechischen Republik, im Aufnahmestaat oder in beiden Staaten mit anschließender Anwendung des Doppelbesteuerungsabkommens besteuert wird.

Das dritte Regime ist die internationale Arbeitnehmerüberlassung, bei der der tschechische Arbeitnehmer formal beim tschechischen Arbeitgeber angestellt bleibt, faktisch aber den organisatorischen Weisungen eines ausländischen „Entleihers“ unterliegt, der das wirtschaftliche Risiko seiner Arbeit trägt.

In vielen Doppelbesteuerungsabkommen gilt für diese Situationen eine Sonderregel, nach der der Lohn in dem Land als steuerpflichtig gilt, in dem der Arbeitnehmer tatsächlich arbeitet, selbst wenn der Aufenthalt 183 Tage nicht überschreitet. Die tschechische Finanzverwaltung räumt zudem bereits jetzt ein, dass dem Arbeitgeber im Regime der internationalen Überlassung die Pflicht zum Einbehalt von Vorauszahlungen auf die tschechische Einkommensteuer erlassen werden kann, da der Lohn im Ausland besteuert wird.

In der Praxis erfordern diese Situationen jedoch eine detaillierte vertragliche und steuerliche Analyse – eine laienhafte Gestaltung ist eine typische Quelle von Nachforderungen.

Steuerliche Ansässigkeit und Betriebsstätte: Grundlage für die richtige Lohnbesteuerung

Ohne die richtige Bestimmung der steuerlichen Ansässigkeit von Arbeitnehmer und Arbeitgeber lässt sich nicht verlässlich entscheiden, wo der Lohn für Arbeit im Ausland zu versteuern ist und welches Regime das ZDP anwendet. Die steuerliche Ansässigkeit einer natürlichen Person bestimmt sich nach tschechischem Recht entweder nach dem Wohnsitz oder nach dem gewöhnlichen Aufenthalt, also einem Aufenthalt von mindestens 183 Tagen im Kalenderjahr.

Als Wohnsitz gilt eine ständige Wohnung, die dem Steuerpflichtigen mit der Absicht zur Verfügung steht, sich dort dauerhaft aufzuhalten; berücksichtigt werden dabei auch die familiären und wirtschaftlichen Bindungen des Steuerpflichtigen. Hat eine natürliche Person Bindungen zu zwei Staaten, gelten die „Tie-Breaker“-Regeln des Doppelbesteuerungsabkommens – etwa Mittelpunkt der Lebensinteressen, gewöhnlicher Aufenthalt, Staatsangehörigkeit und Verständigung der zuständigen Behörden.

Für ins Ausland entsandte Arbeitnehmer bedeutet dies, dass selbst ein längerer Auslandsaufenthalt nicht automatisch zum Verlust der tschechischen steuerlichen Ansässigkeit führt, wenn der Mittelpunkt ihrer Lebensinteressen in der Tschechischen Republik bleibt.

Umgekehrt kann bei Ausländern, die langfristig in Tschechien arbeiten, eine tschechische steuerliche Ansässigkeit auch dann entstehen, wenn sie formal ihren ständigen Wohnsitz in einem anderen Land behalten, sich faktisch aber länger als 183 Tage im Jahr in der Tschechischen Republik aufhalten.

Die Entscheidung, ob ein Arbeitnehmer in Tschechien steuerlich ansässig ist, beeinflusst grundlegend, ob er dort sein Welteinkommen einschließlich des Lohns für Arbeit im Ausland erklären muss und wie darauf die Methoden zur Vermeidung der Doppelbesteuerung angewendet werden.

Die steuerliche Ansässigkeit juristischer Personen bestimmt sich typischerweise nach dem Sitz oder dem Ort der tatsächlichen Geschäftsleitung der Gesellschaft. Für die internationale Entsendung von Arbeitnehmern ist jedoch der Begriff „Betriebsstätte“ entscheidend.

Entsteht einer tschechischen Gesellschaft im Aufnahmestaat eine Betriebsstätte, geht das Recht zur Besteuerung des Lohns der für diese Betriebsstätte tätigen Arbeitnehmer auf den Aufnahmestaat über, oft ab dem ersten Arbeitstag. Eine Betriebsstätte kann etwa durch eine feste Geschäftseinrichtung, eine Baustelle, die länger als einen bestimmten Zeitraum besteht, oder durch wiederholte Erbringung von Dienstleistungen im Gebiet des anderen Staates entstehen.

