Administradores de patrimonio de terceros

Resumen en puntos para la práctica de los administradores de patrimonio

La mayoría de los administradores de patrimonio se encuadran dentro del círculo de las llamadas personas obligadas conforme a la § Ley n.º 253/2008 Sb. checa, relativa a determinadas medidas contra la legalización de ingresos procedentes de actividades delictivas y contra la financiación del terrorismo (en adelante, «Ley AML»), y por ello deben identificar y evaluar sistemáticamente el origen de los fondos y del patrimonio de sus clientes.

Tanto la ley como las metodologías del Banco Nacional Checo (ČNB) y de la Oficina de Análisis Financiero ponen énfasis en documentos probatorios y verificables a posteriori – típicamente declaraciones de impuestos, certificados de ingresos, contratos de compraventa, extractos del Catastro inmobiliario (katastr nemovitostí), contratos de préstamo, resoluciones de herencia, contratos de donación y extractos bancarios que reflejen el flujo de los fondos.

No basta con una declaración formal del cliente; especialmente en el caso de importes elevados, personas políticamente expuestas (PEP), clientes de jurisdicciones de riesgo o estructuras complejas, se espera la denominada diligencia debida reforzada (enhanced due diligence, EDD), es decir, una indagación más profunda del origen del patrimonio, del titular real y de posibles vínculos con personas sancionadas o riesgos internacionales.

Los administradores de patrimonio que descuiden estos procesos se arriesgan no solo a multas que pueden alcanzar decenas o cientos de millones de coronas checas, sino también al bloqueo de los fondos del cliente, a la obligación de notificar una operación sospechosa a la Oficina de Análisis Financiero (FAÚ), a inspecciones fiscales derivadas de hallazgos AML y, en casos extremos, incluso a responsabilidad penal por complicidad en la legalización de ingresos procedentes de actividades delictivas.

Los abogados del despacho ARROWS se especializan desde hace tiempo en la configuración de procesos AML y KYC para administradores de patrimonio, fideicomisos (svěřenské fondy), plataformas de inversión y estructuras inmobiliarias, y en la práctica resuelven no solo los requisitos regulatorios, sino también su impacto en el modelo de negocio, las relaciones con los bancos, la planificación fiscal y el alcance internacional.

Si necesita configurar o revisar los procesos de acreditación del origen de los fondos de los clientes para que resistan el escrutinio del banco, la FAÚ, el ČNB y la administración tributaria, es más seguro resolverlo con especialistas que improvisar a partir de recomendaciones genéricas.

Quién es un «administrador de patrimonio» y por qué el origen de los fondos del cliente es clave

El concepto de administrador de patrimonio tiene, tanto en el Derecho checo como en los estándares internacionales, un significado más amplio de lo que parece a primera vista. El Código Civil checo (Ley n.º 89/2012 Sb., en su redacción vigente) regula la administración de patrimonio ajeno como institución jurídica en los §§ 1400 a 1446, incluida la distinción entre administración simple y plena, y las obligaciones del administrador de actuar con la diligencia de un buen gestor, personalmente, con imparcialidad y en interés de los beneficiarios.

El administrador está obligado a separar su propio patrimonio del patrimonio confiado, a llevar una contabilidad clara e impedir su mezcla, de modo que en todo momento sea posible distinguir qué le pertenece a él y qué a los clientes; esta obligación se subraya expresamente tanto en la normativa checa de administración de patrimonio ajeno como en las recomendaciones internacionales para fiduciarios.

En la práctica, sin embargo, bajo la denominación «administrador de patrimonio» se incluye toda una serie de sujetos a los que la normativa especial clasifica entre las denominadas personas obligadas conforme a la Ley AML – bancos, intermediarios de valores, sociedades de inversión, agencias inmobiliarias, abogados que custodian fondos de clientes o administran fideicomisos, proveedores de servicios para personas jurídicas y fideicomisos, y otros empresarios que disponen del patrimonio de sus clientes.

Precisamente en estos sujetos se entrelazan dos planos: la responsabilidad de Derecho privado por la correcta administración del patrimonio (incluida la responsabilidad por daños frente a beneficiarios y clientes) y las obligaciones de Derecho público en materia de prevención de la legalización de ingresos procedentes de actividades delictivas y de la financiación del terrorismo (AML/CFT), de cooperación fiscal y de sanciones internacionales.

El administrador de patrimonio ya no puede percibir el «origen de los fondos» solo como un factor de riesgo interno, sino que debe cumplir activamente los requisitos legales de indagación y acreditación del origen del dinero y del patrimonio con el que opera. Esto incluye no solo la obligación de identificación y control del cliente (KYC), sino también la capacidad de demostrar a los reguladores que las medidas adoptadas fueron proporcionadas al riesgo y que el administrador no facilitó el blanqueo de ingresos procedentes de actividades delictivas ni la elusión de sanciones.

