Obligaciones del empleado ante impedimentos para trabajar y consecuencias de su incumplimiento

La falta de información y de preparación puede tener graves consecuencias para la empresa. Por desgracia, no se trata de casos excepcionales: en nuestro despacho de abogados nos encontramos a diario con empresas que afrontan problemas precisamente por los frecuentes impedimentos para trabajar por parte de los empleados. Muchas empresas solo se dan cuenta de lo importante que es tener claridad en este ámbito tras una mala experiencia.

Por eso, este artículo le resume cómo regula el Código de Trabajo checo (Ley n.º 262/2006 Sb., en adelante «CT») las obligaciones de los empleados ante los impedimentos para trabajar y a qué debe prestar atención como empleador. Además, le ofrecemos consejos prácticos, desde la prevención de problemas hasta la gestión de sus consecuencias, para que pueda evitar situaciones similares y proteger así su empresa.

La obligación del empleado de informarle a tiempo: la base de un funcionamiento fluido

El CT distingue dos situaciones en la comunicación de los impedimentos para trabajar por parte del empleado:

• Impedimentos conocidos de antemano: normalmente una visita médica programada, una donación de sangre, la asistencia a una boda familiar, etc. El empleado está obligado por ley a informarle a tiempo de estos impedimentos y, en palabras de la ley, a «solicitar» la concesión de un permiso laboral. El término «solicitud» resulta aquí algo engañoso, ya que el empleador no puede denegarla si se trata de un impedimento reconocido por la ley; en realidad, el empleado comunica el impedimento, no pide autorización. Por comunicación a tiempo se entiende informar con la antelación suficiente para que el empleador pueda adoptar medidas y evitar las consecuencias negativas de la ausencia del empleado. En otras palabras, en cuanto el empleado tenga conocimiento del impedimento previsto, debería avisar: por ejemplo, acordar el permiso con varios días de antelación, buscar un sustituto o permitir que el trabajo se redistribuya entre los demás.
• Impedimentos imprevistos: normalmente una enfermedad repentina o un acontecimiento familiar inesperado. En tal caso, el empleado debe informar sin demora indebida, es decir, lo antes posible. Por lo general, esto significa de inmediato, en cuanto sepa que no puede acudir al trabajo: por ejemplo, llamar a su superior o enviarle un mensaje a primera hora de la mañana, antes del inicio del turno. También aquí la comunicación rápida es la clave del buen funcionamiento de la empresa. Gracias a un aviso a tiempo, usted puede organizar ágilmente una sustitución o, al menos, redistribuir el trabajo para que los perjuicios sean mínimos.

El derecho del empleador a que se acredite el impedimento

Una parte importante de la obligación de comunicación es también el deber de acreditar debidamente el impedimento. El empleado debería justificar su ausencia con un documento pertinente, por ejemplo un certificado médico, un justificante de donación de sangre u otra prueba objetiva, según el tipo de impedimento. Si no cumple esta obligación, usted, como empleador, tiene el derecho legal de considerar la ausencia del empleado como injustificada.

La ausencia injustificada significa que el empleado faltó sin un motivo válido o sin acreditarlo. Tal conducta se califica como incumplimiento de las obligaciones laborales y puede dar lugar a otras medidas jurídicas, entre ellas una advertencia por infracción de la disciplina laboral, una carta de amonestación o, en última instancia, la extinción de la relación laboral. En situaciones especialmente graves (p. ej., ausencias reiteradas o prolongadas sin justificación) puede constituir incluso causa de resolución inmediata de la relación laboral por parte del empleador.