Bei Nichtabkommensstaaten wird das Bestehen einer Betriebsstätte ausschließlich nach dem ZDP beurteilt, bei Abkommensstaaten nach dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen.

Begründet ein tschechischer Arbeitgeber im Ausland eine Betriebsstätte – typischerweise ein langfristiges Projekt, eine Bautätigkeit oder ein Büro –, unterliegt der Lohn der für diese Betriebsstätte tätigen Arbeitnehmer der Besteuerung in dem betreffenden Staat, und zwar in der Regel ab dem ersten Tag ihrer Tätigkeit.

In einer solchen Situation kann der tschechische Arbeitgeber beim tschechischen Finanzamt beantragen, von der Pflicht zum Einbehalt der Vorauszahlungen auf die tschechische Steuer für diesen Lohnanteil befreit zu werden, und löst in der Tschechischen Republik dann nur noch die Vermeidung der Doppelbesteuerung. Zugleich entsteht ihm jedoch die Pflicht, sich im Aufnahmestaat für die Körperschaftsteuer zu registrieren, dort Bücher zu führen und örtliche Steuererklärungen abzugeben.

Wie der Lohn bei Arbeit im Ausland besteuert wird

Für die internationale Besteuerung gilt die Grundregel, dass der Lohn eines Arbeitnehmers dort besteuert wird, wo die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird. Die Doppelbesteuerungsabkommen enthalten jedoch für unselbständige Tätigkeit eine Standardausnahme für kurzfristige Einsätze.

Sind mehrere Bedingungen erfüllt, kann der Lohn ausschließlich im Ansässigkeitsstaat des Arbeitnehmers besteuert werden, selbst wenn er die Arbeit vorübergehend in einem anderen Staat ausübt. Typischerweise geht es um Fälle, in denen der Aufenthalt im anderen Staat 183 Tage im Kalenderjahr (bzw. nach neueren Abkommen innerhalb eines Zeitraums von 12 aufeinanderfolgenden Monaten) nicht überschreitet.

Eine weitere Bedingung ist, dass der Arbeitgeber im Aufnahmestaat nicht steuerlich ansässig ist und der Lohn keiner Betriebsstätte in diesem Staat zuzurechnen ist.

Die praktische Auswirkung ist erheblich: Reist ein in Tschechien steuerlich ansässiger Arbeitnehmer beispielsweise für einige Monate zur Arbeit in einen Abkommensstaat, in dem die tschechische Firma keine Betriebsstätte hat, und überschreitet der Aufenthalt 183 Tage nicht, kann sein Lohn ausschließlich in der Tschechischen Republik besteuert werden.

In diesem Fall führt der tschechische Arbeitgeber die Steuervorauszahlungen in Tschechien ab, und im Aufnahmestaat muss keine Pflicht entstehen. Sobald jedoch eine der Bedingungen der Ausnahme verletzt wird – der Aufenthalt verlängert sich, eine Betriebsstätte entsteht oder es liegt internationale Arbeitnehmerüberlassung vor –, geht das Besteuerungsrecht auf den Aufnahmestaat über, oft rückwirkend ab dem ersten Aufenthaltstag.

Bei in Tschechien nicht ansässigen Personen ist die Lage umgekehrt. Arbeitet ein Nichtansässiger für einen tschechischen Arbeitgeber außerhalb des Gebiets der Tschechischen Republik, hat der Lohn für die im Ausland geleistete Arbeit nach dem ZDP keine Quelle in Tschechien und unterliegt dort nicht der Besteuerung.

Der tschechische Arbeitgeber ist in diesem Fall nicht verpflichtet, von diesem Lohnanteil Steuervorauszahlungen einzubehalten, sofern er nachweisen kann, dass es sich um einen Nichtansässigen handelt, der im Ausland arbeitet. In der Tschechischen Republik wird dann nur der Teil des Einkommens besteuert, der auf die im Inland geleistete Arbeit entfällt.

Diesen Anteil muss er beispielsweise durch Anwesenheitsaufzeichnungen oder einen Reisekalender belegen können.

