Una pieza defectuosa de un subproveedor ha dañado su producto

Qué ocurre cuando una pieza defectuosa entra en su serie

En la producción en serie, el daño no se produce en la pieza defectuosa, sino en todo lo que la rodea. El componente en sí cuesta unos cientos de coronas; el reprocesamiento de la serie, cientos de miles, y la retirada del mercado, millones. A ello se suman las penalizaciones de su contrato con el cliente, la pérdida de la ventana de entrega y, en el peor de los casos, la pérdida del cliente. En la fabricación mecánica y electrotécnica, la diferencia entre el valor de la pieza defectuosa y el impacto real suele ser de dos a tres órdenes de magnitud.

Esta desproporción es el núcleo de todo el tema. El proveedor piensa en el precio del suministro y sus condiciones comerciales suelen limitar su responsabilidad a la sustitución de la pieza defectuosa o al precio del suministro. Usted piensa en los costes de subsanación ante el cliente final. Si esa diferencia no se resuelve de antemano en el contrato, tras el daño la resuelve la fuerza comercial, no el Derecho.

Lo segundo que sorprende es la cronología. En los componentes, el defecto suele manifestarse en funcionamiento, es decir, meses después del suministro, y para entonces usted ya ha recibido más lotes del mismo proveedor. El alcance del daño se multiplica y, al mismo tiempo, empeora la posición probatoria, porque puede que ya no existan rastros de qué lote era defectuoso. Por eso la trazabilidad de los lotes es una cuestión contractual, no de higiene productiva.

La tercera cuestión determina qué puede reclamar en absoluto. La pretensión por cumplimiento defectuoso y la pretensión de indemnización por daños son dos institutos distintos que pueden coexistir: el derecho derivado del defecto no excluye la indemnización, solo que a título de daños no puede exigirse lo mismo que se puede obtener mediante el derecho derivado del defecto. La pieza defectuosa, por tanto, se la sustituyen o recibe una rebaja, mientras que el reprocesamiento de su serie es un daño conforme al § 2913 del Código Civil checo (Ley n.º 89/2012 Sb., en adelante «CC») y sigue otra vía. Las empresas a menudo mezclan ambas partidas en una sola reclamación y debilitan así las dos.

Cuatro partes del acuerdo de calidad sin las cuales se queda en una mera declaración

El acuerdo de calidad es un documento contractual mediante el cual el cliente y el proveedor describen de forma vinculante la calidad exigida, la forma de acreditarla y las consecuencias de cualquier desviación. En la práctica de suministro se utiliza habitualmente la denominación inglesa quality agreement. Se diferencia de un anexo técnico corriente en que, a los parámetros, añade las consecuencias jurídicas de su incumplimiento, y son precisamente estas las que lo convierten en un documento útil en un litigio.

La primera parte imprescindible es la especificación y la forma de acreditarla. No basta con remitir a un plano y a una norma; es necesario determinar qué parámetros se miden, con qué método, con qué frecuencia y quién conserva los resultados. En los suministros para la producción en serie es habitual un proceso de liberación con primera muestra y protocolo firmado. La desviación respecto del estado aprobado puede demostrarse también mediante un plano, una medición o un dictamen pericial, pero el protocolo ahorra meses de trabajo.

La segunda parte es la gestión de cambios y, en la práctica, es la cláusula más valiosa de todo el documento. Una parte importante de los daños en serie se produce porque el proveedor cambió el material, la tecnología o el lugar de fabricación sin comunicarlo. Por ello, el acuerdo de calidad debe contener la prohibición de cambios unilaterales sin la aprobación por escrito del cliente, la definición de lo que se considera un cambio y la consecuencia de su incumplimiento. Es de esta cláusula de la que más fácilmente se deduce en un litigio el incumplimiento de una obligación.

La tercera parte es la trazabilidad y la respuesta ante incidentes. Incluye la obligación de marcar los lotes, conservar los registros durante el plazo pactado, facilitarlos a petición dentro de un plazo determinado y participar en el análisis conjunto de la causa. Fije los plazos en horas, no en días: con una línea parada, lo decisivo es si el proveedor se presenta el mismo día o al cabo de una semana.

