¿Va a celebrar un contrato con una empresa checa?

Por qué el contrato con un socio checo es un riesgo infravalorado

Las empresas dedican la mayor atención a los contratos que por sí mismos despiertan desconfianza: con un socio extranjero, con un proveedor nuevo, con una empresa de un sector de riesgo. El contrato con una empresa checa corriente, a la que quizá se conoce desde hace años, pasa por un control considerablemente menor, porque a primera vista nada apunta a un problema. Sin embargo, esta asimetría de atención no se corresponde con el riesgo real: la insolvencia o el incumplimiento amenazan con un socio checo de forma tan real como con uno extranjero, solo que se habla menos de ello. Esa es exactamente la razón por la que en estos contratos se omiten con mayor frecuencia los pasos que deciden si, en caso de litigio, el crédito podrá cobrarse de verdad.

La ejecutabilidad no es una cuestión que resuelva el tribunal una vez surgido el litigio. Es el resultado de ocho decisiones tomadas al firmar el contrato: a quién ha verificado, quién firmó el contrato, cómo está garantizada la deuda y si dispone de un instrumento que permita la ejecución sin un largo procedimiento judicial. Este texto recorre los ocho puntos en el orden en que deberían comprobarse.

La diferencia entre la empresa que respeta estos pasos y la que confía en el socio checo sin control no se manifiesta en absoluto hacia el exterior mientras el socio paga puntualmente. Se pone de relieve solo en el momento en que deja de pagar, y ese es precisamente el instante en que ya no es posible incorporar retroactivamente a la relación la mayoría de estos ocho puntos.

Verificación de la contraparte y quién puede firmar el contrato

La primera pregunta no es si conoce a su socio, sino si lo ha verificado a la fecha de la firma. Antes de celebrar un contrato de cierta importancia conviene comprobar el extracto actual del Registro Mercantil (obchodní rejstřík), la situación en el Registro de Insolvencias (insolvenční rejstřík) y la inscripción en el registro de contribuyentes no fiables del impuesto sobre el valor añadido (registr nespolehlivých plátců DPH). Las tres fuentes son de acceso público en línea y gratuitas, de modo que la comprobación no lleva más de unos minutos; aun así, en la práctica se omite habitualmente con los socios checos. La condición de contribuyente no fiable supone para el cliente un riesgo fiscal importante, sobre todo porque, cumplidos los requisitos legales, da lugar a su responsabilidad por el impuesto sobre el valor añadido que el proveedor no ingrese al Estado.

Además, esta comprobación no debería hacerse una sola vez. Un socio que estaba en regla al firmar el contrato marco hace dos años puede hallarse hoy en insolvencia, y las empresas que repiten el control solo excepcionalmente suelen enterarse del problema del socio cuando este deja de pagar.

La segunda cuestión, tan importante como la propia existencia y solvencia del socio, es quién está facultado para firmar el contrato en nombre de la contraparte. El miembro del órgano de administración puede representar a la persona jurídica en todos los asuntos; si la competencia del órgano de administración corresponde a varias personas, estas forman un órgano colegiado, y si el acto constitutivo no determina cómo sus miembros representan a la persona jurídica, cada miembro actúa por separado; pero si el acto constitutivo exige la actuación conjunta, el miembro solo puede actuar por separado como apoderado para un acto jurídico determinado (§ 164 del Código Civil checo (Ley n.º 89/2012 Sb., en adelante «CC»)).

Pero el órgano de administración no es el único que puede actuar por la sociedad, y es importante saberlo también como comprador, no solo como vendedor. A la persona jurídica la representan también sus empleados en la medida habitual atendiendo a su puesto o función, siendo determinante la situación tal como se presenta al público (§ 166 CC). Si el empresario encarga a alguien una determinada actividad en la explotación de su establecimiento, esa persona representa al empresario en todos los actos que habitualmente se producen en dicha actividad (§ 430 CC). Además, por la sociedad puede actuar el apoderado general (prokurista) o un mandatario en virtud de un poder.

En las empresas con dirección colegiada es necesario, por tanto, comprobar en el extracto del Registro Mercantil si cada administrador actúa por la sociedad de forma independiente o si se exige la actuación conjunta de dos o más personas. Si el contrato lo firma un solo administrador allí donde, según el registro, se requiere la firma de dos, el acto jurídico no vincula sin más a la sociedad; en tal caso quedaría obligado el propio firmante.