Recomendamos contar con procedimientos internos (p. ej., en forma de directiva interna) sobre cómo exigir a los empleados los justificantes de los impedimentos para trabajar y cómo registrarlos. Determine, por ejemplo, el plazo máximo en que el empleado debe entregar el certificado médico y a quién debe presentarlo. Un registro sistemático de estos documentos garantizará que, en caso de litigio o inspección, tenga a mano las pruebas necesarias. Un proceso claramente definido tiene además un efecto preventivo: los empleados sabrán que ninguna ausencia quedará sin justificante y que no es posible ocultarla. Unas normas internas bien diseñadas le permitirán actuar con rapidez, eficacia y transparencia cuando se produzca un impedimento para trabajar.

Riesgos del incumplimiento de la obligación de comunicación por el empleado

¿Qué puede ocurrir, entonces, si el empleado no cumple su obligación de comunicación debidamente y a tiempo? Las consecuencias pueden ser graves para ambas partes, tanto para el empleador como para el propio empleado. Entre los riesgos más frecuentes figuran:

• Interrupciones imprevistas del trabajo sin posibilidad de una sustitución adecuada: La ausencia repentina de un empleado clave puede hacer que determinadas tareas o actividades operativas queden desatendidas. Si no conoce la ausencia de antemano, difícilmente podrá organizar una sustitución a tiempo. Esto puede provocar que la producción se detenga, que los clientes esperen o que los servicios no se presten en el plazo requerido. Una interrupción así pone en peligro el cumplimiento de los pedidos y altera la continuidad del funcionamiento de la empresa.
• Mayores costes derivados de la gestión de crisis: Resolver de forma improvisada una ausencia inesperada suele costar más dinero. Quizá tenga que pagar horas extraordinarias a otros empleados, buscar a toda prisa un trabajador temporal o un colaborador externo, o incluso pagar una entrega urgente para recuperar el retraso. La solución de crisis siempre es más cara que la planificada, y estos costes inesperados salen directamente del presupuesto de la empresa.
• Incumplimiento de las obligaciones laborales del empleado y sus consecuencias: Para el propio empleado, el incumplimiento de la obligación de comunicación tiene consecuencias disciplinarias. Se trata de un incumplimiento de las obligaciones laborales, que puede dar lugar a una amonestación verbal o escrita y, si la situación se repitiera, también a la extinción de la relación laboral. El empleado se arriesga a perder su empleo
  y a dañar su reputación ante el empleador, lo que puede afectar a su futura carrera profesional.
• Reclamaciones de indemnización por daños por parte del empleador: Si la empresa sufre un daño a causa de una ausencia no comunicada, el empleador puede reclamar su indemnización. Por ejemplo, si el incumplimiento de la obligación de comunicación supuso la pérdida de un pedido importante o una penalización contractual impuesta por un cliente, el empleador puede exigir al empleado el resarcimiento del daño causado. Aunque la ley limita el importe máximo de la indemnización de la que responde el empleado en caso de negligencia, el principio es claro: quien causa un daño por su culpa puede asumir una responsabilidad económica.

Cómo pueden los empleadores prevenir los problemas

La buena noticia es que muchos problemas pueden evitarse con las medidas adecuadas. Como empleador, puede introducir varios pasos preventivos que reducirán notablemente el riesgo de caos provocado por impedimentos no comunicados:

• Defina normas claras de comunicación sobre los impedimentos para trabajar: Incorpore a los contratos de trabajo y a los reglamentos internos el procedimiento exacto que deben seguir los empleados para comunicar los impedimentos para trabajar. Indique a quién deben notificar las ausencias previstas, con qué antelación y de qué forma (p. ej., por escrito, por correo electrónico). Establezca también la obligación del empleado de comunicar un impedimento inesperado de inmediato, en cuanto sea posible. Cuando las normas están formalmente establecidas y los empleados han sido informados de ellas de forma acreditable, no pueden alegar después su desconocimiento.
• Insista en las comunicaciones y justificantes por escrito y regístrelo todo: Exija que todo impedimento (si la situación lo permite) se comunique por escrito, por ejemplo mediante correo electrónico o un formulario. Insista igualmente en que el impedimento se acredite con un documento pertinente. Archive todos los justificantes, certificados y solicitudes en un sistema o en un expediente documental. Un registro sistemático le proporcionará, ante problemas reiterados, una visión clara y pruebas. Un software moderno de RR. HH. o, al menos, un calendario compartido pueden hacer este proceso más eficiente y transparente.

