Tod des Geschäftsführers: ARROWS nimmt Abschied

Drei Situationen nach dem Tod eines Geschäftsführers und warum sie sich unterscheiden

Vertretungsorgan einer s.r.o. (tschechische Gesellschaft mit beschränkter Haftung) sind ein oder mehrere Geschäftsführer, und es kommt darauf an, wie der Gesellschaftsvertrag sie ausgestaltet hat. Daraus folgt, dass sich das Unternehmen nach einem Todesfall in einer von drei Situationen wiederfinden kann, von denen jede ein anderes Vorgehen erfordert. Maßgeblich sind die Zahl der Geschäftsführer und die Art, in der sie die Gesellschaft nach außen vertreten, also wer einen Vertrag, eine Bestellung oder einen Zahlungsauftrag unterschreiben darf.

Die erste Situation ist die günstigste: Das Unternehmen hat mehrere Geschäftsführer und jeder darf allein handeln. Bestimmt das Gründungsgeschäft nicht, wie die Mitglieder des Vertretungsorgans die juristische Person vertreten, so tut dies jedes Mitglied selbständig (§ 164 Abs. 2 des tschechischen Bürgerlichen Gesetzbuchs (Gesetz Nr. 89/2012 Slg., im Folgenden „tschBGB“)). Die verbleibenden Geschäftsführer können daher weiter unterschreiben, zahlen und den Betrieb leiten. Das Gesetz geht dennoch davon aus, dass die Gesellschafterversammlung für den Verstorbenen binnen eines Monats einen neuen Geschäftsführer wählt, und das Unternehmen sollte dies nicht aufschieben.

Die zweite Situation tritt dort ein, wo der Gesellschaftsvertrag verlangt, dass die Geschäftsführer gemeinsam handeln. Dann kann der Tod eines von ihnen bedeuten, dass der verbleibende Geschäftsführer allein nicht unterschreiben kann, weil die zweite Unterschrift fehlt. Die dritte Situation ist die härteste: Der einzige Geschäftsführer ist verstorben und das Unternehmen hat niemanden, der es in allen Angelegenheiten vertritt. Beide Situationen erfordern eine schnelle Entscheidung und eine klare Reihenfolge der Schritte.

Ist ein Geschäftsführer verstorben, der zugleich Gesellschafter war, stellt sich zusätzlich die Frage, wer die Rechte aus seinem Geschäftsanteil ausübt und wer in der Gesellschafterversammlung abstimmt. Das ist ein eigenes Thema, das der Beitrag darüber behandelt, wer das Unternehmen während des Nachlassverfahrens leitet.

Was nach dem Tod des Inhabers oder eines Gesellschafters alles zu regeln ist, also Erbschaft, Leitung der Gesellschaft und Schicksal des Geschäftsanteils, fasst der Beitrag darüber zusammen, was mit dem Unternehmen nach dem Tod des Inhabers geschieht. Dieser Artikel widmet sich nur der Frage, wer für das Unternehmen handeln und unterschreiben darf, wenn der Geschäftsführer verstorben ist, und wie das Amt des Geschäftsführers neu besetzt wird.

Der einzige Geschäftsführer ist verstorben: Wer handeln darf und wie die Lage gelöst wird

Mit dem Tod des einzigen Geschäftsführers verliert die Gesellschaft weder ihre Rechtspersönlichkeit noch ihre Geschäftsfähigkeit, ihr fehlt aber das Vertretungsorgan, das sie in allen Angelegenheiten vertreten kann. Manche Rechtshandlungen können weiterhin andere berechtigte Personen vornehmen: der Prokurist, ein von der Gesellschaft bevollmächtigter Vertreter und Arbeitnehmer in dem Umfang, der im Hinblick auf ihre Stellung üblich ist (§ 166 tschBGB). Die erste Aufgabe besteht daher darin festzustellen, wer eine solche Berechtigung hat und in welchem Umfang.

Das Gesetz gibt der Gesellschafterversammlung für die Wahl eines neuen Geschäftsführers einen Monat Zeit. Im Fall des Todes des Geschäftsführers wählt die Gesellschafterversammlung binnen eines Monats einen neuen Geschäftsführer (§ 198 des tschechischen Gesetzes über Handelskörperschaften (Gesetz Nr. 90/2012 Slg., im Folgenden „ZOK“)); die Wahl fällt in ihre Zuständigkeit (§ 190 ZOK). Die Gesellschafter berufen die Gesellschafterversammlung ein, wählen einen Kandidaten und lassen ihn in das Handelsregister (obchodní rejstřík) eintragen. Das ist der schnellste Weg, sofern die Gesellschafterversammlung beschlussfähig zusammentritt.

