Sie haben eine E-Mail mit Kaufinteresse an Ihrem Unternehmen erhalten.

Wer tatsächlich hinter der E-Mail mit Kaufinteresse steht

Hinter einer knappen E-Mail nach dem Muster „wir sprechen Inhaber von Unternehmen in Ihrer Branche mit einem Kooperationsangebot an“ kann ein Investor stehen, ein strategischer Käufer aus der Branche, eine Beratungsfirma auf der Suche nach einem Mandat oder ein Wettbewerber, der herausfinden will, wie das Unternehmen von innen funktioniert. Auf den ersten Blick lassen sie sich nicht unterscheiden, und genau deshalb soll die erste Antwort die Identität klären und keine Informationen preisgeben.

Ein seriöser Interessent beantwortet konkrete Fragen ohne Zögern. Welches Unternehmen oder welcher Fonds hinter der Anfrage steht, wer konkret im Namen des Interessenten handelt, welches Investitions- oder Akquisitionsprofil der Interessent hat und warum er gerade dieses Unternehmen angesprochen hat. Bleibt die Antwort ausweichend oder allgemein, ist das ein erstes Signal, dass es sich eher um eine flächendeckende Marktsondierung als um ein konkretes Interesse handelt.

Eine Beratungsfirma auf Mandatssuche verhält sich anders als ein echter Käufer: Sie bietet Unterstützung bei der Vorbereitung des Verkaufs gegen eine künftige Provision an, keinen sofortigen Kauf. Ein Investmentfonds hat dagegen in der Regel eine öffentlich nachvollziehbare Historie von Investitionen in der Branche, die sich überprüfen lässt, bevor man mit ihm irgendetwas bespricht.

Der strategische Käufer aus der Branche ist die Kategorie, bei der Vorsicht am meisten angebracht ist, weil dasselbe Unternehmen zugleich potenzieller Käufer und direkter Wettbewerber sein kann. Ein Konkurrenzunternehmen mit Mitteln für Akquisitionen hat ebenso ein Motiv, kleinere Marktteilnehmer zu kaufen, wie ein Motiv herauszufinden, wie sie funktionieren, ohne die Transaktion jemals abzuschließen. Allein anhand der ersten E-Mail lassen sich beide Motive nicht unterscheiden, und deshalb geht man mit Anfragen aus der eigenen Branche vorsichtiger um als mit Anfragen von Finanzinvestoren außerhalb der Branche.

Die vierte Kategorie, der Inhaber in der Praxis immer häufiger begegnen, sind Massenanfragen, die mit einem automatisierten Werkzeug an Dutzende Unternehmen gleichzeitig verschickt werden, ohne dass der Absender an dem konkreten Unternehmen wirklich interessiert wäre. Eine solche Anfrage verrät sich durch eine allgemeine Anrede ohne den Namen des Inhabers, durch das Fehlen eines konkreten Grundes, warum gerade dieses Unternehmen angesprochen wurde, und oft auch durch Grammatik- oder Formatierungsfehler, die für massenhaft generierten Text typisch sind. Auf eine solche Anfrage genügt eine knappe formelle Antwort; Zeit in eine eingehende Überprüfung des Interessenten zu investieren, lohnt sich erst dann, wenn die Gegenseite konkrete Fragen sachlich und innerhalb angemessener Frist beantwortet.

Was Sie nicht versenden sollten, solange keine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet ist

Die sichere Regel lautet: Solange der Interessent keine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet hat, erhält er keine nicht öffentlichen sensiblen Informationen, die er nutzen könnte, selbst wenn die Transaktion nie zustande käme. Dazu gehören Abschlüsse und Finanzberichte in jeglicher Form, Kunden- oder Lieferantenlisten, Preislisten und Margen, die interne Organisationsstruktur, Einzelheiten zur Technologie oder zum Herstellungsverfahren sowie jegliche Informationen über konkrete, für den Betrieb zentrale Mitarbeiter.

Der erste Informationsaustausch soll sich auf das beschränken, was öffentlich zugänglich ist oder dem Unternehmen in keiner Weise schadet, wenn es zur Konkurrenz gelangt: die Branche, die ungefähre Größe nach der Größenordnung des Umsatzes, die Dauer der Markttätigkeit, gegebenenfalls ein kurzes anonymisiertes Unternehmensprofil und der Grund, warum der Inhaber überhaupt über einen Verkauf nachdenkt. Alles, was darüber hinausgeht, wartet auf die unterzeichnete Vertraulichkeitsvereinbarung.