Perfil de riesgo de la administración de patrimonio desde la perspectiva AML y fiscal

La administración de patrimonio suele asociarse a un mayor riesgo de ser utilizada para el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, porque a menudo implica grandes volúmenes de activos, estructuras de propiedad más complejas y transferencias entre múltiples jurisdicciones. El GAFI (FATF) y los órganos europeos subrayan desde hace tiempo que precisamente el anonimato del titular real y el origen opaco de los fondos son los principales factores de riesgo en los que deben centrarse las legislaciones nacionales y los organismos supervisores.

Esto se refleja también en la normativa checa: la Ley AML exige que las personas obligadas, respecto de clientes que sean personas jurídicas y estructuras jurídicas, identifiquen al titular real conforme a la ley de registro de titulares reales (Ley n.º 37/2021 Sb., en su redacción vigente, en adelante «ZESM»), utilizando tanto el registro de titulares reales como otras fuentes.

Desde el punto de vista fiscal, además, una discrepancia notable entre los ingresos declarados y el aumento del patrimonio puede dar lugar a un procedimiento de acreditación del origen del patrimonio y a una liquidación de impuestos por estimación indirecta, si el contribuyente no logra acreditar el origen legal de los fondos. La información procedente de bancos, del mercado financiero y de la FAÚ es un impulso importante para la administración tributaria – por ejemplo, un informe de la FAÚ o una comunicación bancaria conforme a los estándares internacionales CRS o FATCA puede ser el desencadenante directo de un procedimiento tributario. Los administradores de patrimonio se enfrentan, por tanto, en la práctica a una doble presión: por parte de los bancos y las entidades supervisadas, la exigencia de documentación AML completa, y por parte de los clientes, la expectativa de que las estructuras y operaciones no generen litigios fiscales ni sospechas penales.

Precisamente en esta situación tiene sentido que los administradores de patrimonio configuren sus procesos de modo que la información sobre el origen de los fondos del cliente se obtenga a tiempo, con suficiente alcance y en una forma que resista tanto ante el banco como ante la administración tributaria o la FAÚ. Los abogados del despacho ARROWS suelen recomendar, por tanto, a los clientes administradores de patrimonio que no traten los procesos AML como un «mundo de cumplimiento separado», sino que los integren en el modelo de negocio, en la documentación contractual y en la gestión interna de riesgos – incluidos los efectos fiscales, los riesgos reputacionales y los aspectos transfronterizos.

Marco legal y regulatorio de la acreditación del origen de los fondos en la República Checa

La norma básica es la Ley n.º 253/2008 Sb. checa, relativa a determinadas medidas contra la legalización de ingresos procedentes de actividades delictivas y la financiación del terrorismo, que implementa las directivas europeas AML y los estándares internacionales del GAFI. Esta ley delimita el círculo de las denominadas personas obligadas (§ 2, apartado 1), entre las que se incluye una amplia gama de sujetos: bancos, otras entidades financieras, agencias inmobiliarias, abogados, notarios, agentes judiciales, contables y asesores fiscales, proveedores de servicios para personas jurídicas y fideicomisos, entre otros.

Las últimas reformas han ampliado además el círculo de personas obligadas precisamente a los sujetos que prestan servicios para personas jurídicas y fideicomisos, lo que en la práctica afecta también a estructuras de family office, proveedores de servicios de nominee y administradores de patrimonio similares.

Las personas obligadas deben adoptar un conjunto de obligaciones AML que incluyen, en particular, la identificación y el control del cliente, la determinación del titular real, el control continuo de la relación de negocio, la evaluación de riesgos, la notificación de operaciones sospechosas, el mantenimiento y archivo de registros, y un sistema interno de principios, procedimientos y medidas de control.

La ley subraya que estas obligaciones no pueden «completarse a posteriori»; deben cumplirse en cada operación que la persona obligada realice, pues de lo contrario se arriesga no solo a sanciones, sino también a la obligación de no ejecutar la operación o de aplazar el cumplimiento de la orden del cliente. Para los administradores de patrimonio esto significa que, sin haber cumplido las obligaciones AML, no deberían aceptar el patrimonio del cliente en administración, realizar una inversión o intermediar, por ejemplo, en la transmisión de un inmueble.

Obligaciones de identificación y control del cliente (KYC/CDD)

La Ley AML distingue dos planos básicos: la identificación del cliente (§ 5) y el control del cliente (§ 7). La identificación es el primer paso – la persona obligada debe determinar y verificar los datos identificativos básicos del cliente (en el caso de personas físicas, sobre todo nombre, fecha de nacimiento, dirección, nacionalidad; en el de personas jurídicas, denominación, número de identificación fiscal, domicilio, órganos estatutarios) a partir del documento de identidad u otros documentos fiables. Las entidades financieras a menudo obtienen una copia o escaneo del documento de identidad.

