Neue Pflicht für Arbeitgeber ab 1.7.2026

Was bisher galt und was sich ändert

Das tschechische Gesetz Nr. 323/2025 Slg. über die einheitliche monatliche Meldung des Arbeitgebers (im Folgenden „JMHZ-Gesetz“) ist seit dem 1.1.2026 in Kraft. Arbeitgeber nutzen es bereits seit April 2026 zur zentralisierten elektronischen Einreichung monatlicher Meldungen an die tschechische Verwaltung für soziale Sicherheit (ČSSZ). Die meisten Pflichten sind somit in der Praxis bereits in Kraft.

Der Gesetzgeber hat für einen Teil der Bestimmungen jedoch ein späteres Inkrafttreten gewählt. Konkret treten § 19 Abs. 1 bis 3 erst am 1.7.2026 in Kraft. Bislang galt für die Anmeldung neuer Arbeitnehmer folgende Regel: Bei tschechischen Staatsbürgern genügte eine Anmeldung innerhalb von 8 Tagen nach Arbeitsantritt, während für ausländische Arbeitnehmer eine strengere Pflicht bestand — diese mussten spätestens vor Beginn der Arbeitsaufnahme angemeldet werden.

Ab dem 1.7.2026 wird die strengere Regel ohne Unterschied auf alle Arbeitnehmer ausgeweitet. Der Staat möchte über jedes Beschäftigungsverhältnis informiert sein, noch bevor der Arbeitnehmer seine erste Tätigkeit ausübt. Unternehmen, die gewohnt sind, Arbeitnehmer bequem erst nach deren tatsächlichem Arbeitsantritt anzumelden, müssen ihren Prozess überarbeiten.

Online-Schulung im Arbeitsrecht für HR-Teams kann Unternehmen dabei helfen, sich an die neuen Regeln anzupassen und die Einhaltung des Gesetzes sicherzustellen.

Pflichten nach § 19 Abs. 1: Was genau und wann

Die Grundregel des § 19 Abs. 1 ist eindeutig: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitnehmer spätestens vor dem Zeitpunkt seines Arbeitsantritts in der Arbeitnehmerevidenz anzumelden. Die Anmeldung des Arbeitnehmers kann frühestens 8 Kalendertage vor dem voraussichtlichen Tag des Arbeitsantritts erfolgen.

In der Praxis bedeutet das: Tritt ein Arbeitnehmer am Montag um 8:00 Uhr seine Arbeit an, muss die Anmeldung bei der ČSSZ noch vor diesem Zeitpunkt eingehen — spätestens am Sonntagabend oder am Montagmorgen, in jedem Fall aber bevor die betreffende Person tatsächlich zu arbeiten beginnt.

Eine erst nach Arbeitsbeginn vorgenommene Anmeldung, also z. B. am Montag um 9:00 Uhr, gilt aus gesetzlicher Sicht als verspätet und stellt eine Ordnungswidrigkeit dar. Die praktischen Auswirkungen der neuen Fristen und die Prozessgestaltung bei Arbeitgebern behandeln wir auch in unserem Folgebeitrag Die einheitliche monatliche Meldung in der Praxis: Worauf bei der Kommunikation mit Lohnsystem-Anbietern zu achten ist.

Beginnt ein Arbeitnehmer zu arbeiten, bevor die Anmeldung erfolgt ist, gilt er als „nicht angemeldet“ — und Unternehmen drohen in diesem Fall nicht nur ein Bußgeld wegen unterlassener Anmeldung, sondern auch Sanktionen wegen nicht gemeldeter Arbeit im Sinne des tschechischen Beschäftigungsgesetzes (Gesetz Nr. 435/2004 Slg.), die bis zu 3 000 000 CZK (ca. 123 500 EUR) erreichen können.

In diesem Zusammenhang kann auch die Information über die fristlose Beendigung des Arbeitsverhältnisses nützlich sein, ein weiterer wichtiger Aspekt des Arbeitsrechts.

Teilanmeldung: praktische Lösung für tschechische Arbeitnehmer

Das Gesetz berücksichtigt die Situation, dass der Arbeitgeber kurz vor dem Arbeitsantritt noch nicht über alle gesetzlich geforderten Angaben zum Arbeitnehmer verfügt. Für Staatsbürger der Tschechischen Republik (nicht jedoch für ausländische Arbeitnehmer) führt § 19 Abs. 2 daher das Institut der sogenannten Teilanmeldung ein.

