Pflichten des Arbeitnehmers bei Arbeitshindernissen und die Folgen ihrer Verletzung

Fehlende Information und mangelnde Vorbereitung können für ein Unternehmen schwerwiegende Folgen haben. Leider handelt es sich nicht um Ausnahmefälle – in unserer Anwaltskanzlei begegnen wir täglich Unternehmen, die gerade wegen häufiger Arbeitshindernisse auf Seiten der Arbeitnehmer Probleme zu lösen haben. Viele Betriebe erkennen erst aufgrund einer schlechten Erfahrung, wie wichtig es ist, in diesem Bereich Klarheit zu haben.

Dieser Artikel fasst daher für Sie zusammen, wie das tschechische Arbeitsgesetzbuch (Gesetz Nr. 262/2006 Slg., im Folgenden „ArbGB“) die Pflichten der Arbeitnehmer bei Arbeitshindernissen regelt und worauf Sie als Arbeitgeber achten sollten. Zugleich bieten wir praktische Tipps aus der Praxis – von der Vorbeugung von Problemen bis zur Bewältigung der Folgen –, damit Sie ähnlichen Situationen vorbeugen und so Ihr Unternehmen schützen.

Pflicht des Arbeitnehmers, Sie rechtzeitig zu informieren – Grundlage eines reibungslosen Betriebs

Das ArbGB unterscheidet zwei Situationen bei der Mitteilung von Arbeitshindernissen auf Seiten des Arbeitnehmers:

• Im Voraus bekannte Hindernisse – typischerweise ein geplanter Arztbesuch, eine Blutspende, die Teilnahme an einer Hochzeit in der Familie u. Ä. Der Arbeitnehmer ist gesetzlich verpflichtet, Sie über diese Hindernisse rechtzeitig zu informieren und, mit den Worten des Gesetzes, die Gewährung von Arbeitsfreistellung zu „beantragen“. Der Begriff „Antrag“ ist hier etwas irreführend, denn der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, ihm nicht stattzugeben, wenn es sich um ein gesetzlich anerkanntes Hindernis handelt – tatsächlich teilt der Arbeitnehmer das Hindernis also mit und bittet nicht um Erlaubnis. Unter rechtzeitiger Mitteilung ist eine Information mit einem solchen Vorlauf zu verstehen, dass der Arbeitgeber Maßnahmen ergreifen und den negativen Folgen der Abwesenheit des Arbeitnehmers vorbeugen kann. Mit anderen Worten: Sobald der Arbeitnehmer von dem geplanten Hindernis weiß, sollte er dies mitteilen – beispielsweise einige Tage im Voraus die Freistellung vereinbaren, für eine Vertretung sorgen oder die Umverteilung der Arbeit auf die übrigen Kollegen ermöglichen.
• Unerwartete Hindernisse – typischerweise eine plötzliche Erkrankung oder ein unerwartetes familiäres Ereignis. In einem solchen Fall muss der Arbeitnehmer ohne unnötige Verzögerung informieren, also so früh wie möglich. Das bedeutet in der Regel sofort, sobald er feststellt, dass er die Arbeit nicht antreten kann – beispielsweise früh am Morgen vor Schichtbeginn den Vorgesetzten anrufen oder eine Nachricht senden. Auch hier gilt, dass schnelle Kommunikation der Schlüssel zu einem reibungslosen Betrieb des Unternehmens ist. Dank eines rechtzeitigen Hinweises können Sie kurzfristig für Ersatz sorgen oder die Arbeit zumindest so umverteilen, dass die Schäden möglichst gering bleiben.

Recht des Arbeitgebers auf Nachweis des Hindernisses

Ein wichtiger Bestandteil der Mitteilungspflicht ist auch die Pflicht, das Hindernis gehörig nachzuweisen. Der Arbeitnehmer sollte seine Abwesenheit mit einem einschlägigen Dokument belegen – beispielsweise mit einer ärztlichen Bescheinigung, einer Bescheinigung über die Blutspende oder einem anderen objektiven Beweis, je nach Art des Hindernisses. Erfüllt er diese Pflicht nicht, haben Sie als Arbeitgeber das gesetzliche Recht, die Abwesenheit des Arbeitnehmers als unentschuldigtes Fehlen zu betrachten.

Unentschuldigtes Fehlen bedeutet, dass der Arbeitnehmer ohne ordnungsgemäßen Grund oder ohne dessen Nachweis gefehlt hat. Ein solches Verhalten wird als Verletzung der Arbeitspflichten eingestuft und kann zu weiteren rechtlichen Schritten führen, einschließlich eines Hinweises auf die Verletzung der Arbeitsdisziplin, der Erteilung einer schriftlichen Abmahnung oder im äußersten Fall bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. In besonders schwerwiegenden Situationen (z. B. wiederholte oder lang andauernde Abwesenheiten ohne Entschuldigung) kann dies sogar einen Grund für die fristlose Auflösung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber darstellen.