El control del cliente (KYC, Customer Due Diligence) es el segundo paso y consiste en obtener información adicional sobre el cliente, la finalidad y naturaleza de la relación de negocio, la estructura de propiedad y gestión de las personas jurídicas, el titular real y el origen de los fondos y otros bienes objeto de la operación (§ 7, apartado 2, letra g). La ley exige el control del cliente, en particular, antes del establecimiento de la relación de negocio y en operaciones puntuales que superen el límite financiero establecido, pero también en otras situaciones, por ejemplo si el cliente procede de un país de riesgo o es una persona políticamente expuesta.

Las entidades financieras tienen la obligación de vigilar continuamente las operaciones y comprobar si son coherentes con lo que saben sobre el cliente – si aparecen incongruencias, deben realizar un control extraordinario o, en su caso, rechazar la operación y valorar la notificación de una operación sospechosa a la FAÚ.

En el control del cliente se plantea, inevitablemente, la cuestión del origen de los fondos. La Ley AML no enumera directamente tipos concretos de documentos, pero exige que la persona obligada obtenga información sobre el origen de los fondos y otros bienes objeto de la operación, y que esta información sea proporcional al riesgo y permita concluir sobre la legalidad de la operación. En la práctica, por ello, nos apoyamos en las metodologías de supervisión y de los organismos sectoriales (ČNB, FAÚ, colegios profesionales), que concretan qué se considera una acreditación probatoria del origen de los fondos.

Determinación del titular real y registro de titulares reales

En el caso de personas jurídicas y estructuras jurídicas (incluidos fideicomisos, fundaciones e institutos), un elemento clave de la identificación y el control del cliente es la determinación del titular real. El concepto de titular real (SM) se define en la Ley AML con remisión a la ley de registro de titulares reales (Ley n.º 37/2021 Sb., en su redacción vigente, en adelante «ZESM»), que define al titular real como la persona física que, en última instancia, es titular o controla la persona jurídica o estructura jurídica.

La ZESM distingue entre titular real material, formal y sustitutorio, según si su condición se basa en la titularidad real o solo en el ejercicio de una determinada función; en el caso de estructuras jurídicas como los fideicomisos, el titular real se deriva típicamente de la posición del fundador, del administrador fiduciario y de los beneficiarios.

El registro de titulares reales lo lleva el Ministerio de Justicia checo y sirve como herramienta básica de transparencia de las estructuras de propiedad. Desde diciembre de 2025 se ha restringido el acceso público del registro para el público general; siguen teniendo acceso las denominadas personas inscribibles y sujetos privilegiados, en particular las personas obligadas conforme a la Ley AML y las autoridades públicas, es decir, por ejemplo abogados en su condición de personas obligadas o entidades financieras.

Las personas obligadas tienen ahora, además, la obligación de notificar la discrepancia entre la información facilitada por el cliente y la inscripción en el registro de titulares reales – si el cliente no subsana la discrepancia en un plazo razonable, la persona obligada debe informar al tribunal que lleva el registro, so pena de una multa de hasta 500.000 CZK (aprox. 20.580 EUR).

La determinación del titular real es fundamental para el administrador de patrimonio también desde el punto de vista de la acreditación del origen de los fondos: no solo es necesario saber quién es en realidad el beneficiario del patrimonio, sino que a menudo es preciso acreditar el origen de todo el patrimonio en manos del titular final, y no solo de los fondos utilizados en una operación concreta. Esto es especialmente importante en el caso de fideicomisos, estructuras trust u holdings complejos, donde la administración tributaria o los bancos pueden examinar la justificación económica de la estructura, la presencia de un PEP o vínculos con personas sancionadas.

Sanciones, multas y riesgo de prohibición de la actividad

El incumplimiento de las obligaciones AML conlleva sanciones graves. La Ley AML (§ 52) y la posterior reforma del régimen sancionador contemplan la posibilidad de multas del orden de decenas a cientos de millones de coronas checas, especialmente en los casos en que la persona obligada no elabore un sistema de principios internos, no realice correctamente la identificación y el control del cliente, no evalúe ni notifique una operación sospechosa, no lleve registros o no coopere con la FAÚ.

En el caso de las entidades financieras, la multa por incumplimiento de las estrategias y procedimientos AML de grupo puede alcanzar hasta 130 millones de CZK (aprox. 5,3 millones de EUR) (§ 52, apartado 2, letra a); una cantidad similar se aplica también en caso de no designar a un miembro del órgano estatutario responsable del cumplimiento de las obligaciones AML (§ 52, apartado 2, letra b). La sanción administrativa más grave puede ser también la prohibición de la actividad (§ 52, apartado 2, letra d), que para un administrador de patrimonio resulta prácticamente letal.