No obstante, en determinadas condiciones la sociedad puede ratificar posteriormente dicho acto y subsanarlo así con efectos retroactivos. El Tribunal Supremo de la República Checa (Nejvyšší soud) examinó un supuesto en el que el contrato fue firmado en nombre de la sociedad por uno solo de los dos administradores, aunque debían actuar conjuntamente, y concluyó que la extralimitación del poder de representación del órgano de administración puede ratificarse posteriormente conforme a las reglas generales de la representación; la sociedad que comenzó a cumplir dicho contrato lo ratificó con ello sin demora indebida (sentencia del Tribunal Supremo, asunto n.º 27 Cdo 4593/2017, de 23 de julio de 2019, disponible en rozhodnuti.nsoud.cz).

Confiar en la ratificación posterior es, sin embargo, una estrategia arriesgada: es más seguro comprobar el modo de actuación en el extracto del registro ya antes de la firma.

El extracto del Registro Mercantil es, además, público y gratuito, de modo que esta comprobación no supone ninguna carga administrativa adicional; se trata únicamente de no olvidarla al firmar. En el caso del apoderado general hay que comprobar si se ha otorgado el poder general mercantil (prokura) y con qué alcance. La limitación interna de la prokura, por ejemplo mediante la prohibición de firmar contratos por encima de un determinado valor, no produce sin embargo efectos frente a terceros, aunque se haya publicado (§ 453 CC); por tanto, tal limitación ni protege ni vincula a la contraparte que trata con el apoderado general.

Garantía de la deuda y acta notarial como título ejecutivo directo

Incluso un contrato impecablemente pactado con un socio verificado sigue siendo una obligación sin garantía si las partes no acuerdan ninguna forma de aseguramiento. El instrumento más habitual es la fianza, por la que el fiador se obliga frente al acreedor a satisfacer su crédito si no lo satisface el deudor (§ 2018, apdo. 1, CC); otros instrumentos son el pagaré de garantía o el derecho de prenda sobre los bienes del deudor.

En las relaciones comerciales de mayor riesgo, en las que responde el propio grupo de empresas vinculadas, se suman además cuestiones específicas, a las que se dedica el texto sobre la fianza cruzada. La elección entre los distintos instrumentos de garantía depende del valor de la operación y de los bienes de que dispone el socio. En relaciones comerciales menores puede bastar una forma más sencilla, por ejemplo el bloqueo de una parte del precio de compra en una cuenta de depósito en garantía hasta que se cumplan las condiciones acordadas, lo que limita el riesgo sin necesidad de recurrir a instrumentos de garantía más complejos.

Al margen de la garantía de la deuda en sí está la cuestión de con qué rapidez puede acudirse a la ejecución en caso de impago. La demanda ordinaria de reclamación de cantidad exige pasar por todo el procedimiento judicial declarativo antes de que el acreedor obtenga un título ejecutivo, lo que en un tribunal sobrecargado puede durar de meses a años, aunque el crédito sea indiscutido.

El acta notarial de un acto jurídico en el que una parte se obliga a pagar una deuda dineraria puede contener el consentimiento del obligado para que, conforme a dicha acta, se ordene y lleve a cabo la ejecución, y para que dicha acta notarial sea título ejecutivo si no cumple su obligación debidamente y a tiempo; el contenido de tal acto jurídico debe incluir también el importe de la deuda y el plazo de cumplimiento (§ 71a, apdo. 1, de la Ley checa del Notariado (en adelante «Ley del Notariado»)).

Este instrumento cambia la naturaleza de toda la relación: si el socio no paga, el acreedor no tiene que esperar a la sentencia y puede acudir directamente a la ejecución. El acta notarial con consentimiento a la ejecutabilidad puede pactarse directamente al firmar el contrato como parte de la garantía. Pero la misma ley contempla también la situación en que el socio ya debe y el contrato no contenía ningún consentimiento a la ejecutabilidad: el acta notarial puede otorgarse también con posterioridad como reconocimiento de una deuda dineraria ya existente con consentimiento a la ejecutabilidad, aunque ello requiere la colaboración del deudor y su conformidad (§ 71a, apdo. 2, de la Ley del Notariado); el acreedor no puede crear este instrumento unilateralmente.

