El proveedor no cumple el plazo: cuándo aplicar la penalización y cuándo encargar el trabajo a otro

Qué decide: el retraso que se recupera y el retraso que ya no se puede recuperar

La primera pregunta no es cuánto puede facturar, sino si el suministro todavía llegará a buen puerto. El retraso que puede recuperarse aumentando la capacidad, trabajando a varios turnos o reorganizando los trabajos se resuelve con presión y con una sanción económica. El retraso en el que el proveedor ya no tiene personal, material ni voluntad se resuelve saliendo del contrato y recurriendo a una ejecución sustitutiva. No es posible moverse libremente entre ambos escenarios: cada uno se acredita con documentos distintos y cada uno conduce a una pretensión distinta.

La diferencia se reconoce por tres aspectos que puede comprobar en una sola tarde. Cómo evoluciona la capacidad realmente destinada a su encargo, si el proveedor cumple los hitos parciales o solo promete recuperarlos, y si es capaz de acreditar el aseguramiento del material y de los subsuministros. Si dos de las tres respuestas son negativas, tómelo como una señal práctica de que esperar al plazo contractual ya no conduce a nada.

La segunda pregunta se dirige al interior de su empresa, no a la contraparte. El deudor que no cumple su deuda debidamente y a tiempo incurre en mora; sin embargo, no es responsable de la mora si no puede cumplir a causa de la mora del acreedor. La clave es precisamente el nexo causal: la obra no entregada, la documentación no facilitada o la muestra no aprobada liberan al proveedor de la mora solo en la medida en que realmente le impidieron cumplir.

Una factura impagada no tiene por sí sola ese efecto, ya que la ley vincula la liberación de la mora a la imposibilidad de cumplir a causa de la mora del acreedor (§ 1968 del Código Civil checo (Ley n.º 89/2012 Sb., en adelante «CC»)). Aun así, es el motivo más frecuente por el que las empresas complican la disputa sobre la penalización: facturan la sanción, el proveedor saca a relucir la comunicación sobre la espera a sus decisiones y parte de la alegación de mora se desmorona antes de llegar al tribunal.

La consecuencia práctica es desagradable, pero inequívoca. Antes de la primera carta sancionadora, revise su propio cumplimiento durante toda la duración del encargo y anote dónde se retrasó usted mismo. Si hay algo, cuantifique cuántos días desplazó el cronograma y calcule la pretensión solo a partir del resto. Por otro lado, un retraso que no le costó a su empresa ni un solo día de la ruta crítica no ayudará al proveedor, aunque lo invoque.

La tercera pregunta se refiere al contrato, no a la ley. La inmensa mayoría de los contratos de obra contienen sus propias estipulaciones sobre cuándo se puede resolver y qué sanciones se aplican. Estas estipulaciones prevalecen sobre la regulación legal y deciden si debe actuar de inmediato o si tiene tiempo. Leerlas antes de enviar la primera carta es más barato que corregir un procedimiento mal elegido. El derecho a interrumpir los trabajos y aplazar el plazo por facturas impagadas surge igualmente solo si se cumplen otras condiciones legales o contractuales, a las que se dedica un texto aparte sobre la interrupción de la ejecución de la obra.

Qué hacer en los primeros diez días, antes de que el retraso se consolide

El procedimiento que figura a continuación describe el desarrollo típico de un suministro con plazo fijo e hitos parciales; qué paso tiene sentido en su caso depende del texto del contrato de obra y de si el retraso afecta a la ruta crítica o solo a la holgura, por lo que los abogados del despacho ARROWS lo evalúan en cada encargo por separado.

Empiece con un registro escrito del estado, no con un requerimiento. Necesita dejar constancia, a una fecha determinada, del grado de avance, del número de personas en la obra, de los materiales suministrados y pendientes y del estado de los hitos parciales. Sin esta instantánea no podrá demostrar más adelante en qué situación se encontraba realmente el proveedor, y la disputa se reducirá a una afirmación contra otra. Basta con documentación fotográfica con sello de tiempo y un acta firmada de la reunión de control.

