Ha recibido una resolución de inicio de la liquidación por no depositar documentos

• El tribunal registral no puede actuar sin requerimiento previo. Antes de iniciar el procedimiento de disolución de la sociedad, el tribunal debe requerirle que subsane la situación, para que tenga la oportunidad de aportar los documentos que faltan.
• No depositar documentos es un problema real. No es una mera formalidad: resolverlo exige actuar con rapidez, de forma activa y con conocimiento del Derecho.
• La liquidación solo se ha iniciado, aún no ha concluido. En la fase inicial tiene más posibilidades de revertir la situación que cuando la liquidación está en una fase avanzada.
• No podrá prescindir de asistencia jurídica. Los documentos correctos, la respuesta a los requerimientos del tribunal y los pasos posteriores exigen conocer el Derecho procesal y saber negociar con las autoridades.

Cuándo y por qué el tribunal inicia el procedimiento de disolución por no depositar documentos

La obligación de depositar las cuentas anuales y el informe anual en la colección de documentos (sbírka listin) del registro público se deriva de la Ley de Contabilidad checa (Ley n.º 563/1991 Sb., en adelante «Ley de Contabilidad») y, sobre todo, de la Ley checa de registros públicos de personas jurídicas y físicas y de registro de fideicomisos (svěřenské fondy) (Ley n.º 304/2013 Sb.) (en adelante «Ley de Registros»). No se trata de una actividad voluntaria, sino de una obligación imperativa. Las entidades contables deben publicar sus cuentas anuales en el plazo de treinta días desde su aprobación por el órgano supremo de la persona jurídica y, a más tardar, dentro de los doce meses siguientes a la fecha de cierre del balance, según establecen el § 21a, apartado 4, de la Ley de Contabilidad y el § 18a, apartado 2, de la Ley de Registros. Si no cumplen esta obligación, se exponen a diversas sanciones.

El tribunal registral (rejstříkový soud) es precisamente el órgano encargado de supervisar el cumplimiento de estas obligaciones. No se trata solo de un control administrativo: es una medida destinada a proteger a los acreedores, al Estado y a los terceros, que deben tener acceso a la información financiera de la sociedad. En la práctica, no depositar documentos hace que la sociedad pueda parecer oculta o inactiva, lo que puede suscitar sospechas de infracción de la normativa, por ejemplo en materia tributaria.

Requisitos para iniciar el procedimiento de disolución

El tribunal registral no inicia el procedimiento de disolución de una sociedad sin más, sin motivo. Deben cumplirse los requisitos establecidos en el Código de Procedimiento Civil checo (Ley n.º 99/1963 Sb., en adelante «CPC») y en la Ley de Registros. Se trata, en particular, de situaciones en las que se infringen disposiciones imperativas de la ley, en este caso la obligación de depositar las cuentas anuales en la colección de documentos. Conforme al § 105a, apartado 1, de la Ley de Registros, el tribunal requiere primero a la sociedad para que subsane el incumplimiento en un plazo razonable. Solo después, si la sociedad no responde al requerimiento o no lo hace a tiempo y de forma adecuada, puede el tribunal acordar su disolución con liquidación, o incluso sin liquidación si se cumplen otros requisitos.

En la práctica, esto significa que el tribunal debe darle la oportunidad de subsanar la situación. Dicho requerimiento se le notifica, por regla general, en mano. Para la notificación del requerimiento de subsanación de defectos de la inscripción o del incumplimiento de la obligación de depositar un documento rige un régimen especial de notificación que excluye la notificación ficticia si el domicilio social de la sociedad está inscrito en el registro. Si el tribunal no logra notificar debidamente el requerimiento o si la sociedad no responde a él, el tribunal registral puede iniciar el procedimiento de disolución de la sociedad.