El coste del acta notarial depende del importe de la deuda garantizada y está fijado por el arancel notarial. El importe exacto debe comprobarse siempre con el notario concreto según el arancel vigente y compararse con el valor del crédito y con los costes que, de otro modo, acarrearía un procedimiento declarativo contencioso sobre el mismo crédito. Las empresas que solo se plantean el acta notarial en operaciones excepcionalmente elevadas pasan por alto que también compensa en los suministros repetidos, en los que los créditos individuales alcanzan en suma, a lo largo del año, un importe comparable.

Notificaciones, competencia judicial y cláusula arbitral

El contrato debería determinar con precisión la dirección a la que se remiten las comunicaciones jurídicamente relevantes, incluidos los requerimientos de pago y la resolución del contrato. Se presume que el envío remitido a través de un operador de servicios postales llegó el tercer día hábil siguiente a su expedición, pero si se envió a una dirección en otro Estado, el decimoquinto día hábil siguiente a su expedición (§ 573 CC).

Esta presunción de recepción opera a favor del remitente, pero solo si envía el escrito a la dirección correcta, y además es refutable, si bien la carga de la prueba recae en la parte que afirma que el envío no le llegó. Si entretanto el socio ha cambiado de domicilio social y el contrato no contiene un mecanismo para actualizar la dirección de notificaciones, el acreedor no puede invocar la presunción y debe acreditar la entrega efectiva de otro modo, lo cual es considerablemente más complejo.

Una alternativa más fiable al correo postal es el buzón de datos (datová schránka). Toda persona jurídica inscrita en el registro de personas tiene un buzón de datos creado por ley, y el documento remitido desde el buzón de datos de una empresa al buzón de datos habilitado de otra se tiene por notificado en el momento del acceso, y a más tardar el décimo día desde su entrega, aunque el destinatario no llegue a acceder. Esta ficción de notificación puede pactarse en el contrato, para la comunicación entre empresas, como equivalente o preferente a la notificación postal, ya que, a diferencia de la dirección postal, el buzón no está vinculado al domicilio social, que puede cambiar sin previo aviso.

La dirección para notificaciones debería figurar en el contrato separada del domicilio social inscrito en el Registro Mercantil, porque en la práctica ambas direcciones difieren a menudo y el socio puede no recoger físicamente la correspondencia en el domicilio de la empresa. Conviene añadir también una dirección de correo electrónico de contacto para la comunicación ordinaria, aunque esta por sí sola no genera la misma presunción legal de recepción que el envío postal o el buzón de datos.

El contrato debería determinar además qué tribunal resolverá el eventual litigio o, alternativamente, contener una cláusula arbitral. En las relaciones entre empresarios derivadas de su actividad empresarial, las partes pueden acordar por escrito la competencia territorial de otro tribunal de primera instancia, salvo que la ley establezca una competencia exclusiva; pero se trata solo de la elección de la competencia territorial, no de eludir las reglas de competencia objetiva o exclusiva.

La alternativa es la cláusula arbitral, por la que las partes pueden acordar que de los litigios patrimoniales entre ellas decidan, en lugar del tribunal, uno o varios árbitros, o bien una corte arbitral permanente (§ 2, apdo. 1, de la Ley checa de Arbitraje (Ley n.º 216/1994 Sb., en adelante «LA»)). Dicho convenio arbitral debe celebrarse por escrito; de lo contrario, es nulo (§ 3, apdo. 1, LA).

El laudo arbitral es, al igual que la sentencia judicial, título ejecutivo, y el procedimiento arbitral puede ser, según las reglas de la corte arbitral concreta y la naturaleza del litigio, más rápido que el judicial. Que en el caso concreto sea realmente más ventajoso depende, sin embargo, de los costes, de la complejidad de la prueba y de si el litigio requerirá medidas cautelares, que por regla general el árbitro no puede ordenar por sí mismo. La relación de esta garantía con otros instrumentos, como el pagaré de garantía, se analiza en el texto sobre qué ocurre cuando la deuda está pagada, pero el pagaré permanece en manos del acreedor.

Errores que más se repiten en los contratos con un socio checo

El error más frecuente es la verificación puntual del socio en la primera firma del contrato, que en una colaboración a largo plazo ya no se repite nunca. La empresa comercia así durante años con un socio cuya situación financiera y concursal actual desconoce por completo. Y, sin embargo, establecer un recordatorio para el control periódico del socio es cuestión de una sola anotación en el calendario, no de un proceso costoso.