El segundo paso es un requerimiento de subsanación con efectos jurídicos, no un simple recordatorio. El comitente tiene derecho a controlar la ejecución de la obra y, si comprueba que el contratista incumple su obligación, puede exigir la subsanación y la debida ejecución de la obra (§ 2593 del CC). Si el contratista no lo hace ni siquiera en un plazo razonable, el comitente puede resolver el contrato cuando la actuación del contratista conduciría sin duda a un incumplimiento esencial. Esta vía está disponible incluso antes de que venza el plazo contractual, lo que suele sorprender a los comitentes.

El requerimiento debe ser concreto y medible. Indique qué obligación concreta se incumple, qué situación espera, para cuándo y qué ocurrirá si no se cumple. Un genérico «solicitamos que se aceleren los trabajos» no tiene ningún valor. Fije el plazo de modo que un proveedor con capacidad habitual pueda cumplirlo de forma realista, ya que un plazo excesivamente corto desplaza los efectos de su siguiente paso.

El tercer paso no es elegir la sanción, sino averiguar qué le permite realmente el contrato. La decisión entre la penalización y la indemnización de daños no se toma al facturar; se tomó ya al firmar el contrato. Si se ha pactado una penalización por mora y el contrato no admite la acumulación de ambas pretensiones, el derecho a la indemnización de daños derivados del mismo incumplimiento no le nacerá, con independencia de que haga valer la penalización. Averigüe, por tanto, antes de enviar la primera factura, qué dice el contrato sobre la acumulación y planifique en consecuencia cuánto puede recuperar realmente.

El cuarto paso es preparar la salida, aunque de momento no la desee. Contacte con dos o tres empresas capaces de terminar la obra, solicite un precio y un plazo indicativos y pida que se los confirmen por escrito. Así obtendrá dos cosas a la vez: una alternativa real y, al mismo tiempo, una prueba del precio de mercado de la ejecución sustitutiva, que necesitará si llega el momento de cuantificar los daños.

Cuándo la penalización excluye la indemnización de daños y cuándo no

La mayoría de los comitentes percibe la penalización contractual como un mínimo al que más adelante pueden sumarse los daños. La ley lo plantea al revés: si se ha pactado una penalización contractual, el acreedor no tiene derecho a la indemnización de los daños derivados del incumplimiento de la obligación a la que se refiere la penalización (§ 2050 del CC). Lo decisivo es el propio pacto, no si usted factura la penalización; si la pacta por mora en la terminación, los sobrecostes de terminar la obra con otra empresa quedan cubiertos por la penalización y, por regla general, no podrá obtener más allá de ella.

Esta regla es dispositiva y puede excluirse contractualmente. Una cláusula del tipo «además de la penalización contractual, el comitente tiene derecho a exigir la indemnización íntegra de los daños» debería figurar en todo contrato en el que la diferencia entre el precio pactado y el precio de la ejecución sustitutiva pueda superar la sanción acumulada. En los suministros tecnológicos y en las obras con plazos de entrega largos, esta diferencia es mayor casi siempre. Preste atención, además, a las cláusulas que admiten la acumulación solo en beneficio de una de las partes.

Además, el importe de la penalización no es una cifra definitiva. La reducción judicial de una penalización contractual desproporcionada se denomina técnicamente moderación, y el tribunal solo la aplica a instancia del deudor, nunca de oficio. El tribunal puede reducir la penalización, pero solo hasta el importe de los daños que se hayan producido hasta el momento de la resolución por el incumplimiento de la obligación garantizada, conforme al § 2051 del CC. Los daños acreditados constituyen, por tanto, el suelo por debajo del cual la penalización no puede bajar; lo analiza en detalle un texto aparte sobre la moderación de la penalización contractual.