• Reaccione con flexibilidad, pero con rigor: Cuando se produzca un impedimento, actúe con comprensión hacia la situación, pero insista al mismo tiempo en el cumplimiento de las normas. Si un empleado incumple reiteradamente la obligación de comunicación o usted duda de la legitimidad de sus justificaciones, no mire hacia otro lado. Una intervención a tiempo es mejor que una tolerancia prolongada. Hable del problema con el empleado en cuestión y, en su caso, adviértale de las posibles consecuencias. Y antes de optar por una sanción drástica (p. ej., el despido), consulte la situación con un abogado, idealmente con los especialistas de ARROWS, que tratan esta materia a diario y le aconsejarán el mejor modo de proceder.
• Forme a la dirección y al personal de recursos humanos: Asegúrese de que sus mandos intermedios y su personal de recursos humanos conocen bien las normas y el contexto jurídico de los impedimentos para trabajar. A menudo son los jefes de equipo quienes se enteran primero de la ausencia, por lo que deberían saber cómo reaccionar, qué información exigir y cuándo elevar el asunto. La formación periódica de la dirección en este ámbito ayudará a que los principios se apliquen de manera uniforme. La dirección de la empresa debería dar ejemplo y aplicar las normas internas con rigor.
• Forme e informe también a sus empleados: No subestime tampoco la labor de sensibilización dirigida a los empleados. Desde el momento de la incorporación, informe a los nuevos compañeros de sus obligaciones en caso de impedimento para trabajar. Recuérdeles las normas de comunicación y acreditación de los impedimentos, por ejemplo mediante formaciones internas, manuales claros o en las reuniones periódicas. Cuando los empleados comprenden la razón de estas normas (que no se trata de burocracia innecesaria, sino de garantizar el buen funcionamiento de la empresa), es más probable que las cumplan.
• Garantice la sustitución en los puestos clave: Ni con la mejor prevención podrá evitar alguna ausencia ocasional. Por eso, planifique con antelación y tenga siempre preparado un sustituto o un plan de contingencia para las funciones clave. Forme a varias personas en las actividades críticas, reparta el know-how entre el equipo y mantenga actualizada una lista de compañeros que puedan asumir, en caso necesario, las tareas del ausente. Así reducirá notablemente el riesgo de que la ausencia repentina de una sola persona le sorprenda y paralice procesos importantes.

Un enfoque profesional ahorra tiempo, dinero y protege la reputación de la empresa

No subestime la importancia de unas normas bien establecidas y de una comunicación abierta sobre los impedimentos para trabajar. Las medidas preventivas y el cumplimiento riguroso de las obligaciones le compensarán con creces: en forma de tiempo y dinero ahorrados y de una reputación intacta como socio fiable para sus clientes. Un enfoque responsable en este ámbito es una inversión en la tranquilidad y la estabilidad de su negocio.

El despacho de abogados ARROWS cuenta con una amplia experiencia en esta materia y ofrece asesoramiento jurídico integral en Derecho laboral a empresas de todos los tamaños. Le ayudaremos a establecer normas internas eficaces, a resolver posibles litigios y a prevenir los problemas antes de que empiecen a poner en peligro el funcionamiento de su sociedad. Nuestros abogados resuelven situaciones similares cada día, por lo que podemos asesorarle con rapidez y de forma práctica.

No deje nada al azar. ¿Quiere tener la certeza de que su empresa está bien preparada para los impedimentos para trabajar? Póngase en contacto con nosotros y obtenga un apoyo jurídico fiable y a medida. Estamos preparados para ayudarle a proteger su negocio frente a interrupciones inesperadas.