Uzavíráte smlouvu s českou firmou?

Proč je smlouva s tuzemským partnerem podceňovaným rizikem

Firmy věnují nejvíc pozornosti smlouvám, které samy vzbuzují nedůvěru — se zahraničním partnerem, s novým dodavatelem, s firmou z rizikového oboru. Smlouva s běžnou českou firmou, kterou třeba firma zná roky, prochází podstatně menší kontrolou, protože nic na první pohled nenaznačuje problém. Tato asymetrie pozornosti přitom neodpovídá skutečnému riziku: platební neschopnost nebo neplnění hrozí u tuzemského partnera stejně reálně jako u zahraničního, jen se o ní méně mluví. Přesně to je důvod, proč se u těchto smluv nejčastěji vynechávají kroky, které rozhodují, jestli půjde nárok v případě sporu skutečně vymoci.

Vymahatelnost není otázka, kterou řeší soud až po vzniku sporu. Je to výsledek osmi rozhodnutí učiněných při podpisu smlouvy — koho jste si ověřili, kdo smlouvu podepsal, jak je dluh zajištěný a jestli máte v ruce nástroj, který exekuci umožní bez zdlouhavého soudního řízení. Tento text prochází všech osm bodů v pořadí, ve kterém by měly být prověřeny.

Rozdíl mezi firmou, která tyto kroky dodrží, a firmou, která na tuzemského partnera spoléhá bez kontroly, se navenek vůbec neprojeví, dokud partner platí včas. Ukáže se až ve chvíli, kdy platit přestane — a to je přesně okamžik, kdy už není možné většinu z těchto osmi bodů do vztahu doplnit zpětně.

Ověření protistrany a kdo smí smlouvu podepsat

První otázka nezní, jestli partnera znáte, ale jestli jste si ho ověřili k datu podpisu. Před uzavřením významnější smlouvy se vyplatí zkontrolovat aktuální výpis z obchodního rejstříku, stav v insolvenčním rejstříku a zápis v registru nespolehlivých plátců daně z přidané hodnoty. Všechny tři zdroje jsou veřejně dostupné online zdarma, takže kontrola netrvá déle než pár minut, přesto se v praxi u tuzemských partnerů běžně přeskakuje. Status nespolehlivého plátce představuje pro odběratele významné daňové riziko, zejména proto, že za splnění zákonných podmínek zakládá jeho ručení za daň z přidané hodnoty, kterou dodavatel státu neodvede.

Tato kontrola by se navíc neměla dělat jen jednou. Partner, který byl v pořádku při podpisu rámcové smlouvy před dvěma lety, může být dnes v insolvenci — a firmy, které kontrolu opakují jen výjimečně, se o problému partnera dozví často až ve chvíli, kdy přestane platit.

Druhou otázkou, stejně důležitou jako samotná existence a solventnost partnera, je, kdo je za protistranu oprávněn smlouvu podepsat. Člen statutárního orgánu může zastupovat právnickou osobu ve všech záležitostech; náleží-li působnost statutárního orgánu více osobám, tvoří kolektivní statutární orgán, a neurčí-li zakladatelské právní jednání, jak jeho členové právnickou osobu zastupují, jedná každý člen samostatně — vyžaduje-li ale zakladatelské právní jednání společné jednání, může člen jednat samostatně jen jako zmocněnec pro určité právní jednání (§ 164 občanského zákoníku).

Statutární orgán ale není jediný, kdo za společnost může jednat, a je to důležité vědět i jako kupující, ne jen jako prodávající. Právnickou osobu zastupují i její zaměstnanci v rozsahu obvyklém vzhledem k jejich zařazení nebo funkci, přičemž rozhoduje stav, jak se jeví veřejnosti (§ 166 občanského zákoníku). Pověří-li podnikatel někoho při provozu závodu určitou činností, zastupuje tato osoba podnikatele ve všech jednáních, k nimž při této činnosti obvykle dochází (§ 430 téhož zákona). Vedle toho může za společnost jednat prokurista nebo zmocněnec na základě plné moci.

U firem s kolektivním vedením je proto potřeba ověřit ve výpisu z obchodního rejstříku, jestli za společnost jedná každý jednatel samostatně, nebo jestli je vyžadováno společné jednání dvou a více osob. Podepíše-li smlouvu jen jeden jednatel tam, kde je podle rejstříku vyžadován podpis dvou, právní jednání společnost bez dalšího nezavazuje; jednající by v takovém případě byl zavázán sám.