Ein ausführliches Muster einer Vertraulichkeitsvereinbarung mit Kommentar dazu, was sie enthalten soll und wo am häufigsten Fehler passieren, bietet der Beitrag über die NDA mit Anwaltskommentar. Ein allgemeines Muster aus dem Internet reicht beim Unternehmensverkauf jedoch nicht aus – es muss berücksichtigen, dass die Informationen, die der Interessent erhält, schrittweise vertieft werden, bis hin zu sensiblen Daten aus der Finanzprüfung.

Bestandteil einer gut ausgestalteten Vertraulichkeitsvereinbarung ist meist auch eine Vertragsstrafe für den Fall der Verletzung, denn ohne sie muss der Inhaber in einem etwaigen Rechtsstreit die konkrete Schadenshöhe nachweisen, was bei abgeflossenen Geschäftsinformationen oft schwierig ist. Ist eine Vertragsstrafe vereinbart, kann der Gläubiger sie unabhängig davon verlangen, ob ihm durch die Pflichtverletzung ein Schaden entstanden ist (§ 2048 des tschechischen Bürgerlichen Gesetzbuches (Gesetz Nr. 89/2012 Slg., im Folgenden „tschBGB“)); die Höhe der Strafe soll dabei dem entsprechen, wie sensibel die geschützten Informationen sind, und nicht pauschal nach einem Muster aus dem Internet festgelegt werden.

Mit der vereinbarten Vertragsstrafe hängen jedoch zwei Regeln zusammen, die beim Verfassen einer NDA häufig vergessen werden. Ist eine Vertragsstrafe vereinbart, hat der Gläubiger keinen Anspruch auf Ersatz des Schadens aus der Verletzung der Pflicht, auf die sich die Strafe bezieht (§ 2050 tschBGB); will der Inhaber neben der Strafe auch vollen Schadensersatz, muss er dies im Vertrag ausdrücklich vereinbaren. Und eine unangemessen hohe Vertragsstrafe kann das Gericht auf Antrag des Schuldners herabsetzen, sodass auch ein pauschal überzogener Betrag den Schutz nicht erhöht.

Der zweite Fehler besteht darin, die Unterlagen auf einmal zu versenden, statt ihren Umfang danach abzustufen, wie die Ernsthaftigkeit des Interessenten schrittweise zunimmt. Eine vernünftige Abfolge beginnt mit einem anonymisierten Unternehmensprofil, setzt sich nach Unterzeichnung der Vertraulichkeitsvereinbarung mit grundlegenden Finanzkennzahlen fort, und erst bei der eigentlichen Due Diligence werden detaillierte Verträge, Lohndaten und Betriebsdokumentation offengelegt. Bei Lohndaten handelt es sich zudem um personenbezogene Daten der Mitarbeiter, deren Schutz die Vertraulichkeitsvereinbarung selbst nicht regelt; deshalb werden sie in der Regel zusammengefasst oder anonymisiert übergeben.

Warum Sie mit der eigenen Preisvorstellung nicht vorpreschen sollten

Ein Inhaber, der beim ersten Treffen einen konkreten Betrag nennt, kann seinen Verhandlungsspielraum einengen, bevor die Verhandlung über die Bedingungen überhaupt beginnt. Eine zu früh genannte Zahl schafft einen Referenzpunkt, auf den der Käufer in den weiteren Verhandlungen zurückkommt – und zwar auch dann, wenn er selbst bereit gewesen wäre, mehr zu bieten. Eine Ausnahme ist die Situation, in der der Verkäufer seine Preisvorstellung bewusst mitteilt, etwa als Filter, der Interessenten ohne reale Möglichkeiten abschrecken soll.

In einem gesteuerten Verkaufsprozess ist es üblich, von den Interessenten zunächst ein indikatives, unverbindliches Angebot anzufordern, in der Regel nach dem ersten Kennenlernen des Unternehmens. Erst auf dieser Grundlage entscheidet der Inhaber, ob es sinnvoll ist, in eine tiefere Verhandlungsphase einzutreten und weitere Informationen offenzulegen. Der Vorteil dieser Reihenfolge ist, dass der Inhaber sieht, wie der Interessent das Unternehmen selbst bewertet, und mehrere Angebote miteinander vergleichen kann.

