El cliente reclama después del vencimiento de la factura

Por qué el vencimiento de la factura no importa tanto como parece

Los proveedores suelen alegar que la reclamación llegó después del vencimiento y que, por tanto, es extemporánea. Sin embargo, la ley no vincula el plazo para notificar el defecto al vencimiento de la factura, sino al momento en que el cliente pudo detectarlo. Una factura con vencimiento a catorce días y un defecto que se manifiesta tras un mes de funcionamiento no guardan relación temporal entre sí. Por eso, una reclamación presentada después del vencimiento puede ser perfectamente puntual y, a la inversa, una reclamación presentada antes del vencimiento puede ser tardía si el cliente vio el defecto en la recepción y guardó silencio.

Las reglas descritas en este artículo parten de la regulación del contrato de compraventa, es decir, del suministro típico de mercancías. En el contrato de obra, las disposiciones sobre la compraventa se aplican por analogía a los derechos del comitente derivados del cumplimiento defectuoso (§ 2615 del Código Civil checo, Ley n.º 89/2012 Sb., en adelante «CC»), de modo que los principios valen también para la fabricación por encargo o el suministro con montaje. En otros tipos contractuales y en los contratos con una regulación propia de los defectos hay que partir de su redacción concreta.

Si el comprador no notifica el defecto sin demora indebida después de haber podido detectarlo mediante una inspección oportuna y con la diligencia suficiente, el tribunal no le reconocerá el derecho derivado del cumplimiento defectuoso; lo mismo vale para el defecto oculto, pero a más tardar dentro de los dos años siguientes a la entrega de la cosa (§ 2112 del CC). No obstante, esta excepción debe oponerla usted como vendedor, y no tiene derecho a ella si el defecto fue consecuencia de un hecho que usted conocía o debía conocer en el momento de la entrega.

En la práctica, de ello se derivan dos preguntas que conviene plantearse antes de rechazar una reclamación por tardía. Primera, cuándo pudo el cliente detectar el defecto en una inspección adecuada. Segunda, si usted mismo no lo conocía. Si el defecto es evidente a primera vista y el cliente calló hasta recibir el recordatorio de pago, la excepción de extemporaneidad es sólida. Si se trata de un defecto que solo aparece con el uso, es débil.

El vencimiento, en cambio, decide sobre otra cosa: la mora. Desde que transcurre, el cliente está en mora respecto de la parte del precio que no puede retener. Así, la reclamación presentada después del vencimiento no elimina la mora con efecto retroactivo; solo puede justificar, en las condiciones descritas más abajo, la retención de una parte proporcionada. Quien retiene el pago sin estar facultado para ello o en una cuantía desproporcionada soporta las consecuencias de la mora igual que el cliente que no reclama en absoluto.

Cuánto puede retener el cliente

La regla clave es breve: hasta la subsanación del defecto, el comprador no tiene que pagar la parte del precio de compra que, según una estimación, corresponda proporcionalmente a su derecho a la rebaja (§ 2108 del CC). La ley no permite, pues, retener toda la factura, sino solo la parte que correspondería a la rebaja si el defecto no se subsanara. La regla protege a ambas partes: el cliente no tiene que pagar por lo que no recibió en buen estado y el proveedor no pierde todo el precio por un defecto que afecta solo a una pequeña parte del suministro.

Se trata de una estimación, no de un cálculo exacto, y de proporcionalidad. Un defecto menor en una de veinte partidas suministradas no faculta para retener todo el precio. Del mismo modo, un defecto estético que no limita el uso no faculta para retener un importe cercano al valor de toda la partida. Faculta para retener el importe que razonablemente supondría la rebaja por ese defecto. Si el cliente retiene más, está en mora por la diferencia, y ello desde el vencimiento original. Por eso, al negociar el pago resulta útil disponer de una estimación propia de la rebaja adecuada.

De la misma regulación se desprende también que el derecho de retención no es permanente. Rige hasta la subsanación del defecto. Cuando el defecto constituye un incumplimiento no esencial del contrato, el comprador tiene derecho a la subsanación del defecto o a una rebaja adecuada, y mientras no ejerza la rebaja o no resuelva el contrato, el vendedor puede subsanar el defecto mediante la reparación o la entrega de una cosa nueva, a su elección (§ 2107 del CC). En cuanto usted subsane debidamente el defecto, desaparece el motivo de la retención conforme a esta regla; ello no afecta a otros derechos que el cliente ya haya ejercido válidamente.