Za určitých podmínek ale společnost takové jednání může dodatečně schválit, a tím ho se zpětnou účinností zhojit. Nejvyšší soud v takovém případě posoudil situaci, kdy smlouvu za společnost podepsal jen jeden ze dvou jednatelů, ačkoli měli jednat společně, a uzavřel, že překročení zástupčího oprávnění statutárního orgánu lze podle obecných pravidel o zastoupení dodatečně schválit; společnost, která podle takové smlouvy začala plnit, ji tím bez zbytečného odkladu schválila (rozsudek Nejvyššího soudu sp. zn. 27 Cdo 4593/2017 ze dne 23. 7. 2019, dostupný na rozhodnuti.nsoud.cz).

Spoléhat na dodatečné schválení je ale riskantní strategie — bezpečnější je ověřit způsob jednání ve výpisu z rejstříku už před podpisem.

Výpis z obchodního rejstříku je navíc veřejně dostupný a bezplatný, takže tato kontrola nepředstavuje žádnou dodatečnou administrativní zátěž — jde jen o to na ni při podpisu nezapomenout. U prokuristy je potřeba ověřit, zda byla prokura udělena a v jakém rozsahu. Vnitřní omezení prokury, například zákazem podepisovat smlouvy nad určitou hodnotu, ale nemá účinky vůči třetím osobám, i když bylo zveřejněno (§ 453 občanského zákoníku) — takové omezení tedy protistranu, která s prokuristou jedná, nechrání ani nesvazuje.

Zajištění dluhu a notářský zápis jako přímý exekuční titul

I bezvadně sjednaná smlouva s prověřeným partnerem zůstává nezajištěným závazkem, pokud strany nesjednají žádnou formu zajištění. Nejběžnějším nástrojem je ručení, kdy se ručitel zaváže věřiteli, že jeho pohledávku uspokojí, jestliže ji neuspokojí dlužník (§ 2018 odst. 1 občanského zákoníku); dalšími nástroji jsou zajišťovací směnka nebo zástavní právo k majetku dlužníka.

U rizikovějších obchodních vztahů, kde ručí sama skupina propojených firem, přistupují ještě specifické otázky, kterým se věnuje text o křížovém ručení. Volba mezi jednotlivými nástroji zajištění závisí na hodnotě transakce a na tom, jaký majetek má partner k dispozici. U menších obchodních vztahů může stačit i jednodušší forma, například blokace části kupní ceny na vázaném účtu do splnění dohodnutých podmínek, což omezuje riziko bez nutnosti řešit složitější zajišťovací instrumenty.

Odděleně od zajištění samotného dluhu stojí otázka, jak rychle lze v případě nezaplacení přistoupit k exekuci. Běžná žaloba o zaplacení dluhu vyžaduje projít celým nalézacím soudním řízením, než věřitel získá exekuční titul — což u zatíženého soudu může trvat měsíce až roky, i když je nárok nesporný.

Notářský zápis o právním jednání, ve kterém se účastník zaváže splnit peněžitý dluh, může obsahovat svolení zavázaného účastníka, aby podle tohoto zápisu byl nařízen a proveden výkon rozhodnutí, a aby byl takový notářský zápis exekučním titulem, jestliže svou povinnost řádně a včas nesplní; obsahem takového právního jednání musí být i výše dluhu a lhůta pro plnění (§ 71a odst. 1 zákona o notářích).

Tento nástroj mění povahu celého vztahu: pokud partner nezaplatí, věřitel nemusí čekat na rozsudek a může jít rovnou k exekuci. Notářský zápis se svolením k vykonatelnosti se dá sjednat přímo při podpisu smlouvy jako součást zajištění. Stejný zákon ale pamatuje i na situaci, kdy partner už dluží a smlouva žádné svolení k vykonatelnosti neobsahovala: notářský zápis lze sepsat i dodatečně jako uznání již existujícího peněžitého dluhu se svolením k vykonatelnosti, vyžaduje to ale součinnost dlužníka a jeho souhlas (§ 71a odst. 2 téhož zákona) — věřitel si tento nástroj nemůže vytvořit jednostranně.