Schwierig wird es dort, wo dies nicht gelingt. Ist der einzige Geschäftsführer verstorben, der zugleich Mehrheitsgesellschafter war, bilden die übrigen Gesellschafter allein möglicherweise keine beschlussfähige Gesellschafterversammlung, solange nicht klar ist, wer die Rechte aus seinem Geschäftsanteil ausübt. Wählt die Gesellschafterversammlung den Geschäftsführer nicht rechtzeitig, bestellt ihn auf Antrag einer Person mit rechtlichem Interesse das Gericht, und zwar bis zur ordnungsgemäßen Wahl eines neuen; andernfalls kann das Gericht die Gesellschaft auch ohne Antrag auflösen und die Liquidation anordnen.

Der Pfleger (opatrovník) ist erst die nächste Stufe. Das Oberste Gericht der Tschechischen Republik (Nejvyšší soud) hat im Beschluss Az. 29 Cdo 3899/2015 abgeleitet, dass das ZOK Vorrang vor dem tschBGB hat und dass einer s.r.o. ein Pfleger nach § 165 tschBGB bestellt werden kann, wenn sie keinen Geschäftsführer hat, die Gesellschafterversammlung ihn nicht binnen eines Monats gewählt hat und ein Antrag auf gerichtliche Bestellung eines Geschäftsführers nicht gestellt oder ihm nicht stattgegeben wurde. Der Pfleger ist eine vorübergehende Lösung und sein Amt erlischt mit der Wahl des Geschäftsführers.

Die Prokura ist eine nützliche Absicherung, ersetzt den Geschäftsführer aber nicht. Die Prokura erlischt nicht mit dem Tod des Geschäftsführers, weil sie von der Gesellschaft erteilt wurde. Der Prokurist darf Rechtsgeschäfte vornehmen, die beim Betrieb des Handelsunternehmens anfallen, Immobilien jedoch nur dann veräußern oder belasten, wenn dies in der Prokura ausdrücklich angeführt ist. Interne Beschränkungen der Prokura haben gegenüber Dritten keine Wirkung. Die Befugnisse des Geschäftsführers oder der Gesellschafterversammlung übt der Prokurist aber nicht aus, und Änderungen des Gesellschaftsvertrags müssen daher auf den neuen Geschäftsführer warten.

Die Einberufung der Gesellschafterversammlung regelt das Gesetz für diese Situation ausdrücklich: Hat die Gesellschaft keinen Geschäftsführer, beruft jeder beliebige Gesellschafter die Gesellschafterversammlung ein. Bestimmt der Vertrag nichts anderes, wird die Einladung mindestens 15 Tage im Voraus versandt, die Gesellschafter können aber auf das Recht auf rechtzeitige Einberufung verzichten. Ob bereits ein Antrag bei Gericht angezeigt ist oder die Gesellschafterversammlung genügt, beurteilen die Anwälte der Kanzlei ARROWS nach der Stimmenverteilung und dem Stand des Nachlassverfahrens für jedes Unternehmen gesondert.

Kollektivorgan: wenn nur zwei gemeinsam handeln dürfen

Mehrere Geschäftsführer bilden nur dann ein Kollektivorgan, wenn der Gesellschaftsvertrag dies bestimmt (§ 194 ZOK). Für die Unterschriften ist aber eine andere Bestimmung des Vertrags maßgeblich, nämlich die Art der Vertretung nach außen. Verlangt der Vertrag gemeinsames Handeln, kann ein Geschäftsführer das Unternehmen allein nur als Bevollmächtigter für ein bestimmtes Rechtsgeschäft vertreten. Der verbleibende Geschäftsführer kann daher Verträge nicht allein unterschreiben, wenn er keine Vollmacht hat.

Der Gesellschaftsvertrag kann diese Situation im Voraus regeln. Bestimmt er dies, kann mit dem Geschäftsanteil das Recht verbunden sein, einen Geschäftsführer zu bestellen, und bilden die Geschäftsführer ein Kollektivorgan und bestellt der Gesellschafter binnen eines Monats niemanden, können die Geschäftsführer, deren Zahl nicht unter die Hälfte gesunken ist, einen Ersatzgeschäftsführer bestellen, bis der Gesellschafter sein Recht ausübt. Es handelt sich um einen eng begrenzten Mechanismus, der nur funktioniert, wenn er im Vertrag ausdrücklich verankert ist.