Además de las sanciones administrativas, existe también un plano penal: la violación de sanciones internacionales (delito conforme al § 261a del Código Penal checo) o la complicidad en la legalización de ingresos procedentes de actividades delictivas (delito conforme al § 218 del Código Penal checo) puede dar lugar a responsabilidad penal tanto de la persona jurídica como de la física, incluida la pena de prohibición de la actividad y el decomiso de bienes conforme a la Ley n.º 418/2011 Sb. checa, sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas y el procedimiento contra ellas.

En el caso de patrimonio sujeto a sanciones internacionales existe además una obligación especial de no disponer de esos activos salvo con el fin de protegerlos, y toda persona que constate que posee patrimonio sujeto a sanciones está obligada a notificarlo a la autoridad competente. El administrador de patrimonio que disponga de dicho patrimonio en contra de las sanciones se expone no solo a sanciones regulatorias, sino también al riesgo de un procedimiento penal.

Por ello, el despacho ARROWS recomienda a sus clientes que actúan como administradores de patrimonio que no traten la cuestión del origen de los fondos como un factor reputacional «blando», sino como un parámetro regulatorio y penal de peso, que determina la propia sostenibilidad de su negocio. En la práctica esto significa contar no solo con principios internos formalmente elaborados, sino también con un sistema realmente funcional que detecte a tiempo a los clientes y operaciones de riesgo, realice un control reforzado y garantice una documentación capaz de resistir ante el organismo supervisor o el tribunal.

Qué documentos e información acreditan en la práctica el origen de los fondos

El Banco Nacional Checo ha adoptado una postura clara sobre la cuestión de la acreditación del origen de los fondos, que sirve como punto de referencia importante para los bancos y el sector financiero en general, incluidos los administradores de patrimonio y los inversores que acceden a entidades reguladas. El ČNB considera la declaración de impuestos, o en el caso de personas físicas empleadas, el certificado de ingresos confirmado por el empleador, como la vía básica de acreditación probatoria del origen de los fondos.

El contenido de las declaraciones de impuestos y de los documentos de ingresos debe demostrar, junto con otros documentos presentados, un importe suficiente de fondos lícitamente obtenidos, que baste para la inversión, la aportación de capital o la adquisición de una participación en la sociedad de que se trate.

Además de las declaraciones de impuestos, el ČNB cita como documentos de apoyo típicos las cuentas anuales en el caso de personas jurídicas (idealmente auditadas, si la auditoría es obligatoria), los contratos de compraventa de inmuebles acompañados de un extracto del Catastro inmobiliario, los contratos de préstamo, las condiciones de emisión de valores, los contratos de venta de valores o participaciones en sociedades, las resoluciones judiciales en procedimientos de herencia, los contratos de donación junto con el documento de tributación de la donación, y los contratos de venta de bienes muebles o documentos de premios. El objetivo es demostrar el «origen histórico primigenio» de los fondos, es decir, no solo la última operación, sino también cómo el transmitente adquirió originalmente el activo, si la donación o el préstamo fueron lícitos y tributaron correctamente.

Esta metodología no es jurídicamente vinculante para todas las situaciones, pero los bancos y otras entidades financieras se rigen por ella de forma notable en la práctica, con lo que de facto se convierte en un estándar también para un círculo más amplio de administradores de patrimonio. Las agencias inmobiliarias, por ejemplo, suelen exigir al vender un inmueble un documento sobre el origen de los fondos del comprador, que puede consistir en un contrato de préstamo, una resolución de reparto de beneficios, declaraciones de impuestos o certificados de ingresos; sin estos documentos no deben ejecutar la operación.

Los administradores de fideicomisos y los asesores de inversión corren siempre el riesgo de que el banco por el que transitan los fondos bloquee la operación si el origen de los fondos no se acredita con el estándar esperado según las metodologías bancarias y las posturas del ČNB.

Fuentes típicas de fondos y documentación correspondiente

En la práctica nos encontramos con mayor frecuencia con varios escenarios tipo, en los que el cliente aporta fondos a un fideicomiso, una cartera de inversión, un proyecto inmobiliario u otra forma de administración de patrimonio. En cada uno de ellos, el administrador de patrimonio debe saber qué documentos solicitar para que el origen de los fondos pueda considerarse probatoriamente acreditado.