Qué problemas le esperan si no deposita los documentos

Si su contable o su abogado han pasado por alto durante mucho tiempo la obligación de depositar documentos, o si usted la ha descuidado conscientemente, se expone a sanciones cada vez más severas. El tribunal registral puede imponer en primer lugar una multa coercitiva de hasta 100 000 CZK (aprox. 4100 EUR) conforme al § 104, apartado 1, de la Ley de Registros. No es una cantidad pequeña. Pero eso no es todo.

Si, incluso después de la multa coercitiva y del requerimiento, sigue sin actuar, el tribunal pasa a una medida más dura: iniciar el procedimiento de disolución de la sociedad mercantil con liquidación. Al mismo tiempo, la entidad contable puede incurrir en una infracción administrativa conforme a la Ley de Contabilidad, sancionada con una multa de hasta el 3 % del patrimonio neto según el § 37, apartado 1, letra f), de la Ley de Contabilidad. Para una empresa mediana con un patrimonio neto de decenas de millones de coronas checas, esto supone una suma de entre varios y decenas de millones de coronas.

Además, se abre la puerta a que la oficina tributaria (finanční úřad) empiece a vigilarle como sujeto de riesgo. Aunque el Tribunal Supremo Administrativo de la República Checa (Nejvyšší správní soud) ha subrayado en su jurisprudencia que el mero hecho de no depositar documentos no dice por sí solo nada sobre si usted participa en un fraude fiscal, en la práctica no depositarlos durante mucho tiempo puede aumentar el interés de las oficinas tributarias y dar lugar a inspecciones más frecuentes y a complicaciones en la aceptación de gastos o deducciones fiscales.

Responsabilidad del órgano de administración

Otro problema fundamental es la responsabilidad personal de quienes han incumplido esta obligación. Si usted es administrador (jednatel), miembro del consejo de administración u otro miembro del órgano de administración, puede responder personalmente de los daños y de la infracción de la ley. Se trata de un incumplimiento del deber de diligencia de un ordenado empresario en el sentido de la Ley de Sociedades Mercantiles checa (Ley n.º 90/2012 Sb., en su versión vigente, en adelante «ZOK»). Se le puede reprochar no haber cumplido su obligación legal de garantizar que la sociedad cumpla sus obligaciones jurídicas. En el procedimiento judicial de disolución de la sociedad esto se pondrá de manifiesto especialmente si el tribunal constata que la infracción fue dolosa o se debió a negligencia grave.

Pérdida del control sobre la sociedad

Cuando el tribunal acuerda la disolución de la sociedad y ordena su liquidación, dejan de aplicarse las reglas a las que está acostumbrado. La junta general pierde sus competencias decisorias. En su lugar empieza a actuar un liquidador designado por el tribunal, que no tiene por qué ser usted ni una persona cercana. En ese momento, el liquidador tiene un poder prácticamente absoluto: decide cómo se venderán los bienes, cómo se pagarán las deudas y cómo se repartirá el remanente. Su influencia en el desarrollo de la liquidación se reduce considerablemente.

Cómo se desarrolla el procedimiento de disolución: del requerimiento al inicio de la liquidación

El tribunal registral procede conforme a la Ley de Registros y al CPC evaluando primero si su inscripción infringe disposiciones imperativas de la ley. Si concluye que sí (en este caso, por la falta de cuentas anuales), debe darle una oportunidad. El tribunal le enviará un requerimiento para que, en un plazo razonable (por regla general, un mes desde la notificación), presente todas las cuentas anuales que faltan para su depósito en la colección de documentos.

Este requerimiento es el momento decisivo. Aunque la ley no precisa cuánto debe durar este plazo, la jurisprudencia del Tribunal Supremo de la República Checa (Nejvyšší soud) establece claramente que debe ser razonable. Un mes se considera en general un plazo razonable para aportar documentos que ya existen y que simplemente no constan en el registro. No es una oportunidad única: si puede justificarlo (por ejemplo, se le impidió llevar la contabilidad, recibió el requerimiento con retraso, etc.), puede solicitar una prórroga.