Diese Regel enthält § 194a ZOK und sie schützt ein Unternehmen, das sie im Vertrag hat, ohne Gericht. Enthält der Vertrag keine solche Bestimmung, bleiben die Wahl eines neuen Geschäftsführers durch die Gesellschafterversammlung und gegebenenfalls der Antrag bei Gericht. Ein Unternehmen mit Kollektivorgan sollte daher die Frage des Ersatzmitglieds schon bei der Ausarbeitung des Vertrags ansprechen, sonst kann ein einziger Todesfall die Unterschriften lahmlegen.

Wichtig sind auch die Größe des Organs und die Zeichnungsregel. Ein zweiköpfiges Organ, in dem beide Geschäftsführer unterschreiben müssen, ist am verwundbarsten, weil nach dem Tod eines von ihnen niemand die zweite Unterschrift leisten kann. Ein Organ mit drei Mitgliedern, in dem die Unterschrift von zweien genügt, verkraftet den Ausfall eines Mitglieds in der Regel. Die Zahl der Geschäftsführer und die Art ihrer Zeichnung sind daher nicht nur eine Formfrage, sondern beeinflussen unmittelbar die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens.

Ein praktisches Beispiel zeigt das Risiko. Ein Unternehmen hat zwei Geschäftsführer, die nach dem Vertrag stets gemeinsam handeln. Einer stirbt. Der zweite Geschäftsführer kennt den Betrieb und will eine Bestellung unterschreiben, die gemeinsame Unterschrift ist aber nicht möglich. Ohne Vollmacht oder neuen Geschäftsführer verzögert sich der Auftrag und die Gegenseite kann es ablehnen zu warten. Ein Unternehmen mit zwei selbständig handelnden Geschäftsführern hätte mit der Unterschrift unter dieselbe Bestellung kein Problem.

Vorgehen in den ersten Tagen nach dem Tod des Geschäftsführers

Der erste Schritt besteht darin festzustellen, wer für das Unternehmen handeln darf. Die Gesellschaft geht das Handelsregister, die Prokuren, Vollmachten und internen Vorschriften durch und stellt eine Liste der Personen zusammen, die unterschreiben dürfen, einschließlich des Umfangs ihrer Berechtigung. Ohne diese Liste setzt sich das Unternehmen nach dem Todesfall dem Risiko aus, dass eine Person unterschreibt, die dazu nicht berechtigt ist.

Der zweite Schritt besteht darin festzustellen, welche Handlungen keinen Aufschub dulden. Dazu gehören Zahlungen, Verträge mit Fristen, steuerliche und andere Pflichten gegenüber Behörden sowie Entscheidungen, von denen der Betrieb abhängt. Die Gesellschaft ordnet sie nach Dringlichkeit und entscheidet, welche der Prokurist oder eine bevollmächtigte Person erledigt und welche auf den neuen Geschäftsführer warten müssen. Dank dieser Einteilung vermeidet sie unnötige Risiken ebenso wie unnötige Eile.

Der dritte Schritt ist die Einberufung der Gesellschafterversammlung, in der ein neuer Geschäftsführer gewählt wird. Hat die Gesellschaft keinen Geschäftsführer, beruft sie jeder beliebige Gesellschafter ein (§ 183 ZOK), und die Einladung muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. War der verstorbene Geschäftsführer zugleich Mehrheitsgesellschafter, ist vorab zu klären, ob die Gesellschafterversammlung Beschlüsse fassen kann, und im Zweifel von Anfang an mit einem Antrag bei Gericht zu rechnen.

Der vierte Schritt ist die Eintragung der Änderung in das Handelsregister und die Information der Bank, der Geschäftspartner und der Behörden. Die Bank wird in der Regel einen Nachweis verlangen, wer über das Konto verfügen darf, und kann bis dahin den Zugang zum Geld einschränken. Das Unternehmen bereitet daher die Unterlagen im Voraus vor und stellt sicher, dass der neue Geschäftsführer die Vertretung so bald wie möglich übernehmen kann. Reihenfolge und Inhalt der Unterlagen unterscheiden sich je nach Bank und danach, ob der Geschäftsführer von der Gesellschafterversammlung gewählt oder vom Gericht bestellt wurde.