El segundo error es el contrato firmado por un solo administrador allí donde los documentos constitutivos exigen la actuación conjunta de dos o más personas. Este defecto no se descubre hasta el litigio, cuando la contraparte objeta que el firmante no estaba facultado para obligar a la sociedad, y la subsanación es en ese momento considerablemente más complicada que la comprobación del extracto del registro antes de la firma, pues la ratificación posterior depende de si la sociedad la ha llevado realmente a cabo con su conducta, y eso no siempre es seguro.

Además, la empresa que firma el contrato no suele tener motivo para dudar de la facultad de firma del socio, porque ella misma no sabe cuál es el modo de actuación inscrito en el registro si no solicita activamente el extracto.

El tercer error es confiar en la demanda ordinaria como única vía de cobro en importes elevados, sin que las partes hayan considerado el acta notarial con consentimiento a la ejecutabilidad. El acreedor espera entonces la sentencia de meses a años, aunque el socio no discuta de hecho la deuda. Los costes del acta notarial conviene compararlos con el valor del crédito, no con lo que costaría redactar un contrato ordinario: se trata de otro tipo de coste, que compensa precisamente porque ahorra meses o años de espera de la sentencia.

El cuarto error es el contrato sin una dirección de notificaciones actualizada y sin un mecanismo para modificarla. En el momento en que el socio deja de comunicarse, el acreedor no tiene certeza de que el requerimiento de pago o la resolución del contrato hayan llegado siquiera a su esfera. La solución es una cláusula que imponga al socio la obligación de comunicar el cambio de domicilio social o de dirección de notificaciones; de lo contrario, se notifica en la última dirección conocida con plenos efectos jurídicos.

Dónde se quiebra la ejecutabilidad del contrato con un socio checo

Resumen final

El artículo ha mostrado que la ejecutabilidad del contrato con un socio checo no se decide ante el tribunal, sino en su firma: quién fue verificado, quién firmó el contrato, cómo está garantizada la deuda y si el acreedor dispone de un instrumento que acorte el camino hacia la ejecución. El contrato con una empresa checa no es automáticamente más seguro que el contrato con un socio de otro país; solo despierta menos cautela, y esa es exactamente la razón por la que en él se omite el control con mayor frecuencia.

Para la dirección de la empresa son clave dos hábitos. El primero es repetir la verificación del socio en el Registro Mercantil y en el de Insolvencias de forma continuada durante toda la colaboración, no solo al firmar el contrato. El segundo es considerar, en importes elevados, el acta notarial con consentimiento a la ejecutabilidad, que reduce el tiempo necesario para cobrar la deuda de años a semanas. Ambos hábitos son baratos y rápidos en comparación con lo que cuesta un litigio llevado sin ellos.

Aplazar estos pasos no compensa, porque la mayoría de ellos solo se manifiesta plenamente cuando el socio deja de pagar, y entonces ya no es posible completar retroactivamente ni la verificación del socio a la fecha de la firma, ni el modo de actuación por la sociedad, ni la garantía de la deuda. El acta notarial es en este sentido una excepción: incluso una vez surgido el problema puede otorgarse como reconocimiento de una deuda ya existente, si el socio da su conformidad; pero sin su colaboración el acreedor no puede crearla unilateralmente, de modo que confiar en esta posibilidad en lugar de prepararse de antemano es arriesgado.

Las empresas que tienen establecidos estos pasos desde el inicio de la colaboración cobran sus deudas en cuestión de semanas; las que confiaron en el socio checo sin verificarlo esperan meses el título ejecutivo y luego descubren que ya no hay nada que embargar. Esta diferencia de tiempo y de resultado nace exclusivamente de lo que se pactó, o no se pactó, en el momento de la firma, no de una actividad adicional en el momento del litigio.

Los abogados del despacho ARROWS verificarán a su socio comercial, propondrán la garantía adecuada de la deuda, prepararán el acta notarial con consentimiento a la ejecutabilidad y le representarán en el cobro del crédito, incluido el procedimiento de ejecución. Escríbanos a consultas@arws.cz o consulte nuestro servicio de contratos y negociación.