En cuanto reciba el requerimiento, debe actuar de inmediato. O bien prepara y deposita realmente las cuentas anuales, o bien solicita una prórroga. La inacción o ignorar el requerimiento es el peor paso posible.

Los abogados del despacho ARROWS pueden ayudarle en ese momento, por un lado, asegurando la preparación de los documentos que faltan en colaboración con su contable y, por otro, asumiendo personalmente la correspondencia con el tribunal.

Inicio del procedimiento de disolución

Si no responde al requerimiento, o no lo hace a tiempo y conforme a la ley, el tribunal pasa a la siguiente fase. Dicta una resolución por la que inicia el procedimiento de disolución de la sociedad mercantil con liquidación o, en su caso, sin liquidación si se cumplen los requisitos del § 105a de la Ley de Registros. El tribunal debe primero iniciar el procedimiento mediante resolución y solo después, tras investigar y constatar que la deficiencia persistió pese al requerimiento, puede disolver su sociedad y ordenar la liquidación (segunda resolución).

En este procedimiento usted es parte. Eso significa que tiene derecho a participar en él, presentar solicitudes, objeciones, declaraciones testificales, etc. También tiene derecho a interponer recursos, como el recurso de apelación. No se trata de que el tribunal no quiera disolver su sociedad, sino más bien de que usted se defienda demostrando que ya cumple la obligación o que tiene un motivo para el incumplimiento que le exime de responsabilidad.

Qué puede hacer si ha recibido un requerimiento

Paso 1: Averigüe exactamente qué le falta

En primer lugar, debe tener claro qué cuentas anuales concretas faltan en el registro. La Ley de Registros exige que la colección de documentos contenga las cuentas anuales de cada ejercicio respecto del cual la sociedad estaba obligada a publicarlas. Esto suele significar que le faltan las cuentas de los últimos años (o incluso de más, si ha estado inactivo durante mucho tiempo).

Acceda al registro público, compruebe los documentos disponibles y averigüe exactamente qué falta. Si tiene contable o auditor, contacte con él de inmediato. Averigüe si las cuentas existen físicamente (por ejemplo, como archivos en un ordenador o en la gestoría contable) o si aún hay que elaborarlas. Si le faltan cuentas de años en los que estuvo realmente inactivo, la situación es más complicada: debe preparar cuentas anuales en debida forma que documenten que estuvo inactivo (es decir, sin ingresos, sin gastos, etc.).

Paso 2: Prepare los documentos

En cuanto sepa qué falta, prepárelo. Tiene varias opciones. La más sencilla es que las cuentas anuales existan y simplemente nadie las haya depositado. En ese caso basta con recuperarlas de los archivos y depositarlas formalmente en el registro en línea. Casi todos los tribunales registrales disponen ya de una interfaz digital, así que no es necesario desplazarse: basta con iniciar sesión y subir el PDF.

La situación se complica si las cuentas no existen en absoluto. Entonces tendrá que contactar con su contable y pedirle que las elabore con carácter retroactivo. Esto puede llevar tiempo, sobre todo si hubo años en los que no llevó una contabilidad en debida forma. En este caso, los abogados del despacho ARROWS pueden asesorarle con claridad sobre lo que es realmente necesario e incluso tratar formalmente con la gestoría contable de su sociedad para agilizar la preparación.

Paso 3: Responda sin demora al requerimiento del tribunal

Lo más importante es el tiempo. Dispone del plazo fijado en el requerimiento, por regla general un mes. Puede parecer mucho, pero no lo es. Durante la semana siguiente a la recepción del requerimiento debería contactar con sus abogados y con su contable. Durante la segunda semana debería estar claro el calendario. En la tercera y cuarta semana debe preparar materialmente los documentos y depositarlos.

No confíe en poder dejarlo para el último momento. Si el día 28 descubre que algo ha fallado, no tendrá tiempo para corregirlo. Y es precisamente aquí donde las cosas suelen torcerse: las empresas esperan, el plazo corre y luego les sorprende que ya sea tarde y que el tribunal haya iniciado el procedimiento.