Al determinar la rebaja adecuada se tienen en cuenta, en particular, la naturaleza y el alcance del defecto, su repercusión en el valor y la utilidad del suministro y, según las circunstancias, también los costes de subsanación; por eso los abogados del despacho ARROWS calculan este importe con el cliente antes del primer contacto con el comprador, para que el proveedor sepa con qué cifra puede negociar razonablemente.

Compensación de la reclamación con la factura

La segunda vía que eligen los clientes es la compensación. Cuantifican su crédito por la rebaja o por la indemnización de daños y comunican que lo compensan con su factura. A diferencia de la retención, que es temporal, la compensación ha de conducir a la extinción de ambos créditos en la medida en que coincidan, de modo que de su validez depende que usted llegue siquiera a cobrar el importe retenido. La ley establece al respecto que un crédito incierto o indeterminado no es apto para la compensación (§ 1987 del CC).

La Gran Sala del Tribunal Supremo de la República Checa (Nejvyšší soud) explicó qué significa este concepto, y su conclusión es menos favorable para los proveedores de lo que suele afirmarse. Concluyó que, por regla general, es incierto o indeterminado el crédito controvertido en cuanto a su fundamento o su cuantía y cuyo ejercicio mediante compensación provoca un litigio en lugar de la extinción inequívoca de ambos créditos, y que tal compensación adolece, por regla general, de nulidad relativa (sentencia de la Gran Sala del Tribunal Supremo, ref. 31 Cdo 684/2020, de 9 de septiembre de 2020, disponible en rozhodnuti.nsoud.cz).

De la misma sentencia se desprenden, no obstante, dos salvedades que en la práctica importan más que la propia doctrina jurídica. Un crédito no puede considerarse incierto solo porque la otra parte no lo reconozca; debe existir una incertidumbre objetiva sobre si nació, por qué motivo o en qué cuantía. Y si ambos créditos nacen de la misma relación jurídica, por ejemplo del mismo contrato de compraventa, lo que por regla general responde a una ordenación justa es que sean compensables entre sí.

Para su situación, esto significa que el tribunal, por regla general, no considerará inapto para la compensación el derecho a la rebaja por defectos del suministro que usted factura. En el litigio examinado, el tribunal anuló una resolución que había calificado de incierto un contracrédito nacido del mismo contrato solo porque su prueba iba a ser compleja. Por eso la defensa del proveedor no debe apoyarse en que la compensación es automáticamente nula, sino en que el crédito cuantificado no se corresponde con el defecto real.

Al mismo tiempo, la nulidad relativa debe invocarla usted mismo; de lo contrario, no se tiene en cuenta. Lo decisivo es la situación existente en el momento en que recibió la comunicación de la compensación; la aclaración posterior del crédito no cambia nada, aunque el cliente puede efectuar de nuevo la compensación. Además, el tribunal tiene en cuenta en qué fase del procedimiento aparece la compensación: la excepción opuesta al inicio del litigio prospera con más facilidad que la que llega al final.

Cuándo no se sostiene la retención o la compensación

La primera situación es la retención de un importe desproporcionado. Si el cliente retiene toda la factura por un defecto que equivale a una fracción del precio, está en mora por la diferencia. Aquí su argumento es el más sólido, porque la ley habla expresamente de la parte del precio que corresponde proporcionalmente a la rebaja. Basta comparar el valor de la partida afectada con el total de la factura y la desproporción suele ser evidente sin necesidad de dictamen pericial.

La segunda situación es la compensación de un crédito derivado de otra relación. Si el cliente compensa con la factura del suministro, por ejemplo, una penalización contractual de otro encargo o una indemnización de daños que él mismo ha cuantificado sin documentación, no se aplica el argumento que la Gran Sala reconoció a los contracréditos nacidos del mismo contrato. El hecho de que se trate de otro contrato no hace por sí solo nula la compensación; lo decisivo es si ese crédito es objetivamente controvertido en cuanto a su fundamento o su cuantía. Si lo es, la compensación no se sostendrá siempre que usted invoque su nulidad.

