Tod des Geschäftsführers: ARROWS nimmt Abschied

Drei Situationen nach dem Tod des Geschäftsführers und warum sie sich unterscheiden

Das gesetzliche Organ einer s.r.o. (tschechische GmbH) ist ein oder mehrere Geschäftsführer, und es hängt davon ab, wie der Gesellschaftsvertrag sie ausgestaltet hat. Daraus folgt, dass sich das Unternehmen nach dem Tod in einer von drei Situationen befinden kann, von denen jede ein anderes Vorgehen erfordert. Entscheidend ist die Anzahl der Geschäftsführer und die Art und Weise, wie sie die Gesellschaft nach außen vertreten, also wer Verträge, Bestellungen oder Zahlungsaufträge unterzeichnen darf.

Die erste Situation ist die günstigste: Das Unternehmen hat mehrere Geschäftsführer und jeder darf selbstständig handeln. Bestimmt das Gründungsgeschäft nicht, wie die Mitglieder des gesetzlichen Organs die juristische Person vertreten, tut dies jedes Mitglied selbstständig (§ 164 Abs. 2 des tschechischen Bürgerlichen Gesetzbuches). Die verbleibenden Geschäftsführer können daher weiterhin unterschreiben, zahlen und den Betrieb leiten. Das Gesetz sieht dennoch vor, dass die Gesellschafterversammlung innerhalb eines Monats einen neuen Geschäftsführer für den Verstorbenen wählt, und das Unternehmen sollte dies nicht aufschieben.

Die zweite Situation tritt ein, wenn der Gesellschaftsvertrag vorsieht, dass die Geschäftsführer gemeinsam handeln müssen. Dann kann der Tod eines von ihnen bedeuten, dass der verbleibende Geschäftsführer nicht mehr alleine unterschreiben kann, weil die zweite Unterschrift fehlt. Die dritte Situation ist die härteste: Der einzige Geschäftsführer ist verstorben und das Unternehmen hat niemanden, der es in allen Angelegenheiten vertreten kann. Beide Situationen erfordern eine schnelle Entscheidung und eine klare Abfolge von Schritten.

Verstirbt ein Geschäftsführer, der gleichzeitig Gesellschafter war, stellt sich zudem die Frage, wer die Rechte aus seinem Geschäftsanteil ausübt und in der Gesellschafterversammlung abstimmt. Dies ist ein eigenständiges Thema, das im Text darüber behandelt wird, wer das Unternehmen während des Nachlassverfahrens leitet.

Was nach dem Tod des Eigentümers oder Gesellschafters eines Unternehmens alles geregelt werden muss, also Erbe, Unternehmensführung und das Schicksal des Anteils, fasst der Text darüber zusammen, was mit einem Unternehmen nach dem Tod des Eigentümers passiert. Dieser Artikel befasst sich ausschließlich mit der Frage, wer für das Unternehmen handeln und unterschreiben darf, wenn der Geschäftsführer verstorben ist, und wie die Position des Geschäftsführers neu besetzt wird.

Der einzige Geschäftsführer ist verstorben: Wer darf handeln und wie wird das gelöst

Mit dem Tod des einzigen Geschäftsführers verliert die Gesellschaft weder ihre Rechts- noch ihre Handlungsfähigkeit, es fehlt ihr jedoch das gesetzliche Organ, das sie in allen Angelegenheiten vertreten kann. Bestimmte Handlungen können weiterhin von anderen bevollmächtigten Personen vorgenommen werden: dem Prokuristen, einem Bevollmächtigten mit einer von der Gesellschaft erteilten Vollmacht und Mitarbeitern im Rahmen des für ihre Position üblichen Umfangs (§ 166 des tschechischen Bürgerlichen Gesetzbuches). Die erste Aufgabe besteht daher darin, festzustellen, wer eine solche Berechtigung hat und in welchem Umfang.

Das Gesetz gibt der Gesellschafterversammlung einen Monat Zeit, um einen neuen Geschäftsführer zu wählen. Im Todesfall des Geschäftsführers wählt die Gesellschafterversammlung innerhalb eines Monats einen neuen Geschäftsführer (§ 198 des tschechischen Gesetzes über Handelskorporationen); die Wahl fällt in ihre Zuständigkeit (§ 190 des Gesetzes über Handelskorporationen). Die Gesellschafter berufen die Gesellschafterversammlung ein, wählen einen Kandidaten und lassen ihn im Handelsregister eintragen. Dies ist der schnellste Weg, sofern die Gesellschafterversammlung beschlussfähig zusammenkommt.