Cena notářského zápisu se odvíjí od výše zajišťovaného dluhu a je stanovena notářským tarifem. Přesnou výši je vždy potřeba ověřit u konkrétního notáře podle aktuálního tarifu a porovnat ji s hodnotou pohledávky a s náklady, které by jinak přineslo sporné nalézací řízení o stejnou pohledávku. Firmy, které notářský zápis zvažují jen u výjimečně vysokých transakcí, přehlížejí, že se vyplácí i u opakovaných dodávek, kde se jednotlivé pohledávky v součtu za rok dostanou na srovnatelnou částku.

Doručování, příslušnost soudu a rozhodčí doložka

Smlouva by měla přesně určit adresu, na kterou se doručují právně významná sdělení, včetně upomínek a odstoupení od smlouvy. Má se za to, že zásilka odeslaná s využitím provozovatele poštovních služeb došla třetí pracovní den po odeslání, byla-li ale odeslána na adresu v jiném státu, pak patnáctý pracovní den po odeslání (§ 573 občanského zákoníku).

Tato domněnka dojití pracuje ve prospěch odesílatele, ale jen tehdy, odešle-li zásilku na správnou adresu, a je navíc vyvratitelná, byť důkazní břemeno leží na straně, která tvrdí, že jí zásilka nedošla. Pokud partner mezitím změnil sídlo a smlouva neobsahuje mechanismus pro aktualizaci doručovací adresy, věřitel se domněnky dovolat nemůže a musí prokazovat skutečné doručení jinak, což je podstatně složitější.

Spolehlivější alternativou k poště je datová schránka. Každá právnická osoba zapsaná v registru osob má datovou schránku zřízenu ze zákona, a dokument dodaný z datové schránky jedné firmy do zpřístupněné datové schránky druhé je doručen okamžikem přihlášení, nejpozději ale desátým dnem od dodání, i kdyby se adresát nepřihlásil vůbec. Tuto fikci doručení lze pro komunikaci mezi firmami sjednat ve smlouvě jako rovnocennou nebo přednostní k doručování poštou, protože na rozdíl od poštovní adresy se schránka neváže na sídlo, které se může změnit bez upozornění.

Adresa pro doručování by měla být ve smlouvě uvedena samostatně od sídla zapsaného v obchodním rejstříku, protože obě adresy se v praxi často liší a partner nemusí korespondenci na sídle firmy vůbec fyzicky přebírat. Vhodné je doplnit i kontaktní e-mailovou adresu pro běžnou komunikaci, byť ta sama o sobě nezakládá stejnou právní domněnku doručení jako listovní zásilka nebo datová schránka.

Smlouva by dále měla určit, který soud bude případný spor řešit, nebo alternativně obsahovat rozhodčí doložku. U vztahů mezi podnikateli vyplývajících z jejich podnikatelské činnosti se strany mohou písemně dohodnout na místní příslušnosti jiného soudu prvního stupně, ledaže zákon stanoví příslušnost výlučnou; jde ale jen o volbu místní příslušnosti, ne o obcházení pravidel věcné nebo výlučné příslušnosti.

Alternativou je rozhodčí doložka, kterou se strany mohou dohodnout, že o majetkových sporech mezi nimi má namísto soudu rozhodovat jeden nebo více rozhodců, anebo stálý rozhodčí soud (§ 2 odst. 1 zákona o rozhodčím řízení). Taková rozhodčí smlouva musí být uzavřena písemně, jinak je neplatná (§ 3 odst. 1 téhož zákona).

Rozhodčí nález je stejně jako soudní rozsudek exekučním titulem a rozhodčí řízení může být podle pravidel konkrétního rozhodčího soudu a podle povahy sporu rychlejší než řízení soudní. Zda je v konkrétním případě skutečně výhodnější, ale záleží na nákladech, na složitosti dokazování a na tom, jestli spor bude vyžadovat předběžná opatření, která rozhodce zpravidla nemůže nařídit sám. Vztah tohoto zajištění k dalším nástrojům, jako je zajišťovací směnka, rozebírá text o tom, co se stane, když je dluh splacen, ale směnka zůstává v rukou věřitele.

Chyby, které se u smluv s tuzemským partnerem opakují nejčastěji

Nejčastější chybou je jednorázové ověření partnera při prvním podpisu smlouvy, které se u dlouhodobé spolupráce už nikdy neopakuje. Firma tak roky obchoduje s partnerem, jehož aktuální finanční a insolvenční stav vůbec nezná. Nastavit připomínku na pravidelnou kontrolu partnera je přitom otázka jednoho záznamu v kalendáři, ne nákladného procesu.