Langfristige Entsendung und Besteuerung im anderen Staat

Sobald die Entsendung die Grenze von 183 Tagen überschreitet oder eine Betriebsstätte entsteht, geht das Recht zur Besteuerung des Lohns typischerweise auf den Aufnahmestaat über. Das bedeutet nicht, dass die Tschechische Republik als Ansässigkeitsstaat des Arbeitnehmers jeglichen Anspruch verliert.

Im Gegenteil: Ein in Tschechien steuerlich Ansässiger muss dort sein Welteinkommen erklären, einschließlich des im Ausland besteuerten Lohns. Die Doppelbesteuerung wird entweder durch die Methode der einfachen Anrechnung vermieden, bei der die tschechische Steuer um die im Ausland gezahlte Steuer gemindert wird, oder durch die Freistellungsmethode, bei der das ausländische Einkommen in Tschechien nicht besteuert wird und nur zur Bestimmung des Steuersatzes dient.

Welche Methode zur Vermeidung der Doppelbesteuerung gilt, hängt vom konkreten Abkommen zwischen Tschechien und dem jeweiligen Staat ab.

Bei den meisten europäischen Staaten wird bei unselbständiger Tätigkeit die einfache Anrechnung angewandt, das tschechische Recht erlaubt jedoch in bestimmten Fällen die Freistellungsmethode für Einkünfte aus unselbständiger Tätigkeit, die in einem Abkommensstaat für einen dortigen Arbeitgeber ausgeübt und in diesem Staat besteuert wurden.

In der Praxis bedeutet das, dass sich ohne Analyse des konkreten Abkommens nicht verlässlich sagen lässt, wie sich die Einkünfte des Arbeitnehmers in seiner tschechischen Steuererklärung niederschlagen und wie stark sich die ausländische Besteuerung auf seinen Nettolohn auswirkt.

Für Arbeitgeber hat dies mehrere praktische Folgen. Wird der Lohn des Arbeitnehmers im Aufnahmestaat besteuert, kann der tschechische Steuerzahler beim Finanzamt beantragen, von der Pflicht zum Einbehalt der Vorauszahlungen auf die tschechische Steuer in dem Umfang befreit zu werden, in dem die Arbeit im Ausland ausgeübt wird.

So wird vermieden, dass der Arbeitnehmer im Laufe des Jahres unnötig hohe Vorauszahlungen in Tschechien leistet und auf deren Erstattung nach Abgabe der Steuererklärung warten muss. Zugleich muss jedoch genau dokumentiert sein, an wie vielen Tagen und in welchem Umfang der Arbeitnehmer im Ausland gearbeitet hat.

Diese Aufzeichnungen sind bei Steuerprüfungen oft ein entscheidendes Beweismittel, um den Lohn korrekt zwischen Tschechien und dem Aufnahmestaat aufzuteilen.

Internationale Arbeitnehmerüberlassung und wirtschaftlicher Arbeitgeber

Ein besonderes Kapitel ist die internationale Arbeitnehmerüberlassung. In diesem Modell bleibt der tschechische Arbeitnehmer beim tschechischen „rechtlichen Arbeitgeber“ angestellt, arbeitet jedoch für einen ausländischen „Entleiher“, der ihm Weisungen erteilt und die wirtschaftlichen Risiken seiner Tätigkeit trägt.

Viele Doppelbesteuerungsabkommen behandeln den Lohn in einer solchen Situation als steuerpflichtig in dem Land, in dem der Arbeitnehmer tatsächlich arbeitet, und zwar unabhängig von der 183-Tage-Grenze, da aus Sicht des internationalen Steuerrechts der wirtschaftliche Arbeitgeber im Aufnahmestaat der eigentliche Arbeitgeber ist.

Die Generalfinanzdirektion (Generální finanční ředitelství) hat 2025 eine Information veröffentlicht, nach der ein tschechischer rechtlicher Arbeitgeber, der seine Arbeitnehmer ins Ausland überlässt, formal zum Einbehalt von Steuervorauszahlungen verpflichtet ist, jedoch gerade mit Blick auf die Besteuerung im Aufnahmestaat die vollständige oder teilweise Befreiung von dieser Pflicht beantragen kann.