Die Gesellschaft sollte in den ersten Tagen auch nach außen kommunizieren. Geschäftspartnern, der Bank und wichtigen Kunden teilt sie mit, dass das Unternehmen funktioniert, wer derzeit für es handelt und wann das Amt des Geschäftsführers besetzt wird. Eine klare Mitteilung begrenzt Fragen und Sorgen vor einem Ausfall und verhindert, dass sich Partner von sich aus an die Familie des Verstorbenen wenden, die von den Firmenangelegenheiten möglicherweise nichts weiß.

Der fünfte Schritt ist die Übergabe der Agenda. Der neue Geschäftsführer benötigt eine Übersicht der Verträge, Termine, Konten, Zugangsdaten und Akten, die der Verstorbene geführt hat. Existiert die Agenda nur im Kopf oder auf dem privaten Computer des Verstorbenen, verliert das Unternehmen Zeit und Informationen. Welche Unterlagen kritisch sind und wer sie nach dem Verstorbenen übernehmen darf, beurteilen die Anwälte der Kanzlei ARROWS danach, welche Agenda der Geschäftsführer persönlich geführt hat.

Marktstandard und Warnsignale

Zu den üblichen vorbeugenden Lösungen gehören mehrere Geschäftsführer, von denen jeder allein oder zu zweit handeln darf, eine Prokura oder ein im Gesellschaftsvertrag vorbereiteter Ersatzmechanismus. Bei kleineren Unternehmen wird häufig ein zweiter Geschäftsführer gewählt oder zumindest ein Prokurist, der beim Ausfall des Geschäftsführers unterschreiben darf. Weder Prokura noch Vollmacht ersetzen aber den Geschäftsführer in allen Angelegenheiten, es handelt sich daher um eine ergänzende Maßnahme, nicht um einen Ersatz.

Ein Warnsignal ist ein Unternehmen mit einem einzigen Geschäftsführer, der zugleich Mehrheitsgesellschafter ist. Ein solches Unternehmen hat nach dem Todesfall kein Vertretungsorgan, und die Gesellschafterversammlung ist möglicherweise nicht in der Lage, einen neuen Geschäftsführer zu wählen. Das zweite Warnsignal ist ein zweiköpfiges Organ, in dem beide Geschäftsführer unterschreiben müssen. Das dritte Signal ist ein Vertrag ohne Regeln für ein Ersatzmitglied und ohne Vereinbarung der Gesellschafter darüber, wie in einer solchen Situation abgestimmt wird.

Vorbeugung erfordert dabei keine hohen Kosten. Die Gesellschaft sieht mindestens zwei Geschäftsführer mit Einzelvertretungsbefugnis oder einen Mechanismus für einen Ersatzgeschäftsführer vor, regelt Prokura und Vollmachten und stellt sicher, dass jeder Gesellschafter weiß, wer die Leitung übernehmen würde. Betriebliche Maßnahmen wie eine regelmäßig aktualisierte Liste der berechtigten Personen ergänzen die rechtlichen Maßnahmen und sind deutlich günstiger als ein Streit oder ein Gerichtsverfahren.

Der Gesellschaftsvertrag kann mehrere Absicherungen enthalten. Er bestimmt, dass die Geschäftsführer allein oder zumindest zu zweit handeln, ermöglicht die Bestellung eines Ersatzgeschäftsführers, regelt die Beschlussfassung der Gesellschafter außerhalb der Gesellschafterversammlung und legt fest, wer die Agenda dem neuen Geschäftsführer übergibt. Jede dieser Absicherungen verkürzt die Zeit, in der das Unternehmen nicht handeln kann, und verringert die Notwendigkeit, sich an das Gericht zu wenden.

Fragen der Haftung des Geschäftsführers bei der Leitung des Unternehmens behandelt der Beitrag über die Haftung des Geschäftsführers einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Den neuen Geschäftsführer treffen Pflichten ab dem Moment, in dem er das Amt annimmt, und es empfiehlt sich daher, sich mit ihnen vertraut zu machen, bevor er die Zeichnungsbefugnis übernimmt und für das Unternehmen mit der Bank, den Behörden und Geschäftspartnern zu verhandeln beginnt.

Das Vertragsverhältnis zwischen der Gesellschaft und dem Geschäftsführer, also seine Vergütung, den Umfang seiner Befugnisse und die Bedingungen der Beendigung, behandelt der Beitrag über die Optimierung der Vertragsverhältnisse mit Geschäftsführern. Bei der Wahl eines neuen Geschäftsführers lohnt es sich, den Vertrag über die Amtsausübung sofort abzuschließen, damit offene Fragen der Vergütung und der Befugnisse nicht später in einem weniger geeigneten Moment wieder auftauchen.