Por ello, compensa cuantificar las consecuencias del retraso incluso cuando no puedan reclamarse junto a la penalización. El registro de tiempos muertos, de las sanciones de su cliente y de los costes de la prolongación de las instalaciones de obra no es burocracia adicional, sino la defensa de la sanción frente a su reducción. Lo contrario no se cumple: la mera ausencia de daños no conduce a la moderación, porque el tribunal valora la desproporción de la pretensión concreta y la función que debía cumplir la penalización (sentencia de la Gran Sala del Tribunal Supremo de la República Checa (Nejvyšší soud), ref. 31 Cdo 2273/2022, de 11 de enero de 2023).

En la indemnización de daños, si tiene derecho a ella, juega a su favor una estricta prueba de exoneración. El proveedor solo se libera de la obligación de indemnizar si demuestra un obstáculo extraordinario, imprevisible e insuperable surgido con independencia de su voluntad, conforme al § 2913 del CC. Un obstáculo surgido cuando ya estaba en mora no lo libera de dicha obligación. Así pues, el proveedor que se retrasó y solo después sufrió la caída de un subsuministro no podrá justificarse con dicha caída.

Resolución: por qué un plazo incumplido no significa el final

La mora que constituye un incumplimiento esencial del contrato faculta a la otra parte para resolverlo, siempre que se lo notifique al moroso sin demora injustificada después de haber tenido conocimiento de la mora. Es esencial el incumplimiento del que la parte incumplidora ya sabía o debía saber, al celebrar el contrato, que la otra parte no habría celebrado el contrato en tales circunstancias; en los demás casos se presume que el incumplimiento no es esencial. Por ello, los comitentes suelen creer que, una vez dejado pasar este plazo, han quedado atrapados en el contrato y no les queda más que esperar.

El Tribunal Supremo de la República Checa rechazó esta interpretación y abrió una segunda vía. La Gran Sala concluyó que, con el transcurso infructuoso del plazo «sin demora injustificada», el acreedor pierde la posibilidad de resolver en las condiciones previstas para la mora esencial, pero si la mora persiste, puede resolver en las condiciones previstas para la mora no esencial; si notifica la resolución sin haber concedido previamente un plazo adicional, sus efectos se producen solo tras el transcurso infructuoso de un plazo adicional razonable (sentencia de la Gran Sala del Tribunal Supremo, ref. 31 Cdo 3823/2023, de 15 de mayo de 2024, disponible en rozhodnuti.nsoud.cz).

Para la planificación, lo clave es desde cuándo se computa ese plazo adicional. La Gran Sala lo determinó expresamente: comienza a correr en el momento en que la resolución llega a la esfera de disposición del deudor. A partir de la fecha de entrega, por tanto, cuente el tiempo que debía concederse como razonable, y solo en ese día termina el contrato. Hasta entonces el contrato sigue vigente y el proveedor original conserva el derecho a terminar la obra; poner antes a trabajar a un contratista sustituto supone una injerencia en una posición contractual ajena y vuelve la disputa en su contra.

La segunda vía tiene, además, una variante más sencilla que merece la pena aprovechar. Si notifica al deudor que le concede un plazo adicional para cumplir y que ya no se lo prorrogará, se entiende que, con el transcurso infructuoso de dicho plazo, ha resuelto el contrato (§ 1978 del CC). Con una sola carta fija así una fecha en la que queda claro que el contrato termina, y en función de ella planifica la entrada de la nueva empresa.

El derecho de resolución pactado puede funcionar de manera completamente distinta al legal. La citada Gran Sala confirmó asimismo que las disposiciones sobre la resolución por mora son dispositivas y que las partes pueden apartarse de ellas. Si el contrato recoge el derecho a resolver por una mora concreta sin ninguna otra limitación, por regla general puede interpretarse en el sentido de que no está sujeto al plazo «sin demora injustificada». Qué régimen se sostiene en su encargo depende del texto de la cláusula sancionadora y de resolución y de la fase de ejecución en que se encuentre la obra, por lo que los abogados del despacho ARROWS lo evalúan antes de que se envíe la resolución.