Wir empfehlen, interne Abläufe festzulegen (z. B. in Form einer internen Richtlinie), wie von den Arbeitnehmern Nachweise über Arbeitshindernisse zu verlangen und zu erfassen sind. Legen Sie beispielsweise fest, bis wann der Arbeitnehmer die ärztliche Bescheinigung spätestens vorlegen muss und bei wem. Eine systematische Erfassung dieser Nachweise stellt sicher, dass Sie im Falle eines Streits oder einer Kontrolle die erforderlichen Beweise zur Hand haben. Ein klar festgelegter Prozess wirkt zugleich präventiv – die Arbeitnehmer wissen, dass keine Abwesenheit ohne Nachweis bleibt und nicht verheimlicht werden kann. Gut festgelegte interne Regeln ermöglichen es Ihnen, schnell, effizient und transparent zu handeln, wenn ein Arbeitshindernis eintritt.

Risiken der Nichterfüllung der Mitteilungspflicht durch den Arbeitnehmer

Was kann also geschehen, wenn der Arbeitnehmer seine Mitteilungspflicht nicht ordnungsgemäß und rechtzeitig erfüllt? Die Auswirkungen können für beide Seiten schwerwiegend sein – sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer selbst. Zu den häufigsten Risiken gehören:

• Ungeplante Arbeitsausfälle ohne Möglichkeit eines angemessenen Ersatzes: Die plötzliche Abwesenheit eines Schlüsselmitarbeiters kann dazu führen, dass bestimmte Aufgaben oder betriebliche Tätigkeiten liegen bleiben. Wenn Sie von der Abwesenheit nicht im Voraus wissen, können Sie nur schwer rechtzeitig für Ersatz sorgen. Das kann dazu führen, dass die Produktion stillsteht, Kunden warten oder Dienstleistungen nicht zum geforderten Termin erbracht werden. Ein solcher Ausfall gefährdet die Erfüllung von Aufträgen und stört den reibungslosen Ablauf des Unternehmens.
• Erhöhte Kosten im Zusammenhang mit der Krisenbewältigung: Die improvisierte Lösung einer unvorhergesehenen Abwesenheit kostet in der Regel mehr Geld. Möglicherweise müssen Sie anderen Arbeitnehmern Überstunden bezahlen, in aller Eile eine Aushilfe oder einen externen Mitarbeiter suchen oder etwa eine Expresslieferung bezahlen, um die Verzögerung aufzuholen. Eine Krisenlösung ist immer teurer als eine geplante – und diese unerwarteten Kosten gehen direkt zulasten des Unternehmensbudgets.
• Verletzung der Arbeitspflichten des Arbeitnehmers und die damit verbundenen Folgen: Für den Arbeitnehmer selbst hat die Nichterfüllung der Mitteilungspflicht disziplinarische Auswirkungen. Es handelt sich um eine Verletzung der Arbeitspflichten, die zu einer Ermahnung oder einer schriftlichen Rüge und, sollte sich eine ähnliche Situation wiederholen, auch zur Auflösung des Arbeitsverhältnisses führen kann. Der Arbeitnehmer riskiert den Verlust des Arbeitsplatzes
  und die Schädigung seines Rufs in den Augen des Arbeitgebers, was seine künftige Karriere beeinflussen kann.
• Schadensersatzansprüche des Arbeitgebers: Entsteht dem Unternehmen wegen einer nicht gemeldeten Abwesenheit ein Schaden, kann der Arbeitgeber dessen Ersatz geltend machen. Hat beispielsweise die Nichterfüllung der Mitteilungspflicht zum Verlust eines wichtigen Auftrags oder zu einer Vertragsstrafe seitens des Kunden geführt, kann der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer den Ersatz des entstandenen Schadens verlangen. Das Gesetz begrenzt zwar die Höchstsumme des Schadensersatzes, für den der Arbeitnehmer im Falle von Fahrlässigkeit haftet, das Prinzip ist jedoch klar – wer schuldhaft einen Schaden verursacht, kann finanziell dafür einstehen müssen.

Wie Arbeitgeber Problemen vorbeugen können

Die gute Nachricht ist, dass sich vielen Problemen durch geeignete Maßnahmen vorbeugen lässt. Als Arbeitgeber können Sie mehrere präventive Schritte einführen, die das Risiko eines durch nicht gemeldete Hindernisse verursachten Chaos deutlich verringern:

• Definieren Sie klare Regeln für die Kommunikation über Arbeitshindernisse: Verankern Sie in den Arbeitsverträgen und internen Vorschriften das genaue Verfahren, wie Arbeitnehmer Arbeitshindernisse mitzuteilen haben. Geben Sie an, wem sie geplante Abwesenheiten melden sollen, mit welchem Vorlauf und in welcher Form (z. B. schriftlich, per E-Mail). Legen Sie auch die Pflicht des Arbeitnehmers fest, ein unerwartetes Hindernis sofort mitzuteilen, sobald dies möglich ist. Wenn die Regeln förmlich festgelegt und die Arbeitnehmer nachweislich mit ihnen vertraut gemacht sind, können sie sich später nicht auf Unkenntnis berufen.
• Bestehen Sie auf schriftlichen Mitteilungen und Nachweisen und erfassen Sie alles: Verlangen Sie, dass jedes Hindernis (sofern es die Situation zulässt) schriftlich mitgeteilt wird – beispielsweise per E-Mail oder Formular. Bestehen Sie ebenso auf dem Nachweis des Hindernisses durch ein einschlägiges Dokument. Archivieren Sie alle Entschuldigungen, Bescheinigungen und Anträge im System oder in den Akten. Eine systematische Erfassung verschafft Ihnen bei wiederholten Problemen einen klaren Überblick und Beweise. Moderne HR-Software oder zumindest ein gemeinsamer Kalender können diesen Prozess effizienter und übersichtlicher machen.