Si los fondos proceden de ingresos del trabajo por cuenta ajena o de una actividad empresarial, el documento básico suele ser la declaración de impuestos de los periodos relevantes, el certificado de ingresos del empleador y los extractos de cuenta que reflejen ingresos regulares. En el caso de empresarios y personas jurídicas, es clave la cuenta anual, en su caso auditada, que acredite el beneficio y la generación de fondos disponibles; en algunos casos puede ser relevante la resolución de reparto de beneficios u otro documento corporativo que explique cómo se liberaron los fondos.

En el caso de la venta de un inmueble, el estándar es el contrato de compraventa acompañado de un extracto del Catastro inmobiliario, complementado con extractos bancarios que acrediten el cobro del precio de venta y, en su caso, la adquisición previa del inmueble (por ejemplo, un contrato de compraventa o donación anterior).

En el caso de herencias, el documento clave suele ser la resolución judicial de herencia y, en su caso, la posterior partición entre herederos; en el caso de donaciones, es el contrato de donación y los documentos que acrediten que la donación tributó correctamente en su momento, o que se trató de un ingreso exento conforme a normas fiscales específicas.

Si la operación se financió mediante un préstamo de un banco u otra entidad regulada, el contrato de préstamo junto con el certificado de disposición y de la posterior amortización puede servir como fuente legítima de fondos, aunque es necesario acreditar el origen de los fondos utilizados para la amortización, especialmente si se trata de importes inusuales. En los casos de premios, prestaciones de seguros u otros ingresos extraordinarios, es imprescindible aportar un documento del organizador de la lotería o de la aseguradora, incluida información sobre cuándo y por qué importe se abonó la prestación.

El administrador de patrimonio debe además comprobar siempre si la documentación acredita realmente todo el recorrido de los fondos, es decir, si resultan evidentes no solo el tipo y el título jurídico del ingreso, sino también el flujo del dinero a través de las cuentas y, en su caso, el sentido de las operaciones económicas. Especialmente en los casos en que el cliente alega haber financiado el patrimonio con ahorros de largo plazo, no basta con una simple declaración jurada; la administración tributaria y los bancos suelen exigir extractos bancarios históricos y otras pruebas de que los ahorros fueron obtenidos y tributados lícitamente en el pasado.

Documentación del origen del patrimonio en importes elevados y en clientes de riesgo

En el caso de volúmenes de fondos más elevados, personas políticamente expuestas (PEP), clientes de terceros países de alto riesgo o clientes con una estructura de propiedad compleja, se aplica la denominada diligencia debida reforzada (enhanced due diligence, EDD), es decir, un control más profundo que va más allá del KYC estándar.

La EDD suele exigir una comprobación más profunda tanto del origen de la riqueza (source of wealth) como del origen de los fondos concretos destinados a la operación (source of funds), un análisis de información mediática negativa, una comprobación de las listas de sanciones y una documentación minuciosa de todas las conclusiones. En el caso de los PEP existe además la obligación de determinar el origen de todo el patrimonio, no solo de los fondos utilizados en una operación concreta (§ 9, apartado 2, letra b) de la Ley AML), y la decisión de establecer la relación de negocio debe aprobarse en un nivel jerárquico superior.

En estos casos ya no basta con las declaraciones de impuestos estándar o un solo contrato; el administrador de patrimonio debe reunir un conjunto más amplio de documentos e información, incluidos datos históricos sobre la trayectoria profesional del cliente, su actividad empresarial, la titularidad de empresas, inversiones y operaciones significativas.

Desempeña también un papel clave la determinación del titular real de las personas jurídicas a través de las cuales actúa el cliente, así como la verificación de si alguna de las personas de la estructura de gestión o propiedad figura en una lista de sanciones o es un PEP. En la práctica, para la EDD se emplean bases de datos especializadas, herramientas de cribado (screening) y registros internacionales, así como el acceso al registro de titulares reales del que disponen las personas obligadas.

De ello se deriva que el administrador de patrimonio debe tener claramente definido a nivel interno cuándo se trata ya no de una verificación estándar del cliente, sino de un caso en el que es necesario escalar al régimen EDD e implicar al departamento de cumplimiento, a abogados y, en su caso, a asesores externos.

Los abogados del despacho ARROWS combinan a menudo, en estas situaciones, el análisis jurídico AML con la perspectiva fiscal y la valoración de riesgos de sanciones internacionales, de modo que el cliente – administrador de patrimonio – sepa si puede ejecutar la operación con seguridad, qué registros debe conservar y cómo argumentar, en su caso, ante una inspección de la FAÚ, el ČNB o la administración tributaria.

Cuestiones específicas de la administración de patrimonio: fideicomisos, fiduciarios, sanciones

Los fideicomisos (svěřenské fondy) y estructuras jurídicas similares son especialmente sensibles desde el punto de vista AML y de la acreditación del origen de los fondos. El GAFI recomienda expresamente que los Estados aumenten la transparencia de las estructuras trust, incluida la identificación de fundadores, administradores fiduciarios, beneficiarios y titulares reales de los activos del fondo.