Die Steuerverwalter sollen vorübergehend beide Ansätze akzeptieren – also auch den Fall, dass der Arbeitgeber keine Vorauszahlungen einbehält, wenn offensichtlich ist, dass der Lohn im Ausland besteuert wird –, zugleich ist jedoch eine künftige Gesetzesnovelle angekündigt, die diesen Bereich eindeutig regeln soll.

Für Unternehmen, die Arbeitnehmerüberlassung nutzen, ist dies ein erhebliches Risiko: Ohne sorgfältig vorbereitete Dokumentation, Verträge und steuerrechtliche Gestaltung droht, dass sowohl die tschechische als auch die ausländische Finanzverwaltung ihren Anteil an der Besteuerung beanspruchen und das Unternehmen zwischen zwei Systeme gerät.

Sozial- und Krankenversicherung bei der Entsendung: Grundsatz der Einfachversicherung und Formular A1

Innerhalb der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraums und der Schweiz gelten die Koordinierungsverordnungen zur sozialen Sicherheit, insbesondere die Verordnungen Nr. 883/2004 und 987/2009. Die Grundregel besagt, dass eine Person den Rechtsvorschriften über die soziale Sicherheit nur eines Mitgliedstaats unterliegt.

Für Arbeitnehmer gilt der Grundsatz der lex loci laboris: Beiträge werden grundsätzlich dort gezahlt, wo die Arbeit ausgeübt wird, unabhängig davon, wo der Arbeitnehmer wohnt oder wo der Arbeitgeber seinen Sitz hat. Dieser Grundsatz gilt sowohl für die Sozial- als auch für die Krankenversicherung, sodass ein Arbeitnehmer nicht in einem Staat sozialversichert und in einem anderen krankenversichert sein darf.

Von dieser Grundregel gibt es mehrere Ausnahmen, deren wichtigste gerade die Entsendung ist.

Arbeitet ein Arbeitnehmer gewöhnlich in einem Mitgliedstaat und wird er von seinem Arbeitgeber vorübergehend in einen anderen Staat entsandt, um dort für ihn zu arbeiten, kann er weiterhin im System des ersten (entsendenden) Staates versichert bleiben, sofern die Entsendedauer 24 Monate nicht überschreitet und keine weiteren Ausschlussgründe vorliegen. Derselbe Grundsatz gilt auch für Selbständige, die vorübergehend in einem anderen Mitgliedstaat tätig sind.

Formular A1: Wann es Pflicht ist und wie man es beantragt

Voraussetzung für die Anwendung des Entsenderegimes ist die Ausstellung des portablen Dokuments A1, das bestätigt, dass der Arbeitnehmer weiterhin den Rechtsvorschriften über die soziale Sicherheit des Entsendestaats unterliegt.

In der Tschechischen Republik stellt die Tschechische Sozialversicherungsverwaltung (Česká správa sociálního zabezpečení, ČSSZ) das A1 auf Antrag des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers aus. Das Dokument wird für höchstens 24 Monate ausgestellt; danach muss der Arbeitnehmer entweder in das System des Aufnahmestaats überführt oder eine Ausnahme nach Art. 16 der Verordnung beantragt werden, auf die jedoch kein Rechtsanspruch besteht.

Die tschechischen Vorschriften verpflichten dazu, die Bestimmung der anwendbaren Rechtsvorschriften (also das A1) nicht nur bei einer klassischen Entsendung zu beantragen, sondern auch bei gleichzeitiger Tätigkeit in zwei oder mehr Mitgliedstaaten.

Eine natürliche Person, die als Arbeitnehmer oder Selbständiger in zwei oder mehr Mitgliedstaaten tätig ist, muss dies der zuständigen Bezirksverwaltung für soziale Sicherheit (okresní správa sociálního zabezpečení, OSSZ) innerhalb von 30 Tagen ab Aufnahme dieser Tätigkeit melden; bei Nichterfüllung kann eine Geldbuße von bis zu 20 000 CZK (ca. 820 EUR) verhängt werden.

In der Praxis betrifft dies oft nicht nur „typische Pendler“, sondern auch Manager, die regelmäßig einen Teil der Woche im Ausland arbeiten, und Spezialisten, die Projekte in verschiedenen Ländern wechseln.

Die Bearbeitung des A1 dauert nach den Erfahrungen der Arbeitgeber üblicherweise mehrere Wochen; in der Praxis wird eine Richtfrist von etwa 30 Tagen genannt, auch wenn es in vielen Fällen schneller geht. Es empfiehlt sich daher, den Antrag rechtzeitig zu stellen.