La tercera situación es la notificación tardía del defecto. Si el cliente pudo detectar el defecto en la inspección y lo notificó meses después, usted puede oponer que el defecto no se notificó a tiempo, y el tribunal no le reconocerá entonces el derecho derivado del cumplimiento defectuoso. Si la excepción prospera, el cliente no tiene nada que retener ni que compensar. Opóngala ya en la primera respuesta a la reclamación, no en la demanda, para que quede claro que no la pasó por alto.

La cuarta situación es el defecto que usted ya ha subsanado. La retención solo rige hasta la subsanación del defecto, de modo que, en cuanto acredite la reparación, el cliente debe abonar la parte retenida, salvo que entretanto haya ejercido válidamente la rebaja o haya resuelto el contrato. Que en su caso prevalezca el argumento de la proporcionalidad, el de la extemporaneidad o el del defecto subsanado depende de lo que conste exactamente en sus albaranes de entrega y en la correspondencia; por eso los abogados del despacho ARROWS revisan el expediente antes de la reclamación del cobro, y no después de la demanda.

Cómo proceder cuando el cliente no ha pagado

En primer lugar, solicite por escrito la cuantificación de lo que el cliente retiene o compensa, así como el motivo. Sin cuantificación no es posible valorar la proporcionalidad, y los clientes a menudo no la tienen porque retienen «hasta que se resuelva». La mera solicitud de cuantificación suele ser el primer paso tras el cual se empieza a negociar. Advierta al mismo tiempo al cliente de que considera vencida la parte de la factura que excede de la rebaja adecuada y de que la reclamará.

El segundo paso es separar la parte no controvertida de la factura. Reclame por separado y de inmediato la parte que excede manifiestamente de la retención. No tiene que esperar a que se resuelva la reclamación, porque el cliente está en mora respecto de esa parte con independencia del resultado del litigio sobre el defecto. El procedimiento de cobro se analiza en el texto sobre el cobro de créditos de la A a la Z.

El tercer paso es decidir sobre el defecto en sí. Si el defecto es real y subsanarlo resulta más barato que litigar, subsánelo y ponga fin así a la retención. Si niega el defecto, asegúrese las pruebas sobre el estado del suministro en el momento de la entrega, porque sobre ellas versará el litigio. En los defectos técnicos, valore a tiempo una evaluación independiente, mientras la mercancía controvertida siga disponible en su estado original.

El cuarto paso es vigilar la solvencia del cliente. La retención de pagos con el pretexto de reclamaciones suele ser, en una parte de los clientes, señal de dificultades de pago, sobre todo cuando las reclamaciones llegan de forma reiterada y siempre después del recordatorio. Si el cliente acaba en insolvencia, la compensación se rige por reglas especiales, que se analizan en el texto sobre la compensación de créditos en la insolvencia.

Errores que cuestan dinero al proveedor

El error más frecuente es rechazar la reclamación por tardía solo porque llegó después del vencimiento. Si el defecto no era detectable en la inspección, este argumento no se sostiene y el proveedor pierde tiempo y credibilidad ante el tribunal. Lo decisivo es el momento en que el cliente pudo detectar el defecto, y ese momento hay que acreditarlo, no solo afirmarlo.

El segundo error es confiar en que toda compensación de un crédito controvertido es nula. Tras la decisión de la Gran Sala, esto no vale para los contracréditos nacidos del mismo contrato. La defensa debe dirigirse contra la cuantía y el fundamento del crédito, no contra su inaptitud formal. El proveedor que se apoye únicamente en el § 1987 del CC comprobará ante el tribunal que su argumento principal, tratándose de un contracrédito del mismo contrato, por regla general no prospera.

El tercer error es esperar a reclamar toda la factura hasta que se resuelva la reclamación. La parte no controvertida queda así parada sin necesidad y cada mes aumenta el riesgo de que el cliente entre en dificultades. Separarla y reclamarla de forma independiente es más rápido y más barato, y además muestra al cliente que retener todo el precio no le llevará a ninguna parte.