La cuarta parte es el alcance de los costes reembolsables, y es aquí donde los acuerdos de calidad fallan con más frecuencia. Enumere lo que se reembolsa: clasificación, reprocesamiento, sobrecostes de un suministro de sustitución urgente, costes de la intervención de servicio técnico en casa del cliente, transporte y penalizaciones impuestas por su cliente. La enumeración no crea el derecho, que deriva de la ley, pero determina si una partida no queda anulada por un límite contractual o por la exclusión de daños consecuenciales, y facilita la cuantificación.

Cuál de estos cuatro bloques es crítico en un suministro concreto depende de si se trata de una pieza de seguridad, de un componente visible o de electrónica con una larga latencia del defecto; por eso, los abogados del despacho ARROWS valoran siempre el alcance del acuerdo de calidad en función del suministro concreto y de lo que usted tenga pactado con su propio cliente.

Dónde termina su responsabilidad y dónde empieza la del proveedor

Frente a su cliente, usted responde de todo el producto, aunque el defecto lo haya causado otra persona. Quien incumple una obligación contractual indemniza a la otra parte por el daño resultante, y solo puede exonerarse ante un obstáculo extraordinario, imprevisible e insuperable surgido con independencia de su voluntad. El fallo del propio proveedor no suele ser tal obstáculo, porque se sitúa dentro de la esfera que usted controla al elegir a su contraparte.

Frente a su proveedor, su pretensión se basa en el incumplimiento por parte de este del propio contrato de suministro. Para ello no necesita deducir qué posición ocupaba frente a usted o frente a cualquier otro eslabón de la cadena; necesita acreditar la obligación, su incumplimiento, el daño y el nexo causal. Esta es una diferencia sustancial respecto a la situación en la que el daño lo sufre alguien con quien usted no tiene contrato.

La figura del auxiliar se aplica en otro contexto: allí donde se valora su propia responsabilidad por aquel a quien usted involucró en el suministro. Quien en su actividad se sirve de un apoderado, un empleado u otro auxiliar, indemniza el daño causado por este como si lo hubiera causado él mismo; no obstante, si alguien se ha comprometido a realizar de forma independiente una determinada actividad en el cumplimiento de otra persona, no se le considera auxiliar (§ 2914 del CC).

El Tribunal Supremo de la República Checa (Nejvyšší soud) concluyó al respecto que lo decisivo es el grado de autonomía o, por el contrario, de dependencia de la persona auxiliar respecto de la persona principal, y que el auxiliar independiente o subcontratista responde él mismo del daño; la persona principal garantiza el cumplimiento de sus obligaciones cuando lo seleccionó sin diligencia o no lo supervisó suficientemente (sentencia del Tribunal Supremo de la República Checa, ref. 25 Cdo 1221/2020, de 22 de marzo de 2022, disponible en rozhodnuti.nsoud.cz).

Para su empresa, de ello se deriva una conclusión práctica sobre la documentación de la selección de proveedores. Una auditoría documentada, una muestra aprobada y una evaluación continua no son burocracia, sino la prueba de una selección diligente y de la supervisión. Si faltan, le da a su cliente el argumento de que usted responde del fallo de la persona a la que involucró en el suministro incluso allí donde de otro modo no tendría que responder.

Qué debe hacer antes de que venza el plazo para denunciar el defecto

El plazo para denunciar el defecto es más estricto de lo que espera la mayoría de los compradores. Si el comprador no notifica el defecto sin demora injustificada después de que pudiera detectarlo mediante una inspección oportuna y con la diligencia debida, el tribunal no le reconocerá el derecho derivado del cumplimiento defectuoso; lo mismo se aplica al defecto oculto si no se notificó sin demora injustificada después de que el comprador pudiera detectarlo con la diligencia debida, pero a más tardar en el plazo de dos años desde la entrega de la cosa (§ 2112 del CC).

Conviene añadir dos cosas. El tribunal solo tendrá en cuenta el retraso si el proveedor formula la excepción de notificación tardía, y el proveedor no puede formularla si el defecto se debe a un hecho que conocía o debía conocer en el momento de la entrega. Sin embargo, no se puede confiar en ello: ambas excepciones debe alegarlas y probarlas usted, y eso suele ser mucho más caro que notificar el defecto a tiempo.

Además, la elección de la pretensión por cumplimiento defectuoso se realiza, en principio, una sola vez. Si el cumplimiento defectuoso constituye un incumplimiento esencial del contrato, usted tiene derecho a la entrega de una cosa nueva, a la reparación, a una rebaja razonable o a la resolución del contrato; la elección realizada no puede modificarse sin el consentimiento de la otra parte (§ 2106 del CC). La ley establece dos excepciones y, en la práctica, necesita conocer ambas.