• Reagieren Sie flexibel, aber konsequent: Wenn ein Hindernis bereits eingetreten ist, handeln Sie mit Verständnis für die jeweilige Situation, bestehen Sie aber zugleich auf der Einhaltung der Regeln. Verletzt ein Arbeitnehmer wiederholt die Mitteilungspflicht oder haben Sie Zweifel an der Berechtigung seiner Entschuldigungen, sehen Sie nicht darüber hinweg. Ein rechtzeitiges Eingreifen ist besser als langfristige Duldung. Besprechen Sie das Problem mit dem betreffenden Arbeitnehmer und weisen Sie ihn gegebenenfalls auf die möglichen Folgen hin. Und bevor Sie eine einschneidende Sanktion (z. B. eine Kündigung) wählen, besprechen Sie die Situation mit einem Juristen – idealerweise mit den Experten von ARROWS, die sich täglich mit dieser Thematik befassen und Sie zum besten Vorgehen beraten.
• Bilden Sie Führungskräfte und Personalverantwortliche weiter: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Linienmanager und Personalverantwortlichen die Regeln und rechtlichen Zusammenhänge der Arbeitshindernisse gut kennen. Häufig sind es die Teamleiter, die als Erste von einer Abwesenheit erfahren – sie sollten daher wissen, wie zu reagieren ist, welche Informationen zu verlangen sind und wann die Angelegenheit zu eskalieren ist. Regelmäßige Schulungen der Führungskräfte in diesem Bereich tragen dazu bei, dass die Grundsätze einheitlich eingehalten werden. Die Unternehmensleitung sollte mit gutem Beispiel vorangehen und die internen Regeln konsequent anwenden.
• Schulen und informieren Sie auch Ihre Arbeitnehmer: Unterschätzen Sie auch die Aufklärung der Arbeitnehmer nicht. Machen Sie neue Kollegen gleich beim Arbeitsantritt mit ihren Pflichten für den Fall eines Arbeitshindernisses vertraut. Erinnern Sie sie an die Regeln für die Mitteilung und den Nachweis von Hindernissen, beispielsweise in Form interner Schulungen, übersichtlicher Leitfäden oder bei regelmäßigen Besprechungen. Wenn die Arbeitnehmer den Grund für diese Regeln verstehen (dass es nicht um unnötige Bürokratie geht, sondern um die Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs), werden sie sie eher einhalten.
• Stellen Sie die Vertretbarkeit von Schlüsselpositionen sicher: Auch bei bester Prävention lassen sich gelegentliche Abwesenheiten nicht vermeiden. Planen Sie daher voraus und halten Sie für Schlüsselrollen stets eine Vertretung oder einen Notfallplan bereit. Schulen Sie mehrere Personen für kritische Tätigkeiten, verteilen Sie das Know-how im Team und führen Sie eine aktuelle Liste der Kollegen, die bei Bedarf die Aufgaben des Abwesenden übernehmen können. Damit verringern Sie deutlich das Risiko, dass die plötzliche Abwesenheit einer einzelnen Person Sie überrascht und wichtige Prozesse lahmlegt.

Ein professioneller Ansatz spart Zeit, Geld und schont den Ruf des Unternehmens

Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung gut festgelegter Regeln und offener Kommunikation in Bezug auf Arbeitshindernisse. Präventive Maßnahmen und die konsequente Einhaltung der Pflichten zahlen sich für Sie vielfach aus – in Form von gesparter Zeit, gesparten Finanzmitteln und dem gewahrten Ruf eines zuverlässigen Partners für Ihre Kunden. Ein verantwortungsvoller Umgang mit diesem Bereich ist eine Investition in die Ruhe und Stabilität Ihres Unternehmens.

Die Anwaltskanzlei ARROWS verfügt in dieser Thematik über umfangreiche Erfahrungen und bietet Unternehmen jeder Größe umfassende rechtliche Unterstützung im Bereich des Arbeitsrechts. Wir helfen Ihnen, funktionierende interne Regeln festzulegen, etwaige Streitigkeiten zu lösen und Problemen vorzubeugen, bevor sie den Betrieb Ihrer Gesellschaft gefährden. Unsere Juristen befassen sich täglich mit vergleichbaren Situationen, sodass wir Sie schnell und praxisnah beraten können.

Überlassen Sie nichts dem Zufall. Möchten Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen auf Arbeitshindernisse gut vorbereitet ist? Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und erhalten Sie zuverlässige, maßgeschneiderte rechtliche Unterstützung. Wir sind bereit, Ihnen zu helfen, Ihr Unternehmen vor unerwarteten Ausfällen zu schützen.