Paso 4: Valore si solicitar una prórroga

Si realmente cree que no llegará a tiempo, en determinadas circunstancias puede tener sentido solicitar oficialmente al tribunal una prórroga del plazo. No es automática, pero si tiene un motivo razonable (por ejemplo, acaba de descubrir que faltan documentos, estos están en poder de terceros o el contable se ha retrasado considerablemente), puede intentarlo. Los abogados del despacho ARROWS saben cómo formular dicha solicitud para que el tribunal la considere seriamente y no de forma meramente formal.

Qué hacer si no responde a tiempo al requerimiento

Si ha recibido el requerimiento y no ha respondido dentro del plazo, el tribunal procede conforme a la ley. Normalmente le impondrá primero una multa coercitiva de hasta 100 000 CZK conforme al § 104, apartado 1, de la Ley de Registros, que deberá pagar. Esta multa no puede ignorarse: si no la paga, puede iniciarse un procedimiento de ejecución forzosa y, en caso de incumplimiento prolongado de las obligaciones, surgir otras complicaciones que pueden llevar incluso a la disolución de la sociedad.

Al mismo tiempo, el tribunal pasa a iniciar efectivamente el procedimiento de disolución. Dicta una resolución por la que inicia el procedimiento. Usted sigue siendo parte y puede defenderse. Pero ahora ya no se trata solo de aportar documentos: debe defenderse frente a la existencia misma de la causa de disolución.

Inicio de la liquidación

En cuanto el tribunal constata que la causa de disolución persistió pese al requerimiento y a la amenaza de multa, dicta una segunda resolución por la que disuelve la sociedad mercantil y ordena su liquidación. Si se cumplen los requisitos legales, el tribunal puede acordar incluso la disolución de la sociedad sin liquidación, lo que es aún más grave (véase más adelante). Con esta resolución, la sociedad entra en liquidación y abandona el régimen empresarial normal.

En ese momento, sus posibilidades de dirigir el asunto se reducen considerablemente. La junta general ya no puede decidir sobre cuestiones ordinarias. En su lugar actúa un liquidador designado por el tribunal, cuya tarea es realizar los bienes, satisfacer a los acreedores y proponer el reparto del remanente.

Recursos y defensa

Si no está de acuerdo con el procedimiento iniciado o con la resolución de disolución, tiene derecho a interponer recurso de apelación ante el Tribunal Superior (Vrchní soud). El recurso debe interponerse en el plazo legal (normalmente quince días desde la notificación de la resolución) y debe exponer expresamente los motivos por los que considera que el tribunal ha resuelto incorrectamente.

Motivos típicos de apelación podrían ser:

• El tribunal actuó incorrectamente en el procedimiento (por ejemplo, no se le concedió audiencia);
• El tribunal valoró incorrectamente si le había concedido un plazo razonable para la subsanación;
• Ha descubierto nuevos hechos o pruebas que cambian la situación;
• El tribunal valoró incorrectamente que se trataba realmente de una inscripción infractora o que no podía subsanarse de otro modo.

Los abogados del despacho ARROWS pueden preparar el recurso de apelación y defender sus intereses ante el Tribunal Superior. Tienen experiencia en ello y conocen los argumentos que funcionan ante los tribunales.

Recurso de casación

Si la apelación no prospera, en determinados casos puede interponer recurso de casación (dovolání) ante el Tribunal Supremo. Sin embargo, es la última opción y sus posibilidades de éxito son menores. El recurso de casación solo se admite cuando se trata de una cuestión jurídica relevante o cuando se ha producido un error procesal grave. No es una vía habitual.