La normativa checa de los fideicomisos, que se basa en el Código Civil checo (§ 1447 y siguientes), subraya que el patrimonio del fondo constituye un conjunto separado que no forma parte del patrimonio del administrador; el administrador fiduciario tiene la obligación de administrar el patrimonio con la diligencia de un buen gestor (§ 1410), separadamente de su propio patrimonio y del de otras estructuras que administre.

Desde la perspectiva AML, los fideicomisos se encuadran entre las estructuras jurídicas respecto de las cuales es necesario determinar al titular real conforme a la ZESM; típicamente lo serán el fundador, el administrador fiduciario y los beneficiarios en sentido material, o bien otras personas con influencia decisiva (§ 5, apartado 1, letra f) de la ZESM).

La última reforma de la Ley AML incluyó además expresamente entre las personas obligadas a los sujetos que prestan servicios para personas jurídicas y fideicomisos. Al aportar patrimonio a un fideicomiso resulta por ello imprescindible acreditar con mucho cuidado el origen de los fondos aportados, incluido su origen histórico y su tributación, ya que en la práctica tanto la administración tributaria como los bancos suelen cuestionar la justificación económica del fondo y exigen documentación probatoria.

Si el fideicomiso no está debidamente inscrito en el registro de fideicomisos, no llega a constituirse y el patrimonio no queda separado del patrimonio del fundador (§ 1475, apartado 2, del Código Civil checo), lo que puede dar lugar a liquidaciones tributarias, multas y a la ausencia total de la protección patrimonial que el fundador pretendía originalmente.

El administrador fiduciario, además, responde de la correcta gestión del patrimonio del fondo y puede ser demandado personalmente por daños, por ejemplo si participa en operaciones con un precio manifiestamente sobrevalorado o no realiza la debida diligencia necesaria sobre la contraparte; en casos extremos, el tribunal puede exigir la indemnización incluso con cargo al patrimonio personal del administrador. En materia AML, esto significa que el administrador del fondo debe combinar las obligaciones propias de un fiduciario con las de una persona obligada – es decir, proteger a los beneficiarios y, al mismo tiempo, cumplir frente al Estado y los reguladores la tarea de prevención del blanqueo de capitales.

Abogados y otros administradores profesionales de patrimonio

Los abogados pueden actuar en determinadas situaciones como administradores de patrimonio ajeno, por ejemplo en la custodia notarial-abogada (advokátní úschova), en la administración de un fideicomiso, en el aseguramiento de estructuras patrimoniales o en la prestación de servicios integrales a clientes HNWI. La Ley AML incluye a los abogados entre las personas obligadas para determinado círculo de actividades (§ 2, apartado 1, letras f) y g)), en particular si se comprometen a prestar ayuda material, apoyo o asesoramiento en materia fiscal como actividad principal, o si realizan actividades expresamente enumeradas en la Ley AML (por ejemplo, la constitución de personas jurídicas, la administración de fondos de clientes, la participación en operaciones financieras).

El Colegio de Abogados checo ha emitido al respecto instrucciones metodológicas que subrayan que el abogado debe contar con un sistema de principios internos y de gestión de riesgos AML, basado en un enfoque orientado al riesgo, y que la finalidad de la identificación del cliente es excluir el anonimato, la identidad falsa o el uso indebido del servicio del abogado.

El abogado ocupa también una posición especial en relación con las sanciones internacionales. Conforme a la Ley n.º 69/2006 Sb. checa, sobre la aplicación de sanciones internacionales, toda persona que tenga conocimiento fehaciente de que posee patrimonio sujeto a sanciones internacionales tiene la obligación de notificarlo a la autoridad competente y, al mismo tiempo, la obligación de no disponer de dicho patrimonio salvo con el fin de protegerlo frente a la pérdida, el deterioro o la destrucción. Los abogados tienen además la obligación, dentro del control AML, de comprobar si el cliente o una persona de su estructura de propiedad o gestión está sujeta a sanciones y, en caso de constatarlo, notificarlo a la FAÚ, aunque todavía no haya surgido la relación contractual.

La persona que posea patrimonio sancionado tiene, al mismo tiempo, derecho a la indemnización de los gastos necesarios vinculados a la administración y protección de dicho patrimonio, que puede reclamar frente al Estado; esto es relevante para los abogados y otros administradores que puedan verse obligados a «retener» dicho patrimonio en un régimen limitado.