La primera excepción se refiere a la reparación que resulta inviable. La segunda se produce cuando el proveedor no subsana el defecto en un plazo razonable o le comunica que no lo subsanará; en ese caso, en lugar de la subsanación puede exigir una rebaja razonable o resolver el contrato. No obstante, ambas excepciones se basan en que usted tenga el desarrollo de la reclamación documentado por escrito; de lo contrario, se convierten en objeto de litigio.

Por qué, cuando se daña la producción, no se puede confiar en la responsabilidad especial por productos defectuosos

Las empresas creen a menudo que disponen de un régimen especial de responsabilidad por daños causados por productos defectuosos, en el que no tienen que probar la culpa. En el caso de daños a la propia producción, esta vía termina antes de empezar. Las disposiciones sobre daños causados por productos defectuosos no se aplican si el defecto causó daños al propio producto defectuoso o a una cosa destinada y utilizada principalmente para fines empresariales (§ 2943 del CC).

Eso no significa que se quede sin pretensión. La responsabilidad general por incumplimiento de una obligación contractual sigue vigente y es la vía por la que habitualmente se resuelven los daños en serie entre empresarios. Solo significa que no puede apoyarse en un régimen especial con una carga de la prueba más leve y que soporta todo el peso de probar la obligación, su incumplimiento y el nexo causal. Tanto más peso tiene la documentación que pacte de antemano.

La segunda consecuencia afecta al seguro, y es un punto en el que a menudo se argumenta de forma imprecisa. Lo que pagará la aseguradora del proveedor lo determinan su póliza y sus condiciones de seguro, no su documento. Las pólizas de responsabilidad civil suelen contener una exclusión para los costes de retirada y reprocesamiento, así que solicite la cobertura de antemano y exija que se acredite mediante una confirmación de la aseguradora, no mediante una declaración del proveedor. Si en su suministro existe una cobertura real o solo un papel lo valorarán los abogados del despacho ARROWS a partir de la póliza concreta.

Cómo proceder cuando el cliente ya ha presentado una reclamación contra usted se analiza en un texto aparte sobre la defensa frente a una gran demanda de indemnización por daños.

Cómo negociar el acuerdo de calidad cuando el proveedor es más fuerte

La reacción más habitual del proveedor es remitir a sus propias condiciones comerciales con un límite de responsabilidad equivalente al precio del suministro. Aceptar ese límite significa asumir de su bolsillo la diferencia entre el precio de la pieza y el daño real. La contrapropuesta que tiene éxito en el mercado es un límite derivado del volumen de negocio anual con ese proveedor, no del valor de un solo suministro, y la exclusión del límite en caso de cambio no comunicado.

La segunda exigencia habitual del proveedor es la exclusión de los daños indirectos y consecuenciales. Aquí hay que prestar atención a lo que se esconde bajo ese concepto, ya que la ley no lo define y se interpreta según el contrato. Insista en que los costes de clasificación, reprocesamiento, suministro de sustitución urgente e intervención del servicio técnico se califiquen expresamente como daño indemnizable. Sin ello, la exclusión de daños consecuenciales es la formulación en la que se apoyará toda la defensa de la contraparte.

El tercer punto de la negociación son las garantías. Con proveedores de escaso capital, ni la mejor cláusula tiene valor si no hay con qué pagar. En la práctica funcionan la retención sobre los pagos, la garantía bancaria para componentes estratégicos o un seguro en el que su empresa figure como coasegurada. El orden según su solidez es evidente; el orden según su viabilidad negociadora suele ser el inverso.

La palanca en la negociación es el volumen y la duración de la relación, no el argumento jurídico. Por eso el acuerdo de calidad se celebra en la nominación del proveedor, cuando todavía compite por el pedido, y no después del inicio de los suministros en serie. Las empresas que logran trasladar los costes hacen del documento una condición de la nominación y lo tienen preparado como modelo propio. Las cuestiones de la recepción y la responsabilidad por una máquina defectuosa se analizan en el texto sobre la compra de una línea de producción llave en mano.