Druhou chybou je smlouva podepsaná jen jedním jednatelem tam, kde zakladatelské dokumenty vyžadují jednání dvou nebo více osob společně. Tuto vadu odhalí až spor, kdy protistrana namítne, že jednající neměl oprávnění společnost zavázat, a náprava je v tu chvíli podstatně složitější než kontrola výpisu z rejstříku před podpisem — dodatečné schválení totiž závisí na tom, jestli k němu společnost svým chováním skutečně přistoupila, a to není vždy jisté.

Firma, která smlouvu podepisuje, navíc obvykle nemá důvod pochybovat o oprávnění partnera k podpisu, protože sama neví, jak vypadá způsob jednání zapsaný v rejstříku, pokud si výpis aktivně nevyžádá.

Třetí chybou je spoléhání na běžnou žalobu jako jediný způsob vymáhání u vyšších částek, aniž by strany zvážily notářský zápis se svolením k vykonatelnosti. Věřitel pak čeká na rozsudek měsíce až roky, i když partner dluh fakticky nezpochybňuje. Náklady na notářský zápis je přitom vhodné porovnat s hodnotou pohledávky, ne s tím, kolik by stálo sepsání běžné smlouvy — jde o jiný typ nákladu, který se vyplácí právě tím, že ušetří měsíce až roky čekání na rozsudek.

Čtvrtou chybou je smlouva bez aktuální doručovací adresy a bez mechanismu pro její změnu. Ve chvíli, kdy partner přestane komunikovat, věřitel nemá jistotu, že se upomínka nebo odstoupení od smlouvy vůbec dostaly do jeho sféry. Řešením je doložka ukládající partnerovi povinnost oznámit změnu sídla nebo doručovací adresy, jinak se doručuje na poslední známou adresu s plnými právními účinky.

Kde se vymahatelnost smlouvy s tuzemským partnerem láme

Závěrečné shrnutí

Článek ukázal, že vymahatelnost smlouvy s tuzemským partnerem se nerozhoduje u soudu, ale při jejím podpisu: kdo byl ověřen, kdo smlouvu podepsal, jak je dluh zajištěný a jestli má věřitel k dispozici nástroj, který zkrátí cestu k exekuci. Smlouva s českou firmou není automaticky bezpečnější než smlouva se zahraničním partnerem — jen vzbuzuje menší ostražitost, a to je přesně důvod, proč se u ní kontrola nejčastěji vynechává.

Pro vedení firmy jsou klíčové dva návyky. Prvním je opakovat ověření partnera v obchodním a insolvenčním rejstříku průběžně po celou dobu spolupráce, ne jen při podpisu smlouvy. Druhým je zvážit u vyšších částek notářský zápis se svolením k vykonatelnosti, který mění dobu potřebnou k vymožení dluhu z let na týdny. Oba návyky jsou levné a rychlé ve srovnání s tím, co stojí spor vedený bez nich.

Odklad těchto kroků se nevyplácí, protože většina z nich se plně projeví až ve chvíli, kdy partner přestane platit — a tehdy už nejde zpětně doplnit ani ověření partnera k datu podpisu, ani způsob jednání za společnost, ani zajištění dluhu. Notářský zápis je v tomto ohledu výjimkou: i po vzniku problému ho lze sepsat jako uznání již existujícího dluhu, pokud k tomu partner dá souhlas — bez jeho součinnosti si ho ale věřitel jednostranně nevytvoří, takže spoléhat na tuto možnost místo přípravy předem je riskantní.

Firmy, které tyto kroky mají nastavené od začátku spolupráce, vymáhají dluhy v řádu týdnů; firmy, které na tuzemského partnera spoléhaly bez ověření, čekají na exekuční titul měsíce a pak zjišťují, že už není co exekvovat. Tento rozdíl v čase i výsledku vzniká výhradně tím, co bylo, nebo nebylo sjednáno v okamžiku podpisu, ne dodatečnou aktivitou v okamžiku sporu.

Právníci ARROWS advokátní kanceláře prověří vašeho obchodního partnera, navrhnou vhodné zajištění dluhu, připraví notářský zápis se svolením k vykonatelnosti a zastoupí vás ve vymáhání pohledávky včetně exekučního řízení. Napište nám na konzultace@arws.cz nebo si projděte naši službu smlouvy a vyjednávání.