Liegt das Dokument bei der Abreise des Arbeitnehmers noch nicht vor, sollte zumindest eine Bestätigung über die Antragstellung vorhanden sein, etwa eine Kopie der Einreichung über die Datenbox.

Bei Kontrollen im Ausland kann das Fehlen des A1 nämlich dazu führen, dass die örtlichen Behörden die Anmeldung des Arbeitnehmers im örtlichen System verlangen oder Sanktionen wegen Pflichtverletzung verhängen.

Gleichzeitige Tätigkeit und Grenzgänger

Ein großer Teil der Manager und Spezialisten arbeitet heute nicht nur in einem Staat, sondern pendelt regelmäßig zwischen mehreren Ländern. Für diese Situationen legen die Koordinierungsverordnungen besondere Regeln für Personen fest, die in zwei oder mehr Mitgliedstaaten tätig sind.

Vereinfacht gesagt wird in der Regel ein einziger Versicherungsstaat bestimmt – häufig der Wohnsitzstaat, wenn dort ein wesentlicher Teil der Tätigkeit ausgeübt wird, oder der Staat, in dem sich der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeber befinden.

Bei der Bestimmung des „wesentlichen“ Teils der Tätigkeit werden Arbeitszeit, Entgelt, Umsatz oder Anzahl der erbrachten Leistungen berücksichtigt; ein Anteil unter 25 % ist grundsätzlich ein Signal, dass im betreffenden Staat kein wesentlicher Teil der Tätigkeit ausgeübt wird.

Eine in mehreren Staaten tätige Person muss beim zuständigen Träger im Wohnsitzstaat die Bestimmung der anwendbaren Rechtsvorschriften und die Ausstellung des A1 beantragen. In Tschechien kommt es häufig vor, dass Unternehmer oder Arbeitnehmer diesen Schritt unterschätzen und weiterhin nur in Tschechien Beiträge abführen.

Der Aufnahmestaat fordert sie dann nach einigen Jahren zur rückwirkenden Nachzahlung der Beiträge auf, oft samt Strafzuschlägen. Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS führen deshalb bei Mandanten mit parallelen Tätigkeiten in mehreren Staaten standardmäßig ein Audit der bestehenden Situation durch, prüfen die Gültigkeit vorhandener A1 und schlagen bei Bedarf Korrekturschritte vor, einschließlich Verhandlungen mit der ČSSZ und ausländischen Trägern.

Krankenversicherung bei Arbeit außerhalb der EU

Bei Arbeit in anderen Staaten als den Mitgliedstaaten der EU/des EWR und der Schweiz gelten nicht die Koordinierungsverordnungen, sondern das nationale Recht der einzelnen Staaten und etwaige bilaterale Abkommen über soziale Sicherheit und Krankenversicherung.

Grundsätzlich entsteht bei langfristiger Erwerbstätigkeit im Ausland die Pflicht zur Teilnahme am örtlichen Krankenversicherungssystem, und zugleich muss die Teilnahme an der tschechischen öffentlichen Krankenversicherung beendet werden.

Ein tschechischer Versicherter muss seiner Krankenkasse innerhalb von 8 Tagen nach Aufnahme der Erwerbstätigkeit im Ausland diese Tatsache melden und die Teilnahme am ausländischen System nachweisen; bei der Rückkehr nach Tschechien muss er sich erneut anmelden.

Gelingt es nach der Rückkehr nicht, der Krankenkasse nachzuweisen, dass er während des gesamten Aufenthalts am ausländischen System teilgenommen hat, kann sie nachträglich tschechische Beiträge für den Zeitraum festsetzen, in dem er in Tschechien hätte versichert sein müssen.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Situationen, in denen der Arbeitnehmer Arbeitslosengeld oder andere Geldleistungen aus einem ausländischen System bezieht – während des Bezugs bleibt er typischerweise im Ausland versichert.

Ohne richtig aufgesetzte Dokumentation und Kommunikation mit ausländischen Trägern können Unternehmen wie Arbeitnehmer unangenehmen Nachzahlungen und Strafzuschlägen ausgesetzt sein, oft erst nach mehreren Jahren.