Wird der Inhaber dennoch nach seinen Preiserwartungen gefragt, funktioniert es besser, mit einer aus Branchenmultiplikatoren abgeleiteten Spanne zu antworten oder darauf zu verweisen, dass den genauen Wert eine professionelle Bewertung nach der Due Diligence bestimmen muss, als mit einer konkreten, aus dem Ärmel geschüttelten Zahl. Die Zahl, die der Interessent schließlich bietet, ist zudem bei Weitem nicht der Betrag, den der Inhaber auf seinem Konto sieht – dazwischen stehen die Nettoverschuldung, die Anpassung nach dem Working Capital und ein etwaiger Treuhandeinbehalt, worüber ein eigener Beitrag dieser Reihe berichtet.

Was Sie schützt, auch wenn Sie noch keine NDA haben

Die Pflicht, vertrauliche Informationen aus Verhandlungen zu schützen, ergibt sich nicht nur aus einer unterzeichneten Vertraulichkeitsvereinbarung. Erlangt eine Partei bei den Vertragsverhandlungen über die andere Partei eine vertrauliche Angabe oder Mitteilung, so achtet sie darauf, dass diese nicht missbraucht oder ohne gesetzlichen Grund offenbart werden; verletzt sie diese Pflicht und bereichert sie sich dadurch, gibt sie der anderen Partei heraus, worum sie sich bereichert hat (§ 1730 tschBGB).

Dieser gesetzliche Schutz ist jedoch aus drei Gründen deutlich schwächer als eine ausdrückliche NDA, und deshalb sollte man sich nicht darauf als Ersatz für eine unterzeichnete Vereinbarung verlassen. Das Gesetz gewährt hier ausdrücklich einen Anspruch auf Herausgabe der Bereicherung, keine im Voraus vereinbarte Vertragsstrafe; weitere Ansprüche kommen nur in Betracht, wenn die Voraussetzungen eines anderen Schutzes erfüllt sind, typischerweise des Geschäftsgeheimnisses oder des unlauteren Wettbewerbs. Die Beweislast trägt der Geschädigte, der nachweisen muss, dass es tatsächlich zur Offenbarung gekommen ist und dass die Information vertraulich war. Und es fehlt eine Definition dessen, was die Parteien als vertraulich ansehen.

Ein Teil der Informationen kann zudem eigenständigen Schutz als Geschäftsgeheimnis genießen, wenn es sich um wettbewerblich bedeutsame, bestimmbare, bewertbare und in den einschlägigen Geschäftskreisen nicht allgemein zugängliche Tatsachen handelt, die mit dem Betrieb zusammenhängen und deren Geheimhaltung der Inhaber sicherstellt (§ 504 tschBGB). Typischerweise geht es um genaue Parameter des Herstellungsverfahrens, um die mit konkreten Kunden ausgehandelte Preisstruktur oder um eine detaillierte Lieferantenliste mit den Bedingungen der Zusammenarbeit.

Teilt eine Person, die von solchen Informationen bei Kaufverhandlungen erfahren hat, diese einem anderen Wettbewerber mit oder nutzt sie sie selbst zugunsten eines konkurrierenden Geschäfts, handelt es sich um eine Verletzung des Geschäftsgeheimnisses als Form des unlauteren Wettbewerbs nach § 2985 tschBGB. Der Inhaber kann dann je nach den Umständen verlangen, dass der Verletzer ein solches Verhalten unterlässt und den rechtswidrigen Zustand beseitigt, sowie ferner angemessene Genugtuung, Schadensersatz und die Herausgabe der ungerechtfertigten Bereicherung.