Solicitud de transformación: la última oportunidad

Si su sociedad ya está en liquidación pero aún no ha sido cancelada en el registro (y aún no ha comenzado el reparto del remanente de liquidación), le queda una última posibilidad: presentar una solicitud de transformación de la sociedad. De conformidad con la Ley checa de transformaciones de sociedades mercantiles y cooperativas (Ley n.º 125/2008 Sb., en su versión vigente), a instancia de la sociedad que desea transformarse puede solicitarse la anulación de la resolución judicial de disolución de su sociedad, siempre que se presente al mismo tiempo un proyecto de transformación. Esta posibilidad está regulada en el § 106 de la Ley de Registros.

Es una posibilidad inusual, pero funciona como una especie de último salvavidas. Puede utilizarse, por ejemplo, cuando su sociedad se fusiona con otra sociedad o se transforma en otra forma jurídica. El tribunal anulará entonces su resolución sobre la liquidación si usted acredita que:

• Ha desaparecido la causa por la que se disolvió la sociedad (es decir, ya ha aportado los documentos que faltaban);
• La sociedad aún no ha sido cancelada en el Registro Mercantil (obchodní rejstřík);
• Dispone de un proyecto de transformación aprobado por las juntas generales de las sociedades afectadas.

No obstante, esta solución es más compleja y exige un procedimiento jurídico muy preciso. Debe encargarla sin duda a abogados: el despacho ARROWS tiene experiencia con este procedimiento y puede ayudarle.

La situación durante la liquidación: cuándo ya es tarde

Si el tribunal ya ha dictado la resolución de disolución y liquidación, se encuentra en medio de un proceso más difícil de corregir. Sin embargo, eso no significa que todo esté perdido. La liquidación tiene distintas fases.

Al inicio de la liquidación se designa un liquidador, que está obligado a dirigirse a todos los acreedores y publicar el anuncio de liquidación en el Boletín Mercantil (Obchodní věstník). El liquidador debe elaborar el balance de apertura y el inventario de bienes. A continuación, los bienes se van realizando progresivamente.

En ese momento puede hacer lo siguiente:

• Averigüe quién es el liquidador: puede pedirle que le explique el procedimiento y le permita participar en las decisiones.
• Interponga recurso de apelación contra la resolución de disolución (si aún no lo ha hecho).
• Valore la posibilidad de presentar una solicitud de transformación (si es posible organizarla).
• Vigile que el liquidador actúe de forma correcta y transparente: tiene derecho a ello como antiguo socio.

Si la liquidación llega al reparto del remanente de liquidación

Cuando el liquidador termina de vender los bienes y paga a los acreedores, queda un remanente. Este debe repartirse entre los socios originales. En ese momento, su capacidad de intervenir activamente es muy limitada. El liquidador ya ha decidido cómo realizar los bienes y ahora solo se trata de repartir el resto.

No obstante, en ese momento puede hacer comprobar si el liquidador actuó de forma transparente y conforme a Derecho. Si descubre que actuó incorrectamente (por ejemplo, vendió bienes por debajo de su valor o no tuvo en cuenta sus intereses legítimos), puede exigir la responsabilidad del liquidador. Esto corresponde más bien a los acreedores y al Estado, pero también a los socios interesados en maximizar el remanente de liquidación.

El problema visto desde el otro lado: por qué lo hace el tribunal

La Ley de Registros y la política del Ministerio de Justicia checo tienen un objetivo claro: proteger a los acreedores, al Estado y al público frente a las llamadas «sociedades pantalla muertas», es decir, sociedades que existen formalmente en el registro, pero que de hecho no están activas ni cumplen sus obligaciones legales. Estas sociedades pueden utilizarse indebidamente, por ejemplo, para fraudes fiscales, blanqueo de capitales y similares.

Así pues, el tribunal no ha elegido su sociedad para liquidarla. Se trata de una medida sistemática del legislador destinada a garantizar que el registro contenga únicamente entidades que existen y funcionan realmente.