Schwierigkeiten entstehen dort, wo dies nicht gelingt. Ist der einzige Geschäftsführer verstorben, der gleichzeitig Mehrheitsgesellschafter war, bilden die übrigen Gesellschafter möglicherweise selbst keine beschlussfähige Gesellschafterversammlung, solange unklar ist, wer die Rechte aus seinem Anteil ausübt. Wählt die Gesellschafterversammlung den Geschäftsführer nicht rechtzeitig, bestellt ihn das Gericht auf Antrag einer Person mit rechtlichem Interesse, und zwar bis ein neuer ordnungsgemäß gewählt ist; andernfalls kann das Gericht die Gesellschaft auch ohne Antrag auflösen und die Liquidation anordnen.

Ein Pfleger ist erst die nächste Stufe. Das tschechische Oberste Gericht hat im Beschluss Az. 29 Cdo 3899/2015 festgestellt, dass das Gesetz über Handelskorporationen Vorrang vor dem Bürgerlichen Gesetzbuch hat und dass ein Pfleger gemäß § 165 des Bürgerlichen Gesetzbuches für eine s.r.o. bestellt werden kann, wenn sie keinen Geschäftsführer hat, die Gesellschafterversammlung ihn nicht innerhalb eines Monats gewählt hat und kein Antrag auf Bestellung eines Geschäftsführers durch das Gericht gestellt oder diesem nicht stattgegeben wurde. Der Pfleger ist eine vorübergehende Lösung und seine Funktion erlischt mit der Wahl eines Geschäftsführers.

Die Prokura ist eine nützliche Absicherung, ersetzt jedoch nicht den Geschäftsführer. Die Prokura erlischt nicht mit dem Tod des Geschäftsführers, da sie von der Gesellschaft erteilt wurde. Der Prokurist darf Rechtshandlungen vornehmen, die beim Betrieb des Handelsgeschäfts anfallen, Immobilien jedoch nur dann veräußern oder belasten, wenn dies in der Prokura ausdrücklich angegeben ist. Interne Beschränkungen der Prokura haben Dritten gegenüber keine Wirkung. Die Zuständigkeit des Geschäftsführers oder der Gesellschafterversammlung übt der Prokurist jedoch nicht aus, weshalb Änderungen des Gesellschaftsvertrags auf den neuen Geschäftsführer warten müssen.

Die Einberufung der Gesellschafterversammlung ist für diese Situation gesetzlich ausdrücklich geregelt: Hat die Gesellschaft keinen Geschäftsführer, beruft jeder Gesellschafter die Gesellschafterversammlung ein. Sofern der Vertrag nichts anderes bestimmt, wird die Einladung mindestens 15 Tage im Voraus versandt, die Gesellschafter können jedoch auf das Recht auf rechtzeitige Einberufung verzichten. Ob bereits ein Gerichtsantrag angebracht ist oder eine Gesellschafterversammlung ausreicht, beurteilen die Anwälte der Kanzlei ARROWS je nach Stimmenverteilung und Stand des Nachlassverfahrens bei jedem Unternehmen individuell.

Kollektivorgan: Wenn nur zwei gemeinsam handeln

Mehrere Geschäftsführer bilden nur dann ein Kollektivorgan, wenn der Gesellschaftsvertrag dies bestimmt (§ 194 des tschechischen Gesetzes über Handelskorporationen). Für Unterschriften ist jedoch eine andere Vertragsbestimmung entscheidend, nämlich die Art der Vertretung nach außen. Verlangt der Vertrag ein gemeinsames Handeln, kann ein Geschäftsführer die Gesellschaft nur als Bevollmächtigter für eine bestimmte Rechtshandlung selbstständig vertreten. Der verbleibende Geschäftsführer kann Verträge daher nicht alleine unterzeichnen, und eine Bevollmächtigung für eine bestimmte Handlung kann ihm nach dem Tod des zweiten Geschäftsführers in der Regel niemand erteilen. Hier hilft nur eine im Voraus erteilte Vollmacht, die Wahl eines neuen Geschäftsführers oder ein Antrag auf dessen gerichtliche Bestellung.

Der Gesellschaftsvertrag kann diese Situation im Voraus regeln. Wenn dies so bestimmt ist, kann mit dem Anteil das Recht zur Ernennung eines Geschäftsführers verbunden sein. Bilden die Geschäftsführer ein Kollektivorgan und ernennt der Gesellschafter innerhalb eines Monats niemanden, können die Geschäftsführer, deren Anzahl nicht unter die Hälfte gesunken ist, einen Ersatzgeschäftsführer ernennen, bis der Gesellschafter sein Recht ausübt. Dies ist ein eng definierter Mechanismus, der nur funktioniert, wenn er im Vertrag ausdrücklich verankert ist.