El retraso que la pieza defectuosa causa en su plazo se aborda en un texto aparte: el subproveedor le ha retrasado y la penalización recae sobre usted. Ambas situaciones coinciden a menudo en la práctica y las pretensiones derivadas se calculan por separado, porque una se refiere a la calidad y la otra al tiempo.

Errores que solo salen a la luz con el primer daño importante

El error más frecuente es un acuerdo de calidad firmado sin vinculación con el contrato marco. El documento lleva entonces vida propia, no tiene determinados el Derecho aplicable ni el tribunal competente, y en caso de litigio se discute si forma siquiera parte del contrato. En el contrato marco debe figurar una remisión expresa que determine el orden de prelación de los documentos en caso de contradicción; de lo contrario, se discutirá el contenido de la obligación antes de llegar al daño en sí.

El segundo error es una penalización contractual pactada por suministro de mala calidad sin reserva de la indemnización por daños. Si se ha pactado una penalización contractual, el acreedor no tiene derecho a la indemnización del daño derivado del incumplimiento de la obligación a la que se refiere la penalización, salvo que las partes pacten expresamente otra cosa. En la producción en serie, la penalización suele ser dos órdenes de magnitud inferior al impacto real, de modo que una sola frase puede volver en su contra el resultado económico del caso.

El tercer error es seguir recibiendo suministros sin reserva por escrito tras detectar el defecto. Los pedidos posteriores o las facturas pagadas no anulan por sí mismos las pretensiones ejercitadas, pero el proveedor construye sobre ellos la defensa de que usted aceptó la prestación, y usted tiene que explicar después qué quería decir. La reserva no obliga a detener los suministros; basta con una frase en cada pago indicando que la aceptación no afecta a las pretensiones ejercitadas.

El cuarto error es un análisis conjunto de la causa realizado sin supervisión jurídica. Su protocolo suele convertirse después en una prueba clave, y una formulación como «ambas partes contribuyeron a que se produjera la situación» puede utilizarse como base para reducir la indemnización en la proporción de la culpa concurrente. Los técnicos lo firman porque suena conciliador. Si en su suministro tiene sentido continuar con reserva o, por el contrario, detener los pedidos, lo valoran los abogados del despacho ARROWS en función de cómo esté configurado su propio contrato con el cliente.

El quinto error es confiar en un acuerdo verbal sobre la medida correctiva. El proveedor promete clasificar a su costa, entrega piezas de sustitución y el asunto se cierra sin acta. Cuando el mismo defecto aparece un año después en otro lote, falta la prueba de que se trataba de un incumplimiento reiterado de la misma obligación, y su posición es más débil que en la primera ocasión. Por eso, toda medida correctiva debe constar en un protocolo escrito que indique la causa, el alcance y el plazo. Cómo es una reclamación gestionada de forma ordenada lo muestra el texto sobre el procedimiento de reclamación desde la perspectiva del vendedor.

Riesgos del contrato de suministro que solo se manifiestan cuando se produce el daño

Resumen final

El artículo ha mostrado que el traslado al proveedor de los costes de un daño en serie no se decide después de producirse el daño, sino en la nominación del proveedor. La ley le concede la pretensión por el mero hecho de que el proveedor incumplió el contrato; el acuerdo de calidad decide si podrá sostenerla probatoriamente y qué quedará de ella tras los límites y exclusiones contractuales.

Para la dirección de la empresa son esenciales dos cifras y una fecha. La primera cifra es el mayor impacto realista de un lote defectuoso, incluidas las penalizaciones de su cliente. La segunda es el límite de responsabilidad que tiene pactado hoy con el proveedor. La fecha es el momento en que, para ese producto concreto, termina su margen de negociación, porque ya depende del proveedor en serie.

Aplazar la decisión encarece las cosas en silencio. Cada nuevo lote recibido sin gestión de cambios y sin trazabilidad aumenta el alcance del posible daño y, al mismo tiempo, empeora la posición probatoria. Las empresas que consiguen trasladar los costes tienen el documento firmado antes de que llegue el primer suministro en serie.

Los abogados del despacho ARROWS prepararán y revisarán el acuerdo de calidad y el contrato marco correspondiente, analizarán al socio comercial y su cobertura de seguro, negociarán las condiciones con la contraparte y le representarán en el ejercicio de la pretensión y en el litigio posterior. Escríbanos a consultas@arws.cz o consulte nuestro servicio de contratos y negociación.