Contratista sustituto: qué debe estar listo antes de que se vaya la empresa original

La entrada de la empresa sustituta fracasa por cuestiones operativas, no jurídicas. Lo más habitual es que nadie haya recibido la obra en curso mediante acta, que falte la documentación del proyecto en la versión correspondiente a la ejecución real y que en la obra haya quedado material cuya propiedad no está clara. Cada uno de estos tres puntos puede retrasar la entrada semanas, y los costes del retraso los soporta entonces usted, no el proveedor saliente.

La recepción mediante acta de la obra en curso es, por tanto, el primer acto que realiza en la fecha en que surte efecto la resolución. El acta debe recoger el estado de los trabajos por partes, la lista de defectos detectados, el inventario del material con indicación de quién lo adquirió y el estado de la documentación. El acta la firman ambas partes; si el proveedor se niega a firmar, la levanta en presencia de un técnico independiente y hace constar en ella la negativa.

Solo podrá acreditar la diferencia de precio si realiza la licitación de forma transparente. Pida al nuevo proveedor un desglose del precio en partidas que se correspondan con el presupuesto original y conserve las ofertas de todas las empresas consultadas. La diferencia entre el precio original y el nuevo es el núcleo de su pretensión, y la contraparte la impugnará alegando que eligió una empresa innecesariamente cara. Tres ofertas comparables debilitan notablemente esta objeción, aunque por sí solas no la eliminan: también se examinan la comparabilidad del alcance, la calidad, el plazo y la urgencia.

Tenga en cuenta también que la liquidación con el proveedor original se desarrollará en paralelo. Le exigirá el pago de la parte ejecutada de la obra y usted opondrá sus pretensiones derivadas del retraso. Cómo se compensan entre sí estas partidas lo analiza el texto sobre las pretensiones del contratista tras la resolución del contrato de obra.

Qué suele proponer la contraparte y qué aceptar

El proveedor retrasado suele presentarse con tres propuestas, y todas tienen el mismo objetivo: anular su posición sancionadora a cambio de una promesa. La más frecuente es una adenda que aplaza el plazo sin contraprestación; la segunda, la renuncia a la penalización a cambio de la terminación; y la tercera, la oferta de un descuento en el precio, que suele ser inferior al daño real.

El aplazamiento del plazo solo es aceptable si obtiene algo a cambio. La forma recomendada de la adenda vincula el nuevo plazo a nuevos hitos parciales, al aumento de la capacidad destinada y al mantenimiento expreso del derecho ya nacido a la penalización por el retraso acumulado hasta la fecha. Una frase como «las partes declaran que no tienen nada que reprocharse mutuamente en relación con el desarrollo hasta la fecha» es en una adenda de este tipo una señal de alarma, porque borra su posición con efecto retroactivo.

La segunda señal de alarma es el aplazamiento del plazo sin cambio de recursos. Si el proveedor pide seis semanas más y al mismo tiempo no indica cómo aumentará el rendimiento, usted solo está comprando un aplazamiento de la siguiente negociación. La adenda debería indicar siempre cuántas personas y qué maquinaria se destinarán a la obra y desde cuándo.

El descuento en el precio es la peor de las opciones ofrecidas si lo acepta sin hacer cálculos. Con un descuento se liquida normalmente un cumplimiento defectuoso, no un retraso, y el proveedor deducirá de su aceptación que todo el asunto queda cerrado; si es así o no depende del contenido del acuerdo y de su interpretación. Antes de aceptarlo, calcule el impacto del retraso en sus propios ingresos: la facturación aplazada al cliente final, las sanciones en su contrato subsiguiente, los tiempos muertos y los costes de la prolongación de las instalaciones de obra.