Diese Regelung ist in § 194a des tschechischen Gesetzes über Handelskorporationen enthalten und schützt ein Unternehmen, das sie im Vertrag hat, ohne Gericht, allerdings nur, wenn die Geschäftsführer ein Kollektivorgan bilden und der vom Gesellschafter ernannte Geschäftsführer verstorben ist. Nach dem Tod eines von der Gesellschafterversammlung gewählten Geschäftsführers hilft dieser Mechanismus nicht. Hat der Vertrag keine solche Bestimmung, bleibt die Wahl eines neuen Geschäftsführers durch die Gesellschafterversammlung und gegebenenfalls ein Gerichtsantrag. Ein Unternehmen mit einem Kollektivorgan sollte daher die Frage eines Stellvertreters bereits bei der Vertragserstellung klären, da sonst ein einziger Todesfall die Unterschriftsfähigkeit lähmen kann.

Wichtig ist auch die Größe des Organs und die Unterschriftsregel. Ein zweiköpfiges Organ, bei dem beide Geschäftsführer unterschreiben müssen, ist am anfälligsten, da nach dem Tod eines von ihnen niemand die zweite Unterschrift leisten kann. Ein dreiköpfiges Organ, bei dem die Unterschrift von zweien ausreicht, verkraftet den Ausfall eines Mitglieds in der Regel. Die Anzahl der Geschäftsführer und die Art ihrer Unterschrift sind daher keine rein formale Frage, sondern beeinflussen direkt die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens.

Ein praktisches Beispiel verdeutlicht das Risiko. Ein Unternehmen hat zwei Geschäftsführer, die laut Vertrag immer gemeinsam handeln. Einer verstirbt. Der zweite Geschäftsführer kennt den Betrieb und möchte eine Bestellung unterschreiben, aber eine gemeinsame Unterschrift ist nicht möglich. Ohne Vollmacht oder einen neuen Geschäftsführer verzögert sich der Auftrag, und der Vertragspartner weigert sich möglicherweise zu warten. Ein Unternehmen mit zwei selbstständig handelnden Geschäftsführern hätte mit der Unterschrift derselben Bestellung kein Problem.

Vorgehen in den ersten Tagen nach dem Tod des Geschäftsführers

Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, wer für das Unternehmen handeln darf. Die Gesellschaft prüft das Handelsregister, Prokuren, Vollmachten und interne Vorschriften und erstellt eine Liste der unterschriftsberechtigten Personen einschließlich des Umfangs ihrer Befugnisse. Ohne diese Liste setzt sich das Unternehmen nach einem Todesfall dem Risiko aus, dass eine Unterschrift von einer Person geleistet wird, die dazu nicht berechtigt ist.

Der zweite Schritt besteht darin, festzustellen, welche Handlungen keinen Aufschub dulden. Dazu gehören Zahlungen, Verträge mit Fristen, steuerliche und sonstige Pflichten gegenüber Behörden sowie Entscheidungen, von denen der Betrieb abhängt. Die Gesellschaft sortiert diese nach Dringlichkeit und entscheidet, welche durch den Prokuristen oder eine bevollmächtigte Person erledigt werden und welche auf den neuen Geschäftsführer warten müssen. Durch diese Sortierung werden unnötige Risiken und Hektik vermieden.

Der dritte Schritt ist die Einberufung der Gesellschafterversammlung, auf der ein neuer Geschäftsführer gewählt wird. Hat die Gesellschaft keinen Geschäftsführer, beruft sie jeder Gesellschafter ein (§ 183 des tschechischen Gesetzes über Handelskorporationen), und die Einladung muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ist der verstorbene Geschäftsführer gleichzeitig Mehrheitsgesellschafter, muss im Voraus geklärt werden, ob die Gesellschafterversammlung beschlussfähig ist, und bei Zweifeln sollte von Anfang an ein Gerichtsantrag eingeplant werden.

Der vierte Schritt besteht darin, die Änderung im Handelsregister einzutragen und die Bank, Geschäftspartner sowie Behörden zu informieren. Die Bank wird in der Regel Nachweise darüber verlangen, wer über das Konto verfügen darf, und kann bis dahin den Zugriff auf das Geld einschränken. Das Unternehmen bereitet die Unterlagen daher im Voraus vor und stellt sicher, dass der neue Geschäftsführer die Geschäfte so schnell wie möglich übernehmen kann. Die Reihenfolge und der Inhalt der Unterlagen unterscheiden sich je nach Bank und danach, ob der Geschäftsführer von der Gesellschafterversammlung gewählt oder vom Gericht bestellt wurde.