Bei der Teilanmeldung gibt der Arbeitgeber vor Arbeitsantritt des Arbeitnehmers nur die grundlegenden Identifikationsdaten an:

·        Vorname, Nachname, Geburtsname,

·        Geburtsnummer (rodné číslo),

·        Geburtsort,

·        Staatsangehörigkeit,

·        voraussichtlicher Tag des Arbeitsantritts,

·        variables Symbol des Arbeitgebers.

Die übrigen für die vollständige Registrierung erforderlichen Angaben muss der Arbeitgeber innerhalb von 8 Tagen ab dem Tag ergänzen, an dem der Arbeitnehmer die Arbeit tatsächlich angetreten hat. Mit diesem zweistufigen Verfahren reagiert das Gesetz auf praktische Schwierigkeiten — etwa auf Situationen, in denen der Arbeitnehmer die erforderlichen Unterlagen (Bestätigung der Krankenkasse, Bankverbindung usw.) erst beim Arbeitsantritt selbst vorlegt.

Für ausländische Arbeitnehmer kann das Institut der Teilanmeldung nicht genutzt werden — diese müssen vollständig angemeldet werden, und zwar spätestens vor Beginn der Arbeitsaufnahme.

Erhebung von Daten vom Arbeitnehmer: Was § 19 Abs. 3 ermöglicht

Die neue Pflicht, den Arbeitnehmer bereits vor Arbeitsantritt anzumelden, bringt ein praktisches Problem mit sich: Wie kann sichergestellt werden, dass der Arbeitgeber die erforderlichen Angaben überhaupt hat? Diese Frage beantwortet § 19 Abs. 3, der dem Arbeitgeber ausdrücklich das Recht einräumt, vom Arbeitnehmer die Mitteilung der erforderlichen Angaben noch vor dem Zeitpunkt des Arbeitsantritts zu verlangen.

Diese gesetzliche Regelung ist vor allem im Hinblick auf den Schutz personenbezogener Daten wichtig. Der Arbeitgeber ist zwar berechtigt, die Angaben im Voraus anzufordern, das Gesetz legt jedoch zugleich eine ausdrückliche Bedingung fest: Diese Angaben darf der Arbeitgeber ausschließlich zum Zweck der Anmeldung des Arbeitnehmers in der Arbeitnehmerevidenz verwenden. Jede andere Nutzung der erhobenen Daten ist unzulässig und begründet die Haftung des Arbeitgebers.

In der Praxis bedeutet dies, dass der Arbeitgeber ein strukturiertes Formular oder einen Online-Fragebogen bereithalten sollte, über den der neue Arbeitnehmer die erforderlichen Identifikations- und arbeitsrechtlichen Angaben bereits vor dem eigentlichen Arbeitsantritt mitteilt — beispielsweise nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Die Anwälte der Anwaltskanzlei ARROWS empfehlen, dieses Verfahren stets durch eine transparente Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß DSGVO mit klarer Zweckbestimmung der Verarbeitung zu untermauern.

Abschließende Zusammenfassung

Die Änderung, die § 19 des JMHZ-Gesetzes ab dem 1.7.2026 mit sich bringt, ist sprachlich einfach, organisatorisch jedoch anspruchsvoll. Die bisherigen Achttagesfristen für die Anmeldung neuer Arbeitnehmer nach deren Arbeitsantritt entfallen und werden durch die Pflicht ersetzt, jeden Arbeitnehmer bereits vor dem Zeitpunkt zu erfassen, an dem er erstmals zu arbeiten beginnt. Das Gesetz bietet eine Erleichterung in Form eines zweistufigen Verfahrens — der Teilanmeldung für tschechische Arbeitnehmer —, doch auch dies erfordert eine vorherige organisatorische Vorbereitung und die Einrichtung eines zuverlässigen Prozesses zur Datenerhebung bei künftigen Arbeitnehmern.

Für Arbeitgeber, die sich darauf verlassen haben, die Anmeldung „irgendwie“ innerhalb von acht Tagen nach Arbeitsantritt zu bewältigen, birgt diese Änderung ein reales Sanktionsrisiko. Bußgelder wegen unterlassener Anmeldung können bis zu 100 000 CZK erreichen, und in Kombination mit Sanktionen wegen nicht gemeldeter Arbeit kann die Gesamthaftung eines Unternehmens rasch deutlich höhere Beträge erreichen.

Die Anwälte der Anwaltskanzlei ARROWS befassen sich umfassend mit der JMHZ-Thematik — von der Einrichtung interner HR-Prozesse und DSGVO-Dokumentation bis hin zur Vertretung bei Kontrollen oder der Verteidigung gegen verhängte Sanktionen. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen auf die Änderung ab dem 1.7. vorbereitet ist, wenden Sie sich an beratung@arws.cz.