El margen de negociación es máximo en el momento en que tiene preparada una empresa sustituta y el proveedor lo sabe. Hasta entonces negocia desde la posición de la parte que no puede permitirse marcharse. Por eso, cada concesión en la adenda que haga sin una alternativa preparada la paga dos veces.

Errores que deciden la disputa antes de que se presente la demanda

El error más caro es el silencio en las primeras semanas. Las empresas no quieren estropear la relación, así que resuelven el retraso por teléfono y por correo electrónico sin consecuencias jurídicas, y solo reaccionan por escrito cuando el encargo lleva meses de retraso. El tribunal ve entonces a un comitente que durante mucho tiempo no objetó nada, y el proveedor construye a partir de ello una defensa basada en el aplazamiento tácito del plazo.

El segundo error es una carta sancionadora firmada por una persona cuyas facultades no están claras. El riesgo aquí no es unilateral: quien está encargado de una determinada actividad en la explotación de la empresa representa al empresario en todos los actos que habitualmente se producen en ella, y la extralimitación de esta facultad obliga al empresario si la otra parte no tenía conocimiento de ella. Así, un jefe de proyecto puede obligar a su empresa incluso sin un poder independiente. En el caso de la resolución, compruebe por tanto las facultades de antemano en ambas partes; se tarda cinco minutos.

El tercer error es la acumulación en la que la empresa factura la penalización y al mismo tiempo pone a trabajar a una empresa sustituta sin haber resuelto nada. Se crea así una situación en la que el proveedor original, según el contrato, sigue teniendo derecho a terminar la obra, pero no tiene acceso a ella, y su derecho al pago se vuelve en su contra. Cuál de los dos pasos debe ir primero en un encargo concreto depende del texto de la cláusula sancionadora y de si la obra es divisible, y precisamente por eso los abogados del despacho ARROWS lo evalúan antes de que entre la nueva empresa.

El cuarto error son los daños sin cuantificar. Una pretensión formulada como «exigimos la indemnización de los daños causados por el retraso» no tiene valor ante el tribunal mientras no se desglose en partidas con justificantes. El registro de los costes derivados del retraso debe llevarse de forma continua, no reconstruirse un año después a partir de la contabilidad, ya que la reconstrucción retroactiva a partir de los informes contables no suele resistir ni siquiera el propio control interno.

Dónde surge la disputa con un proveedor retrasado

Resumen final

El artículo ha mostrado que la decisión entre la penalización y un contratista sustituto no es una cuestión de dureza, sino de si el retraso puede recuperarse y de lo que dice su propio contrato. La sanción tiene sentido cuando el suministro llegará a buen puerto. La salida del contrato, cuando no llegará. Ambas cosas a la vez solo funcionan con el orden correcto de los pasos y con una constancia escrita acreditada.

Para la dirección de la empresa se derivan de ello dos cifras que hay que conocer antes que los argumentos jurídicos. La primera es la penalización acumulada con una estimación realista del retraso. La segunda es la diferencia entre el precio pactado y el precio por el que otro terminará la obra. Si la segunda cifra es mayor y el contrato no admite la acumulación de penalización y daños, su penalización acumulada es el techo de lo que recuperará, aunque gane el litigio.

Además, aplazar la decisión es en sí mismo un coste. Empeora la posición negociadora, acorta el tiempo para preparar la empresa sustituta y da al proveedor material para defenderse con el aplazamiento tácito del plazo. Los encargos que salieron bien tienen en común que el comitente actuó por escrito ya con el primer hito incumplido.

Los abogados del despacho ARROWS revisarán la documentación contractual y la comunicación con el proveedor, prepararán el requerimiento y la resolución en el régimen correcto, cuantificarán y harán valer la pretensión derivada del retraso y le representarán en la negociación de la liquidación y en el litigio posterior. Escríbanos a consultas@arws.cz o consulte nuestro servicio de litigios mercantiles y judiciales.