Das Unternehmen sollte in den ersten Tagen auch nach außen kommunizieren. Den Geschäftspartnern, der Bank und wichtigen Kunden wird mitgeteilt, dass das Unternehmen funktioniert, wer derzeit für das Unternehmen handelt und wann die Position des Geschäftsführers neu besetzt wird. Eine klare Kommunikation reduziert Fragen sowie Sorgen vor Ausfällen und verhindert, dass sich Partner direkt an die Familie des Verstorbenen wenden, die über die Unternehmensangelegenheiten möglicherweise nichts weiß.

Der fünfte Schritt ist die Übergabe der Agenda. Der neue Geschäftsführer benötigt eine Liste von Verträgen, Terminen, Konten, Zugangsdaten und Akten, die der Verstorbene geführt hat. Existiert die Agenda nur im Kopf oder auf dem privaten Computer des Verstorbenen, verliert das Unternehmen Zeit und Informationen. Welche Unterlagen kritisch sind und wer sie nach dem Verstorbenen übernehmen darf, beurteilen die Anwälte der Kanzlei ARROWS danach, welche Agenda der Geschäftsführer persönlich geführt hat.

Marktstandard und Warnsignale

Eine der üblichen präventiven Lösungen sind mehrere Geschäftsführer, von denen jeder selbstständig oder zu zweit handeln darf, eine Prokura oder ein im Voraus vorbereiteter Ersatzmechanismus im Gesellschaftsvertrag. Bei kleineren Unternehmen wird oft ein zweiter Geschäftsführer oder zumindest ein Prokurist bestellt, der bei einem Ausfall des Geschäftsführers unterschreiben darf. Weder Prokura noch Vollmacht ersetzen jedoch den Geschäftsführer in allen Angelegenheiten, weshalb es sich um eine ergänzende Maßnahme und nicht um einen vollwertigen Ersatz handelt.

Ein Warnsignal ist ein Unternehmen mit einem einzigen Geschäftsführer, der gleichzeitig Mehrheitsgesellschafter ist. Ein solches Unternehmen hat nach dem Todesfall kein gesetzliches Organ und die Gesellschafterversammlung ist möglicherweise nicht in der Lage, einen neuen Geschäftsführer zu wählen. Das zweite Warnsignal ist ein zweiköpfiges Organ, bei dem beide Geschäftsführer unterschreiben müssen. Das dritte Signal ist ein Vertrag ohne Regeln für einen Stellvertreter und ohne Vereinbarung der Gesellschafter darüber, wie in einer solchen Situation abgestimmt wird.

Prävention erfordert dabei keine großen Kosten. Die Gesellschaft setzt mindestens zwei Geschäftsführer mit Einzelvertretungsbefugnis oder mit einem Mechanismus für einen Ersatzgeschäftsführer ein, regelt Prokura und Vollmachten und stellt sicher, dass jeder Gesellschafter weiß, wer die Führung übernehmen würde. Operative Maßnahmen wie eine regelmäßig aktualisierte Liste der berechtigten Personen ergänzen die rechtlichen Maßnahmen und sind wesentlich günstiger als ein Streit oder ein Gerichtsverfahren.

Der Gesellschaftsvertrag kann mehrere Absicherungen enthalten. Er bestimmt, dass die Geschäftsführer selbstständig oder zumindest zu zweit handeln, ermöglicht die Ernennung eines Ersatzgeschäftsführers, regelt die Beschlussfassung der Gesellschafter außerhalb der Gesellschafterversammlung und legt fest, wer die Agenda an den neuen Geschäftsführer übergibt. Jede dieser Absicherungen verkürzt die Zeit, in der das Unternehmen nicht handeln kann, und verringert die Notwendigkeit, sich an das Gericht zu wenden.

Der neue Geschäftsführer trägt die Verantwortung für die Führung des Unternehmens ebenso wie sein Vorgänger und kann sich nicht damit entschuldigen, dass er die Agenda erst übernimmt. Die Pflichten bestehen ab dem Moment, in dem er das Amt annimmt, weshalb es ratsam ist, sich mit ihnen vertraut zu machen, bevor er Unterschriften leistet und beginnt, für das Unternehmen mit der Bank, Behörden und Geschäftspartnern zu verhandeln.

Das Vertragsverhältnis zwischen der Gesellschaft und dem Geschäftsführer, also seine Vergütung, der Umfang der Befugnisse und die Bedingungen für die Beendigung, behandelt der Text zur Optimierung von Vertragsbeziehungen mit Geschäftsführern. Bei der Wahl eines neuen Geschäftsführers lohnt es sich, den Anstellungsvertrag (Dienstvertrag) sofort abzuschließen, damit offene Fragen zur Vergütung und zu den Befugnissen nicht später in einem ungünstigeren Moment wiederkehren.