Auch dieser Schutz setzt aber voraus, dass der Inhaber nachweist, dass die Information tatsächlich alle Merkmale eines Geschäftsgeheimnisses erfüllte und dass er sie selbst in angemessener Weise geheim gehalten hat. Das Oberste Gericht der Tschechischen Republik (Nejvyšší soud) erinnert daran, dass der Geheimhaltungswille durch Verträge, eine Verschwiegenheitspflicht, interne Regeln und auch durch tatsächliche Geheimhaltung zum Ausdruck gebracht werden kann und dass es darauf ankommt, ob die Merkmale im maßgeblichen Zeitraum erfüllt sind (Beschluss Az. 23 Cdo 2736/2024). Die Kennzeichnung von Unterlagen als vertraulich ist daher einer der Beweise dafür, dass der Inhaber die Geheimhaltung sichergestellt hat; für sich allein genügt sie nicht, entscheidend ist das gesamte Schutzregime.

Woran Sie erkennen, dass es sich um Konkurrenzausspähung handeln kann

Auf eine Konkurrenzausspähung unter dem Vorwand eines Kaufs können bestimmte Muster darin hinweisen, wonach der Interessent fragt und wonach nicht. Interessenten, die eine Investition prüfen, interessieren sich in der Regel zuerst für die Finanzergebnisse, die Eigentümerstruktur, die Verkaufsgründe und den Zeitrahmen, in dem der Inhaber die Transaktion abschließen will – also für Informationen, die sie für die Entscheidung benötigen, ob sie die Verhandlungen fortsetzen.

Ein Warnsignal ist es meist, wenn die Fragen gleich zu Beginn direkt auf das betriebliche Know-how zielen: konkrete technologische Verfahren, Konditionen mit zentralen Lieferanten, Namen der wichtigsten Kunden oder die Preisstrategie gegenüber konkreten Marktsegmenten. Bei einer echten strategischen Akquisition können solche Fragen legitim sein, sie gehören nur in eine spätere und kontrollierte Phase; am Anfang haben sie für einen Wettbewerber Wert, unabhängig davon, ob es überhaupt zur Transaktion kommt.

Ein weiteres Signal kann die mangelnde Bereitschaft sein, irgendeinen angemessenen Schutz vertraulicher Informationen zu akzeptieren. Anmerkungen zum konkreten Wortlaut der NDA als solche sind bei Transaktionen dabei üblich – der Interessent kann legitime Vorbehalte gegen eine zu weite Definition vertraulicher Informationen, gegen die Laufzeit oder gegen die Höhe der Vertragsstrafe haben. Verdächtig ist eher die Ablehnung der Vertraulichkeit an sich oder der Versuch, sie so einzuengen, dass sie praktisch nichts schützt.

Das letzte Signal ist das Tempo, das die Anfrage gleich zu Beginn aufnimmt. Eine seriöse Akquisition hat ihren natürlichen Rhythmus: erstes Kennenlernen, Unterzeichnung der Vertraulichkeitsvereinbarung, Übergabe grundlegender Unterlagen, erst dann ein unverbindliches Angebot. Ein Interessent, der auf die sofortige Übergabe detaillierter Finanzberichte drängt, noch bevor sich beide Seiten überhaupt kennengelernt haben, kennt entweder den Prozess nicht, oder es geht ihm gerade um die schnelle Erlangung von Informationen ohne die Absicht, irgendetwas zu kaufen.

Wie Sie Schritt für Schritt auf die erste E-Mail reagieren

Der erste Schritt besteht darin, die Identität des Interessenten zu überprüfen, bevor auf irgendetwas Sachliches geantwortet wird: der Name des Unternehmens oder Fonds, die öffentlich zugängliche Historie seiner Transaktionen und die Frage, ob die E-Mail von einer echten Firmendomain und nicht von einem allgemeinen E-Mail-Postfach kam. Eine schnelle Überprüfung im Handelsregister (obchodní rejstřík), in den Medien und in beruflichen Netzwerken deckt die meisten massenhaften und unglaubwürdigen Anfragen auf, noch bevor überhaupt darauf geantwortet wird.

Der zweite Schritt ist eine kurze Antwort, die um eine nähere Vorstellung des Interessenten und seines Vorhabens bittet, ohne irgendetwas über das Unternehmen selbst preiszugeben. Eine typische Antwort bestätigt die Offenheit für Gespräche und bittet um Informationen über den Interessenten, über seine Motivation und über die ungefähre Vorstellung von der Struktur der Transaktion.