El despacho ARROWS, que es él mismo una persona obligada y a la vez presta asesoramiento a otros administradores de patrimonio, dedica por ello especial atención a la formación de abogados y a la configuración interna de los procesos AML, de modo que se preserve el secreto profesional del abogado, pero se cumplan al mismo tiempo las obligaciones legales de notificación de patrimonio sancionado y de operaciones sospechosas. En la práctica se resuelve a menudo cómo equilibrar el interés del cliente en la discreción con la obligación del abogado de no participar en operaciones que puedan calificarse como blanqueo de capitales o elusión de sanciones.

Sanciones internacionales y administración del patrimonio de personas sancionadas

El administrador de patrimonio puede verse en la práctica ante una situación en la que descubre que parte del patrimonio que administra está sujeto a sanciones internacionales de la UE o de la ONU – típicamente en relación con las sanciones rusas posteriores a 2014 y su ampliación tras 2022. Los reglamentos del Consejo de la UE limitan, por ejemplo, la aceptación de depósitos de nacionales rusos que superen un límite establecido y prohíben poner fondos o recursos económicos a disposición de personas incluidas en las listas de sanciones, directa o indirectamente, incluida la devolución de sus propios recursos. La sucursal de una sociedad rusa en la UE se considera, a estos efectos, una entidad establecida en Rusia, de modo que las restricciones afectan también a dichas estructuras.

La legislación europea y checa impone a los sujetos de la UE la obligación de «congelar» los activos de las personas sancionadas e impedir su puesta a disposición, y la participación consciente e intencionada en la infracción de las sanciones constituye un delito (§ 261a del Código Penal checo) o un ilícito administrativo.

Para el administrador de patrimonio esto significa que, al constatar que un cliente o titular real figura en una lista de sanciones, debe reevaluar de inmediato la relación de negocio, interrumpir las operaciones, informar a la autoridad competente (en la República Checa, por lo general la FAÚ, o en su caso el Ministerio de Hacienda o el organismo competente conforme a la ley sobre aplicación de sanciones internacionales) y establecer un régimen en el que el patrimonio se limite a protegerse frente al deterioro, sin ser administrado ni monetizado activamente. La ley (§ 4c de la ley sobre aplicación de sanciones internacionales) reconoce además al administrador el derecho a la indemnización de los gastos necesarios vinculados a la administración del patrimonio sancionado, que puede reclamar frente al Estado, para no verse penalizado económicamente por el cumplimiento de las obligaciones legales.

El mayor riesgo práctico para el administrador de patrimonio reside en que a primera vista puede no resultar evidente que el cliente o el titular real sea una persona sancionada – puede tratarse de una persona en la cadena de propietarios, una persona de control o una persona que actúe conjuntamente con otros sujetos.

Por ello es imprescindible utilizar un cribado (screening) de sanciones de calidad, trabajar con el titular real y disponer de procesos establecidos para una reacción inmediata en caso de resultado positivo. El despacho ARROWS ayuda a sus clientes en este ámbito tanto con el análisis jurídico de los regímenes de sanciones concretos como con la configuración de los procedimientos internos, para poder reaccionar de forma rápida y jurídicamente segura ante un riesgo de sanciones detectado.

Configuración interna de los administradores de patrimonio: procesos, registros, riesgos

La Ley AML impone a las personas obligadas la obligación de elaborar un sistema de principios internos, procedimientos y medidas de control (§ 21) y una evaluación de riesgos independiente (§ 21a), que debe adaptarse a la naturaleza de su negocio. El administrador de patrimonio no debería, por tanto, confiar en reglas «de plantilla» genéricas, sino disponer de documentación que refleje los tipos concretos de clientes, estructuras patrimoniales, productos y jurisdicciones con los que trabaja. El sistema debería incluir también una clara distribución de responsabilidades – quién realiza la identificación y el control del cliente, quién decide su clasificación en categorías de riesgo, quién aprueba los casos EDD y quién es la persona de contacto con la FAÚ.

El administrador de patrimonio debe además designar a un miembro del órgano estatutario responsable del cumplimiento de las obligaciones AML (§ 21, apartado 4); si no lo hace, se expone al riesgo de multas elevadas, que pueden alcanzar hasta 130 millones de CZK (aprox. 5,3 millones de EUR), especialmente si forma parte de un grupo que debería contar con una estrategia AML unificada.

Las personas obligadas tienen también la obligación de realizar formación periódica de los empleados (§ 22) y de generar registros de dicha formación, para poder demostrar que los empleados comprenden las obligaciones AML y saben aplicarlas en la práctica. Esto es especialmente importante en el caso de los administradores de patrimonio, donde en el proceso de KYC/CDD suelen intervenir varias personas – front office, gestores de relaciones, analistas de inversión y cumplimiento.