Praktische Pflichten des Arbeitgebers vor der Entsendung: Information, Meldung, Reisekosten

Bei einer Entsendung von mehr als vier aufeinanderfolgenden Wochen entsteht dem Arbeitgeber eine erweiterte Informationspflicht gegenüber dem Arbeitnehmer. Er muss ihn vor der Abreise schriftlich über den Staat der Arbeitsleistung, die Dauer der Entsendung, die Auszahlungswährung, etwaige Sachleistungen und die Rückkehrbedingungen informieren.

Bei einer Entsendung im Rahmen der länderübergreifenden Erbringung von Dienstleistungen sind zusätzlich Angaben zur Vergütung nach den Vorschriften des Aufnahmestaats, zu den Reisekostenerstattungen und ein Verweis auf das offizielle Informationsportal des betreffenden Landes zu machen. Bei Verletzung dieser Pflicht drohen Sanktionen und Streitigkeiten. Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS empfehlen daher, einen standardisierten Prozess zur Erstellung eines „Informationspakets“ einzuführen.

Ferner sind die Meldepflichten einzuhalten, die heute die meisten EU-Mitgliedstaaten verlangen. Das tschechische Unternehmen muss kurz vor der Entsendung dem Aufnahmestaat die Grunddaten zu sich, zum Arbeitnehmer und zum Arbeitsort im nationalen System melden. Bei längerer Tätigkeit und Entstehung einer Betriebsstätte kann auch eine Pflicht zur steuerlichen oder umsatzsteuerlichen Registrierung im Ausland entstehen, damit es nicht zu Steuernachforderungen und Sanktionen wegen illegaler Geschäftstätigkeit im Aufnahmestaat kommt.

Reisekostenerstattungen spielen eine Schlüsselrolle. Das ZP verpflichtet den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer Fahrtkosten, Unterkunft, Verpflegungspauschale und notwendige Nebenkosten zu erstatten. Diese Erstattungen unterliegen bis zur gesetzlichen Grenze weder der Steuer noch den Beiträgen. Reisekosten müssen jedoch konsequent vom Lohn unterschieden werden. Zahlt ein Unternehmen unter dem Vorwand von „Erstattungen“ de facto einen Teil der Vergütung aus, riskiert es bei einer Prüfung harte Nachforderungen.

Bei Entsendungen in Länder mit höherem Lebensstandard muss das Unternehmen zudem den dortigen Mindestlohn bzw. die Sätze aus dort verbindlichen Tarifverträgen einhalten. Diese Pflicht lässt sich nicht einfach durch höhere Reisekostenerstattungen oder tschechische Verpflegungssätze ersetzen. Das gesamte Vergütungspaket muss den Regeln des Staates entsprechen, in dem der Arbeitnehmer tatsächlich arbeitet.

Wie die Anwaltskanzlei ARROWS helfen kann

Die internationale Entsendung von Arbeitnehmern ist ein typisches Beispiel für ein komplexes Thema, in dem sich Arbeitsrecht, Steuerrecht, soziale Sicherheit, Krankenversicherung, Einwanderungsvorschriften und oft auch branchenspezifische Regulierung überschneiden. Manager und HR-Fachleute bewältigen zwar das Tagesgeschäft selbst, doch sobald es um eine größere Zahl von Arbeitnehmern, längerfristige Projekte oder Tätigkeiten in mehreren Staaten geht, ist es sicherer, ein spezialisiertes Rechts- und Steuerteam an der Seite zu haben.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS begegnen in der Praxis sowohl präventiven Projekten zum Aufbau eines Entsendesystems als auch Krisensituationen, in denen bereits eine Steuer- oder Beitragsprüfung läuft und Nachforderungen und Sanktionen drohen.

Ein typisches präventives Projekt ist die Erstellung eines „Entsendehandbuchs“ für das Unternehmen. Es umfasst eine Übersicht möglicher Szenarien (kurze Dienstreisen, Projektentsendung, Konzernüberlassung, Arbeitnehmerüberlassung), einschließlich Musterverträgen, Reiseaufträgen, interner Regeln für Vergütung und Reisekosten sowie Abläufen zur Beschaffung der A1 und der Meldungen in den Aufnahmestaaten.

Dazu gehört oft auch die Schulung von HR und Linienmanagern, damit sie wissen, wann das Standardmuster noch sicher ist und wann die Situation an die Juristen eskaliert werden muss.