Nueva regulación con sanciones más severas

Con la reforma de la Ley de Registros (que entró en vigor recientemente, en concreto el 1 de enero de 2021, al introducir el § 105a de la Ley de Registros), los requisitos para disolver una sociedad por incumplimiento de las obligaciones contables se han endurecido de nuevo. Ahora es posible incluso disolver una sociedad sin liquidación (es decir, con una rápida cancelación en el registro sin un largo proceso de liquidación) si se cumplen los requisitos del § 105a, apartado 1, de la Ley de Registros, en particular si:

• la sociedad no puede ejercer su actividad por falta de miembros del órgano de administración, o
• no es posible contactar con la sociedad (por ejemplo, no se encuentra en la dirección de su domicilio social).

No depositar las cuentas anuales es a menudo uno de los principales indicios de que la sociedad está de facto inactiva o ilocalizable.

Esto es aún más grave que antes. Por ello, es absolutamente imprescindible responder a cualquier requerimiento del tribunal registral: no hacerlo puede suponer no solo la liquidación, sino también la cancelación total sin proceso de liquidación, en cuyo caso no podrá recibir su participación en el remanente.

Garantizar la subsanación a largo plazo

Una vez que salga de esta situación (en su caso, con la ayuda de los abogados del despacho ARROWS), debería implantar un sistema para que no vuelva a repetirse. Esto significa:

• Vincularse con un contable o una gestoría contable que prepare y deposite automáticamente todos los documentos obligatorios;
• Establecer un calendario interno: saber exactamente qué día está previsto para preparar y presentar las cuentas anuales;
• Designar a un responsable del cumplimiento de estas obligaciones (por ejemplo, el director financiero, el representante legal o el gestor de la sociedad).

Sin un sistema así, aumenta el riesgo de que la situación se repita.

Supervisión del registro

Compruebe periódicamente usted mismo qué consta inscrito en el registro sobre su sociedad. Verifique si figuran los documentos actualizados y si no hay datos sin actualizar. Si ve algo que le parezca sospechoso, contacte con su abogado y su contable.

En caso de duda, escriba a consultas@arws.cz: los abogados del despacho ARROWS pueden asesorarle sobre cómo resolver el asunto.

Relación con las situaciones en que su sociedad es objeto de inspecciones

Si su sociedad se enfrenta a una inspección tributaria y la oficina tributaria descubre que durante mucho tiempo no ha depositado las cuentas anuales, le parecerá sospechoso. Aunque el Tribunal Supremo Administrativo subraya que el incumplimiento de la obligación de depositar documentos no constituye por sí solo prueba de participación en un fraude, en la práctica significará que la oficina tributaria le tendrá en el punto de mira: le inspeccionarán con más intensidad y le pondrán dificultades en la aceptación de gastos o deducciones fiscales.

Esto significa que resolver el problema de no depositar documentos tiene también una dimensión tributaria. Los abogados del despacho ARROWS pueden ayudarle no solo con el proceso en sí (subsanación, tribunal), sino también con la coordinación con la oficina tributaria, para que las inspecciones transcurran de la forma más fluida y menos dolorosa posible.

Resumen final

Si ha recibido una resolución de inicio del procedimiento de disolución por no depositar documentos en la colección de documentos del registro público, no es el fin definitivo de su sociedad. Es una advertencia y una invitación a subsanar la situación. La ley le da una oportunidad, pero debe aprovecharla con rapidez, de forma cualificada y consciente.

Si ha recibido una resolución de inicio del procedimiento de disolución o sospecha que falta algo en el registro, no dude en contactar con los abogados del despacho ARROWS. Mejor hoy mismo. Cada día que pasa sin actuar le acerca al punto en que ya será demasiado tarde.

Los abogados del despacho ARROWS se ocupan sistemáticamente de este tipo de situaciones, tienen experiencia y pueden ayudarle a salir de ellas con las mínimas pérdidas. El seguro del despacho ARROWS de hasta 350 000 000 CZK (aprox. 14,4 millones EUR) garantiza que recibirá servicios con el máximo nivel de responsabilidad y profesionalidad.

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