Registro, archivo e inventario del patrimonio

Además de los registros AML, los administradores de patrimonio deben prestar atención también al registro general del patrimonio administrado. Las metodologías del Ministerio de Hacienda checo subrayan que una correcta administración del patrimonio presupone un registro unificado y racionalizado que permita obtener en cualquier momento una visión general del volumen, la estructura y el estado del patrimonio. El registro debe ser completo – reflejando todo el patrimonio propio y administrado – y controlarse periódicamente mediante un inventario que verifique si el registro se corresponde con la situación real, si no existen faltantes o excedentes, y si los valores del patrimonio, su ubicación y una eventual pérdida de valor están correctamente reflejados.

En el caso de los administradores de patrimonio que disponen del patrimonio de varios clientes, resulta clave impedir la mezcla de patrimonios y garantizar que en todo momento se pueda determinar con claridad qué activo pertenece a qué cliente o fondo (§ 1405 del Código Civil checo). Esto exige normas internas claras, la configuración de derechos de acceso a los registros, mecanismos de control cruzado y la limitación de la posibilidad de modificaciones o eliminaciones no autorizadas de datos. Desde el punto de vista AML, dicho registro constituye la base documental para acreditar cómo dispuso el administrador de los fondos del cliente, qué operaciones realizó y cómo garantizó que no se produjera una transferencia no autorizada o un uso indebido.

Las obligaciones de archivo de los administradores de patrimonio se derivan no solo de la Ley AML (típicamente la conservación de registros durante al menos cinco años), sino también de la normativa contable y fiscal, que establece distintos plazos de conservación para documentos contables, libros contables, inventarios, cuentas anuales, documentos fiscales del IVA y otros documentos.

Conforme a la Ley de Contabilidad checa (Ley n.º 563/1991 Sb.), los empresarios y sociedades que llevan contabilidad deben conservar, por ejemplo, los documentos contables, los libros contables y otros registros contables durante al menos cinco años, las cuentas anuales y los informes anuales durante diez años, y en el caso de los empleados, incluso las nóminas durante un periodo muy prolongado (típicamente 45 años, por motivos de seguro de pensiones conforme a la Ley n.º 582/1991 Sb. checa, sobre organización y ejecución de la seguridad social). Los administradores de patrimonio deben, por ello, coordinar el archivo AML con la documentación empresarial general y garantizar que, ante una eventual inspección, puedan presentar un cuadro completo de las operaciones y del origen de los fondos.

Resumen final

Los administradores de patrimonio de terceros se mueven hoy en un entorno en el que la pregunta «¿Cómo acreditar el origen de los fondos del cliente?» ya no es un detalle técnico, sino una cuestión estratégica que condiciona la propia posibilidad de operar. La Ley AML checa, los estándares europeos del GAFI y del CRS, la creación del nuevo organismo AMLA, el endurecimiento de los regímenes sancionadores y el refuerzo de las competencias de la administración tributaria en materia de acreditación del origen del patrimonio conforman conjuntamente un marco en el que se espera de los administradores de patrimonio un alto grado de profesionalidad, transparencia y disciplina documental. No basta con un KYC formal; es necesario contar con un sistema capaz de identificar a tiempo a los clientes y operaciones de riesgo, solicitar la documentación adecuada sobre el origen de los fondos, evaluarla y, en caso de dudas, rechazar la operación o notificarla como sospechosa a la FAÚ.

Para empresarios, inversores, family offices, administradores fiduciarios, sociedades inmobiliarias y abogados, esto significa que deben prestar gran atención a la configuración de principios internos, la evaluación de riesgos, la formación de empleados, el registro del patrimonio y las políticas de archivo. Un sistema de acreditación del origen de los fondos bien configurado protege no solo frente a multas regulatorias y responsabilidad penal, sino también frente a liquidaciones tributarias, daños reputacionales y bloqueos de operaciones que pueden frustrar proyectos o inversiones enteras. Al mismo tiempo, puede ser un argumento sólido en las negociaciones con bancos y otros socios, que cada vez con mayor frecuencia evalúan a sus contrapartes también por su cultura de cumplimiento.

Si no quiere arriesgarse a que su organización pague las consecuencias de haber subestimado el AML y la acreditación del origen de los fondos de sus clientes, es razonable confiar la configuración y revisión de estos procesos a especialistas. Los abogados del despacho ARROWS combinan la experiencia en la configuración de sistemas para bancos, sociedades de inversión, fideicomisos y empresas no financieras, comprenden las implicaciones fiscales, de sanciones e internacionales, y saben ayudar a los clientes tanto en proyectos complejos como en la resolución de operaciones o inspecciones concretas y controvertidas. Si está valorando revisar sus procesos o se enfrenta a una operación concreta que plantea dudas sobre el origen de los fondos, puede dirigirse en cualquier momento al despacho ARROWS a través de consultas@arws.cz.