Da die Anwaltskanzlei ARROWS bis zu einer Höhe von 350 000 000 CZK (ca. 14,4 Mio. EUR) berufshaftpflichtversichert ist, können Mandanten ihr solche Projekte im Wissen um einen hohen Sorgfalts- und Verantwortungsstandard anvertrauen.

Ein weiterer Bereich ist die laufende Beratung zu konkreten Projekten – von der ersten Analyse des Betriebsstättenrisikos über die Festlegung der Lohn- und Steuerparameter bis hin zu vertraglichen Vereinbarungen mit Kunden und ausländischen Partnern.

Gerade bei Bau-, IT- und Beratungsprojekten, bei denen Arbeitnehmer viele Monate im Ausland verbringen, ist ein klarer Plan wichtig, wie Erträge und Kosten zwischen den einzelnen Staaten aufgeteilt werden und welche Auswirkungen die gewählte Struktur auf den effektiven Steuersatz und die Beitragslast hat.

Dank des Netzwerks ARROWS International können die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS auch dann eine einheitliche Lösung sicherstellen, wenn ein Projekt mehrere Staaten gleichzeitig betrifft.

Nicht zuletzt verteidigt die Anwaltskanzlei ARROWS Mandanten bei Prüfungen und in Streitigkeiten. Dazu gehört die Vertretung vor der tschechischen Finanzverwaltung, der ČSSZ, den Krankenkassen und dem Staatlichen Arbeitsinspektionsamt (Státní úřad inspekce práce) sowie die Koordination der Verteidigung vor Behörden der Aufnahmestaaten.

In solchen Situationen ist oft nicht nur juristische Argumentationskunst entscheidend, sondern auch die Fähigkeit, Daten aus den internen Systemen des Unternehmens schnell zu beschaffen, auszuwerten und in eine Form zu bringen, die vor den Behörden Bestand hat. Wenn Sie ein System der internationalen Arbeitnehmerentsendung einrichten oder überprüfen lassen möchten, können Sie sich jederzeit über die Kontaktadresse beratung@arws.cz an die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS wenden.

Fazit

Die internationale Entsendung von Arbeitnehmern ist ein strategisches Thema mit unmittelbaren Auswirkungen auf Steuern, Lohnkosten und die Rechtssicherheit des Unternehmens. Die richtige Gestaltung hängt von vielen Variablen ab, von der Bestimmung der steuerlichen Ansässigkeit und der Entstehung einer Betriebsstätte bis hin zur ausländischen Gesetzgebung. Wird nur eine einzige Pflicht übersehen, drohen dem Unternehmen harte Nachforderungen, Bußgelder oder Gerichtsverfahren.

Die praktische Erfahrung zeigt, dass die teuersten Fehler diejenigen sind, die das Unternehmen „nicht sieht“. Etwa die unbemerkte Entstehung einer Betriebsstätte, eine gleichzeitige Tätigkeit in mehreren Staaten ohne A1 oder eine falsche Vergütungsstruktur entsandter Arbeitnehmer im Zusammenspiel mit den Mindestlöhnen in den Aufnahmestaaten.

Bei größeren Unternehmen können die Schäden Millionenbeträge erreichen, doch auch kleinere Firmen geraten leicht in eine Lage, in der Nachforderungen und Sanktionen den Gewinn aus dem gesamten Auftrag übersteigen. Die rechtzeitige Einbindung erfahrener Juristen und Steuerberater ist daher keine zusätzliche Ausgabe, sondern eine Investition in rechtliche und finanzielle Sicherheit.

Wenn Sie bei der internationalen Entsendung von Arbeitnehmern keine Fehler, Schäden, Verzögerungen oder Bußgelder riskieren wollen, ist es am sichersten, alles vorab mit Experten durchzugehen, die das Thema in seiner ganzen Breite verstehen.

Die Juristen der Anwaltskanzlei ARROWS sind seit Langem auf diesen Bereich spezialisiert, bis zu einer Höhe von 350 000 000 CZK versichert und helfen Mandanten dank des Netzwerks ARROWS International auch bei komplexen grenzüberschreitenden Situationen. Kontaktieren Sie uns für eine Erstberatung unter beratung@arws.cz.