Typische Fehler und ihr Preis

Der erste Fehler ist das Handeln ohne Berechtigung. Ein Mitarbeiter oder Familienmitglied unterzeichnet einen Vertrag für das Unternehmen, obwohl er dazu keine Vollmacht hat und dies auch nicht seiner üblichen Tätigkeit entspricht, und das Unternehmen muss dann klären, ob der Vertrag bindend ist. Der Preis dafür ist ein Streit mit dem Vertragspartner und das Risiko, dass das Unternehmen eine Verpflichtung nicht einhält oder einen Auftrag verliert, weil niemand rechtzeitig unterschreiben konnte.

Der zweite Fehler besteht darin, sich darauf zu verlassen, dass man sich „irgendwie“ einigt. Die gesetzlichen Pflichten der Gesellschaft laufen auch ohne Geschäftsführer weiter. Das Fehlen eines gesetzlichen Organs kann jedoch deren ordnungsgemäße Erfüllung praktisch unmöglich machen oder erschweren und die Gesellschaft somit dem Risiko von Verzug oder Sanktionen aussetzen. Das Warten auf Erben oder die Familie ohne Gerichtsantrag verlängert die Situation nur, und ein rechtzeitig eingereichter Antrag ist oft günstiger als der Schaden durch Untätigkeit.

Der dritte Fehler ist, das Umfeld für den neuen Geschäftsführer nicht vorzubereiten. Wenn sich niemand auf die Funktion vorbereitet hat, wird schnell und ohne Prüfung gewählt. Der neue Geschäftsführer übernimmt dann das Unternehmen, ohne Verträge, Verpflichtungen und Termine zu kennen. Es ist ratsam, mit der Vorbereitung sofort nach Kenntnis des Todesfalls zu beginnen, nicht erst am Tag der Gesellschafterversammlung, und die Informationsübergabe sicherzustellen.

Der vierte Fehler besteht darin, gesetzliche Fristen und Pflichten zu vergessen, die weiterlaufen. Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und Meldungen an Behörden werden nach dem Tod des Geschäftsführers nicht aufgehoben, und das Unternehmen benötigt daher jemanden, der sie unterschreibt. Wird diese Person nicht rechtzeitig gefunden, drohen Bußgelder, weshalb bei jeder Pflicht geprüft wird, wer sie erfüllen kann, noch bevor ein neuer Geschäftsführer gewählt wird.

Die Anwälte der Kanzlei ARROWS beurteilen bei jedem Unternehmen, wie viele Geschäftsführer vorhanden waren, wie sie handeln sollen und ob die Gesellschafterversammlung in der Lage ist, innerhalb eines Monats einen neuen Geschäftsführer zu wählen, da davon abhängt, ob eine Gesellschafterversammlung ausreicht oder ein Gerichtsantrag erforderlich ist. Erst danach wählen sie das Vorgehen und die Abfolge der Schritte.

Risiken nach dem Tod des Geschäftsführers

Zusammenfassung

Der Tod des Geschäftsführers beendet weder die Existenz noch den Betrieb des Unternehmens, kann es jedoch der Person berauben, die unterschreiben darf. Der Artikel hat gezeigt, dass die Anzahl der Geschäftsführer, ihre Vertretungsregelung und die Fähigkeit der Gesellschafterversammlung, innerhalb eines Monats einen neuen Geschäftsführer zu wählen, entscheidend sind, und dass er andernfalls auf Antrag vom Gericht bestellt wird.

Für die Unternehmensführung ergibt sich daraus eine klare Aufgabe. Es muss geprüft werden, wie viele Geschäftsführer das Unternehmen hat und wie sie handeln sollen, ein zweiter Geschäftsführer oder Stellvertreter muss sichergestellt werden und eine Liste von Personen mit Vollmacht und Prokura muss vorliegen. Das Aufschieben dieser Schritte bedeutet, dass erst dann entschieden wird, wenn das Unternehmen bereits handlungsunfähig ist.

Die Anwälte der Kanzlei ARROWS vertreten Gesellschaften bei der Wahl eines neuen Geschäftsführers, reichen Anträge auf gerichtliche Bestellung eines Geschäftsführers oder Pflegers ein und gestalten die Vertretungsregeln so, dass das Unternehmen nach dem Tod des Geschäftsführers nicht ohne Vertretung bleibt. Schreiben Sie uns an beratung@arws.cz oder informieren Sie sich über unsere Dienstleistung für Handels- und Gerichtsstreitigkeiten.