Typische Fehler und ihr Preis

Der erste Fehler ist das Handeln ohne Berechtigung. Ein Arbeitnehmer oder ein Familienangehöriger unterschreibt für das Unternehmen einen Vertrag, obwohl er dazu weder bevollmächtigt ist noch dies seinem üblichen Aufgabenbereich entspricht, und das Unternehmen muss dann klären, ob der Vertrag bindend ist. Der Preis ist ein Streit mit der Gegenseite und das Risiko, dass das Unternehmen eine Verpflichtung nicht einhält oder einen Auftrag verliert, weil niemand rechtzeitig unterschreiben konnte.

Der zweite Fehler ist, sich darauf zu verlassen, dass man sich im Unternehmen „irgendwie“ einigt. Die gesetzlichen Pflichten der Gesellschaft laufen auch ohne Geschäftsführer weiter. Das Fehlen des Vertretungsorgans kann ihre ordnungsgemäße Erfüllung aber praktisch unmöglich machen oder erschweren und die Gesellschaft damit dem Risiko von Verzug oder Sanktionen aussetzen. Das Warten auf die Erben oder die Familie ohne Antrag bei Gericht verlängert die Situation nur, und ein rechtzeitig gestellter Antrag ist oft günstiger als der Schaden aus Untätigkeit.

Der dritte Fehler ist, das Umfeld für den neuen Geschäftsführer nicht vorzubereiten. Hat sich niemand auf das Amt vorbereitet, wird schnell und ohne Prüfung gewählt. Der neue Geschäftsführer kann das Unternehmen dann ohne Kenntnis der Verträge, Verpflichtungen und Termine übernehmen. Vernünftig ist es, mit der Vorbereitung sofort nach Kenntnis vom Todesfall zu beginnen, nicht erst am Tag der Gesellschafterversammlung, und die Übergabe der Informationen sicherzustellen.

Der vierte Fehler ist, die gesetzlichen Fristen und Pflichten zu vergessen, die weiterlaufen. Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und Meldungen an Behörden entfallen nach dem Tod des Geschäftsführers nicht, und das Unternehmen braucht daher jemanden, der sie unterschreibt. Findet sich diese Person nicht rechtzeitig, drohen Geldbußen, und deshalb wird bei jeder Pflicht geklärt, wer sie erfüllen kann, noch bevor ein neuer Geschäftsführer gewählt wird.

Die Anwälte der Kanzlei ARROWS beurteilen bei jedem Unternehmen, wie viele Geschäftsführer es hatte, wie sie zu handeln haben und ob die Gesellschafterversammlung in der Lage ist, binnen eines Monats einen neuen Geschäftsführer zu wählen, denn davon hängt ab, ob die Gesellschafterversammlung genügt oder ein Antrag bei Gericht nötig ist. Erst danach wählen sie das Vorgehen und die Reihenfolge der Schritte.

Risiken nach dem Tod des Geschäftsführers

Abschließende Zusammenfassung

Der Tod des Geschäftsführers beendet weder die Existenz noch den Betrieb des Unternehmens, kann ihm aber die Person nehmen, die unterschreiben darf. Der Artikel hat gezeigt, dass die Zahl der Geschäftsführer, die Art ihres Handelns und die Fähigkeit der Gesellschafterversammlung, binnen eines Monats einen neuen Geschäftsführer zu wählen, entscheidend sind und dass ihn andernfalls auf Antrag das Gericht bestellt.

Für die Unternehmensleitung ergibt sich daraus eine klare Aufgabe. Es ist festzustellen, wie viele Geschäftsführer das Unternehmen hat und wie sie zu handeln haben, ein zweiter Geschäftsführer oder ein Ersatzmitglied ist sicherzustellen und eine Liste der Personen mit Vollmacht und Prokura zu führen. Das Aufschieben dieser Schritte bedeutet, dass erst dann entschieden wird, wenn das Unternehmen nicht handeln kann.

Die Anwälte der Kanzlei ARROWS vertreten Gesellschaften bei der Wahl eines neuen Geschäftsführers, stellen Anträge auf gerichtliche Bestellung eines Geschäftsführers oder Pflegers und gestalten die Vertretungsregeln so, dass das Unternehmen nach dem Tod des Geschäftsführers nicht ohne Vertretung bleibt. Schreiben Sie uns an beratung@arws.cz oder sehen Sie sich unsere Leistungen im Bereich Handels- und Gerichtsstreitigkeiten an.