In dieser Phase lohnt sich auch eine allgemeine Frage nach dem voraussichtlichen Zeitplan und danach, ob der Interessent allein oder im Namen einer Investorengruppe handelt. Die Antwort auf diese Frage lässt erkennen, wie schnell es weitergehen wird und wie viele Personen Zugang zu sensiblen Informationen haben werden, sobald weitere Verhandlungsrunden eröffnet werden.

Der dritte Schritt ist, sofern der Interessent nach der ersten Runde glaubwürdig ist, die Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung, bevor irgendetwas Weiteres versandt wird. Erst nach ihrer Unterzeichnung folgt die schrittweise Offenlegung von Informationen: zuerst ein anonymisiertes Profil und grundlegende Finanzkennzahlen, dann ausführlichere Unterlagen in dem Maße, wie der Interessent echte Ernsthaftigkeit zeigt, typischerweise durch die Formulierung eines unverbindlichen Angebots.

Der vierte Schritt ist die Entscheidung, ob bereits in dieser Phase Berater in den Prozess eingebunden werden. Bei kleineren Anfragen muss das nicht sinnvoll sein; bei ernsthaftem Interesse mit einem konkreten Angebot lohnt es sich, von Anfang an einen Anwalt zur Hand zu haben, der die Kommunikation koordiniert, darauf achtet, was wann das Unternehmen verlässt, und verhindert, dass der Inhaber in der Begeisterung über das erste Angebot mehr verrät, als er sollte. Einen breiteren Überblick über den gesamten Verkaufsprozess vom ersten Kontakt bis zur Abwicklung gibt der Beitrag über Akquisition und Verkauf von Unternehmen.

Der fünfte Schritt ist, falls der Interessent nach Unterzeichnung der Vertraulichkeitsvereinbarung tatsächlich eine unverbindliche Absichtserklärung vorlegt, die Prüfung, ob das Dokument mehr als nur den Preis enthält. Das Term Sheet soll auch die Struktur der Transaktion, den voraussichtlichen Zeitplan, die Bedingungen, unter denen der Interessent von seinem Angebot zurücktritt, sowie die Frage festlegen, ob und in welchem Umfang das Dokument den Inhaber schon vor Unterzeichnung des Kaufvertrags bindet. Was genau ein Term Sheet enthalten soll und wann es verbindlich wird, beschreibt der Beitrag über die Phasen des Unternehmensverkaufs von der Absichtserklärung bis zur Abwicklung.

Risiken des ersten Kontakts mit einem Kaufinteressenten

Abschließende Zusammenfassung

Die erste E-Mail mit Kaufinteresse am Unternehmen entscheidet darüber, ob aus dem Kontakt eine seriöse Verhandlung wird oder ein kostenloser Informationsabfluss zur Konkurrenz. Solange der Interessent keine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet hat, soll er keine nicht öffentlichen sensiblen Informationen über das Unternehmen erhalten, und solange der Inhaber nicht selbst festgestellt hat, wer hinter der Anfrage steht, wird auch keine allgemeine Diskussion über Einzelheiten des Geschäfts eröffnet.

Für den Unternehmensinhaber ergibt sich daraus eine Regel, an die man sich besser hält, egal wie vielversprechend der erste Kontakt aussieht. Die bewährte Reihenfolge der Schritte lautet: Überprüfung der Identität, kurze Antwort ohne Preisgabe von Informationen, Unterzeichnung der Vertraulichkeitsvereinbarung und erst dann die schrittweise Offenlegung der Unterlagen in dem Maße, wie die nachgewiesene Ernsthaftigkeit des Interessenten wächst.

Die Anwälte der Kanzlei ARROWS erstellen Vertraulichkeitsvereinbarungen, die auf die konkrete Transaktion zugeschnitten sind, überprüfen Identität und Ernsthaftigkeit der Interessenten und koordinieren die Kommunikation von der ersten E-Mail bis zum Abschluss der Transaktion. Die Kanzlei bringt zudem Mandanten, die einen Investor oder Käufer suchen, mit denjenigen zusammen, die eine solche Gelegenheit anbieten. Einen tieferen Überblick über den gesamten Prozess des Unternehmensverkaufs bietet das Buch Wie man ein Unternehmen verkauft.

Schreiben Sie uns an beratung@arws.cz oder informieren Sie sich über unsere Praxis für Unternehmensverkäufe und Transaktionsberatung.