El cuarto error es la falta de documentación del estado del suministro en la entrega. Sin un albarán con la descripción del estado, fotografías o un acta de recepción, el litigio sobre el defecto se convierte en la palabra de uno contra la del otro. Cómo gestiona la reclamación el vendedor en una situación habitual con consumidores lo muestra el texto sobre el procedimiento de reclamación desde la perspectiva del vendedor; en una relación mercantil, una documentación de calidad tiene una importancia práctica aún mayor, porque sobre ella se practica la prueba en un eventual litigio.

La solidez de la documentación que exige un litigio concreto depende del valor del suministro y de la naturaleza del defecto; por eso los abogados del despacho ARROWS ayudan a configurarla ya en las condiciones de entrega. Unas condiciones bien diseñadas determinan quién inspecciona el suministro y cuándo, cómo se registra su estado y en qué forma se notifican los defectos, de modo que después no se discute sobre la detección del defecto ni sobre su momento.

El quinto error, que en la práctica aparece en los suministros reiterados, es la tolerancia tácita. El proveedor acepta en silencio varias veces que el cliente retenga toda la factura por una reclamación menor. Por sí solo, esto no constituye un acuerdo sobre otro vencimiento, pero la práctica establecida entre las partes se tiene en cuenta al interpretar su contrato y el cliente la invocará en el litigio. Por eso conviene oponerse por escrito y de inmediato a cada retención desproporcionada.

Qué comprobar antes de empezar a reclamar el cobro

• Notificación del defecto: ¿cuándo notificó el cliente el defecto y cuándo pudo detectarlo en una inspección adecuada?

• Su conocimiento del defecto: ¿conocía usted el defecto en el momento de la entrega, con lo que perdería la excepción de extemporaneidad?

• Cuantía del importe retenido: ¿se corresponde la parte retenida proporcionalmente con la rebaja o el cliente retiene toda la factura?

• Origen del contracrédito: ¿nace el crédito compensado del mismo contrato o de otra relación?

• Momento de la compensación: ¿cuándo recibió la comunicación de la compensación y cuál era en ese momento el estado del crédito?

• Subsanación del defecto: ¿ha subsanado el defecto y lo tiene acreditado, de modo que ha desaparecido el motivo de la retención?

• Parte no controvertida de la factura: ¿qué parte de la factura excede manifiestamente de la retención y puede reclamarse de inmediato?

• Solvencia del cliente: ¿apunta la retención de pagos a dificultades de pago que exigen actuar con mayor rapidez?

Resumen final

El artículo ha mostrado que la reclamación presentada después del vencimiento de la factura no faculta al cliente para no pagar nada. La ley le permite retener solo la parte del precio que corresponda proporcionalmente a la rebaja y solo hasta la subsanación del defecto. La compensación del crédito derivado del defecto es posible y, si nace del mismo contrato, el tribunal por regla general no lo calificará de inapto. Por eso la defensa del proveedor gira sobre todo en torno a la proporcionalidad y a la puntualidad de la reclamación.

Para la dirección de la empresa son esenciales dos cifras y una fecha. La primera cifra es la rebaja adecuada por el defecto reclamado, porque solo eso puede retener el cliente. La segunda es la diferencia entre la factura y esa rebaja, porque por ella el cliente está en mora. La fecha es el momento en que el cliente pudo detectar el defecto, porque a partir de él se valora la puntualidad de la reclamación.

Aquí la demora no compensa. La parte no controvertida de la factura queda parada sin necesidad y cada mes aumenta el riesgo de que el cliente acabe en dificultades. Los proveedores que cobraron su dinero separaron la parte no controvertida y la reclamaron de inmediato, mientras sobre el defecto todavía se negociaba. El litigio sobre el defecto en sí lo llevaron después con menos presión, porque la mayor parte del precio ya estaba pagada.

Los abogados del despacho ARROWS valorarán la puntualidad de la reclamación y la proporcionalidad del importe retenido, evaluarán la validez de la compensación, prepararán el requerimiento de pago y la demanda por la parte no controvertida, configurarán sus condiciones de entrega y de reclamación y le representarán en el litigio judicial sobre el defecto. Escríbanos a consultas@arws.cz o consulte nuestro servicio de litigios mercantiles y judiciales.